Работа в 1С:УНФ 8.3 по шагам: настройка, продажи, склад, деньги и отчёты
Содержание
Работа в УНФ 1С 8.3 строится вокруг одной цепочки документов: заказ покупателя → счёт на оплату → расходная накладная → поступление денег. Всё остальное — справочники, склад, касса, отчёты — обслуживает эту цепочку. Если документы в ней созданы «на основании» друг друга, программа сама видит долги, резервы и прибыль по каждой сделке.
Частое заблуждение новичков — считать «1С:Управление нашей фирмой» облегчённой Бухгалтерией. Это не так. УНФ ведёт управленческий учёт малого бизнеса: продажи, закупки, запасы, деньги, производство, зарплату. Привычного плана счетов и проводок на экране здесь нет, а регламентированный учёт обычно ведут в Бухгалтерии, выгружая туда данные. Пойми это сразу — и половина вопросов «где тут счёт 62» отпадёт.
С чего начать: настройка УНФ под свою компанию
Первые полчаса в новой базе решают, насколько удобно будет дальше. При первом запуске программа предлагает помощника начального заполнения. Не закрывайте его: он задаёт организацию, систему налогообложения и основные параметры.
Что заполнить до первого документа
- 🏢 Организация. Наименование, ИНН, КПП (для юрлица), банковский счёт, ответственные лица. Если фирм несколько, все они ведутся в одной базе — включите это в настройках учёта.
- 💰 Система налогообложения. ОСНО, УСН или патент. От неё зависит, будет ли подставляться НДС в документы.
- 📦 Склады. Минимум один основной склад. Если есть розничная точка — заведите её отдельно, у неё свой порядок учёта выручки.
- 🏷️ Виды цен. Как минимум «Закупочная» и «Оптовая» или «Розничная». Вид цены потом подставляется в документы продажи автоматически.
- 👥 Пользователи и права. Каждому сотруднику — свой вход. Менеджеру по продажам незачем видеть зарплату и банк.
Включаем только нужные разделы
УНФ умеет много: производство, работы и услуги, сервисные заказы, розницу, CRM, зарплату. Если всё включить сразу, интерфейс превращается в лабиринт.
В разделе Настройки найдите параметры учёта по направлениям (в релизах 1.6 они собраны на странице «Еще больше возможностей»). Отметьте только то, чем занимается компания сейчас. Остальное включите позже — данные от этого не пострадают.
Типовой минимум для торговой фирмы: продажи, закупки, склад, деньги. Производство, работы и зарплату оставьте выключенными, пока они реально не понадобятся.
Рабочее место
Панель разделов слева, командная панель сверху. Часто используемые документы добавьте в «Избранное» (звёздочка в шапке формы) — так менеджер открывает заказ в один клик. Начальную страницу настройте под роль: руководителю — монитор показателей, кладовщику — списки накладных.
Справочники УНФ: номенклатура, контрагенты и цены
Справочники — фундамент. Ошибка в карточке товара тянется через все документы и отчёты, поэтому на старте их стоит заполнить аккуратно.
Номенклатура
В номенклатуре хранится всё, что вы продаёте и покупаете. Главное поле — тип номенклатуры:
| Тип | Что это | Учитывается на складе |
|---|---|---|
| Запас | Товары, материалы, продукция | Да |
| Услуга | Доставка, консультация, аренда | Нет |
| Работа | Монтаж, ремонт, выполненные работы | Нет, учитывается по исполнителям |
Что ещё проверить в карточке:
- 📏 Единица измерения. Если товар приходит коробками, а продаётся штуками, заведите дополнительную единицу с коэффициентом.
- 🧾 Ставка НДС. Подставляется в документы по умолчанию.
- 🗂️ Группа (категория). Разложите товары по группам сразу: отчёты по продажам удобно смотреть именно в разрезе групп.
- 🎨 Характеристики. Для одежды, обуви, красок — размер, цвет. Включаются в настройках и избавляют от сотни почти одинаковых карточек.
Массово завести товары проще загрузкой из Excel: в списке номенклатуры есть команда загрузки данных из файла. Сопоставьте колонки таблицы с полями справочника и проверьте результат на 5–10 позициях, прежде чем грузить всё.
Контрагенты
Покупатели и поставщики хранятся в одном справочнике «Контрагенты». Одна и та же фирма может у вас и покупать, и продавать — дублировать её не нужно.
Что заполнить в карточке:
- ИНН — по нему программа подтягивает реквизиты, если подключена интернет-поддержка.
- Контактное лицо, телефон и почту — нужны для отправки счетов прямо из 1С.
