Начало работы в 1С ЗУП 3.1: от настройки до первой зарплаты

Работа в ЗУП 8.3 (конфигурация «Зарплата и управление персоналом», редакция 3.1) строится по одной цепочке: сначала настраиваете организацию и правила расчёта, затем вводите сотрудников кадровыми документами, а дальше каждый месяц повторяете два действия — начисляете зарплату и формируете ведомость на выплату. Отчётность программа собирает из этих же данных.

Для нового пользователя важно соблюсти порядок. Если пропустить настройку учётной политики или не завести штатное расписание, документы начисления посчитают неверно, и переделывать придётся задним числом. Ниже — последовательность от пустой базы до первой выплаты и сданных отчётов. Пути указаны для интерфейса «Такси».

Первичная настройка: помощник старта и параметры учёта

Откройте Главное — там есть блок начальной настройки, который проведёт по базовым вопросам: сколько организаций, ведётся ли кадровый учёт в этой же базе, как часто выплачивается аванс. Это не обязательный шаг, но он экономит время на поиске галочек.

Ключевые переключатели живут в разделе Настройка:

• 👥 Настройка → Кадровый учёт — ведётся ли штатное расписание, нужны ли совместители, воинский учёт, печатные формы Т-2.
• 💰 Настройка → Расчёт зарплаты — какие начисления используются, ведётся ли учёт по нескольким тарифным ставкам, применяется ли натуральный доход.
• 🏢 Настройка → Организации — реквизиты, коды, ответственные лица, настройка учётной политики.

Эти настройки задают, какие документы и поля вообще появятся в программе. Если включить штатное расписание уже после приёма сотрудников, позиции придётся сопоставлять вручную, поэтому решите по нему на старте.

В карточке организации (Настройка → Организации) обязательно заполните учётную политику: регистрацию в налоговом органе, тариф страховых взносов (основной, МСП, пониженный), районный коэффициент, если он применяется. Тариф МСП даёт пониженную ставку взносов с части зарплаты сверх федерального МРОТ — программа разделит базу сама, но только если тариф выбран верно.

Там же, в настройках расчёта зарплаты, задаётся порядок выплаты аванса. Способ выбирается на старте и влияет на то, как заполнится первая ведомость за первую половину месяца:

• Фиксированной суммой — каждому сотруднику указывается своя постоянная сумма аванса.
• Процентом от тарифа — например, 40% от оклада. Простой вариант, не учитывает фактически отработанные дни.
• Расчётом за первую половину месяца — программа считает аванс по реально отработанному времени с 1-го по 15-е число. Точнее, но требует, чтобы к дате аванса были введены отклонения за первую половину.

Выбор фиксируется в сведениях о сотруднике или в кадровом документе, так что для нового сотрудника аванс настроится сразу при приёме.

Ввод справочников: организация, подразделения, штатное расписание

До первого приёма на работу база должна знать структуру предприятия. Заполняйте справочники в таком порядке:

1. Организация — реквизиты и учётная политика (сделали выше).
2. Подразделения — Настройка → Подразделения. Структуру удобно строить иерархией: администрация, бухгалтерия, производство.
3. Должности — Настройка → Должности. Для воинского учёта у должности заполняется признак.
4. Штатное расписание — если включили, заведите позиции с окладами и надбавками через документ Утверждение штатного расписания (Кадры → Штатное расписание).

Отдельно проверьте справочник начислений и удержаний (Настройка → Начисления). Там уже есть типовые виды: оплата по окладу, премия, доплата за работу в праздники. Создавайте свой вид начисления, только когда типового не хватает — у нового придётся вручную настраивать способ расчёта, налогообложение НДФЛ и обложение взносами, и ошибка здесь тянется в отчётность.

Приём, кадровые переводы и увольнение сотрудников

Кадровый контур — это три базовых документа, все в разделе Кадры → Приёмы, переводы, увольнения (или через список Кадры → Сотрудники).

Приём на работу. В документе указываете сотрудника, подразделение, должность, график, оклад и дату. Если сотрудника ещё нет — программа предложит создать карточку физлица: туда заносятся паспорт, СНИЛС, ИНН и заявленные стандартные вычеты на детей. Проведённый приём автоматически откроет плановое начисление по окладу, и дальше зарплата будет считаться без ручного ввода суммы каждый месяц.

Кадровый перевод. Меняет условия: подразделение, должность, размер оклада, график. Оформляйте переводом, а не правкой документа приёма, — так сохранится история, и расчёт за прошлые периоды не «поедет».

Увольнение. В документе выбираете основание по статье ТК РФ и дату. Программа сразу предложит рассчитать компенсацию за неиспользованный отпуск и, при необходимости, выходное пособие. Эти суммы попадут в окончательный расчёт.

Отдельные случаи приёма новичок часто оформляет неправильно. Запомните три:

• Совместитель — в приёме ставится вид занятости «Внутреннее» или «Внешнее совместительство». От этого зависит норма времени и ограничения по рабочему дню.
• Срочный трудовой договор — указывается срок и основание; по его окончании ЗУП напомнит об истечении, но уволить всё равно нужно документом.
• Договор ГПХ (подряд, услуги) — это не приём на работу. Для него есть отдельный документ «Договор (работы, услуги)» в разделе Зарплата: по такому договору не ведётся кадровый учёт, но НДФЛ и взносы считаются.

