1С:Предприятие Розница от первой настройки до отчёта о продажах

Работа в 1С:Розница строится по одной цепочке: настроить организацию, магазин и кассу → завести номенклатуру и цены → оприходовать товар документом поступления → продавать через рабочее место кассира → раз в период пересчитывать остатки → смотреть отчёты. Пропуск любого звена ломает следующее: без цены касса не пробьёт товар, без поступления остаток уйдёт в минус.

Ниже — порядок работы в программе 1С:Предприятие Розница редакции 2.3 с интерфейсом «Такси». Руководство рассчитано на пользователя, который получил чистую или почти чистую базу и должен запустить магазин. Разделы верхнего уровня в Рознице: НСИ, Маркетинг, Закупки, Склад, Продажи, Финансы, Отчеты, Администрирование. Состав может слегка отличаться от релиза к релизу, но логика одна.

1. Первичная настройка 1С:Розница: что заполнить до первой продажи

Начинать работу в Рознице стоит не с товаров, а с «скелета» учёта. Программа многое подстраивает под включённые функции: пока опция выключена, нужных полей и документов просто не видно.

Шаг 1. Включите нужные функции

Откройте Администрирование и пройдите по подразделам настроек. Решения, которые важно принять сразу:

• 🏢 Несколько организаций — если магазины оформлены на разные ИП или ООО.
• 🏬 Несколько магазинов и складов — если точек больше одной или есть отдельный склад.
• 🏷️ Характеристики номенклатуры — для одежды, обуви и всего, что различается по размеру и цвету.
• 📦 Серии — для товаров со сроком годности или учётом по партиям.
• 🧾 Маркировка — если продаёте обувь, одежду, молочку, воду, табак и другие маркируемые группы.

Шаг 2. Заполните организацию и магазин

В НСИ заполните справочник организаций: ИНН, КПП (для ООО), систему налогообложения. От неё зависят ставки НДС в чеке.

Затем создайте магазин. В карточке магазина указывают склад, с которого идут продажи, и вид цен, по которым пробиваются товары. Ошибка в виде цен — частая причина того, что на кассе всё стоит по нулю.

Шаг 3. Подключите кассу и оборудование

Подключение идёт в Администрирование → РМК и оборудование (в части релизов раздел называется Подключаемое оборудование). Порядок такой:

1. Установите драйвер ККТ от производителя на компьютер кассира.
2. В списке подключаемого оборудования добавьте экземпляр: тип «ККТ», драйвер, рабочее место.
3. Нажмите «Настроить» и проверьте связь тестом устройства.
4. Создайте кассу ККМ, привяжите её к магазину и к экземпляру оборудования.
5. Аналогично подключите сканер штрихкодов и, если нужно, весы и эквайринговый терминал.

Касса привязывается к рабочему месту — конкретному компьютеру. Если кассир сел за другой ПК, оборудование не найдётся, пока его не подключат и там.

2. Номенклатура в Рознице: виды, карточки, штрихкоды и цены

Номенклатура — основа учёта товаров. От аккуратности здесь зависит всё: поиск на кассе, ценники, отчёты по группам.

Виды номенклатуры

Перед созданием карточек настройте виды номенклатуры. Вид задаёт, есть ли у товара характеристики и серии, является ли он маркируемым, весовым или алкогольным. Например:

Вид потом нельзя свободно поменять у товара с движениями, так что продумайте его заранее.

Карточка товара

В НСИ → Номенклатура создайте группы (папки) и карточки. Минимум полей:

• 📝 наименование — как его будет искать кассир;
• 🔖 вид номенклатуры;
• 📏 единица измерения;
• 💰 ставка НДС (для организаций на общей системе или при обязанности платить НДС на УСН);
• 🔢 артикул — удобно для поиска и обмена с поставщиком.

Штрихкоды хранятся отдельно от карточки. Их можно сканировать прямо при приёмке: если штрихкод неизвестен, программа предложит привязать его к товару.

Цены

Розничные цены задаёт документ «Установка цен номенклатуры» в разделе Маркетинг. Принцип: один документ — одна дата и один или несколько видов цен.

1. Создайте вид цен, например «Розничная». Для автоматического расчёта укажите способ: от закупочной с наценкой, например 40%.
2. Создайте документ установки цен, заполните товары подбором или по поступлению.
3. Проверьте цены и проведите документ.
4. Распечатайте ценники: в списке документа есть печать ценников и этикеток.

Пример расчёта: закупка 250 ₽, наценка 40% → 250 × 1,4 = 350 ₽. Округление до 9 или до 10 рублей настраивается в виде цен.

3. Поступление товара от поставщика на склад магазина

Товар появляется в остатках только после проведения документа поступления. Его создают в Закупки → Поступления товаров.