- Договор — если работаете по разным условиям (отсрочка, цены), заведите отдельные договоры.
- Вид цен по умолчанию — тогда в заказ подставятся правильные цены.
Дубли контрагентов — главный враг отчётов по долгам. Перед созданием новой карточки поищите фирму по ИНН. Два «ООО Ромашка» дадут два разных долга, и сверка превратится в расследование.
Цены
Цены задаются по видам цен. Для каждого вида можно ввести цены вручную или рассчитать от другого вида — например, «Розничная = Закупочная + 40 %». Пример: товар закупили за 1 000 ₽, наценка 40 % — розничная цена 1 400 ₽. При изменении закупочной цены пересчитайте зависимые виды, иначе продажи пойдут по старому прайсу.
Продажи в УНФ: от предложения клиенту до отгрузки
Это сердце программы. Правильная цепочка выглядит так:
- Заказ покупателя. Фиксирует, что и по какой цене клиент хочет купить. С этапа предложения заказ можно распечатать как коммерческое предложение и отправить клиенту.
- Состояние заказа. Меняйте его по мере движения: «в работе», «к отгрузке», «выполнен». Набор состояний настраивается под ваш процесс.
- Счёт на оплату. Создаётся на основании заказа одной командой. Печатайте его и отправляйте по почте прямо из формы.
- Резерв. Если товар нужно придержать под клиента, зарезервируйте его на складе в заказе. Другие менеджеры увидят, что свободного остатка меньше.
- Расходная накладная. Оформляет отгрузку и списывает товар со склада. Тоже создаётся на основании заказа.
- Оплата. Поступление в кассу или на расчётный счёт, привязанное к заказу или договору.
Создавайте документы на основании, а не с нуля. Тогда заказ «знает», что по нему отгружено и оплачено, и вы видите в списке заказов, какие сделки висят без оплаты.
Предоплата или отсрочка
| Сценарий | Порядок документов | На что смотреть |
|---|---|---|
| 100 % предоплата | Заказ → счёт → оплата → накладная | Не отгружать до поступления денег |
| Отсрочка платежа | Заказ → накладная → оплата | Срок оплаты в договоре и отчёт по долгам |
| Частичная оплата | Заказ → счёт → аванс → накладная → доплата | Остаток долга по заказу |
Работы и услуги
Если вы продаёте не только товары, но и работы (монтаж, ремонт), в УНФ есть заказ-наряд. В нём одновременно указывают работы, исполнителей и израсходованные материалы. Это удобно для сервисных компаний: по одному документу видно выручку, себестоимость материалов и выработку сотрудников.
Розница
Для розничной точки работает рабочее место кассира с подключением онлайн-кассы. Чеки пробиваются из 1С, а в конце смены формируется отчёт о розничных продажах, который списывает проданный товар со склада магазина.
Закупки и склад: как не потерять товар
Закупки зеркальны продажам: заказ поставщику → приходная накладная → оплата поставщику.
Закупка по шагам
- Сформируйте заказ поставщику. Если включено планирование, программа подскажет, чего не хватает под заказы покупателей.
- Когда товар пришёл, оформите приходную накладную на основании заказа поставщику. Сверьте количество и цены с документами поставщика.
- Укажите склад, на который приходует товар. Ошибка в складе — частая причина «пропавших» остатков.
- Если в поставку входят доставка или погрузка, распределите эти расходы на себестоимость товаров — иначе наценка в отчётах окажется завышенной.
- Оформите оплату поставщику — расход со счёта или из кассы.
Складские документы
| Ситуация | Документ |
|---|---|
| Переложить товар между складами или в магазин | Перемещение запасов |
| Пересчитать фактические остатки | Инвентаризация запасов |
| Нашли излишки | Оприходование запасов (на основании инвентаризации) |
| Недостача, бой, порча | Списание запасов (на основании инвентаризации) |
Порядок инвентаризации простой: создайте документ, заполните учётные остатки автоматически, внесите факт, а затем на основании инвентаризации оформите оприходование излишков и списание недостачи.
Не проводите приходы и отгрузки задним числом внутри уже проведённой инвентаризации. Учётные остатки «поплывут», и результаты пересчёта перестанут совпадать с отчётами.
Если остатки уходят в минус
По умолчанию УНФ может разрешать отгрузку при нулевом остатке. Для торговли это опасно: продали то, чего нет, а себестоимость посчитана неверно. В настройках учёта запасов включите контроль остатков — программа не даст провести накладную на товар, которого нет на складе.
Деньги в УНФ: касса, банк и расчёты с клиентами
Денежный блок в УНФ закрывает четыре документа:
- 💵 Поступление в кассу — наличная оплата от покупателя, возврат подотчётных.
