Самоучитель 1С для кадровика: от первой настройки до отчёта в СФР

Отдельной программы «1С Кадры» на платформе 8.3 нет: так в обиходе называют кадровую часть конфигурации 1С:Зарплата и управление персоналом 3.1 (ЗУП). Кадровик работает в ней в разделе Кадры, а настройки и справочники лежат в разделе Настройка. Начать нужно не с приёма сотрудника, а с организации, графика работы и структуры подразделений.

Новички часто считают, что кадровый приказ в 1С — просто печатная форма. Это не так. Каждый проведённый документ меняет данные, от которых зависят зарплата, стаж, табель и отчёты в СФР и ФНС. Этот самоучитель для кадровиков проводит через весь цикл в том порядке, в каком его проходят на новой базе.

С чего начать работу в 1С Кадры: установка и первые настройки

Программу ставит администратор или обслуживающая организация: платформа 1С:Предприятие 8.3 плюс конфигурация ЗУП. Кадровику достаточно получить ярлык базы, логин и пароль. Если база файловая и лежит на сетевом диске, путь к ней добавляют в список информационных баз окна запуска кнопкой Добавить.

При первом входе в пустую базу ЗУП запускается помощник начальной настройки. Он спрашивает о составе организаций, способах учёта и о том, ведётся ли зарплата в этой же базе. Ответы потом можно поменять, поэтому не бойтесь пройти его быстро.

Что проверить после помощника

1. 🏢 Настройка → Организации — реквизиты организации: ИНН, КПП, ОГРН, регистрационный номер в СФР, коды ОКВЭД, ответственные лица (руководитель, кадровик, бухгалтер). Подписи в приказах берутся отсюда.
2. ⚙️ Настройка → Кадровый учет — ключевые флажки: использовать ли штатное расписание, вести ли его историю, контролировать ли приём по штатке.
3. 📅 Настройка → Графики работы сотрудников — хотя бы один график (обычно пятидневка по 40 часов). Он нужен при каждом приёме.
4. 🗓️ Производственный календарь — обновляется вместе с релизами. Если в нём пусто на текущий год, программа неверно посчитает норму часов.
5. 👤 Администрирование → Настройки пользователей и прав — у кадровика должен быть отдельный пользователь с профилем доступа к кадровым данным, а не общий «Администратор».

Справочники в 1С Кадры: подразделения, должности, штатное расписание

Структура компании описывается тремя справочниками. Порядок важен: сначала подразделения, затем должности, затем штатное расписание.

Подразделения

Подразделения строятся деревом: «Администрация» → «Бухгалтерия», «Отдел кадров». Если у организации есть обособленное подразделение с отдельным КПП, его отмечают в карточке. От этого зависит, куда пойдёт НДФЛ.

Расформированное подразделение не удаляют. В карточке ставят отметку о расформировании, иначе пропадёт история.

Должности

В карточке должности важно поле с кодом по ОКЗ: оно уходит в сведения о трудовой деятельности. Название должности пишите так, как в трудовом договоре. Если в одном отделе «Бухгалтер», а в другом «бухгалтер I категории», это две разные должности.

Штатное расписание

При включённом штатном расписании каждая позиция утверждается документом «Утверждение штатного расписания». Изменения — отдельным документом «Изменение штатного расписания» с датой. Так программа хранит историю и печатает Т-3 на любую дату.

Не правьте утверждённую позицию задним числом без документа: старые приказы начнут ссылаться на данные, которых на их дату не было.

Как принять сотрудника в 1С Кадры

Приём — главная операция, с которой стоит освоить программу. Он проходит в два шага: карточка сотрудника и документ «Прием на работу».

Шаг 1. Карточка сотрудника

1. Откройте Кадры → Сотрудники и нажмите Создать.
2. Введите ФИО. Программа проверит, нет ли уже такого физического лица в базе, и предложит выбрать его.
3. Заполните личные данные: дату рождения, СНИЛС, ИНН, паспорт, адрес. Без СНИЛС не уйдут сведения в СФР.
4. Запишите карточку.

Шаг 2. Документ «Прием на работу»

Из карточки или из журнала Кадры → Приемы, переводы, увольнения создайте приём. В документе укажите:

• 📌 дату приёма и вид занятости (основное место, внешнее или внутреннее совместительство);
• 🏢 подразделение и должность (или позицию штатного расписания);
• 📅 график работы и количество ставок;
• 💰 оклад или другой вид начисления — на вкладке оплаты труда;
• 🏖️ положенный ежегодный отпуск, если он отличается от базовых 28 дней.

Проведите документ и распечатайте приказ Т-1 и трудовой договор через кнопку Печать. Если принимаете сразу несколько человек, используйте документ «Прием на работу списком»: одна дата, один приказ, разные сотрудники.

