Справка о доходах (2-НДФЛ) в 1С 8.3: формируем, печатаем и выгружаем

Чтобы распечатать 2-НДФЛ в 1С 8.3, откройте документ «2-НДФЛ для сотрудников»: в 1С:ЗУП 3.1 он лежит в разделе Отчётность, справки, в 1С:Бухгалтерии 3.0 — в разделе Зарплата и кадры. Выберите организацию, сотрудника и год, нажмите Заполнить, проведите документ и отправьте на печать кнопкой Печать.

Одна оговорка про название. Годовую 2-НДФЛ для налоговой с 2021 года отменили — сведения о доходах теперь уходят в составе расчёта 6-НДФЛ (приложение № 1). А вот справка, которую вы выдаёте работнику на руки, осталась. Официально она называется «Справка о доходах и суммах налога физического лица» (форма по КНД 1175018), но в быту и в самой 1С её по-прежнему зовут 2-НДФЛ. Ниже — именно про эту справку: как её сформировать, настроить и распечатать.

Где в 1С 8.3 лежит 2-НДФЛ и как справка называется теперь

Документ, который печатает справку сотруднику, есть во всех «зарплатных» конфигурациях на платформе 8.3. Пути отличаются по разделам:

В 1С:Управление торговлей, Рознице и УНФ без модуля зарплаты такого документа нет — НДФЛ там не считают, поэтому и справку формировать негде.

Раньше рядом был второй документ — «2-НДФЛ для передачи в ИФНС». Он формировал годовой файл выгрузки с признаком 1 или 2. После перехода на 6-НДФЛ этот документ для текущих периодов не используют: за 2021 год и позже сведения в налоговую подаются в приложении № 1 к годовому 6-НДФЛ. Если открываете старую базу и видите оба документа — для выдачи работнику нужен именно «2-НДФЛ для сотрудников».

Что входит в справку: разделы и коды доходов

Прежде чем печатать, полезно понимать, из чего справка собирается — так проще заметить ошибку при проверке табличной части.

Справка о доходах состоит из нескольких блоков:

• Данные о налоговом агенте — реквизиты вашей организации: ИНН, КПП, наименование, ОКТМО. Подтягиваются из карточки организации.
• Данные о физическом лице — ФИО, ИНН, дата рождения, статус налогоплательщика, паспорт. Берутся из карточки сотрудника.
• Доходы по месяцам — суммы с разбивкой по кодам дохода. Зарплата идёт по коду 2000, отпускные — 2012, больничный за счёт работодателя — 2300, премии — 2002.
• Вычеты — стандартные (на детей — коды 126, 127 и далее), имущественные и социальные, если сотрудник приносил уведомление.
• Общие суммы — итоговый доход, налоговая база, исчисленный, удержанный и перечисленный налог.

Если видите, что доход «склеился» в один код или отпускные встали как зарплата, проблема обычно в том, как настроено начисление: у него не указан код дохода НДФЛ. Это правится в карточке вида начисления, после чего справку переформировывают.

Что проверить перед формированием справки

Справка собирает данные из регистров учёта НДФЛ. Если зарплата за нужный период не рассчитана или не выплачена, суммы в справке будут неполными. Поэтому перед печатью стоит пробежаться по короткому списку.

• 📅 Все начисления за год проведены (нет документов-черновиков).
• 💰 Ведомости на выплату зарплаты проведены — удержанный налог попадает в справку по дате выплаты дохода.
• 🧾 В карточке физлица заполнены ИНН, паспорт и адрес — без них справка сформируется, но часть реквизитов останется пустой.
• 🏢 Выбрана правильная организация, если в базе их несколько.

Отдельно проверьте удержание налога. Частая ситуация: доход начислен, НДФЛ исчислен, но ведомость на выплату не проведена — тогда в справке будет исчисленный налог без удержанного. Для аналитики удобен отчёт Анализ НДФЛ по месяцам (в ЗУП — раздел Налоги и взносы): он покажет исчисленный, удержанный и перечисленный налог помесячно.

Формируем и печатаем 2-НДФЛ сотруднику: по шагам

Порядок одинаковый для ЗУП и Бухгалтерии — различается только раздел, откуда открываете документ.

1. Откройте список 2-НДФЛ для сотрудников и нажмите Создать.
2. В шапке выберите Организацию и укажите Год, за который нужна справка.
3. В поле Сотрудник выберите работника. Если справка нужна по нескольким физлицам, оставьте поле пустым — об этом в разделе про пакетную печать.
4. Нажмите Заполнить. Программа подтянет доходы, вычеты и суммы налога из учётных данных.
5. Проверьте табличную часть: суммы дохода по кодам, стандартные и имущественные вычеты, исчисленный и удержанный налог.
6. Проведите документ кнопкой Провести.
7. Нажмите Печать и выберите печатную форму справки о доходах. Откроется форма КНД 1175018 — её можно вывести на принтер или сохранить.

