Работа в 1С:ЗУП: от настройки до отчётности

Работа в 1С:Зарплата и управление персоналом строится по одному кругу: сначала заводят организацию и штат, потом принимают сотрудников, затем ежемесячно начисляют зарплату, считают НДФЛ и взносы, платят деньги и сдают отчётность. Весь кадровый и расчётный учёт держится на нескольких ключевых документах, и если понять порядок их ввода — программа перестаёт пугать.

Ниже — рабочий маршрут по 1С:ЗУП версии 3.1 на платформе 8.3: с чего начать, какие документы вводить и в каком порядке, как проверить расчёт и что уходит в налоговую и в Социальный фонд. Пути меню даны для типовой конфигурации; в вашей базе состав разделов зависит от включённых настроек.

С чего начать: организация и учётная политика

Первым делом заполняют сведения о работодателе. Откройте Настройка → Реквизиты организации (если организаций несколько — Настройка → Организации) и внесите ИНН, КПП, регистрационные номера в ФНС и СФР, банковский счёт и подписантов.

Дальше — учётная политика по зарплате. На закладках карточки организации задают:

• 📅 способ и дату выплаты зарплаты и аванса;
• 🧮 метод расчёта аванса (процентом от оклада, фиксированной суммой или расчётом за первую половину месяца);
• 💰 тарифы страховых взносов (основной, пониженный для субъектов МСП, IT и т. д.);
• 🗂 районный коэффициент и северную надбавку, если они применяются.

Общие правила расчёта включают в Настройка → Расчёт зарплаты и Настройка → Кадровый учёт. Здесь, например, разрешают совместителей, ведение штатного расписания и использование документа «Начисление зарплаты» в нужном режиме.

Подразделения, должности и штатное расписание

Структуру компании описывают тремя справочниками. Подразделения заводят в Настройка → Подразделения, должности — в Настройка → Должности. Это основа, без которой нельзя принять ни одного сотрудника.

Штатное расписание — отдельный механизм, его ведение включается в настройках. Если оно включено, каждая штатная единица хранит должность, подразделение, количество ставок и «вилку» оклада. Приём и кадровые переводы тогда идут строго по позициям штатного расписания, а программа контролирует занятость ставок.

💡 Если организация маленькая и позиции меняются редко, штатное расписание можно не вести — тогда должность и оклад задают прямо в документе приёма. Для компании с десятками сотрудников штатка, наоборот, экономит время и защищает от ошибок.

Изменения в штатном расписании (новая позиция, индексация окладов, сокращение) оформляют документом «Изменение штатного расписания», а не правкой задним числом — так сохраняется история.

Кадровый учёт: приём, перевод, увольнение

Движение персонала оформляют в разделе Кадры. Три главных документа:

1. Приём на работу — создаёт сотрудника, фиксирует дату, подразделение, должность, оклад и условия. Из этого же документа можно сразу напечатать трудовой договор и приказ по форме Т-1.
2. Кадровый перевод — меняет подразделение, должность, размер оплаты.
3. Увольнение — закрывает трудовые отношения, при проведении автоматически считает компенсацию за неиспользованный отпуск и, при необходимости, удержания за использованный авансом.

Важно различать два справочника. Физическое лицо — это человек с его паспортом, ИНН и СНИЛС; он в базе один. Сотрудник — это трудовой договор конкретного человека в конкретной организации. У одного физлица может быть несколько сотрудников (например, основное место и внутреннее совместительство).

После приёма в течение установленного срока на сотрудника подаётся сведение о трудовой деятельности в составе отчёта ЕФС-1 (раздел, заменивший прежний СЗВ-ТД). Об отчётности — ниже.

Начисление зарплаты и удержаний

Расчёт за месяц выполняет документ «Начисление зарплаты и взносов» (Зарплата → Начисление зарплаты и взносов). Он подтягивает оклады, отработанное время по графику, плановые надбавки и сразу рассчитывает НДФЛ и страховые взносы.

Порядок ввода за обычный месяц такой:

1. Отразить отклонения — отпуска, больничные, командировки, прогулы (если они были).
2. Ввести разовые начисления — премии, доплаты, материальную помощь.
3. Зарегистрировать разовые удержания — по исполнительным листам, за форменную одежду и т. п.
4. Создать и провести «Начисление зарплаты и взносов» за месяц.

Внутри документа видно каждое начисление по сотруднику, рассчитанный НДФЛ и взносы. Если видите, что сумма «не бьётся», разверните расчёт: по кнопке с подробностями программа показывает, из чего сложилась цифра.

Удержания бывают плановыми (алименты по исполнительному листу, профсоюзные взносы) и разовыми. Плановые заводят один раз документом с датой начала, дальше они применяются автоматически каждый месяц, пока не закончится срок или сумма.

Основа расчёта времени — график работы. Его задают в Настройка → Графики работы сотрудников: пятидневка, сменный, сокращённый. Если фактическое время отличается от графика, вводят табель (Зарплата → Табели) или документ-отклонение. Для сдельной оплаты используют наряды и данные о выработке — тогда начисление считается не от оклада, а от объёма.

Начиная с 2023 года НДФЛ удерживается при каждой выплате, включая аванс. Поэтому аванс в 1С:ЗУП теперь считается не «процентом грязными», а с учётом удержания налога — проверьте, что в учётной политике выбран корректный способ.

Отпуска, больничные и другие отсутствия

Отсутствия вводят отдельными документами, и только после них считают зарплату за месяц.

