Как отвечать на запросы Соцфонда и закрывать проактивный процесс по больничному в ЗУП 3.1

Проактивный процесс по больничному листу в 1С ЗУП закрывается ответом на входящий запрос Соцфонда: вы загружаете запрос через обмен с СФР, заполняете недостающие сведения о сотруднике и отправляете ответ. Как только фонд принял ответ, процесс считается завершённым, и СФР сам назначает и перечисляет пособие. Отдельной кнопки «закрыть процесс» в программе нет — закрывает его именно отправленный и принятый ответ.

Типичная ситуация: сотрудник принёс номер электронного больничного, бухгалтер провёл документ, оплатил три дня за счёт работодателя, а через неделю в списке входящих сообщений висит необработанный запрос фонда. Пока на него нет ответа, пособие работнику не придёт, а сам сотрудник начнёт звонить в бухгалтерию.

Что меняет проактивный режим и как он устроен

Раньше при прямых выплатах работодатель сам собирал данные и отправлял реестр сведений для назначения пособия. В проактивном режиме инициатива у фонда:

• 🏥 медицинская организация закрывает электронный листок нетрудоспособности (ЭЛН);
• 📡 СФР получает данные ЭЛН и сопоставляет их со сведениями, которые у него уже есть — из формы ЕФС-1, предыдущих обращений, данных о стаже и заработке;
• 📨 если чего-то не хватает, фонд направляет работодателю запрос через СЭДО (систему электронного документооборота СФР);
• ✍️ работодатель отвечает на запрос — по правилам на это даётся 3 рабочих дня;
• 💳 фонд назначает пособие, удерживает НДФЛ и перечисляет деньги сотруднику.

Работодатель по-прежнему оплачивает первые три дня болезни (кроме случаев ухода за ребёнком, травм на производстве и некоторых других, где всё платит фонд). Остальное — забота СФР.

Настройка ЗУП 3.1 для работы с проактивными выплатами

Проактивный режим не включается флажком «проактивные выплаты». Он работает, если в программе налажен обмен с СФР и заполнены параметры организации.

Шаг 1. Проверьте учётную политику по пособиям

1. Откройте Настройка → Организации, карточку своей организации.
2. Перейдите на вкладку Учетная политика и другие настройки и откройте ссылку учётной политики.
3. Найдите блок о пособиях: должен быть отмечен порядок прямых выплат пособий из СФР (с указанием даты начала, если организация переходила со старого зачётного порядка).

Если эта настройка не заполнена, программа будет пытаться начислять пособие целиком за счёт работодателя — это первая причина путаницы в расчётах.

Шаг 2. Подключите обмен через 1С-Отчетность

Запросы фонда приходят по СЭДО. В ЗУП их принимает сервис 1С-Отчетность:

1. В разделе Отчетность, справки → 1С-Отчетность убедитесь, что для организации действует заявление на подключение и указан СФР как контролирующий орган.
2. В настройках документооборота проверьте, что разрешён обмен с СФР (СЭДО). Без этого входящие запросы просто не загружаются.
3. Проверьте сертификат электронной подписи : он должен быть действующим и выданным на руководителя или уполномоченное лицо.

Шаг 3. Определите, кто обрабатывает запросы

Срок ответа короткий, поэтому назначьте ответственного и периодичность проверки. Входящие сообщения СФР в ЗУП собраны в рабочем месте обмена с фондом в разделе Пособия (в старых релизах — в разделе Зарплата, рядом с больничными листами). Запустите получение сообщений хотя бы раз в день.

Данные о сотрудниках, без которых фонд пришлёт запрос

Запрос от СФР приходит, когда в его базе не хватает сведений. Чем полнее и аккуратнее заполнены карточки, тем реже фонд что-то спрашивает. Сверьте в карточке сотрудника:

• 🆔 СНИЛС — главный идентификатор. Ошибка в одной цифре — и фонд не найдёт человека;
• 📄 паспортные данные и ФИО ровно как в документе, включая букву «ё»;
• 🏦 способ получения пособия — карта «Мир», банковский счёт или почта. Реквизиты сотрудник может передать фонду сам через Госуслуги, но если их нет нигде, запрос придёт обязательно;
• 📍 адрес регистрации — нужен при выплате почтой;
• 📊 условия труда и дата приёма — уходят в фонд через ЕФС-1 (кадровые сведения), поэтому сам отчёт ЕФС-1 должен быть сдан без ошибок и вовремя.

Связка с ЕФС-1 здесь прямая. Если вы не отправили сведения о приёме на работу, фонд при получении ЭЛН не увидит связи сотрудника с вашей организацией и будет вынужден запрашивать данные — или вообще направит запрос не туда.

Больничный лист в проактивном режиме: от ЭЛН до оплаты трёх дней

Последовательность в ЗУП такая.

