Работа в 1С:ЗУП — от приёма сотрудника до выплаты и отчётности

Весь цикл в 1С:ЗУП укладывается в одну цепочку: сначала настраиваете организацию и учётную политику в разделе Настройка, заводите штат и графики работы, затем каждый месяц проводите три ключевых документа — Начисление зарплаты и взносов, ведомость на выплату и регламентную отчётность. Если держать эту логику в голове, программа перестаёт пугать количеством разделов.

Ниже — полный порядок работы в 1С:ЗУП 8.3 (редакция 3): с чего начать внедрение, как оформлять кадровые события, вести табель, считать зарплату с удержаниями, формировать ведомости и сдавать отчёты. Пути указаны для типовой конфигурации «Зарплата и управление персоналом»; в «1С:Бухгалтерии» блок зарплаты устроен проще, но логика совпадает.

С чего начать: настройка учёта и справочники

Первый запуск начинается с раздела Настройка. Пока не заданы параметры учёта, документы будут считать неправильно, поэтому порядок такой:

1. Настройка → Организации — реквизиты, коды ИФНС и СФР, тарифы страховых взносов, территориальные условия. Если юрлицо одно, карточка уже создана при первом старте.
2. Настройка → Расчёт зарплаты — включаете нужные возможности: совместители, договоры ГПХ, районные коэффициенты, несколько видов начислений.
3. Настройка → Кадровый учёт — определяете, ведёте ли штатное расписание, воинский учёт, оформляете ли переводы отдельными документами.
4. Настройка → Производственный календарь — проверяете, что перенесён на текущий год; без него не рассчитается норма времени.

После этого заполняете нормативно-справочную информацию:

• 🏢 Подразделения и должности — Настройка → Штатное расписание или напрямую справочники Подразделения и Должности.
• 💰 Начисления и удержания — справочники в разделе Настройка. Типовые виды (оклад, премия, НДФЛ, алименты) уже есть; свои добавляете через помощник с указанием формулы и порядка налогообложения.
• 👤 Сотрудники — создаются из справочника Сотрудники либо автоматически при приёме на работу. У одного физлица может быть несколько «сотрудников», если он работает по основному месту и совместителем.

Отдельно задаются учётные данные сотрудников, влияющие на расчёт: заявления на стандартные вычеты на детей, статус налогового резидента, реквизиты для перечисления зарплаты, сведения об инвалидности и льготах. Всё это хранится в карточке сотрудника и в связанных документах — программа подхватывает их при каждом расчёте, поэтому их полнота важнее, чем кажется на старте.

Не меняйте настройку налогообложения у начислений после того, как по ним уже прошли расчёты за закрытые месяцы — это исказит базу по НДФЛ и взносам.

Кадровые документы: приём, перевод, увольнение

Кадровые события оформляются в разделе Кадры. Каждое событие — отдельный документ, который хранит историю и служит основанием для расчёта.

Приём на работу. Кадры → Приёмы, переводы, увольнения → создать Приём на работу (или Приём на работу списком, если оформляете сразу нескольких). В документе указываете:

1. Сотрудника и дату приёма.
2. Подразделение, должность, вид занятости (основное место / совместительство / внешнее совместительство).
3. График работы.
4. Оклад или тариф и плановые начисления на вкладке с оплатой.

Проведённый документ фиксирует плановый фонд оплаты труда — именно эти суммы потом подхватит расчёт.

Кадровый перевод оформляется тем же журналом, когда меняется должность, оклад, подразделение или график. Не исправляйте старый приём задним числом — создавайте перевод с нужной даты, иначе развалится история.

Увольнение — документ Увольнение с датой и статьёй ТК РФ. Он автоматически инициирует расчёт при увольнении: компенсацию за неиспользованный отпуск и, если нужно, удержание за отгулянный авансом.

Графики работы и учёт отработанного времени

Чтобы зарплата считалась корректно, у каждого сотрудника должен стоять график. Графики создаются в разделе Настройка (или Кадры) — пятидневка, сменный, сокращённый. График опирается на производственный календарь и сам считает норму часов и дней по месяцам.

Фактическое время в ЗУП учитывается «методом отклонений»: программа считает, что сотрудник отработал по графику, а вы вводите только отклонения — то, что идёт иначе.

Отклонения оформляются отдельными документами в разделе Зарплата или Кадры:

• 🏖 Отпуск — ежегодный, без сохранения оплаты, по уходу за ребёнком.
• 🤒 Больничный лист — подтягивается из СФР по номеру ЭЛН; расчёт пособия программа делает сама по данным о заработке за два года.
• ✈️ Командировка, Прогул, неявка, Работа в выходной, Сверхурочная работа .

Если на предприятии нужен сводный табель, формируйте его в разделе отчётов по кадрам (форма Т-13). Табель не вводит данные в расчёт — он собирает уже отражённое время и служит для проверки перед начислением.

Метод отклонений экономит силы: не нужно каждый месяц проставлять «восьмёрки» по всем сотрудникам. Но у него есть обратная сторона — если забыть ввести отпуск или прогул, программа молча начислит полный оклад. Поэтому перед расчётом полезно пробежать журналы отклонений и штатные графики: всё, что отличалось от нормы, должно быть оформлено документом.

