Кадровый учёт в 1С:ЗУП изнутри: от карточки сотрудника до отчёта в СФР

Кадры в 1С работают по одному правилу: любое событие в жизни сотрудника оформляется документом, а не правкой карточки. Приём, перевод, отпуск, увольнение — это документы в разделе Кадры. При проведении они записывают кадровую историю на дату, и уже из неё программа берёт должность, подразделение, оклад и график для расчёта зарплаты и отчётов.

Полноценный кадровый учёт ведут в 1С:Зарплата и управление персоналом 3.1 (ЗУП). В 1С:Бухгалтерии 3.0 есть его облегчённый вариант: приём, перевод и увольнение без штатного расписания. Ниже — как связаны справочники, документы, штатка и расчёт в обеих программах.

Из чего состоит кадровый учёт в 1С: справочники и объекты

Основа — несколько справочников, которые ссылаются друг на друга. Если понять их связь, половина «странностей» программы объясняется сама.

Физическое лицо и сотрудник — не одно и то же

Это главный момент, на котором путаются новички.

• 👤 Физическое лицо — человек. Он один на всю базу, даже если работает в трёх организациях холдинга.
• 💼 Сотрудник — его место работы. У одного физлица может быть несколько сотрудников: основное место, внутреннее совместительство, работа в другой организации той же базы.

Пример. Иванова работает бухгалтером на полную ставку и по совместительству кассиром в той же организации. В базе будет одно физлицо «Иванова А. П.» и два элемента справочника «Сотрудники». Начисления, табель и стаж по совместительству ведутся отдельно. А НДФЛ, вычеты и взносы считаются по физлицу в целом — иначе неверно определится предельная база и шкала налога.

Карточка сотрудника — витрина, а не источник

Карточка показывает текущие должность, подразделение и оклад. Но поля «Должность» и «Подразделение» в ней не редактируются вручную: они заполнены последним проведённым кадровым документом. Хотите поменять — оформляйте перевод. Ручная правка, если бы она была возможна, сломала бы историю: расчёт за прошлые месяцы не понимал бы, где человек работал в тот период.

Как кадровые документы двигают данные: документооборот и регистры

Кадровые документы в ЗУП 3.1 собраны в журнале Кадры → Приемы, переводы, увольнения. Отпуска, больничные и командировки — в отдельных журналах раздела Кадры и Зарплата.

Основные документы и что они записывают

Унифицированные формы Т-1, Т-5, Т-6, Т-8 и Т-2 из постановления Госкомстата № 1 с 2013 года не обязательны: организация может утвердить свои бланки. В 1С печатаются именно унифицированные формы, потому что ими пользуется большинство.

Регистры: почему порядок дат так важен

Под капотом кадровые данные лежат в периодических регистрах сведений. Каждая запись — «с такой-то даты у сотрудника такая-то должность, подразделение, оклад». Когда программе нужно узнать, где работал человек 14 марта, она берёт срез последних записей на эту дату.

Количественные данные — остатки дней отпуска, суммы начислений и удержаний, задолженность по зарплате — хранятся в регистрах накопления. Они копят приход и расход: начислили отпуск в 28 дней — к остатку прибавилось, оформили документ «Отпуск» на 14 дней — убыло.

Из этого следуют практические выводы:

1. 📅 Документ задним числом меняет данные с его даты. Перевод от 1 марта, введённый 20 апреля, повлияет на мартовскую и апрельскую зарплату.
2. 🔁 Если зарплата за эти месяцы уже начислена, программа покажет перерасчёт. Его нужно провести, иначе разница не попадёт в расчёт.
3. 🗑 Если по сотруднику уже есть более поздние кадровые документы, отменять приём бессмысленно: сначала разбирают поздние документы, в обратном порядке.

Штатное расписание в 1С: как его включить и автоматизировать

В ЗУП 3.1 штатное расписание — опция. Включается она в Настройка → Кадровый учет. Там же три связанных флажка:

• ✅ ведётся штатное расписание — появляется раздел штатки и позиции;
• ✅ автоматическая проверка кадровых документов на соответствие штатному расписанию — программа не даст принять человека на несуществующую или занятую позицию;
• ✅ ведётся история изменения штатного расписания — штатка меняется документами, и видно, какой она была на любую дату.

Позиция штатного расписания

Единица штатки — позиция: подразделение + должность + количество ставок + оклад и надбавки + график. Например, «Бухгалтерия / Бухгалтер / 3 ставки / оклад 65 000 руб.».

При включённой истории позиции создают и меняют двумя документами:

1. Утверждение штатного расписания — первичное утверждение или полный пересмотр.
2. Изменение штатного расписания — точечные правки: добавили ставку, изменили оклад, закрыли позицию.

Сам список лежит в Кадры → Штатное расписание. Оттуда же печатается форма Т-3.

Как штатка автоматизирует кадровые документы

Когда позиция задана, документ «Прием на работу» заполняет начисления, оклад и график сам — по выбранной позиции. Кадровику остаётся указать дату и вид занятости.

При изменении оклада в позиции программа предлагает изменить оплату труда всем, кто на ней работает. Если в позиции 3 бухгалтера, правка штатки и пересчёт их окладов делаются за один проход, без трёх отдельных приказов.

