Складской учет в 1С 8.3: от прихода товара до инвентаризации

Работа со складом в 1С 8.3 идёт через раздел Склад в 1С:Бухгалтерии 3.0 или раздел Склад и доставка в 1С:Управлении торговлей 11. Цикл всегда один: завести склады и номенклатуру, оприходовать товар , перемещать его между складами, раз в период пересчитать, списать недостачу и сверить остатки отчётом.

Отдельной программы «1С Склад» для типового учёта нет — так обычно называют складской блок этих конфигураций. Есть отдельный продукт 1С:WMS для адресного хранения на крупных складах, но начинающий пользователь чаще всего работает именно в БП или УТ. Ниже пути даны для обеих конфигураций там, где они различаются.

Подготовка базы перед началом складского учета

До первого документа проверьте три настройки. Если пропустить их, остатки придётся перепроводить задним числом.

Включите учёт по нескольким складам

• 🏬 БП 3.0: Главное → Функциональность → вкладка «Запасы» — флаг «Несколько складов». Без него программа ведёт один «Основной склад».
• 🏬 УТ 11: НСИ и администрирование → Настройка НСИ и разделов → Склад и доставка — флаг «Несколько складов».

Проверьте аналитику счетов запасов (БП 3.0)

В Администрирование → Параметры учета → Настройка плана счетов откройте «Учет запасов». Здесь задаётся, вести ли учёт по складам и как — по количеству и сумме или только по количеству. Для товаров, которые лежат в разных местах, выбирайте «По количеству и сумме»: тогда отчёты покажут себестоимость остатка на каждом складе.

Выберите способ оценки при списании

Способ оценки — по средней себестоимости или ФИФО — задаётся в учётной политике организации (Главное → Учетная политика). Оба способа допускает ФСБУ 5/2019. Менять его посреди года нельзя без пересмотра политики, поэтому решите заранее.

Справочники: номенклатура и места хранения

Справочники — фундамент склада. Ошибки здесь размножаются по всем документам.

Склады

Список складов открывается из Справочники → Покупки и продажи → Склады в БП или НСИ и администрирование → НСИ → Склады и магазины в УТ. В карточке укажите:

• 📛 наименование, понятное кладовщику («Склад Подольск», «Магазин Ленина, 5»);
• 🏷️ тип склада: оптовый, розничный или неавтоматизированная торговая точка — от типа зависят доступные документы и учёт по продажным ценам;
• 👤 ответственное лицо — оно попадёт в печатные формы.

Номенклатура

Карточка товара живёт в справочнике «Номенклатура». Минимальный набор полей:

Счета учёта в БП подставляются автоматически по виду номенклатуры. Если нужен особый счёт для группы, его меняют в регистре «Счета учета номенклатуры» по ссылке из карточки.

Приход товара на склад: поступление и оприходование

Товар попадает на склад двумя путями: покупка у поставщика и оприходование без поставщика.

Покупка у поставщика

1. Откройте Покупки → Поступление (акты, накладные, УПД) в БП или Закупки → Документы поступления в УТ.
2. Создайте документ «Товары (накладная, УПД)».
3. Укажите контрагента, договор и склад-получатель в шапке.
4. Заполните табличную часть: номенклатура, количество, цена. Если пришёл электронный УПД, документ создаётся из ЭДО без ручного ввода.
5. Проверьте сумму НДС и номер входящего документа, затем нажмите «Провести и закрыть».

В БП проведение даёт проводки:

Дт 41.01 Кт 60.01 — стоимость товара без НДС
Дт 19.03 Кт 60.01 — входящий НДС

Если в документе стоит флаг регистрации счёта-фактуры, вычет НДС можно принять внизу формы сразу.

Оприходование без поставщика

Излишки при инвентаризации, ввод начальных остатков вне документа «Ввод остатков», товар, полученный безвозмездно, оформляют документом «Оприходование товаров » (Склад → Оприходование товаров в БП). В УТ аналог — «Оприходование излишков товаров» в разделе Склад и доставка.

Оценку в документе задаёте сами. Для излишков — по справедливой стоимости на дату выявления. Корреспондирующий счёт в БП по умолчанию 91.01.

Перемещение товаров между складами

Перемещение нужно, когда товар физически переезжает: со склада в магазин, с основного склада на филиал, на склад брака.

Как оформить перемещение

1. Склад → Перемещение товаров в БП или Склад и доставка → Внутреннее товародвижение в УТ.
2. Выберите склад-отправитель и склад-получатель.
3. Нажмите «Заполнить» → «По остаткам», чтобы подтянуть всё, что есть на отправителе, или добавьте строки вручную.
4. Удалите лишние позиции, поправьте количество, проведите.
5. Распечатайте накладную на внутреннее перемещение (форма ТОРГ-13) для подписи двух материально ответственных лиц.

