Счета на оплату в 1С: выставить, связать с оплатой, распечатать

В 1С:Бухгалтерии 3.0 счёт клиенту выставляют в Продажи → Продажи → Счета покупателям кнопкой Создать: выбираете покупателя, договор, добавляете товары или услуги и печатаете форму «Счет на оплату». Входящие счета от поставщиков живут рядом, в Покупки → Покупки → Счета от поставщиков.

Частое заблуждение: «провёл счёт — значит, выручка и долг покупателя уже в учёте». Нет. Счёт на оплату не делает ни одной бухгалтерской проводки. Он фиксирует намерение продать и нужен для трёх вещей: напечатать документ для клиента, создать из него отгрузку и проследить, оплачен ли он.

Что настроить в 1С до первого счёта

Пустые реквизиты в печатной форме — главная причина, по которой клиент возвращает счёт. Пять минут подготовки закрывают это раз и навсегда.

📌 Что проверить в карточке организации (Главное → Организации):

• 🏦 Банковский счёт. Без него в шапке счёта не будет БИК, корсчёта и номера расчётного счёта. Если счетов несколько, отметьте основной.
• 🧾 ИНН, КПП, адрес. Они попадают в блок «Поставщик» печатной формы.
• ✍️ Ответственные лица. Руководитель и главный бухгалтер подставляются в подписи.
• 🖼️ Раздел «Логотип и печать». Сюда загружают логотип, факсимиле печати и подписей. Без этих картинок вариант счёта «с печатью и подписями» выйдет с пустыми местами.

📌 Что проверить в справочниках:

• 👥 Контрагент — ИНН и КПП покупателя. С ошибкой в ИНН счёт формально валиден, но бухгалтерия клиента его не примет.
• 📄 Договор с видом «С покупателем». Договор определяет валюту расчётов и попадает в назначение платежа.
• 📦 Номенклатура — ставка НДС и единица измерения. Ставка из карточки автоматически подставляется в строку счёта.

Как выставить счёт покупателю: пошагово

Порядок одинаковый для товаров и услуг. Разница только в табличной части.

1. Откройте Продажи → Продажи → Счета покупателям и нажмите Создать.
2. Если в базе несколько организаций, выберите нужную. От неё зависят банковский счёт и нумерация.
3. Укажите контрагента. Договор подставится сам, если он у покупателя один; если несколько — выберите вручную.
4. Проверьте ссылку с ценами и НДС в шапке документа. По ней видно, включён ли НДС в цену и какой тип цен применён.
5. На вкладке «Товары» нажмите Добавить или Подбор. Подбор удобнее, когда позиций больше трёх: можно отметить сразу несколько и задать количество.
6. Услуги вносите на свою вкладку. Если в счёте нужна формулировка вроде «Монтаж по договору № 15 от 01.03», впишите её в содержание услуги — она уйдёт в печать как есть.
7. Выберите банковский счёт организации, на который ждёте деньги, и укажите срок оплаты, если он есть в форме.
8. Нажмите Провести и закрыть.

Посчитаем пример. Две позиции: 10 мониторов по 12 000 ₽ и доставка 3 000 ₽, цены с НДС 20%. Итого 120 000 + 3 000 = 123 000 ₽. НДС внутри суммы: 123 000 × 20 / 120 = 20 500 ₽. Именно эти цифры увидит покупатель в строке «В том числе НДС».

Быстрый способ для повторных счетов

Постоянному клиенту проще не заполнять всё заново. Выделите прошлый счёт в списке и нажмите F9 (копирование). Получится новый документ с тем же покупателем и составом — останется поправить количество и дату.

Счёт на основании договора, заказа и резерв товара

В Бухгалтерии 3.0

В БП 3.0 нет отдельного документа «заказ покупателя». Роль заказа выполняет сам счёт. Поэтому основная цепочка выглядит так: счёт → реализация → поступление оплаты.

Из открытого счёта через Создать на основании можно сразу сделать:

• 🚚 реализацию (акт, накладную или УПД) — табличная часть перенесётся целиком;
• 💳 поступление на расчётный счёт — если деньги уже пришли, а выписку загружают вручную;
• 💵 приходный кассовый ордер — при оплате наличными в кассу.

Резервировать товар в БП 3.0 нельзя. Программа учитывает остатки на счёте 41, но не умеет «придержать» их под конкретного клиента. Если резерв критичен, это аргумент в пользу Управления торговлей.