Когда штатку можно не включать

Для организации на 5–10 человек со стабильной структурой штатное расписание в программе — лишняя работа. Сам документ по ТК РФ всё равно нужен, но его можно вести вне базы. Включать опцию стоит, когда есть вакансии, несколько подразделений с одинаковыми должностями или регулярные пересмотры окладов.

Как кадры связаны с расчётом зарплаты и НДФЛ

Это то, ради чего кадровый учёт в 1С вообще встроен в расчётную программу. Кадровик и расчётчик работают с одними данными.

Плановые начисления

В документе приёма или перевода на вкладке оплаты труда указывают плановые начисления: оклад, надбавки, премии с процентом. Они записываются в историю так же, как должность. Документ «Начисление зарплаты и взносов» (Зарплата → Начисление зарплаты и взносов) при заполнении сам подбирает всех, у кого есть плановые начисления в месяце, и считает их по отработанному времени.

Время: график и табель

Норму времени дают график работы из кадрового документа и производственный календарь . Отклонения — отпуска, больничные, прогулы — программа берёт из документов отсутствия. Табель (Зарплата → Табели) вводят, только если нужно отразить то, чего нет в документах: сверхурочные, работу в выходные по суммированному учёту, неявки без документа.

Пример: перевод в середине месяца

Сотрудника перевели с повышением оклада с 60 000 до 75 000 руб. В месяце 22 рабочих дня: 10 он отработал на старой должности, 12 — на новой.

• Старый оклад: 60 000 / 22 × 10 = 27 272,73 руб.
• Новый оклад: 75 000 / 22 × 12 = 40 909,09 руб.
• Итого начислено: 68 181,82 руб.

В документе начисления будут две строки — по старому и по новому окладу, каждая со своим периодом. Это видно сразу и легко проверить.

Налоги и взносы

НДФЛ и страховые взносы считаются в том же документе начисления. Программа берёт статус налогового резидента, вычеты из заявлений и тарифы взносов организации. Для НДФЛ действует прогрессивная шкала по главе 23 НК РФ, и доход считается нарастающим итогом по физлицу. Поэтому снова пригодится правило «одно физлицо — один человек»: дубль физлица разорвёт этот итог.

Отчёты в СФР, ФНС и военкомат из кадровых данных

Кадровые документы — источник для обязательной отчётности. Если история заполнена честно, отчёты собираются почти без ручной правки.

ЕФС-1: кадровые мероприятия

С 2023 года Пенсионный фонд и ФСС объединены в Социальный фонд России (СФР), и сведения о трудовой деятельности сдаются в составе формы ЕФС-1. Это бывшая СЗВ-ТД, основание — ст. 66.1 ТК РФ.

Сроки, которые нужно держать в голове:

В ЗУП 3.1 сведения ЕФС-1 формируются из кадровых документов. Кадровик видит список мероприятий, которые ещё не отправлены, и создаёт по ним отчёт. Отсюда простое правило: проводите приказ о приёме в день его издания. Документ, введённый через неделю, даст опоздание со штрафом.

Отчёты в ФНС

• 📊 6-НДФЛ и расчёт по страховым взносам (РСВ) — собираются из начислений, а значит, из кадровых данных о периодах работы.
• 📨 Персонифицированные сведения о физлицах — ежемесячно, по сотрудникам, у которых были выплаты.

Регламентированные отчёты находятся в Отчетность, справки → 1С-Отчетность.

Воинский учёт и статистика

Воинские данные заполняются в карточке физлица. По ним программа формирует сведения для военкомата и список военнообязанных. Отчёты для Росстата по численности и зарплате тоже строятся на кадровой истории и начислениях.

Внутренние кадровые отчёты

В разделе Кадры → Кадровые отчеты чаще всего нужны:

• «Штатные сотрудники» — кто работает на дату, с должностями и подразделениями;
• «Остатки отпусков» — сколько дней положено каждому на выбранную дату;
• «Личные данные сотрудников» — паспорта, СНИЛС, адреса одним списком для сверки.

Кадры в Бухгалтерии 3.0 и права доступа

Чем отличается кадровый учёт в БП 3.0

В 1С:Бухгалтерии 3.0 кадры лежат в разделе Зарплата и кадры. Документы те же по смыслу — приём, перевод, увольнение, — но набор возможностей проще:

• нет штатного расписания и позиций;
• нет отдельного документа изменения оплаты труда, оклад меняют кадровым переводом;
• учёт по совместителям, сменным графикам и сложным начислениям заметно скромнее.

Для небольшой фирмы со стабильным составом этого хватает. Когда людей больше нескольких десятков, есть вредные условия или сложная мотивация — кадры и зарплату переносят в ЗУП и синхронизируют с бухгалтерией обменом.

Кто что видит

Кадровые данные персональные, поэтому доступ к ним разделяют. В ЗУП есть отдельные профили групп доступа для кадровика и расчётчика: кадровик оформляет документы движения, расчётчик — начисления и выплаты. Если включено ограничение доступа на уровне записей, можно ограничить пользователя конкретными организациями или подразделениями. Настраивается это в Администрирование → Настройки пользователей и прав.

Типичные ошибки в кадровом учёте и как их не допустить

Ниже — то, что ломает и кадры, и расчёт. Каждая ошибка разобрана с причиной.

Частые вопросы