Создание документа по ЭЛН

1. В списке больничных листов создайте новый документ.
2. Укажите сотрудника и номер ЭЛН, который он сообщил.
3. Воспользуйтесь командой получения данных ЭЛН из фонда — программа заполнит период, причину нетрудоспособности, сведения о медорганизации.
4. Проверьте, что программа корректно разделила оплату: первые три дня — за счёт работодателя, остальное — показано справочно и не начисляется.

Что начисляет ЗУП

• Работодательская часть (три дня) попадает в начисления, облагается НДФЛ и выплачивается с ближайшей выплатой зарплаты или аванса. Страховыми взносами пособие не облагается.
• Часть за счёт СФР в зарплатных начислениях не появляется и в расчётный листок не попадает.

Не начисляйте вручную пособие за счёт фонда «чтобы было видно». Получится двойная выплата: деньги уйдут и от СФР, и от вас.

Если по больничному ещё не пришёл запрос

Это нормально. Фонд направляет запрос только при нехватке данных. Если у СФР всё есть, пособие назначают без участия работодателя, и никакого входящего сообщения не появится. Дальше вы увидите лишь уведомление о назначении или выплате, если такие сообщения поступают по вашей организации.

Как ответить на запрос СФР и закрыть проактивный процесс по больничному листу

Это центральная операция. Порядок одинаковый для больничных, пособий по беременности и родам, по уходу за ребёнком, если они назначаются проактивно.

Пошагово

1. В рабочем месте обмена с СФР запустите получение входящих сообщений.
2. Откройте необработанный запрос. В нём видно, по какому сотруднику и ЭЛН фонд обращается и какие сведения ему нужны.
3. Из запроса создайте ответ — команда находится прямо в форме входящего документа. Программа подставит известные данные из карточки сотрудника и документа «Больничный лист».
4. Заполните пустые поля: реквизиты для перечисления, сведения о страховом стаже, заработке за расчётный период, если фонд их просит, отметки о льготах.
5. Проверьте ответ, подпишите и отправьте.
6. Дождитесь квитанции о приёме. Пока её нет, процесс не закрыт.

Когда ответ отличается от обычного

• 👋 Сотрудник у вас не работает (уволен до даты болезни или запрос пришёл по ошибке) — отправьте ответ с указанием причины, по которой сведения не могут быть предоставлены. Это тоже закрывает процесс со стороны работодателя.
• 🔁 Сведения по этому ЭЛН вы уже отправили реестром — не создавайте дубль. Проверьте статус ранее отправленного пакета и, если он принят, запрос обычно закрывается фондом сам.
• ❌ Пришла отрицательная квитанция — откройте протокол, исправьте указанное поле (чаще всего СНИЛС или реквизиты) и отправьте ответ повторно.

Реестры и сведения для назначения: когда они всё ещё нужны

Проактивный режим не отменил отправку сведений по инициативе работодателя. Она остаётся в случаях, когда фонд сам не может начать процесс:

• 📃 листок нетрудоспособности оформлен на бумаге (бывает при болезни за рубежом или у отдельных категорий);
• 👶 пособия, для которых нужно заявление сотрудника и документы от работодателя, если фонд не получил их другими каналами;
• 🔧 исправление ранее переданных сведений.

В ЗУП для этого используется документ сведений для назначения и выплаты пособия (бывший «реестр»). Он создаётся из документа-основания (больничного, отпуска по уходу), проверяется, подписывается и отправляется так же, через 1С-Отчетность.

Выплаты от СФР в учёте: что отражать, а что нет

Деньги фонда идут напрямую на карту или счёт сотрудника. Для бухгалтерии это значит:

• ✅ в зарплатных ведомостях пособие из СФР не появляется;
• ✅ проводок по расчётам с фондом за его часть пособия нет;
• ✅ НДФЛ с пособия фонда удерживает и перечисляет сам СФР, в 6-НДФЛ работодателя эта сумма не входит;
• ✅ в 6-НДФЛ попадает только оплата первых трёх дней за счёт работодателя.

Частая ошибка после перехода — по старой привычке ждать «возмещения» от фонда и держать задолженность СФР на счёте 69. При прямых выплатах возмещать нечего: каждый платит свою часть сам.

Сверка с фондом: как убедиться, что пособие назначено

Проверка нужна, когда сотрудник жалуется, что денег нет, или когда в программе скопились старые запросы.

1. Список входящих запросов. Отберите запросы без ответа или с ответом без положительной квитанции. Каждый такой — открытый проактивный процесс.
2. Журнал отправок 1С-Отчетности. Отфильтруйте по СФР за месяц: видно, что ушло, что принято, что отклонено.
3. Уведомления фонда. По ряду пособий СФР присылает сведения о назначении или отказе. Если пришёл отказ — в нём указана причина.
4. Сотрудник сам. Он видит статус в личном кабинете на Госуслугах. Это быстрый способ понять, где застряло: фонд ждёт данных от вас или уже назначил выплату.