Порядок оформления

1. Нажмите «Создать», укажите поставщика (контрагента), организацию и склад.
2. Заполните табличную часть: подбором, сканером или загрузкой. Если поставщик работает через ЭДО, поступление создаётся из входящего УПД.
3. Сверьте количество и закупочные цены с накладной.
4. Проведите документ.
5. Сразу из поступления сформируйте установку цен, если цены новые, и напечатайте ценники.

Для маркируемого товара коды маркировки нужно принять в ГИС МТ, иначе продажа таких единиц будет заблокирована.

Если товар пришёл с расхождениями

• 📉 Недовоз — укажите фактическое количество, расхождение оформите с поставщиком актом.
• 📈 Пересорт — фиксируйте по факту, а не по накладной, иначе остатки разойдутся уже на старте.
• 💔 Брак — принимайте полностью, затем оформляйте возврат поставщику отдельным документом (создаётся «на основании» поступления).

4. Работа на кассе: продажа, возврат и закрытие смены

Продажи в 1С:Розница ведутся через рабочее место кассира (РМК) — упрощённый полноэкранный интерфейс. Открыть его можно из раздела Продажи.

Смена

Перед первой продажей кассир открывает смену. При этом на ККТ уходит команда открытия, а в 1С создаётся кассовая смена. Пока смена не открыта, пробить чек нельзя.

Продажа

1. Отсканируйте товар или найдите его поиском по названию или артикулу.
2. Измените количество, если покупают несколько штук.
3. Нажмите оплату, выберите наличные или карту. Для смешанной оплаты укажите обе суммы.
4. Чек уходит на ККТ, в 1С появляется документ «Чек ККМ».

Скидки срабатывают автоматически, если они настроены в Маркетинг: по сумме чека, по дисконтной карте, по количеству. Ручная скидка доступна, только если пользователю дано такое право.

Возврат

Покупатель вернул товар в тот же день, пока смена открыта, — возврат делают в РМК по исходному чеку. Если смена уже закрыта, оформляется чек на возврат, который тоже пробивается на кассе. Признак расчёта «возврат прихода» обязателен по закону о ККТ.

Закрытие смены

При закрытии смены касса печатает Z-отчёт, а 1С формирует документ «Отчёт о розничных продажах». Он сворачивает все чеки смены, списывает проданный товар и отражает выручку.

5. Инвентаризация и контроль остатков в магазине

Реальные остатки в торговом зале расходятся с учётными всегда — вопрос в масштабе. Пересчёт выявляет недостачи и излишки, а документы списания и оприходования выравнивают учёт.

Как провести пересчёт

1. Выберите момент без продаж: до открытия или после закрытия смены.
2. В Склад создайте документ «Пересчёт товаров». Укажите склад и, если нужно, группу товаров — полную инвентаризацию зала можно разбить на участки.
3. Заполните учётные остатки по кнопке заполнения.
4. Внесите фактическое количество: сканером, с терминала сбора данных или вручную.
5. Проведите документ. Расхождения станут видны в колонке отклонений.
6. На основании пересчёта создайте списание недостач и оприходование излишков.

Контроль между инвентаризациями

• 🔍 Раз в неделю смотрите ведомость по товарам на складах с отбором по отрицательным остаткам.
• 🔁 Проверяйте пересорт: недостача одного размера и излишек другого по одной модели — почти всегда ошибка сканирования, а не кража.
• 📅 Для скоропорта делайте выборочный пересчёт чаще, чем полную инвентаризацию.

Проводить инвентаризацию перед годовой отчётностью и при смене материально ответственных лиц требуют правила бухучёта. Порядок описан в методических указаниях Минфина по инвентаризации.

6. Отчёты в 1С:Розница: как оценить продажи и прибыль

Все отчёты собраны в разделе Отчеты (часть — дополнительно в разделах Продажи, Склад, Финансы). Для ежедневной работы хватает пяти групп:

Как читать продажи

Смотрите не только выручку, но и средний чек и количество чеков. Пример: выручка за неделю 420 000 ₽ при 1 400 чеках → средний чек 300 ₽. Если выручка выросла, а чеков стало меньше — растёт чек, а поток падает. Это разные проблемы с разными решениями.

ABC-анализ своими силами

Отсортируйте отчёт о прибыли по номенклатуре по убыванию и посчитайте накопленный процент. Позиции, которые дают первые 80% прибыли, — группа A: их нельзя допускать к нулевому остатку. Хвост, который даёт последние 5%, — кандидаты на вывод из ассортимента.

7. Ошибки, из-за которых расходятся касса, остатки и прибыль

Большинство проблем в Рознице видны не сразу, а в конце месяца. Вот что чаще всего ломает учёт и как это поймать заранее.

Ещё одна системная ошибка — работа всех кассиров под одним пользователем. В отчётах не видно, кто пробил возврат или дал ручную скидку. Заведите каждому сотруднику своего пользователя с правами только на РМК.

Частые вопросы