Как запустить магазин в 1С:Рознице и вести продажи каждый день

Работа в 1С:Рознице строится в одном порядке: сначала организация, магазин, склад и касса ККМ, затем номенклатура с ценами, подключение оборудования и только потом продажи через РМК. Ежедневный цикл кассира короткий: открыть смену, пробивать чеки, закрыть смену — отчёт о розничных продажах программа создаст сама.

Про «версию 11». Отдельной 1С:Розницы 11 нет: актуальная линейка — 1С:Розница редакции 2 (релизы 2.3.x) на платформе 8.3 с интерфейсом «Такси». Цифру 11 носит соседняя конфигурация 1С:Управление торговлей, и названия часто путают. Ниже — порядок для Розницы 2.3: что настроить один раз, что делать каждый день и как не потерять остатки.

Настройка программы перед первой продажей

Розница включает возможности через функциональные опции. Пока опция выключена, нужных полей и документов просто не видно. Поэтому начинают с раздела Администрирование: там настройки разбиты по группам — номенклатура, склад, маркетинг, продажи, финансы.

Что обычно включают на старте:

• 📦 характеристики номенклатуры — если продаёте одежду, обувь, товар с размерами и цветами;
• 🏷️ серии — для товаров со сроком годности или партиями;
• 🏬 несколько магазинов и складов — если точек больше одной;
• 💳 информационные карты — для дисконтных и бонусных карт;
• 🔖 маркировку — если торгуете маркированным товаром (обувь, одежда, табак, молочка, вода).

Включайте только то, чем реально пользуетесь. Лишние опции добавляют обязательные поля в карточки, и кассир начнёт спотыкаться о них в РМК.

Организация, магазин, склад

Дальше заполните справочники в таком порядке:

1. Организация — ИНН, КПП, система налогообложения. От неё зависят ставки НДС в чеке и реквизиты в печатных формах.
2. Магазин — торговая точка. К магазину привязывают склад, вид цен по умолчанию и правила работы кассы.
3. Склад — место хранения. В маленьком магазине один склад на магазин. Если есть подсобка с отдельным учётом — заведите второй.
4. Касса ККМ — фискальная касса магазина. В её карточке указывают организацию и тип кассы (фискальный регистратор, ККТ с передачей данных).

Подключение оборудования

Фискальный регистратор, сканер штрихкодов, весы, дисплей покупателя подключаются в разделе Администрирование → Подключаемое оборудование. Порядок одинаковый для любого устройства: выбрать тип оборудования, драйвер, указать параметры (порт, модель), нажать «Тест устройства».

Драйвер фискального регистратора ставит производитель кассы. Программа без него с ККТ не работает . Сканер в режиме эмуляции клавиатуры работает и без настройки, но тогда штрихкод попадает туда, где стоит курсор, — для РМК лучше подключить его как сканер штрихкодов.

Номенклатура, штрихкоды и единицы измерения в 1С:Рознице

Справочник «Номенклатура» — основа учёта. Ошибки в нём потом всплывают в каждом чеке, поэтому настройте его до первой поставки.

Виды номенклатуры

Вид номенклатуры — шаблон для группы товаров. Он задаёт:

• используются ли характеристики и серии;
• ставку НДС по умолчанию;
• тип товара для маркировки или алкоголя;
• набор дополнительных реквизитов.

Пример: вид «Обувь» с характеристиками «размер» и маркировкой; вид «Продукты весовые» с единицей «кг» и признаком весового товара. Создав карточку, кассир или товаровед выбирает вид — и все флажки встают сами.

Как быстро наполнить справочник

Загрузка из таблицы есть прямо в списке номенклатуры: команда загрузки данных из файла открывает форму, куда вставляют колонки из Excel (наименование, артикул, штрихкод, цена). После загрузки проверьте ставку НДС и единицу измерения — по умолчанию они могут встать одинаковыми для всех строк.

Штрихкоды

Штрихкод привязывают к номенклатуре (или к паре «номенклатура + характеристика»). Один товар может иметь несколько штрихкодов — например, старая и новая упаковка. Для товара без заводского кода программа генерирует внутренний штрихкод, его печатают на этикетке.

Рабочее место кассира: продажи, возвраты, оплата

РМК — отдельная форма для кассира, открывается из раздела Продажи. Перед ней нужно настроить кассира: пользователю назначают права и указывают, на какой кассе ККМ он работает. Обычно кассира ограничивают профилем доступа, чтобы ему был виден только РМК и минимум справочников.

Продажа

1. Откройте РМК и смену (см. следующий раздел).
2. Отсканируйте товар или найдите его поиском по наименованию или артикулу.
3. Для весового товара программа запросит вес или получит его с весов.
4. Укажите способ оплаты: наличные, карта, смешанная оплата, подарочный сертификат.
5. Для наличных введите сумму от покупателя — программа покажет сдачу.
6. Пробейте чек. Документ «Чек ККМ» запишется в базу, фискальный чек напечатает касса.

Маркированный товар требует сканирования кода маркировки с упаковки, а не только штрихкода EAN. Если код не считан, такой товар в чек не попадёт.

Возврат

Возврат в день покупки оформляют из РМК по исходному чеку: находят чек, выбирают строки, пробивают чек возврата. Возврат после закрытия смены оформляют возвратом по чеку прошлой смены — программа находит его по номеру или дате.