Отпуск (Зарплата → Отпуска или Кадры → Отпуска) считает средний заработок за 12 месяцев, делённый на среднемесячное число дней 29,3, и умножает на дни отпуска. По статье 136 ТК РФ отпускные выплачивают не позднее чем за три календарных дня до начала отпуска — заложите это в график выплат.

Больничный лист (Зарплата → Больничные листы). С 2022 года листки электронные (ЭЛН): программа запрашивает их из Социального фонда через 1С-Отчётность по номеру. Работодатель оплачивает и отражает в учёте только первые три дня болезни по общему заболеванию; остальные дни фонд выплачивает работнику напрямую. Поэтому в документе вы увидите сумму за счёт работодателя — это нормально, а не ошибка расчёта.

Для отзыва из отпуска, переноса, отпуска за свой счёт и командировок есть свои документы в тех же разделах. Общий принцип один: сначала отклонение, потом месячное начисление — иначе дни и суммы не пересекутся корректно.

Отдельно стоит отметить расчёт среднего заработка. По статье 139 ТК РФ он считается по-разному для разных целей: для отпускных и компенсаций — через среднедневной заработок за 12 месяцев, для больничных — за два календарных года и с учётом предельной базы по взносам каждого года. 1С:ЗУП берёт нужный алгоритм автоматически в зависимости от документа, но если в расчётном периоде были повышения окладов или премии, проверьте, что они корректно вошли в базу среднего.

Налоги, взносы и выплата денег

После начисления остаётся заплатить людям и бюджету.

Выплату оформляют ведомостями в разделе Выплаты:

• Ведомость в банк — для перечисления на карты (можно формировать реестр для зарплатного проекта);
• Ведомость в кассу — для выдачи наличными;
• Ведомость на счета — если зарплата уходит на разные банки по заявлениям сотрудников.

Ведомость на аванс и ведомость на зарплату — это два отдельных документа за разные периоды месяца.

Налоги и взносы собраны в разделе Налоги и взносы. Здесь формируются:

• данные для уведомления об исчисленных суммах НДФЛ и взносов — с 2023 года платежи идут через единый налоговый счёт (ЕНП), и фонд/налоговая должны знать, сколько списать;
• суммы к перечислению по НДФЛ и страховым взносам.

Сравнительная таблица, какой платёж куда уходит:

Отчётность в ФНС и Социальный фонд

Регламентированные отчёты лежат в разделе Отчётность, справки. Основной набор для работодателя сегодня:

• 6-НДФЛ — ежеквартально в ФНС, с годовым приложением (бывшие справки о доходах).
• РСВ (расчёт по страховым взносам) — ежеквартально в ФНС.
• Персонифицированные сведения о физических лицах — ежемесячно в ФНС (заменили прежний СЗВ-М).
• ЕФС-1 — единый отчёт в СФР, вобравший прежние СЗВ-ТД, СЗВ-СТАЖ, ДСВ-3 и 4-ФСС. Разные разделы ЕФС-1 сдаются с разной периодичностью: сведения о трудовой деятельности — по событию (приём, увольнение, перевод), остальные разделы — ежеквартально или ежегодно.

Отчёт создаётся кнопкой выбора нужной формы, заполняется автоматически по данным базы, проверяется встроенным контролем и отправляется через 1С-Отчётность прямо из программы. Статус отправки виден в самом отчёте: принят, в обработке или с ошибкой — не нужно отдельно заходить на портал.

Кроме налоговой отчётности в 1С:ЗУП 3.1 ведут воинский учёт: карточки по форме 10, сведения для военкоматов и уведомления о приёме и увольнении военнообязанных. Эти документы собраны в отдельном блоке настроек — включите его, если организация обязана вести такой учёт.

💡 Перед отправкой прогоняйте отчёт через встроенную проверку контрольных соотношений. Расхождения между 6-НДФЛ, РСВ и перссведениями — первое, на что смотрит инспекция, и программа подсвечивает их заранее.

Проверка расчёта: отчёты для самоконтроля

Прежде чем закрывать месяц, стоит свериться. В разделе Зарплата → Отчёты по зарплате (состав зависит от конфигурации) есть всё необходимое:

• Расчётный листок — что начислено и удержано по одному сотруднику; его же выдают работнику.
• Свод начислений и удержаний — итоги по всей организации за месяц.
• Анализ зарплаты по сотрудникам — разрез по людям и видам начислений.
• Задолженность по зарплате — показывает, кому и сколько ещё не выплачено.

Для налогов и взносов смотрят «Анализ НДФЛ по месяцам» и «Проверку расчёта взносов»: они помогают поймать ситуацию, когда начислено одно, а в отчёт попадает другое.

Порядок самоконтроля простой: сумма начислений в своде должна совпасть с суммой в расчётных листках, удержанный НДФЛ — с данными для 6-НДФЛ, а выплаченное по ведомостям — с тем, что программа считает к выплате. Если три цифры сходятся, месяц закрыт корректно.

Ещё один полезный контроль — отражение зарплаты в бухучёте. Документ «Отражение зарплаты в бухгалтерском учёте» (Выплаты или Зарплата) формирует проводки по счетам затрат и передаёт их в 1С:Бухгалтерию при синхронизации. Сверив суммы в нём со сводом начислений, вы убедитесь, что в бухгалтерию уйдут ровно те цифры, которые насчитала зарплатная база, без расхождений между двумя программами.

Если видите, что итоги не сходятся, не правьте суммы вручную в отчёте. Ищите причину в документах: пропущенное отклонение, двойной ввод сотрудника, непроведённый документ. Перепроведение документов в правильной последовательности почти всегда убирает расхождение.