Учёт расходов в 1С:Бухгалтерии — от первички до закрытия месяца

Расход в 1С:Бухгалтерии 8.3 отражается первичным документом, который вы вводите в разделе Покупки или ОС и НМА, а программа сама формирует проводку в дебет затратного счёта — чаще всего 26, 20.01, 44.01 или 91.02. Выбор счёта и аналитики (статьи затрат, подразделения, номенклатурной группы) задаёте в самом документе, и от него зависит, попадёт ли сумма в себестоимость или в прочие расходы.

Разберём по шагам: какими документами оформляются покупки товаров, материалов и услуг, куда относить косвенные затраты и амортизацию, как закрыть счета в конце месяца и чем проверить, что ничего не повисло.

С каких счетов начинается учёт затрат

Затратные счета в плане счетов БП 3.0 делятся на прямые, косвенные и прочие. От того, на какой счёт вы отнесёте сумму, зависит момент её признания в расходах.

• 📦 20.01 «Основное производство» — прямые затраты, которые напрямую связаны с выпуском продукции или оказанием услуг.
• 🔧 23, 25 — вспомогательное производство и общепроизводственные расходы (нужны производственным компаниям).
• 🏢 26 «Общехозяйственные расходы» — аренда офиса, бухгалтерия, связь, управленческий персонал.
• 🛒 44.01 «Издержки обращения» — расходы на продажу в торговле: доставка, реклама, зарплата продавцов.
• 💸 91.02 «Прочие расходы» — проценты по кредитам, услуги банка, госпошлины, штрафы, списания.

Аналитику счёта задают субконто. У 26 и 44.01 это статьи затрат (справочник Статьи затрат) и подразделения; у 20.01 добавляется номенклатурная группа. Статья затрат важнее, чем кажется: именно её вид расходов определяет, учитывается ли сумма в налоге на прибыль и попадает ли в нужную строку декларации.

Способ списания косвенных расходов настраивается один раз: Главное → Налоги и отчёты → Налог на прибыль, а также в учётной политике — Главное → Учётная политика. Там указывается, относить ли 26 сразу на 90 (директ-костинг) или распределять на 20.

Поступление товаров и материалов

Покупку ценностей оформляют документом Поступление (акты, накладные, УПД) в разделе Покупки. Вид операции выбирают по кнопке Поступление: Товары (накладная, УПД) для перепродажи и Материалы для сырья и расходников.

Порядок ввода:

1. Откройте Покупки → Поступление (акты, накладные, УПД), нажмите Поступление и выберите вид операции.
2. Заполните шапку: контрагент, договор, склад, номер и дата накладной поставщика.
3. В табличной части подберите номенклатуру, укажите количество, цену и ставку НДС.
4. Проверьте счета учёта — у товаров это 41.01, у материалов 10.01 (колонка подставляется из регистра Счета учёта номенклатуры).
5. Зарегистрируйте счёт-фактуру внизу документа и проведите.

На этом этапе расхода в бухгалтерском смысле ещё нет — ценности встали на баланс как актив. Расход возникнет позже: товар спишется при продаже на 90.02, а материал — при передаче в производство или на нужды фирмы.

Передачу материалов оформляют документом Требование-накладная (Производство или Склад → Расход материалов). В нём на закладке Счёт затрат вы указываете, куда списать: 20.01, 25, 26 или 44 — с нужной статьёй затрат и подразделением.

Как провести расходы на услуги и работы

Для услуг, которые не оседают на складе (аренда, связь, консультации, доставка), в том же документе Поступление (акты, накладные, УПД) выбирают вид операции Услуги (акт, УПД).

Ключевое отличие от товаров: в табличной части сразу задаётся затратный счёт. Расход по акту признаётся в момент проведения — складской этап отсутствует.

1. Покупки → Поступление (акты, накладные, УПД), кнопка Поступление → Услуги (акт, УПД).
2. Укажите контрагента, договор и реквизиты акта.
3. В строке впишите содержание услуги, сумму и ставку НДС.
4. В колонке Счета учёта раскройте настройку: выберите счёт затрат (26, 44.01, 20.01 или 91.02), статью затрат и подразделение.
5. Зарегистрируйте счёт-фактуру и проведите документ.

Если в одной накладной и товар, и услуга (например, оборудование с доставкой), доставку оформляют отдельной строкой с видом Услуги либо включают в стоимость товара через документ Поступление доп. расходов.

Отдельный случай — услуги, которые оплачены подотчётником. Тогда расход отражают через Авансовый отчёт (Банк и касса → Авансовые отчёты): на закладке Товары или Прочее указывают номенклатуру услуги и затратный счёт. Проводка по расходу формируется с кредита 71.01.

Распределение косвенных затрат при закрытии месяца

Косвенные расходы (25, 26, 44) в течение месяца копятся на своих счетах, а переносятся на результат только при выполнении обработки Закрытие месяца (Операции → Закрытие месяца).

