Кадровый учёт в 1С:ЗУП 3.1 от первой настройки до отчётов в СФР

Работа кадровика в 1С ЗУП строится по одной цепочке: настроили организацию и кадровый учёт → завели подразделения, должности и графики → приняли сотрудника документом Кадры → Приемы, переводы, увольнения → дальше все изменения идут только документами: перевод, отпуск, увольнение. Сотрудника нельзя «поправить в карточке» — его история складывается из приказов, и именно по ним программа считает зарплату, стаж и отчёты.

Под «1С Кадры» обычно имеют в виду кадровую часть конфигурации «1С:Зарплата и управление персоналом 3.1» (ЗУП). Ниже — порядок работы для интерфейса «Такси»: что делать в первый день, как оформлять ежедневные операции и где кадровик чаще всего ошибается.

Первая настройка ЗУП: организация, кадровый учёт и интерфейс

Начните с проверки, что в базе правильно заполнена организация. Откройте Настройка → Организации и проверьте карточку:

• 🏢 ИНН, КПП, ОГРН, юридический адрес;
• 📇 регистрационный номер в СФР (с 2023 года ПФР и ФСС объединены в Социальный фонд, в программе встречаются оба названия);
• 👤 ответственные лица — руководитель и кадровик: их ФИО подставляются в приказы;
• 📅 учётная политика и сведения для отчётности.

Затем откройте Настройка → Кадровый учет. Здесь решаются три вопроса, которые влияют на всю дальнейшую работу.

Интерфейс разделён на разделы слева: Главное, Кадры, Зарплата, Выплаты, Налоги и взносы, Отчетность, справки, Настройка, Администрирование. Кадровику в основном нужны Кадры и Настройка. Ненужные команды убирают через шестерёнку панели раздела — так меню не отвлекает.

Если у пользователя-кадровика нет доступа к расчёту зарплаты, это настраивается в Администрирование → Настройки пользователей и прав: профиль доступа «Кадровик» видит кадровые документы, но не начисления.

Справочники кадровика и приём сотрудника

Что заполнить до первого приёма

Порядок важен: каждый следующий справочник ссылается на предыдущий.

1. Подразделения — Настройка → Подразделения. Структура компании, как в штатке.
2. Должности — Настройка → Должности. Название пишите так, как оно будет в трудовом договоре и в ЕФС-1: «Бухгалтер», а не «бух.».
3. Графики работы — Настройка → Графики работы сотрудников. Пятидневка 40 часов, сменные графики, сокращённая неделя. После создания графика нажмите заполнение — без него табель будет пустым.
4. Штатное расписание — Кадры → Штатное расписание. Позиция = подразделение + должность + число ставок + график + оклад.
5. Начисления — Настройка → Начисления. Обычно этим занимается расчётчик, но кадровику нужно знать, какой вид оплаты ставить в приказ (оклад по дням, по часам, сдельно).

Как принять сотрудника

Сначала создаётся физическое лицо, затем — сотрудник. Удобнее делать это из одной формы.

1. Откройте Кадры → Сотрудники и нажмите Создать.
2. Заполните ФИО, дату рождения, пол, СНИЛС, ИНН. Программа проверяет контрольную сумму СНИЛС — ошибку в цифрах увидите сразу.
3. Внесите паспорт и адрес на вкладках карточки физлица. Паспортные данные нужны для ЕФС-1 и справок.
4. В карточке сотрудника нажмите «Принять на работу» — откроется документ «Прием на работу». Тот же документ можно создать из Кадры → Приемы, переводы, увольнения.
5. В документе укажите дату приёма, позицию штатного расписания (или подразделение и должность), вид занятости (основное место, внешнее или внутреннее совместительство), график и оклад.
6. На вкладке трудового договора заполните номер и дату договора, испытательный срок.
7. Проведите документ и распечатайте приказ по форме Т-1 и трудовой договор из меню Печать.

Если в один день выходят 10 человек, используйте документ «Прием на работу списком» — один приказ, общая дата, строка на каждого.

Если человек уже работал у вас раньше, не создавайте новое физлицо. Найдите существующее по СНИЛС и оформите приём на него — иначе в базе появится дубль, и стаж с отпусками разойдутся.

Кадровые перемещения, оплата труда и отпуска сотрудников

Какой документ выбрать

Самая частая путаница у начинающего кадровика — какой документ оформить при изменении условий работы. Ответ зависит от того, что именно меняется.

Перевод: на что смотреть

• 📅 Дата перевода — с какого дня действуют новые условия. Перевод с прошлой даты пересчитает зарплату за закрытые месяцы, расчётчик увидит перерасчёт.
• 🔁 Временный перевод — в документе есть флажок и дата окончания. По этой дате сотрудник вернётся на прежнее место без нового приказа.
• 🧾 Печать — приказ Т-5 формируется из документа.