Учёт рабочего времени и графики работы

ЗУП 8.3 считает отработанное время по графику работы, который назначен сотруднику в приёме. Графики создаются в Настройка → Графики работы: пятидневка, шестидневка, сменный, неполное время. Для сменных графиков заполняется расписание смен.

Главный принцип: если сотрудник отработал месяц по графику, табель вручную заполнять не нужно — программа возьмёт норму из графика автоматически. Вводятся только отклонения.

Отклонения оформляются отдельными документами, и каждый сам правит отработанное время:

• 🏖 Отпуск — документ Отпуск (Зарплата → Отпуска или Кадры).
• 🤒 Больничный — документ Больничный лист с загрузкой данных из электронного листка нетрудоспособности (ЭЛН).
• ✈️ Командировка, отгул, прогул, работа в выходной — одноимённые документы в разделе Зарплата.

Нормы дней и часов по месяцам программа берёт из производственного календаря. Он обновляется вместе с релизами, но перед началом года проверьте, что календарь на новый год загружен и учитывает перенесённые праздничные дни, — иначе норма времени посчитается неверно.

Документ Табель (форма Т-13) нужен редко — только когда время заносится вручную, без графика. Найдите его через поиск по разделу Кадры, если вашей организации требуется именно ручной табель.

Расчёт зарплаты, НДФЛ и страховых взносов

Это ежемесячное ядро работы. Весь месячный расчёт собирает один документ — Начисление зарплаты и взносов (Зарплата → Начисление зарплаты и взносов).

Порядок действий:

1. Создайте документ за расчётный месяц, укажите организацию и подразделение (или все сразу).
2. Нажмите заполнение — программа подтянет плановые начисления, отработанное время по графику и ранее введённые отклонения.
3. На вкладках проверьте суммы: Начисления, НДФЛ, Взносы, Удержания.
4. Проведите документ.

НДФЛ программа исчисляет по каждому доходу с учётом заявленных вычетов. Страховые взносы считаются единым тарифом в СФР (с 2023 года ПФР и ФСС объединены в Социальный фонд России) плюс взносы на травматизм по ставке организации. Если выбран тариф МСП, база автоматически разделится на части до и свыше МРОТ.

Простой пример расчёта по окладу без вычетов, основной тариф:

• Оклад за полностью отработанный месяц — 50 000 ₽.
• НДФЛ 13% — 6 500 ₽. На руки сотрудник получит 43 500 ₽.
• Страховые взносы по единому тарифу 30% — 15 000 ₽.
• Взносы на травматизм (минимальная ставка 0,2%) — 100 ₽.

То есть на зарплату в 50 000 ₽ фонд оплаты труда для работодателя — около 65 100 ₽. ЗУП раскладывает эти суммы по сотрудникам сам; ваша задача — проверить, что начисление заполнилось по всем, и провести документ .

Для разовых выплат (премия к празднику, материальная помощь) используйте отдельные документы раздела Зарплата, а не правьте начисление руками — так доход правильно обложится НДФЛ и взносами.

Выплата зарплаты и сдача отчётности

После расчёта деньги выплачиваются ведомостью в разделе Выплаты. Тип зависит от способа:

Ведомость заполняется автоматически суммой к выплате за выбранный период (аванс или зарплата за вторую половину месяца). Для зарплатного проекта из ведомости в банк формируется файл для клиент-банка.

Отчётность собирается из проведённых документов в разделах Налоги и взносы и Отчётность, справки:

• 📄 6-НДФЛ — ежеквартально, по удержанному и перечисленному налогу.
• 📄 РСВ (расчёт по страховым взносам) — ежеквартально.
• 📄 Персонифицированные сведения о физлицах — ежемесячно в ФНС.
• 📄 ЕФС-1 — единый отчёт в СФР (с 2023 года заменил СЗВ-ТД, СЗВ-СТАЖ, 4-ФСС, ДСВ-3); разные разделы сдаются в свои сроки — при приёме и увольнении, по итогам года, по травматизму.
• 📄 Уведомления об исчисленных суммах — по НДФЛ и взносам в рамках единого налогового платежа.

Отправляются отчёты прямо из базы через встроенный сервис (Отчётность, справки → 1С-Отчётность), если он подключён, либо выгружаются в файл для стороннего оператора.

Перед выплатой и сдачей отчётов удобно проверить себя двумя инструментами:

• Расчётные листки (Зарплата → Отчёты по зарплате → Расчётные листки) — показывают каждому сотруднику начисления, удержания и сумму к выплате. Их же выдают работникам.
• Анализ зарплаты по сотрудникам или Полный свод начислений, удержаний и выплат — сводные отчёты в том же разделе. По своду видно, сходится ли начислено минус удержано с суммой ведомости.

Если свод и ведомость расходятся, ищите непроведённый документ или выплату, попавшую не в тот месяц. Это типичная причина, по которой потом «не бьётся» 6-НДФЛ.

Частые вопросы