Один рабочий день магазина в 1С:Розница — от открытия смены до Z-отчёта

Кассир работает в 1С:Розница почти только в одном окне — РМК (рабочее место кассира): там открывают смену, пробивают чеки, делают возвраты и закрывают смену. Администратор магазина работает в обычном интерфейсе: принимает товар через Закупки, ставит цены, проводит пересчёт через Склад и смотрит выручку в Продажи.

Типичная ситуация: в магазин пришёл новый продавец, утром у него очередь, а смена «не открывается». Почти всегда проблема не в нём, а в том, что администратор не связал компьютер, кассу и фискальный регистратор. Поэтому начинаем с настроек, а потом идём по дню кассира и администратора по порядку. Описание дано для 1С:Розница 2.3 на платформе 8.3 с интерфейсом «Такси».

Кто что делает в 1С:Розница

Роли в магазине разделены чётко. Если кассир получает права администратора «на всякий случай», через месяц в базе появляются исправленные задним числом чеки и непонятные остатки.

Права раздают через Администрирование → Пользователи и права. Для кассира берите отдельный профиль групп доступа с минимумом прав: работа в РМК и просмотр своих чеков. Права на документы поступления и цены кассиру не нужны.

Подготовка рабочего места кассира и открытие смены

Подготовку делает администратор один раз на каждый компьютер с кассой. Порядок важен: без любого звена смена не откроется.

Что настроить до первой продажи

1. 🏬 Магазин и склад. Справочник Магазины в разделе НСИ (нормативно-справочная информация). У магазина указывают склад, с которого списывается товар при продаже, и вид цен для розницы.
2. 🖨️ Подключаемое оборудование. Администрирование → РМК и оборудование → Подключаемое оборудование. Добавьте фискальный регистратор, сканер штрихкодов, эквайринговый терминал, при необходимости весы. Нажмите проверку связи у каждого устройства и пробейте тестовый X-отчёт.
3. 🧾 Касса ККМ. Справочник Кассы ККМ: касса привязывается к магазину и к фискальному устройству. Одна физическая ККТ — одна касса в 1С.
4. ⚙️ Настройки РМК. В том же разделе РМК и оборудование. Здесь задают, какие кнопки видит кассир, способы оплаты, работу с дисконтными картами и правила возврата. Настройку связывают с рабочим местом — конкретным компьютером.

Начало смены

1. Кассир входит в программу под своим пользователем и открывает РМК (Продажи → РМК).
2. Нажимает команду открытия смены. 1С отправляет команду на фискальный регистратор и создаёт документ Кассовая смена со статусом «Открыта».
3. Если утром в кассе лежит размен, оформляют внесение денег — сумма попадёт в остаток наличных по кассе.
4. Пробивают первый чек или X-отчёт, чтобы убедиться, что ОФД получает данные.

Смена на ККТ не может длиться больше 24 часов. Это требование фискального накопителя, а не настройка 1С. Если вчерашнюю смену забыли закрыть, чеки не пробьются, пока её не закроют.

Продажа товара через РМК

Продажа в 1С:Розница строится вокруг одного документа — Чек ККМ. Кассир его не открывает вручную: РМК создаёт и проводит чек сам.

Пошагово: обычный чек

1. 🔍 Добавьте товар: отсканируйте штрихкод, найдите по названию или артикулу через поиск, либо выберите из подбора.
2. ✏️ Проверьте количество. Весовой товар приходит с весов или вводится вручную.
3. 🎟️ Если у покупателя дисконтная карта — считайте её до оплаты, тогда скидка встанет на все строки.
4. 💳 Нажмите оплату и выберите способ: наличные, банковская карта, смешанная оплата. Для наличных введите сумму от покупателя — РМК покажет сдачу.
5. 🧾 Подтвердите. Чек уйдёт на фискальный регистратор, документ в 1С проведётся и спишет товар со склада магазина.

Если покупатель отошёл

Используйте отложенный чек. Корзина сохраняется, а кассир обслуживает следующего человека. Потом отложенный чек возвращают на экран и пробивают. Не держите отложенные чеки до конца смены: при закрытии РМК напомнит о них, и их придётся либо пробить, либо удалить.

Маркированный товар и алкоголь

• 👟 Для маркированных товаров сканируют код маркировки (DataMatrix), а не обычный штрихкод. Без кода РМК не даст продать такой товар, если включена проверка.
• 🍾 Для крепкого алкоголя нужен акцизный штрихкод и обмен с ЕГАИС через УТМ. Если УТМ не отвечает, продажа крепкого алкоголя встанет.