Проводка в БП меняет только аналитику склада: Дт 41.01 Кт 41.01. Себестоимость не меняется.

Перемещение в розницу

Если получатель — розничный склад с учётом по продажным ценам, в БП добавляется проводка по счёту 42 «Торговая наценка». Розничные цены должны быть установлены заранее документом «Установка цен номенклатуры». Без цен документ не проведётся.

Управление запасами

В БП управлять запасами в полном смысле нельзя — там только учёт. Для автоматического заказа поставщику при снижении остатка нужен УТ 11: в нём задаются правила обеспечения и минимальный остаток по складу, а обработка формирования заказов поставщикам предлагает, что докупить.

Инвентаризация: пересчёт остатков и фиксация расхождений

Инвентаризация обязательна перед годовой отчётностью и при смене материально ответственного лица (ст. 11 Закона № 402-ФЗ). Порядок проведения раскрыт в Методических указаниях № 49.

Пошаговый порядок в БП 3.0

1. Подпишите приказ о проведении инвентаризации и назначьте комиссию. Не проводите документы поступления и реализации по этому складу до конца пересчёта — иначе учётный остаток уйдёт.
2. Создайте документ Склад → Инвентаризация товаров, укажите склад и дату.
3. Нажмите «Заполнить» → «Заполнить по остаткам на складе». Программа выведет учётное количество.
4. Распечатайте инвентаризационную опись — её комиссия заполняет на складе.
5. Внесите фактическое количество в колонку фактического количества. Отклонение посчитается автоматически.
6. Запишите документ. На основании инвентаризации создайте «Списание товаров» для недостачи и «Оприходование товаров» для излишков.

Сам документ «Инвентаризация товаров» проводок не делает — он только фиксирует результат. Движения появляются в документах, созданных на его основании.

Как это выглядит в УТ 11

В УТ пересчёт оформляют документом «Пересчет товаров». По его итогам создаются «Оприходование излишков товаров» и «Списание недостач товаров». Если найдено одно и то же количество, но под разными артикулами, применяют «Пересортицу товаров» — она сразу закрывает пару «излишек + недостача».

Списание, уценка и возврат товара

Списание недостачи и брака

Документ «Списание товаров» (Склад → Списание товаров в БП). Счёт списания зависит от причины:

Если документ создан из инвентаризации, сначала проводка идёт на 94 «Недостачи и потери от порчи», а затем отдельной операцией её распределяют по счетам из таблицы.

Уценка

По ФСБУ 5/2019 товар, который можно продать дешевле себестоимости, отражают за вычетом резерва под обесценение. В БП резерв начисляется операцией вручную: Дт 91.02 Кт 14.02. Сумма — разница между себестоимостью и ценой возможной продажи за вычетом расходов на неё.

Розничные продажные цены уценённого товара меняют отдельно — документом «Установка цен номенклатуры» и, для розницы по продажным ценам, документом «Переоценка товаров в рознице».

В УТ 11 товар с потерей качества переводят документом «Порча товаров»: он переносит количество из годного состояния в некондицию или на другую позицию номенклатуры.

Возврат поставщику

Возврат оформляют на основании исходного поступления: откройте документ прихода, нажмите «Создать на основании» → «Возврат товаров поставщику». Количество и цена подтянутся, останется убрать лишние строки. Проводка — Дт 60.01 Кт 41.01 и сторно НДС.

Отчеты по складу и контроль остатков

Проверять остатки нужно хотя бы раз в месяц, до закрытия периода.

Отчёты в БП 3.0

• 📊 Оборотно-сальдовая ведомость по счёту 41 (Отчеты → Оборотно-сальдовая ведомость по счету): в настройках включите разворот по складам и номенклатуре и показатель «Количество». Видно приход, расход и остаток в штуках и рублях.
• 📊 Анализ счёта 41 — откуда товар пришёл и куда ушёл, по корреспондирующим счетам.
• 📊 Карточка счёта 41 с отбором по одной позиции — для разбора, где появилось расхождение.

Отчёты в УТ 11

• 📈 «Ведомость по товарам на складах» — движение в количестве за период.
• 📈 «Остатки и доступность товаров» — сколько есть, сколько зарезервировано, сколько можно продать.

Что искать в отчётах

1. Отрицательный остаток. Значит, реализацию провели раньше поступления или забыли оприходовать товар. Исправьте дату или проведите приход, затем перепроведите документы за период.
2. Количество есть, суммы нет (или наоборот). Чаще всего товар оприходован по нулевой цене. Найдите документ через карточку счёта.
3. Остаток на складе, которого уже нет. Это недоведённое перемещение или забытое списание.

Частые вопросы