В Управлении торговлей 11

В УТ логика обратная: сначала заказ клиента , потом счёт. Путь к заказам — Продажи → Оптовые продажи → Заказы клиентов.

1. В заказе заполните товары и условия оплаты (этапы и даты).
2. В колонке варианта обеспечения выберите «Резервировать на складе» — товар будет зарезервирован под этот заказ и не уйдёт другому клиенту.
3. Счёт для клиента печатается прямо из заказа (печатная форма «Счет на оплату»). Если нужен отдельный документ — создайте «Счет на оплату клиенту» на основании заказа.

Как связать счёт с оплатой и проконтролировать её

Счёт считается оплаченным не потому, что пришли деньги, а потому, что поступление в 1С связано с этим счётом. Отсюда основная масса вопросов «деньги есть, а счёт висит».

Как 1С сопоставляет оплату

При загрузке выписки (Банк и касса → Банковские выписки → Загрузить) программа ищет покупателя по ИНН и пытается найти счёт по номеру и дате в назначении платежа. Если покупатель написал «Оплата по счёту № 125 от 14.03», связь обычно ставится сама.

Если назначение платежа нестандартное — «за мониторы», «по договору» — откройте документ «Поступление на расчётный счёт» и в расшифровке платежа выберите счёт на оплату вручную.

Где смотреть, что оплачено

В списке Счета покупателям есть колонки с состоянием оплаты и отгрузки. Для каждого счёта видно:

• ✅ оплачен полностью;
• 🟡 оплачен частично — пришла часть суммы;
• 🔴 не оплачен.

Отберите список по контрагенту или по состоянию — и получится реестр неоплаченных счетов для звонков клиентам.

Частичная оплата и переплата

При частичной оплате счёт остаётся в работе, а разница видна в состоянии. При переплате 1С ничего не «распределяет» сама: лишняя сумма ляжет авансом на счёт 62.02. Её либо зачтут при следующей отгрузке, либо вернут по заявлению покупателя.

Печать счёта с печатью и подписями и отправка клиенту

Варианты печатной формы

В открытом счёте кнопка Печать предлагает несколько форм. Основные:

• 📄 «Счет на оплату» — без факсимиле, для бумажной подписи;
• 🖋️ «Счет на оплату (с печатью и подписями)» — с картинками из раздела «Логотип и печать».

Факсимиле допустимо для счёта: это не первичный документ. По закону о бухучёте первичка оформляет факт хозяйственной жизни, а счёт — лишь предложение оплатить. Поэтому подпись-картинка на нём проблем не создаёт. Для актов и накладных так делать нельзя без отдельной договорённости.

Текст условий внизу счёта

Фразы вроде «Счёт действителен 5 банковских дней» или «Товар отпускается по факту поступления денег» задают в карточке организации, в разделе «Логотип и печать». Текст напечатается во всех счетах этой организации.

С точки зрения ГК РФ счёт с полным перечнем существенных условий может считаться офертой, а его оплата — акцептом. Поэтому срок действия и условия отгрузки лучше прописать явно, а не держать в голове.

Отправка по электронной почте

1. Один раз настройте почтовый ящик: Администрирование → Органайзер → учётные записи электронной почты.
2. В счёте нажмите кнопку с конвертом (Отправить по электронной почте).
3. 1С сама приложит PDF печатной формы и подставит адрес из карточки контрагента.

Если с покупателем настроен электронный документооборот, счёт можно отправить и через ЭДО. Это удобно, когда клиент хочет видеть все документы по сделке в одном месте.

Входящие счета от поставщиков

Работа со счетами — это не только продажи. Входящие счета тоже стоит заводить, особенно если платежи согласует руководитель.

1. Откройте Покупки → Покупки → Счета от поставщиков и нажмите Создать.
2. Внесите номер и дату из документа поставщика — не нумерацию 1С. По ним потом ищут оплату.
3. Заполните товары или услуги и сумму.
4. Когда счёт пора оплачивать, на его основании создайте платёжное поручение. Сумма, получатель, банковские реквизиты и назначение «Оплата по счёту № … от …» перенесутся сами.

Так в базе видно, какие счета поставщиков уже оплачены, а какие ждут денег. И бухгалтер не набирает реквизиты вручную — меньше риска отправить деньги не туда.

Типовые сбои при работе со счетами

Частые вопросы