Отпуска: от графика до приказа

1. График отпусков — документ «График отпусков» в разделе Кадры. Заполните периоды по каждому сотруднику и распечатайте форму Т-7. Утвердить график нужно не позднее чем за две недели до начала календарного года (ст. 123 ТК РФ).
2. Оформление отпуска — документ «Отпуск» в разделе Зарплата → Отпуска. Укажите сотрудника, вид отпуска и даты. Программа сама покажет остаток дней и рассчитает отпускные, если у пользователя есть права на расчёт.
3. Перенос — если сотрудник уходит в отпуск не по графику, оформите перенос документом «Перенос отпуска» и только потом сам отпуск.
4. Проверка остатков — отчёт «Остатки отпусков» в Кадры → Кадровые отчеты. Полезно смотреть перед утверждением нового графика: видно, кто копит дни годами.

Отпуск без сохранения зарплаты оформляют отдельным документом «Отпуск без сохранения оплаты». Дни такого отпуска сверх 14 в году не идут в стаж для ежегодного отпуска (ст. 121 ТК РФ) — ЗУП учитывает это при расчёте остатков.

Табель учёта рабочего времени и неявки

В ЗУП табель не нужно заполнять «с нуля». Программа берёт данные из графика и из кадровых документов: отпуск, больничный, командировка, прогул сразу попадают в табель с нужным кодом.

Как сформировать табель

1. Откройте Зарплата → Табели и создайте документ «Табель».
2. Выберите организацию, подразделение и месяц.
3. Нажмите Заполнить — программа подставит дни по графику и отклонения из документов.
4. Поправьте вручную только то, что не оформлено документами: например, опоздание, если в организации его фиксируют в табеле.
5. Проведите табель и распечатайте форму Т-13 из меню Печать.

Неявки и дисциплина

Прогул или неявку по невыясненной причине оформляют документом «Прогул, неявка». Это важно не только для дисциплины: без документа программа начислит оклад за весь месяц.

Типичная последовательность при неявке:

1. В первый день отсутствия ставите неявку по невыясненной причине.
2. Сотрудник приносит больничный — неявка заменяется больничным, расчётчик проводит документ «Больничный лист».
3. Объяснений нет — переквалифицируете неявку в прогул, дальше по процедуре ТК РФ: запрос объяснения, акт, приказ о взыскании.

Сверхурочные и работу в выходной оформляют документом «Работа сверхурочно» или «Работа в выходные и праздничные дни» — тогда оплата попадёт в расчёт без ручных начислений.

Кадровая отчётность и сведения для СФР

ЕФС-1: кадровые мероприятия

С 2023 года сведения о трудовой деятельности (бывшая СЗВ-ТД) сдаются в составе формы ЕФС-1. В ЗУП её формируют из рабочего места электронных трудовых книжек в разделе Кадры: программа сама подбирает проведённые приёмы, переводы и увольнения.

Последовательность простая:

1. Проведите кадровый документ.
2. Создайте сведения ЕФС-1 — программа заполнит мероприятия из проведённых документов.
3. Проверьте коды выполняемой функции по ОКЗ: без них СФР вернёт отчёт. Код задаётся в карточке должности.
4. Отправьте через 1С-Отчетность или выгрузите файл для другой программы сдачи.

Другие отчёты кадровика

• 📊 Отчёты по сотрудникам — Кадры → Кадровые отчеты: списки сотрудников, дни рождения, стаж, остатки отпусков, штатная расстановка.
• 🪖 Воинский учёт — если в организации есть военнообязанные, сведения о них заполняют в карточке физлица. О приёме и увольнении таких сотрудников военкомат уведомляют в двухнедельный срок.
• 🧾 Справки — справки с места работы и о среднем заработке формируют в разделе Отчетность, справки.

Частые ошибки кадрового учёта в ЗУП и как их исправить

Как исправлять приказ, а не ломать историю

Проведённый кадровый документ не удаляйте. У проведённых документов ЗУП есть ссылка «Исправить»: программа создаёт исправление, а исходный приказ остаётся в истории. Так сохраняются связи с расчётом зарплаты и с ЕФС-1.

Если по ошибочному приказу уже ушли сведения в СФР, после исправления в 1С нужно подать в СФР корректирующие или отменяющие сведения. Само исправление в программе отчёт не отзывает.

Не меняйте даты и оклад в документах закрытых месяцев без расчётчика: это пересчитает зарплату, НДФЛ и взносы, и отчёты, уже сданные в налоговую, разойдутся с базой.

Вопросы, которые задают начинающие кадровики