1С для транспортной компании: от заявки клиента до закрытого рейса
Содержание
Частая ошибка новичка: открыть 1С и сразу вводить рейсы. Через месяц выясняется, что в справочниках три «Газели» с разными названиями, у клиента два договора, а себестоимость рейса не посчитать, потому что топливо ушло общей строкой.
В экспедировании всё держится на порядке данных. Сначала справочники и учётная политика, потом заявка, рейс, путевой лист, затраты и только в конце акт клиенту и анализ маржи. Эта цепочка и разобрана ниже.
Названия разделов зависят от решения. Это может быть отраслевая конфигурация по транспортной логистике и экспедированию, типовая торговая конфигурация с доработкой или решение франчайзи. Логика везде одна, меню отличается. Поэтому пути ниже даны как ориентиры: ищите раздел по названию через поиск по меню.
С чего начать: настройка и подготовка базы
Перед первой заявкой проверьте пять вещей. Это занимает час, а экономит недели правок.
- 🏢 Организация и учётная политика: система налогообложения, способ списания затрат, ведение учёта по подразделениям.
- 👤 Пользователи и роли: диспетчер, логист, бухгалтер, руководитель. У каждого свой набор прав.
- 🚚 Справочник транспорта: тягачи, прицепы, водители, нормы расхода топлива.
- 🤝 Контрагенты: клиенты, перевозчики-субподрядчики, поставщики топлива и услуг.
- 📍 Маршруты и адреса: точки погрузки и выгрузки, расстояния, типовые направления.
Что заполнить в карточке транспортного средства
Минимум для работы: госномер, марка, тип кузова, грузоподъёмность, объём, собственное это средство или привлечённое. Если машина арендована или нанята, это отметьте сразу. От признака зависит, куда пойдут затраты: на себестоимость собственного рейса или на оплату субподрядчику.
Для собственного парка добавьте нормы расхода топлива (летняя и зимняя) и текущий пробег. Без них потом нечем сверять фактический расход.
Номенклатура услуг
Услуги заводят как номенклатуру вида «Услуга»: перевозка, экспедирование, погрузка-разгрузка, простой, страхование груза. Для каждой задайте ставку НДС. Если компания на упрощённой системе налогообложения, ставку определяет бухгалтер. Ошибка здесь потом тянется во все акты.
Заведите отдельные услуги для простоя и дополнительных остановок. Тогда в отчёте сразу видно, сколько компания зарабатывает на «допах» и сколько их теряет, когда клиенту не выставили.
Заявка клиента: как принять и спланировать рейс
Заявка открывает цепочку. Её создаёт диспетчер или менеджер, а в части решений она приходит из личного кабинета клиента или по почте.
Что должно быть в заявке
| Поле | Зачем нужно |
|---|---|
| Клиент и договор | Определяет условия оплаты и ставки |
| Груз: наименование, вес, объём, места | Подбор транспорта и расчёт цены |
| Адреса и окна погрузки/выгрузки | Планирование и контроль сроков |
| Ставка клиенту | База для выручки и маржи |
| Особые условия | Температурный режим, сопровождение, ADR и т.д. |
Всё, чего нет в заявке на старте, потом превращается в спор об оплате. Особенно окна выгрузки и условия простоя.
Планирование: от заявки к рейсу
После согласования заявку превращают в рейс. На этом шаге выбирают исполнителя: собственное средство или субподрядчика, водителя, прицеп. Система должна показать занятость. Если машина уже заявлена на эти даты, 1С либо предупредит, либо позволит двойное назначение. Зависит от настроек и решения, поэтому проверьте это на тестовом примере.
Один рейс может объединять несколько заявок: сборный груз, несколько точек выгрузки. Тогда затраты придётся распределять между заявками. Заранее решите метод: по весу, по объёму или по километражу.
- Откройте заявку и проверьте груз, адреса и ставку.
- Создайте рейс на основании заявки.
- Назначьте транспорт и водителя.
- Сверьте даты с занятостью парка.
- Переведите заявку в статус «Принята в работу».
Путевой лист: оформление и контроль
Для собственного транспорта путевой лист нужен всегда. Это основание для списания топлива и подтверждение расходов. Форма зависит от вида транспорта: легковой, грузовой, специальный. Форму выберите по вашему типу перевозок и действующим требованиям, а не по привычке.
Как заполнить путевой лист в учётной системе
Путевой лист создают на основании рейса. Из рейса подтягиваются машина, водитель и даты. Руками вносятся:
- ⏱ время выезда и возвращения;
- 📏 показания одометра на старте и на финише;
- ⛽ выданное топливо и остаток в баке;
- 🩺 отметки о медосмотре и техосмотре перед выездом.
После возвращения водитель сдаёт лист, диспетчер вносит фактический пробег и расход. Система сравнивает факт с нормой и показывает перерасход или экономию.
Пример сверки расхода топлива
Допустим, норма тягача 32 л на 100 км. Рейс 850 км. Норма: 850 / 100 × 32 = 272 л. По факту заправлено и списано 301 л. Перерасход 29 л, это около 10,7% от нормы.
Дальше решение за вами: проверить маршрут, простои с работающим двигателем, показания датчиков или записать превышение на водителя по регламенту компании. 1С только показывает отклонение.
Нормы расхода должны быть утверждены приказом руководителя. Если нормы в базе «от балды», перерасход будет ложным, а налоговые вопросы реальными.
