Диадок и 1С: от установки модуля до обмена УПД с контрагентами

Чтобы работать в Диадоке прямо из 1С, нужны три вещи: учётная запись организации в Контур.Диадоке, квалифицированная подпись (КЭП) на рабочем месте и модуль Диадок для 1С от Контура. После настройки УПД, акты и счета-фактуры отправляются из формы документа 1С, а входящие приходят в общий список и превращаются в «Поступление» без ручного ввода.

Ниже — порядок, в котором это настраивается на практике: от подготовки компьютера до разбора отказов и аннулирований. Инструкция подходит для 1С:Бухгалтерии 3.0, 1С:Управления торговлей 11, Комплексной автоматизации и ERP: модуль один, отличаются только формы документов, из которых идёт отправка.

1. Что подготовить перед установкой модуля Диадок

Большинство проблем при первом запуске — не в 1С, а в рабочем месте. Проверьте всё заранее, это 15–20 минут.

Что должно быть на компьютере

• 🔐 Криптопровайдер. Для сертификатов от ФНС и удостоверяющих центров обычно используют КриптоПро CSP с действующей лицензией (пробный период — 90 дней).
• 🔑 Сертификат КЭП, установленный в хранилище «Личное» пользователя, вместе с закрытым ключом. Носитель (Рутокен, JaCarta) должен быть вставлен.
• 🧩 Компоненты Контура для работы с подписью в браузере. Проще всего поставить их через сервис диагностики Контура diag.kontur.ru: он сам проверяет криптопровайдер, сертификаты и корневые сертификаты УЦ и предлагает исправить найденное.
• 🌐 Доступ в интернет без блокировки адресов Контура прокси-сервером или антивирусом.

Что должно быть в 1С

• Права на установку дополнительных обработок или расширений (полные права или роль администратора).
• В Бухгалтерии 3.0 включённый флажок Администрирование → Печатные формы, отчёты и обработки → Дополнительные отчёты и обработки.
• Заполненные реквизиты организации: ИНН, КПП, юридический адрес. По ИНН/КПП модуль ищет ящик организации в Диадоке.

Учётная запись в Диадоке

Ящик организации создаётся при первом входе в веб-версию Диадока по сертификату руководителя. Там же администратор ящика добавляет сотрудников. Если ящик уже есть, а вы новый бухгалтер, попросите администратора добавить вас — самостоятельно «войти в чужой ящик» сертификатом нельзя.

2. Как установить и подключить Диадок к 1С

Модуль скачивается из раздела интеграций на сайте Диадока. Контур поставляет его с установщиком, который сам определяет конфигурацию и предлагает вариант подключения: внешняя обработка или расширение конфигурации (зависит от версии модуля).

Порядок установки

1. Закройте 1С у себя. Остальным пользователям выходить не обязательно, если модуль подключается как внешняя обработка.
2. Запустите установщик модуля и выберите информационную базу из списка.
3. Откройте базу в режиме «1С:Предприятие». В разделе продаж или в общем меню появится команда Диадок — это рабочее место модуля.
4. При первом открытии модуль попросит авторизоваться. Выберите вход по сертификату или по логину и паролю от Диадока.
5. Сопоставьте организацию 1С с ящиком в Диадоке. Если организаций в базе несколько, каждую привязывают к своему ящику.

Вход по сертификату или по логину

3. Сертификат, подпись и МЧД в Диадоке

Здесь чаще всего возникают вопросы «почему не подписывается». Разберём, какая подпись нужна и кому.

Какая подпись для каких документов

• 🧾 Счёт-фактура и УПД со статусом «1» — только КЭП. Это требование статьи 169 НК РФ: электронный счёт-фактура подписывается усиленной квалифицированной подписью.
• 📄 Акты, накладные, УПД со статусом «2» — по закону об электронной подписи и закону о бухучёте первичку можно подписывать и неквалифицированной подписью, если стороны так договорились в соглашении об ЭДО. На практике в Диадоке почти всегда используют КЭП — её признают все.

Кто подписывает: руководитель или сотрудник

• 👔 Руководитель (тот, кто без доверенности действует от имени компании) подписывает КЭП, выданной ФНС на юрлицо. Доверенность ему не нужна.
• 👩‍💼 Сотрудник — главбух, кладовщик, менеджер — подписывает КЭП физического лица, а полномочия подтверждает машиночитаемой доверенностью (МЧД). Формат МЧД утверждён ФНС, а не оператором.

МЧД оформляется и подписывается руководителем, затем регистрируется и прикладывается к ящику в Диадоке. После этого при подписании Диадок сам добавляет её к документу.

Без МЧД подпись сотрудника под документом от имени компании контрагент или налоговая могут не признать. Проверьте, что в доверенности указаны нужные полномочия (подписание первичных документов, счетов-фактур) и срок не истёк.

Как проверить сертификат

1. Откройте diag.kontur.ru и запустите проверку.
2. Убедитесь, что сертификат виден, срок действия не закончился, а цепочка до корневого сертификата УЦ строится.
3. Сверьте ИНН в сертификате с ИНН организации в 1С: для КЭП руководителя они должны совпадать.