Перед печатью всегда проводите документ: непроведённая справка может показывать неактуальные суммы, если данные учёта менялись после заполнения.

Повторно печатать справку заново не нужно: все созданные документы сохраняются в списке 2-НДФЛ для сотрудников. Найдите нужный по сотруднику и году, откройте и снова нажмите Печать. Если с момента создания данные учёта поменялись, нажмите Заполнить ещё раз и перепроведите — иначе распечатаете старые суммы.

Количество экземпляров и необходимость подписи руководителя регулируются в самой печатной форме при выводе на принтер. Справку заверяют подписью уполномоченного лица; печать организации не обязательна, но многие кадровики по привычке её ставят.

Перед выводом на бумагу пробегитесь глазами по табличной части ещё раз: сверьте общий доход с тем, что сотрудник получил за год, и убедитесь, что удержанный налог не меньше исчисленного. Расхождение между исчисленным и удержанным — это обычно не ошибка справки, а незакрытая выплата, и чинится она в учёте, а не правкой самого документа.

Настройки печати, год и признак справки

В шапке документа есть всё, что влияет на содержание справки.

• Год — определяет период, за который собираются доходы. За прошлые годы справку тоже можно сделать, если данные в базе сохранились.
• Организация — если сотрудник работал в нескольких организациях базы, по каждой формируется своя справка.
• Статус налогоплательщика — резидент / нерезидент; подтягивается из карточки физлица и влияет на ставку и расчёт.

Про признак справки. Признаки «1», «2», «3», «4» относятся к сведениям, которые уходят в налоговую в составе 6-НДФЛ: признак «1» — обычные сведения, признак «2» — о невозможности удержать налог. В справке, которую вы выдаёте работнику на руки, поля «признак» нет — это документ для физлица, а не для ИФНС. Поэтому если вам нужно подать в налоговую сведения о неудержанном налоге, работайте не с «2-НДФЛ для сотрудников», а с годовым 6-НДФЛ.

Печать 2-НДФЛ сразу на нескольких сотрудников

Когда справки нужны целому отделу или всем уволенным за год, не нужно создавать документ на каждого.

1. Создайте новый документ 2-НДФЛ для сотрудников, укажите организацию и год.
2. Поле Сотрудник оставьте пустым.
3. Нажмите Заполнить — программа соберёт справки по всем физлицам с доходами за год.
4. В списке сотрудников отметьте флажками нужных (или выделите всех).
5. Нажмите Печать — справки по отмеченным сотрудникам уйдут на печать пакетом.

Так удобно закрывать массовые запросы: например, перед сдачей годовой отчётности или когда бухгалтерию просят раздать справки всему штату. Для выгрузки в файл сразу по нескольким работникам тоже подходит этот режим — см. следующий раздел.

Если сотрудников в списке очень много, печать лучше запускать не всех сразу, а партиями по отделам: так проще сверить, что ни одна справка не потерялась, и не перегрузить очередь принтера.

Электронная выгрузка и отправка справки

Справку не обязательно печатать на бумаге — из формы её можно сохранить в файл или отправить работнику в электронном виде.

• 💾 Сохранить в файл. В открытой печатной форме нажмите Сохранить (значок дискеты) и выберите формат — обычно PDF или таблица. PDF удобно отправить по почте или через мессенджер.
• 📧 Отправить по email. Если в базе настроена учётная запись электронной почты (Администрирование → Органайзер → Настройка системной учётной записи), справку можно отправить прямо из печатной формы кнопкой отправки письма.
• 🗂 Выгрузка для ИФНС. Отдельный файл выгрузки 2-НДФЛ в налоговую сейчас не формируют: эти сведения ушли в 6-НДФЛ. Электронная выгрузка в формате ФНС относится к расчёту 6-НДФЛ, а не к справке сотруднику.

Работник может получить свою справку и без вас — через личный кабинет на сайте ФНС, куда сведения попадают после сдачи годового 6-НДФЛ. Но за текущий, ещё не сданный год такой справки в кабинете не будет, и тогда остаётся только документ из 1С.

Если справку уже выдали, а потом нашли ошибку в суммах, не правьте распечатанный экземпляр от руки. Исправьте данные в учёте (например, доначислите доход или проведите пропущенную ведомость), переформируйте документ 2-НДФЛ для сотрудников и выдайте новую справку с актуальной датой. Для работника это просто свежая справка; никаких «корректирующих» признаков, как при сдаче в налоговую, в ней нет.

Почему 2-НДФЛ не заполняется или суммы расходятся

Большинство проблем со справкой — это не ошибки программы, а незакрытые данные учёта. Разберём по симптомам.

Ещё один источник расхождений — ручные корректировки регистров НДФЛ документом Операция учёта НДФЛ. Если кто-то правил суммы вручную, справка покажет именно скорректированные данные, и они могут не совпасть с расчётными. В спорных случаях сверяйте справку с отчётом по НДФЛ, а не наоборот.

Частые вопросы