Как программа закрывает счета, зависит от учётной политики:

• Директ-костинг включён — весь 26 списывается напрямую на 90.08 «Управленческие расходы». Проводка: Дт 90.08 Кт 26.
• Директ-костинг выключен — 26 распределяется на 20.01 по выбранной базе (объём выпуска, оплата труда, материальные затраты). База задаётся в Главное → Учётная политика → Методы распределения косвенных расходов.

Счёт 25 всегда распределяется на 20, а 44.01 в торговле списывается на 90.07 «Расходы на продажу». Часть расходов на продажу (например, транспортные) может распределяться между проданным и остатком товара — это тоже настройка 44.

Для налога на прибыль важно деление затрат на прямые и косвенные. Прямые формируют себестоимость и признаются по мере продажи, косвенные списываются в периоде полностью. Перечень прямых расходов организация закрепляет сама — в 1С он задаётся в Главное → Налоги и отчёты → Налог на прибыль → Перечень прямых расходов. Если список пуст, программа при первом закрытии месяца предложит заполнить его по умолчанию. Затраты, не попавшие в перечень, программа считает косвенными.

Запускать закрытие нужно строго по порядку операций внутри обработки — 1С выстраивает их сама, достаточно нажать Выполнить закрытие месяца. Если в списке операция подсвечена красным, значит есть ошибка: не закрыта касса, отрицательный остаток на складе или не распределён расход.

После закрытия сформируйте Справку-расчёт (кнопка в самой обработке) — она покажет, как именно распределились косвенные расходы и по какой базе.

Амортизация и списание основных средств

Основные средства — расход особого рода: он признаётся не сразу, а частями через амортизацию в течение срока полезного использования.

Поступление ОС оформляют документом Поступление → Оборудование (ОС и НМА → Поступление оборудования), затем принимают к учёту документом Принятие к учёту ОС. В нём задают счёт затрат для амортизации (20.01, 26, 44.01), срок использования и способ начисления.

С 2022 года основные средства ведутся по ФСБУ 6/2020. Стоимостной лимит организация устанавливает сама; объекты ниже лимита списывают в расходы сразу при вводе в эксплуатацию — через Требование-накладную или документ Передача ОС.

Амортизация начисляется автоматически при закрытии месяца, операцией Амортизация и износ ОС:

Проверить расчёт можно отчётом ОС и НМА → Отчёты → Ведомость амортизации ОС. Если нужно прикинуть сумму заранее, воспользуйтесь калькулятором ниже.

Чем проверить, что расходы отражены верно

После проведения документов и закрытия месяца данные стоит сверить. Основной инструмент — Отчёты → Оборотно-сальдовая ведомость.

Что смотреть:

• ОСВ по счёту 26 (25, 44) — обороты по дебету показывают накопленные расходы, а сальдо на конец месяца должно быть нулевым после закрытия. Остаток означает, что расход не распределился.
• ОСВ по счёту 20.01 — здесь виден состав себестоимости по номенклатурным группам.
• Анализ счёта 90 и 91 — показывает, какие расходы ушли в финансовый результат.
• Отчёт Анализ субконто → Статьи затрат — удобно, чтобы увидеть все расходы в разрезе статей и понять структуру затрат.

Для налога на прибыль пригодится регистр Отчёты → Регистры налогового учёта и проверка, что виды статей затрат проставлены как «принимаемые к НУ». Расходы, не учитываемые при налогообложении (штрафы в бюджет, сверхнормативные), должны иметь статью с видом «не учитываемые в целях налогообложения» — тогда они не исказят базу.

Контрольный проход перед сдачей отчётности:

Расхождения бухгалтерского и налогового учёта (строки БУ, НУ, ПР, ВР в проводке) программа показывает прямо в движениях документа — кнопка Дт/Кт. Если по расходу возникла постоянная или временная разница, она отразится в соответствующей колонке; это нормально для затрат вроде представительских или процентов сверх лимита.

Частые ошибки при отражении расходов

Ошибки в учёте затрат чаще всего всплывают именно на закрытии месяца или при сверке ОСВ. Вот что встречается регулярно.

• Не заполнена статья затрат. Документ проводится, но при закрытии месяца или формировании декларации сумма «теряется». Проверяйте колонку субконто в проводке.
• Товар вместо материала. Если расходник оприходовали на 41, он не спишется требованием-накладной в затраты. Исправляется документом Перемещение или исходным поступлением.
• Услуга заведена с видом «Товары». Тогда сумма встаёт на склад как актив и не попадает в расходы периода. Нужен вид операции Услуги.
• Остаток на косвенном счёте. Сальдо на 26 или 44 после закрытия означает, что не настроена база распределения или не проведён документ выпуска.
• Неверная дата ввода ОС. Сдвигает начало амортизации на месяц и искажает расход.

Перед исправлением проводок задним числом сделайте резервную копию базы (Администрирование → Выгрузить информационную базу) и перепроведите период заново — ручная правка движений без перепроведения ведёт к рассинхронизации регистров.

Частые вопросы