Учёт затрат и расчёт себестоимости перевозки
Себестоимость рейса складывается из прямых затрат, и их нужно привязывать к рейсу, а не к периоду. Тогда маржа видна по каждой перевозке.
Прямые затраты рейса
| Статья | Откуда берётся |
|---|---|
| Топливо | Списание по путевому листу или чеки АЗС |
| Зарплата водителя | Начисление за рейс или по тарифу |
| Платные дороги | Документы поступления услуг |
| Услуги перевозчика | Договор-заявка и акт |
| Командировочные | Авансовый отчёт водителя |
| Парковки, мойка, прочее | Авансовый отчёт или поступление услуг |
Косвенные затраты
Амортизация, страховка, обслуживание, зарплата диспетчеров и аренда стоянки относятся к рейсам через распределение. Обычно используют базу в виде километров или рейсо-дней. Выберите одну и не меняйте её каждый квартал, иначе динамика станет несопоставимой.
Как считается маржа
Формула простая: выручка по заявке минус прямые затраты минус доля косвенных. Пример: ставка клиента 95 000 ₽, топливо 31 500 ₽, зарплата водителя 12 000 ₽, дороги 4 200 ₽, доля косвенных 9 800 ₽. Итого затрат 57 500 ₽, маржа 37 500 ₽, это около 39,5% к выручке.
Важна последовательность: пока не закрыты затраты, маржа предварительная. Ориентируйтесь на закрытый рейс, а не на заявку.
Клиенты и документы: акты, счета, ЭДО
Когда рейс закрыт, пора выставлять документы. Набор зависит от договора: акт оказанных услуг, счёт-фактура (если вы плательщик НДС), транспортная накладная, товарно-транспортная накладная, экспедиторская расписка.
Порядок работы с закрывающими документами
- Проверьте, что рейс завершён и подтверждён клиентом или грузополучателем.
- Сформируйте акт на основании рейса или группы рейсов за период.
- Выставьте счёт-фактуру, если нужно.
- Отправьте комплект клиенту. По электронному документообороту это удобнее и быстрее.
- Проконтролируйте подписание и оплату.
Многие клиенты закрывают акты раз в месяц. Для них удобнее сводный акт по всем рейсам, но в строках оставьте детализацию: дату, маршрут, номер заявки. Иначе бухгалтерия клиента вернёт акт на уточнение.
Расчёты с клиентами
Следите за дебиторкой по каждой заявке. Если договор допускает штрафы за простой или сверхнормативное время, выставляйте их отдельной строкой в акте, а не растворяйте в тарифе. Для субподрядчиков ведите зеркальный контроль: что принято, что оплачено, что висит.
Если в базе есть напоминания и задачи, поставьте автоматическое напоминание диспетчеру о незакрытых рейсах старше 5 дней. Обычно именно они и тормозят выставление актов.
Отчёты и мониторинг: как понять, зарабатываете ли вы
Данных накопилось много, но смотреть нужно на несколько показателей. Остальное шум.
| Показатель | Что показывает |
|---|---|
| Маржа по рейсам | Какие направления прибыльны, а какие убыточны |
| Выручка по клиентам | Зависимость от одного заказчика |
| Загрузка парка | Простои и порожние пробеги |
| Расход топлива к норме | Потери и утечки |
| Просроченная дебиторка | Риск кассового разрыва |
| Исполнение заявок в срок | Качество сервиса |
Как строить анализ
Смотрите не на один рейс, а на срез за период по клиентам и направлениям. Один убыточный рейс — случайность. Три подряд на одном направлении — повод пересмотреть ставку или отказаться от клиента.
Настройте варианты отчётов под роли. Руководителю нужны итоги и отклонения, диспетчеру ближайшие рейсы и занятость, бухгалтеру незакрытые документы.
Порожний пробег
Показатель, который чаще всего забывают. Порожний пробег съедает топливо, время водителя и ресурс машины, а в заявках его не видно. Если в системе есть возможность отражать его в путевом листе, ведите отдельной строкой. Через пару месяцев появится реальная картина по маршрутам.
Когда 1С не нужна, а когда пора уходить от таблиц
Парк из двух-трёх машин и десяток рейсов в месяц спокойно живут в таблице. Заводить для них заявки, путевые листы и распределение затрат в учётной системе дороже, чем польза.
Пора переходить на 1С, когда появляется хотя бы один признак:
- 📈 больше 30-40 рейсов в месяц и несколько диспетчеров;
- 🤝 часть рейсов отдаёте субподрядчикам и путаетесь в расчётах с ними;
- 💸 не понимаете, на каких клиентах зарабатываете, а на каких работаете в ноль;
- 🧾 бухгалтерия вручную собирает акты из переписки.
Типичные просчёты при внедрении
Первый: пытаются перенести в 1С все исторические рейсы. Хватит остатков по дебиторке и кредиторке на дату старта плюс активные заявки. Архив остаётся в таблицах.
Второй: диспетчеры продолжают вести план в мессенджере, а в 1С вносят задним числом. Тогда занятость парка в системе всегда устарела. Договоритесь, что заявка существует только в базе, а мессенджер служит для связи с водителем.
Третий: не назначают ответственного за справочники. Через квартал в базе дубли клиентов и три написания одного города. Выделите одного человека, который утверждает новые записи.
Перед массовым вводом данных или изменением настроек сделайте резервную копию базы и согласуйте работы с регламентом компании.