Возвраты и исправление ошибок в чеках

Возврат — главное место, где у новичков путаница. Способ зависит от того, открыта ли ещё смена, в которой пробили продажу, и чем платил покупатель.

Как не сломать учёт при возврате

• 🔁 Возвращайте по исходному чеку, а не новым чеком «с минусом». Тогда сохранится связь с продажей, цена и скидка подтянутся сами.
• 📅 Возврат товара надлежащего качества покупатель вправе сделать в течение 14 дней, не считая дня покупки. Срок проверяет кассир, программа его не контролирует.
• 💵 Наличный возврат уменьшает наличные в кассе. Если денег в ящике не хватает, оформлять возврат «в долг» нельзя — вызывайте администратора.

Приёмка товара от поставщика

Товар в магазин приходит документом Поступление товаров (раздел Закупки). Его оформляет администратор или кладовщик, но не кассир.

Порядок приёмки

1. 📥 Создайте поступление: вручную, на основании заказа поставщику или загрузкой входящего УПД, если подключён ЭДО.
2. 📦 Укажите поставщика, магазин и склад. Ошибка в складе — частая причина того, что товар «есть, но на кассе не продаётся».
3. 🔢 Сверьте количество с фактом. Удобнее сканером: каждая пикнутая единица добавляет строку или прибавляет количество.
4. 🏷️ Для маркированного товара проверьте и подтвердите коды маркировки. Для алкоголя — подтвердите ТТН ЕГАИС.
5. ✅ Проведите документ. Только после проведения товар появится в остатках.

Цены и ценники

Цена закупки из поступления — ещё не розничная цена. Розничную цену устанавливают документом Установка цен номенклатуры по виду цен магазина. Его удобно создать прямо на основании поступления: в табличную часть сразу попадут только что принятые позиции.

После установки цен распечатайте ценники и этикетки — команда печати есть в списке номенклатуры и в документах. Если на полке старая цена, а в чеке новая, покупатель вправе требовать цену с ценника, поэтому ценники печатают сразу после изменения цен.

Инвентаризация и пересчёт остатков

Пересчёт в 1С:Розница делают документом Пересчёт товаров (раздел Склад). Он фиксирует учётный остаток и фактическое количество, а разницу оформляют отдельными документами.

Как провести пересчёт

1. 🗓️ Выберите время без продаж: до открытия или после закрытия смены. Пока товар продаётся, учётный остаток меняется, и итог будет неточным.
2. 📋 Создайте пересчёт по магазину и складу. Для большого магазина делите на зоны или товарные группы — по одному документу на зону.
3. 📲 Считайте сканером или терминалом сбора данных (ТСД). Данные из ТСД загружают в документ, вручную набирают только то, что без штрихкода.
4. ⚖️ Посмотрите расхождения: колонка разницы покажет излишки и недостачи по каждой позиции.
5. 🧾 На основании пересчёта оформите оприходование излишков и списание недостач. Только эти документы меняют остатки.

Что проверить до списания

Не проводите списание недостач, пока не проверили пересорт и непроведённые поступления. Иначе вы спишете товар, который на самом деле есть, и на следующем пересчёте получите такой же излишек.

Выемка, отчёты кассира и закрытие смены

Вечером кассир сдаёт деньги и закрывает смену. Порядок такой же строгий, как утром.

Конец смены по шагам

1. 💰 Выемка денег. Перед закрытием инкассируйте наличные в РМК командой выемки. Оставьте в ящике размен на завтра, если так принято в магазине.
2. 📊 X-отчёт. Пробейте отчёт без гашения и сверьте наличные в ящике с суммой в отчёте. Расхождение ищите сейчас, а не утром.
3. 🔒 Закрытие смены. Нажмите закрытие смены в РМК. Регистратор напечатает отчёт о закрытии смены (Z-отчёт), документ Кассовая смена получит статус «Закрыта».
4. 📑 Отчёт о розничных продажах. При закрытии 1С формирует Отчёт о розничных продажах — один документ за смену, который сводит все чеки. Именно он затем уходит в бухгалтерию через обмен.

Где администратору смотреть итоги

• 📈 Список кассовых смен — какие смены закрыты, какие висят открытыми.
• 🧮 Список чеков ККМ — с отбором по кассе и дате, чтобы найти конкретную продажу.
• 📉 Отчёты по продажам в разделе Продажи — выручка по магазину, кассирам, товарным группам.

Частые вопросы по работе в 1С:Розница