Отложенный чек и скидка вручную

Если покупатель отошёл за товаром, чек можно отложить и обслужить следующего. Ручная скидка в РМК доступна только при наличии права на неё — без этого кассир сможет применить лишь автоматические скидки. Это защищает от «своих» скидок кассира.

Цены, виды цен и скидки в 1С Розница

Виды цен

Вид цены — это колонка прайса: «Закупочная», «Розничная», «Оптовая». Розничный вид цены назначается магазину, и РМК подставляет его в чек. У каждого вида цены можно задать способ расчёта:

• 🔢 вручную — цену вводят сами;
• 📈 по наценке от другой цены: розничная = закупочная × (1 + процент);
• 🧮 с округлением — например, до 1 или 10 рублей.

Пример: закупочная цена 340 ₽, наценка 45 %, округление до 10 ₽. Расчёт: 340 × 1,45 = 493 ₽, после округления — 490 ₽ (при округлении по арифметическим правилам).

Установка цен

Цены фиксирует документ «Установка цен номенклатуры». В нём выбирают виды цен, дату, товары и пересчитывают их по формуле или вводят вручную. Документ можно создать на основании поступления — тогда розничные цены для новых позиций посчитаются сразу при приходе.

После проведения распечатайте ценники и этикетки из того же документа или из отдельной обработки печати ценников. Цена на полке и в чеке совпадёт, если ценники печатаются после проведения, а не до.

Скидки и маркетинговые акции

Автоматические скидки настраивают в разделе Маркетинг. Скидка состоит из двух частей:

• условие — сумма чека, день недели, время, количество товара, предъявление карты;
• действие — процент, сумма, подарок, начисление бонусов.

Скидки объединяют в маркетинговые акции с датами начала и окончания. Когда действуют сразу несколько скидок, программа применяет их по заданному порядку: наибольшая, сумма скидок или по приоритету. Проверьте этот порядок до старта акции на тестовом чеке — иначе «минус 10 % по карте» и «минус 15 % на категорию» легко сложатся в 25 %.

Кассовые смены и отчёт о розничных продажах

По 54-ФЗ смена на ККТ не может длиться больше 24 часов. 1С:Розница открывает и закрывает смену одновременно в базе и на фискальном регистраторе.

День кассира

1. Открытие смены — из РМК. Касса печатает отчёт об открытии смены.
2. Внесение размена — документ внесения денег в кассу ККМ, если утром кладут разменную монету.
3. Продажи и возвраты в течение дня.
4. X-отчёт — промежуточный отчёт без закрытия смены. Удобен при передаче кассы другому кассиру.
5. Выемка — изъятие наличных из кассы ККМ (инкассация или передача в сейф).
6. Закрытие смены — касса печатает отчёт о закрытии (бывший Z-отчёт), чеки отправляются в ОФД.

При закрытии смены программа создаёт документ «Отчёт о розничных продажах». Он сворачивает все чеки смены в одну сумму и списывает проданный товар со склада. Отдельно формировать его вручную не нужно.

Если касса и база разошлись

Бывает, что смена на ККТ закрыта, а в программе — открыта (свет погас, драйвер завис). Тогда закройте смену в 1С: программа увидит, что фискальная смена уже закрыта, и оформит документы без повторной печати. Если не получается — проверьте связь с регистратором через тест устройства в настройках оборудования.

Пересчёт, инвентаризация и перемещение товаров

Пересчёт товаров

Инвентаризацию в 1С:Рознице проводят через документ «Пересчёт товаров». Порядок:

1. Создайте документ, выберите склад и, при необходимости, группу товаров — удобно считать по секциям.
2. Заполните учётные остатки. Программа подставит количество по данным базы.
3. Внесите фактическое количество: сканером штрихкодов по полкам или с выгрузкой в терминал сбора данных и загрузкой обратно.
4. Программа покажет отклонения: недостачу и излишки.
5. На основании пересчёта оформите списание недостающих товаров и оприходование излишков.

Пересчёт до проведения списания и оприходования на остатки не влияет. Это удобно: можно пересчитать спорную полку ещё раз, не испортив учёт.

Перемещение между магазинами и складами

Документ «Перемещение товаров» переносит остатки между складами — например, из центрального склада в магазин или между двумя точками. В документе указывают склад-отправитель, склад-получатель и товары.

Если склады работают по ордерной схеме, к перемещению добавятся складские ордера: отгрузку подтверждает отправитель, приёмку — получатель. Пока приёмка не подтверждена, товар числится в пути.

Поступление от поставщика

Приход товара оформляют документом поступления. Его заполняют вручную, загрузкой из файла или из входящего УПД через ЭДО. Для маркированного товара приёмка обязательно идёт через ЭДО, иначе коды маркировки не перейдут на ваш баланс в системе «Честный знак».

Отчёты, которые смотрит владелец магазина

Каждый день достаточно трёх-четырёх отчётов из раздела Отчёты:

Валовая прибыль считается правильно, только если в базе есть закупочные цены. Если товар продан раньше, чем оформлено поступление, себестоимость в отчёте будет нулевой или неверной.

Частые вопросы