- 💸 Расход из кассы — выдача наличных, оплата поставщику, выдача под отчёт.
- 🏦 Поступление на счёт — безналичная оплата от покупателей.
- 🏦 Расход со счёта — платежи поставщикам, налоги, зарплата.
Банковская выписка
Вручную вводить каждый платёж не нужно. Выписку загружают из файла обмена клиент-банка (формат 1CClientBankExchange), а при подключённом сервисе — напрямую из банка. Программа сама найдёт контрагента по ИНН и предложит привязать платёж к договору или заказу. Платежи без найденного контрагента проверьте вручную до проведения.
Статьи движения денег
Каждому платежу присваивается статья движения денежных средств: «Оплата от покупателей», «Оплата поставщикам», «Аренда», «Зарплата». Заведите свой список статей под бизнес в первые же дни. Без них отчёт о движении денег покажет только общие суммы, и понять, куда ушли деньги, будет невозможно.
Взаиморасчёты и долги
УНФ ведёт долги в разрезе контрагента, договора и заказа. Чтобы оплата закрыла нужный долг:
- Указывайте в платёжном документе договор и, если нужно, заказ.
- Аванс, полученный по одному заказу, при отгрузке по нему зачитывается автоматически.
- Для сверки с клиентом сформируйте акт сверки взаиморасчётов прямо из программы.
Платёжный календарь
Если деньги планируются, заведите заявки на расходование средств и смотрите платёжный календарь. Он показывает, хватит ли денег на счёте к дате платежа с учётом ожидаемых поступлений от покупателей.
Отчёты УНФ: как руководителю понять, зарабатывает ли бизнес
Ради отчётов УНФ и внедряют. Правильно заполненные документы дают ответы без Excel.
Какие отчёты смотреть
| Вопрос руководителя | Где ответ |
|---|---|
| Сколько продали и с какой наценкой | Отчёты по продажам и валовой прибыли в разрезе товаров, клиентов, менеджеров |
| Сколько денег и где | Остатки и движение денежных средств по кассам и счетам |
| Кто нам должен и кому должны мы | Отчёты по расчётам с покупателями и поставщиками |
| Что лежит на складе | Остатки запасов по складам, с учётом резервов |
| Заработали ли мы за месяц | Финансовый результат: доходы минус расходы |
Для руководителя удобен монитор руководителя — одна страница с ключевыми цифрами: выручка, деньги, долги, остатки. Его стоит сделать начальной страницей для директора.
Закрытие месяца
Чтобы себестоимость и финансовый результат были верными, раз в месяц выполняется закрытие месяца. Оно рассчитывает себестоимость списанных товаров, распределяет расходы и определяет финансовый результат.
Пример: за месяц продано товаров на 500 000 ₽, их себестоимость — 340 000 ₽, расходы на аренду и зарплату — 110 000 ₽. Валовая прибыль = 500 000 − 340 000 = 160 000 ₽. Финансовый результат = 160 000 − 110 000 = 50 000 ₽. Пока месяц не закрыт, валовая прибыль в отчётах может быть посчитана по предварительной себестоимости.
Если внесли документ задним числом в уже закрытый месяц — выполните закрытие этого месяца повторно. Иначе себестоимость и прибыль за период останутся старыми.
Отчёты под себя
Почти любой отчёт УНФ настраивается: группировки, отборы, поля. Нажмите кнопку настроек отчёта, добавьте нужную группировку (например, «Менеджер» → «Контрагент»), сохраните вариант под понятным именем. В следующий раз он откроется в один клик.
Типичные ошибки первого месяца в УНФ
Эти ошибки не описаны в шагах выше, но встречаются почти у каждой новой базы:
- ❌ Не введены начальные остатки. Учёт стартует с нуля, а на складе уже лежит товар. Итог — отрицательные остатки и абсурдная себестоимость. Остатки товаров, денег и долгов вводят на дату начала учёта отдельным документом ввода остатков.
- ❌ Работа под одним пользователем. Невозможно понять, кто изменил цену или удалил документ. История изменений теряет смысл.
- ❌ Документы не проводят. Записанный, но не проведённый документ не попадает в отчёты. В списке он отличается значком — проверяйте его.
- ❌ Удаляют документы напрямую. В УНФ документы сначала помечают на удаление. Окончательно их удаляет администратор отдельной обработкой, когда убедится, что на них нет ссылок.
- ❌ Не обновляют программу. Меняются формы отчётности, требования к онлайн-кассам и маркировке. Устаревший релиз однажды перестанет пробивать чеки или отправлять отчёты.