4. Роли сотрудников и маршруты согласования в Диадоке

Права в обмене задаются не в 1С, а в самом Диадоке. Модуль лишь показывает пользователю то, что ему разрешено в ящике.

Какие права выдаёт администратор

Администратор ящика в веб-версии Диадока настраивает для каждого сотрудника:

• 📂 доступ ко всем документам или только к документам своего подразделения;
• ✍️ право подписывать документы ;
• 📤 право отправлять и работать с черновиками;
• ⚙️ права администратора (добавлять сотрудников, менять настройки ящика).

Согласование перед подписью

Если документ должны проверить несколько человек, его отправляют на согласование. Сотрудник выбирает согласующего или подписанта, тот получает задачу, ставит визу или отказывает с комментарием.

Для повторяющихся цепочек (менеджер → юрист → главбух → директор) администратор создаёт маршруты согласования в настройках ящика. Маршрут запускается одной кнопкой, а Диадок сам передаёт документ следующему участнику.

Типовая схема для небольшой компании

5. Отправка и получение документов из 1С через Диадок

Как отправить документ

1. Проведите документ в 1С: «Реализация (акт, накладная, УПД)», «Счёт-фактура выданный» и т. п.
2. В форме документа нажмите команду модуля Диадок (появляется в командной панели после установки).
3. Модуль сформирует электронный документ по формату ФНС и покажет его. Проверьте контрагента, суммы и тип документа.
4. Подпишите и отправьте. Если права подписи нет — отправьте на согласование или подпись.
5. Статус обмена появится в рабочем месте Диадок и в списке документов.

Пакетно отправлять удобнее из рабочего места модуля: отбор по периоду, отметка нужных строк, одно подписание на всю пачку. Конец месяца с сотней актов так закрывается за несколько минут.

Как получить и загрузить входящие

1. Откройте рабочее место Диадок → входящие документы.
2. Выберите документ и нажмите загрузку в 1С. Модуль создаст «Поступление (акт, накладная, УПД)» и, если есть, «Счёт-фактуру полученный».
3. При первой загрузке от поставщика сопоставьте его номенклатуру с вашей (подробнее — в разделе 7).
4. Проверьте документ, проведите его и подпишите титул покупателя в Диадоке.

Если контрагент не в Диадоке

• 🔄 Роуминг. Контрагент в другом операторе (СБИС, Такском, Калуга Астрал и др.) — роуминг с Контуром, как правило, уже настроен. Если документы не доходят, подайте заявку на роуминг в Диадоке, указав ИНН/КПП и оператора партнёра.
• ✉️ Приглашение. Контрагента без ЭДО можно пригласить из Диадока. До принятия приглашения отправка невозможна.

6. Что делать с отказами, уточнениями и аннулированием

В электронном обмене действует порядок, утверждённый ФНС: у каждой стороны есть свои служебные документы. Модуль показывает их в статусе документа, а действия совершаются кнопками в карточке.

Какие ситуации встречаются

• ❌ Отказ в подписи. Покупатель не согласен с документом (акт, накладная, УПД со статусом «2») и отказывает с комментарием. Исправьте документ в 1С и отправьте заново.
• ✏️ Запрос на уточнение. Применяется к счёту-фактуре и УПД со статусом «1». Покупатель не может «отказать» в счёте-фактуре — он присылает уведомление об уточнении. Продавец выставляет исправленный документ.
• 🗑 Аннулирование. Подписанный обеими сторонами документ отменяется только по взаимному согласию: одна сторона предлагает, другая подтверждает. Пока вторая сторона не подтвердила, документ считается действующим.

Исправление или корректировка

Исправление и корректировку формируют обычными документами 1С, затем отправляют через модуль так же, как первичный документ.

7. Сопоставление справочников и хранение архива

Контрагенты

Модуль ищет контрагента 1С по ИНН и КПП. Если в справочнике два элемента с одним ИНН (головная организация и филиал), заполните КПП корректно, иначе документ «приклеится» не к тому элементу.

Номенклатура поставщика

При первой загрузке входящего УПД 1С не знает, что «Бумага SvetoCopy A4 500л» поставщика — это ваша «Бумага офисная А4». Модуль предлагает сопоставить позиции один раз, а дальше запоминает соответствие.

• ✅ Сопоставляйте по артикулу или коду поставщика, если он есть в документе.
• ✅ Не создавайте новую номенклатуру «на лету» для каждой поставки — справочник быстро засоряется дублями.
• ✅ Единицы измерения сверяйте отдельно: поставщик может отгружать упаковками, а вы учитываете штуками.

Где хранятся документы

Подписанные электронные документы хранятся в Диадоке — там они имеют юридическую силу вместе с подписями и служебными квитанциями. В 1С обычно остаётся связь с документом и, в зависимости от настроек модуля, его копия.

Срок хранения первичных документов — не менее 5 лет после отчётного года (статья 29 закона о бухучёте), для налоговых целей — 4 года (подпункт 8 пункта 1 статьи 23 НК РФ). При смене оператора или закрытии ящика заранее выгрузите архив из веб-версии Диадока: документы скачиваются вместе с файлами подписей.

Частые вопросы о работе Диадока с 1С