Начисление зарплаты и удержаний

Главный документ месяца — Зарплата → Начисление зарплаты и взносов (в некоторых релизах — Начисления → Начисление зарплаты и взносов). Создаёте его одним документом на организацию или по подразделениям, указываете месяц и нажимаете Заполнить.

Программа за один проход рассчитывает:

• Начисления — оклад по отработанному времени, премии, доплаты, оплату отпусков и больничных (если не рассчитаны отдельными документами).
• НДФЛ — по вкладке с налогом, с учётом стандартных вычетов на детей, заявленных в карточке сотрудника.
• Удержания — алименты, профсоюзные взносы, удержания по исполнительным листам.
• Страховые взносы — по единому тарифу (с 2023 года ПФР и ФСС объединены в Социальный фонд России, СФР; тариф общий).

Как читать результат:

Если увидели расхождение, не правьте суммы руками в документе. Найдите причину: не введённое отклонение, неверный оклад в кадровом документе, незаявленный вычет. Исправьте источник и перезаполните начисление.

Межрасчётные выплаты (разовые премии, матпомощь, отпускные в середине месяца) оформляются своими документами до основного расчёта — тогда они корректно войдут в базу по НДФЛ и взносам.

Выплата зарплаты: аванс, ведомости, зарплатный проект

Выплаты оформляются в разделе Выплаты. Сумма к выплате — это начисления минус НДФЛ и прочие удержания.

По Трудовому кодексу (ст. 136 ТК РФ) зарплата выплачивается не реже чем каждые полмесяца, поэтому в ЗУП два круга выплат: аванс (первая половина месяца) и окончательный расчёт.

Способ выплаты задаёт вид ведомости:

Порядок:

1. Выплаты → Ведомости в банк (или нужного вида) → Создать.
2. Указываете месяц, тип выплаты (Аванс / Зарплата за месяц / Отпуск / Больничный) и организацию.
3. Нажимаете Заполнить — программа подтянет сотрудников и суммы к выплате.
4. По ведомости в банк формируете файл для зарплатного проекта.

Аванс в ЗУП настраивается в плановых начислениях сотрудника: фиксированной суммой, процентом от тарифа или расчётом за первую половину месяца. Второй вариант точнее всего, но требует вводить отклонения до аванса.

После фактической выплаты ведомость закрывает задолженность и фиксирует дату получения дохода — она важна для НДФЛ-отчётности. Если выплата не состоялась (сотрудник не пришёл за наличными), в ведомости отмечают депонирование — тогда сумма не считается выплаченной и переносится на следующий раз.

Отчётность по зарплате: СФР, НДФЛ, взносы

Раздел Отчётность, справки собирает все регламентные отчёты. С 2023 года состав сильно поменялся — ориентируйтесь на актуальный список:

• 📄 ЕФС-1 — единая форма в СФР. Объединила СЗВ-ТД (трудовая деятельность), СЗВ-СТАЖ (стаж), ДСВ-3 и 4-ФСС (взносы на травматизм). Разные подразделы сдаются в разные сроки: сведения о приёме и увольнении — на следующий рабочий день, остальные кадровые мероприятия — до 25-го числа следующего месяца, раздел по травматизму — ежеквартально. ЗУП формирует каждый подраздел отдельным документом, собирая их в одну форму при отправке.
• 📄 Персонифицированные сведения о физических лицах — ежемесячно в налоговую до 25-го числа (заменили СЗВ-М).
• 📄 РСВ — расчёт по страховым взносам, ежеквартально.
• 📄 6-НДФЛ — ежеквартально, с приложением справок о доходах по итогам года.
• 📄 Уведомление об исчисленных суммах — по НДФЛ в рамках единого налогового платежа, подаётся в установленные сроки месяца.

Все отчёты заполняются по кнопке и проверяются встроенным контролем перед отправкой. Если подключён 1С-Отчётность, сдаёте прямо из программы; иначе выгружаете файл.

Для внутреннего контроля и выдачи сотрудникам пригодятся:

• 🧾 Расчётный листок — Зарплата → Отчёты по зарплате → Расчётные листки.
• 📊 Анализ зарплаты по сотрудникам, Свод начислений и удержаний — сверяют фонд оплаты, НДФЛ и взносы за период.
• 📋 Справка о доходах (2-НДФЛ) для сотрудника — формируется из отчётов по НДФЛ.

Частые ошибки при работе в ЗУП

• ❌ Исправление старых документов задним числом вместо ввода перевода/доначисления — ломает историю и пересчитывает закрытые периоды.
• ❌ Ручная правка сумм в начислении — при следующем перезаполнении они слетят; правьте источник.
• ❌ Не перенесён производственный календарь на новый год — норма времени считается с нулём, оклад недоплачивается.
• ❌ Отклонения введены после расчёта зарплаты — отпуск или больничный не попал в месяц; придётся делать перерасчёт.
• ❌ Разные настройки налогообложения у одинаковых по смыслу начислений — путаница в базе НДФЛ и взносов.