Кадровые приказы в 1С: перевод, отпуск, увольнение

Все кадровые документы собраны в журнале Кадры → Приемы, переводы, увольнения и в списке «Все кадровые документы». Ниже — какие документы нужны для типовых событий.

Перевод

В документе «Кадровый перевод» отмечают только то, что меняется: подразделение, должность, график или оплату. Остальное остаётся как было. Дата перевода — первый день работы в новых условиях.

Если меняется только оклад всем сотрудникам отдела, удобнее отдельный документ изменения оплаты труда, а не десяток переводов.

Отпуск

Документ «Отпуск» одновременно оформляет приказ и считает отпускные, если зарплата ведётся в этой же базе. Кадровик указывает период и вид отпуска, бухгалтер проверяет расчёт.

По ТК РФ график отпусков утверждают не позднее чем за две недели до начала календарного года, а о начале отпуска сотрудника предупреждают тоже не позднее чем за две недели. Документ «График отпусков» помогает не пропустить эти сроки: по нему видно, кто идёт в отпуск в ближайший месяц.

Увольнение

В документе «Увольнение» выбирают дату и основание — статью ТК РФ из списка. Программа сама посчитает дни неиспользованного отпуска для компенсации. Проверьте их до проведения: если раньше отпуска вносили вручную, остаток может быть неверным.

Учёт рабочего времени и табель в 1С Кадры

Учёт рабочего времени работодатель ведёт по ст. 91 ТК РФ. В ЗУП базой для него служит график работы: программа считает, что сотрудник отработал по графику, если нет отклонений.

Отклонения появляются из документов: отпуск, больничный, командировка, прогул, отпуск без оплаты. Отдельно вносить их в табель не нужно — они подтянутся сами.

Когда нужен документ «Табель»

• 🕐 при суммированном учёте или сменном графике, когда фактические часы отличаются от плановых;
• 🌙 для учёта ночных часов и сверхурочной работы;
• 📝 если организация ведёт табель вручную, а не «по отклонениям».

Документ «Табель» создают в разделе Зарплата → Табели. Его можно заполнить по графику и поправить отдельные дни.

Где взять Т-13

Унифицированная форма Т-13 печатается отчётом «Табель учета рабочего времени » в отчётах по зарплате. Для неполных ставок и неполного дня заведите отдельный график работы — иначе программа будет ждать полных восьми часов.

Отчётность кадровика: ЕФС-1 для СФР и сведения в ФНС

С 2023 года ПФР и ФСС объединены в Социальный фонд России (СФР), поэтому отчёты, которые раньше сдавали в эти фонды, теперь уходят в СФР в составе единой формы ЕФС-1.

Сведения о трудовой деятельности

Мероприятия по электронным трудовым книжкам собираются в Кадры → Электронные трудовые книжки. Программа сама предлагает зарегистрировать событие после проведения приёма, перевода или увольнения. Кадровик проверяет код ОКЗ, номер и дату приказа и формирует отчёт.

Отправить его можно через встроенный сервис 1С-Отчетность в разделе Отчетность, справки, если он подключён, или выгрузить файл и сдать через другую систему.

Связь 1С Кадры с бухгалтерией и другими программами 1С

ЗУП редко живёт сама по себе. Чаще всего её связывают с 1С:Бухгалтерией 3.0, куда уходят итоги начисления зарплаты и налогов.

Синхронизация с 1С:Бухгалтерией

Настраивается в обеих базах в разделе Администрирование → Синхронизация данных. Из ЗУП в бухгалтерию передаются сотрудники, физические лица и документы отражения зарплаты в учёте. Обратно из бухгалтерии в ЗУП кадровые данные обычно не передаются.

Правило практика: сотрудников заводят только в ЗУП. Если их создать в бухгалтерии, после синхронизации появятся дубли.

Другие связки

• 📂 1С:Документооборот — согласование и хранение кадровых приказов.
• 🧑‍💼 1С:Кабинет сотрудника — сотрудники сами получают расчётные листки, подают заявления на отпуск и справки.
• 📥 Загрузка из Excel — список сотрудников при переходе с другой программы можно загрузить из таблицы, а начальные кадровые данные ввести документом «Начальная штатная расстановка».

Ошибки новичков в кадровом учёте 1С и как их избежать

Ещё три привычки, которые снимают половину вопросов от бухгалтерии:

• ✅ проводите документы, а не только записывайте: непроведённый приказ для программы не существует;
• ✅ не удаляйте старые приказы, если в них ошибка — исправляйте или оформляйте новый документ с нужной даты;
• ✅ меняйте оклады только документами, а не правкой карточки задним числом.

Частые вопросы