Печать документов в 1С 8.3: от кнопки «Печать» до комплектов, PDF и почты

Чтобы распечатать документ в 1С, откройте его, нажмите в верхней панели кнопку Печать и выберите нужную форму: например, «Счёт-фактура» или «Товарная накладная (ТОРГ-12)». Откроется предварительный просмотр. В нём ещё раз нажмите Печать или клавиши Ctrl+P и выберите принтер.

Так это работает в любой типовой конфигурации на платформе 1С:Предприятие 8.3 с интерфейсом «Такси»: в Бухгалтерии 3.0, ЗУП 3.1, УТ 11. Механизм печати у них общий, поэтому порядок действий одинаков. Различаются только наборы печатных форм. Типичная ситуация: менеджер провёл реализацию, а покупатель ждёт у кассы накладную и счёт-фактуру в двух экземплярах.

Подготовка принтера и параметров страницы перед печатью

1С не печатает сама: она передаёт табличный документ в Windows, а дальше работает драйвер принтера. Поэтому сначала проверьте, что принтер печатает тестовую страницу из Windows. Если не печатает Блокнот — не будет печатать и 1С.

🖨️ Что проверить до первой печати:

• принтер установлен в Windows и выбран по умолчанию (Параметры → Bluetooth и устройства → Принтеры и сканеры);
• драйвер поставлен с сайта производителя, а не «универсальный», если печать искажается;
• при работе через удалённый рабочий стол (RDP) у пользователя включено перенаправление принтеров;
• в системе есть шрифт Arial: на нём построено большинство типовых макетов.

Параметры страницы в 1С

Поля, ориентацию и масштаб задают прямо в окне предварительного просмотра. Откройте главное меню (кнопка с тремя полосками слева вверху) и выберите Файл → Параметры страницы.

Двусторонняя печать и лоток для бумаги часто задаются не в 1С, а в свойствах самого принтера. Кнопка перехода к ним есть рядом с выбором принтера.

Как распечатать документ в 1С из его формы

Это базовый сценарий: один документ, одна или несколько печатных форм.

1. Откройте документ из журнала или списка двойным щелчком.
2. Если документ новый — нажмите Провести. Многие формы печатаются и без проведения, но данные в них могут быть неполными.
3. Нажмите в командной панели Печать (значок принтера со стрелкой вниз).
4. Выберите форму из списка. В Бухгалтерии для реализации это, например, «Товарная накладная (ТОРГ-12)», «Универсальный передаточный документ (УПД)», «Счёт-фактура».
5. В окне просмотра проверьте суммы, реквизиты и подписантов.
6. Укажите число экземпляров в поле Копий.
7. Нажмите Печать в окне просмотра или Ctrl+P и подтвердите выбор принтера.

Правка текста перед печатью

В окне предварительного просмотра таблицу можно отредактировать вручную: переключите режим редактирования (кнопка с карандашом в панели просмотра), исправьте ячейку и печатайте.

Ручная правка уместна для мелочей: дописать номер доверенности, поправить опечатку в адресе доставки, добавить строку «Оплата по договору № 15».

Печать отчёта

Отчёты (оборотно-сальдовая ведомость, акт сверки, книга продаж) печатаются так же: сформируйте отчёт, затем Ctrl+P или главное меню Файл → Печать. Перед этим загляните в Файл → Параметры страницы: ОСВ с десятком колонок почти всегда требует альбомной ориентации.

Массовая печать документов списком и комплектом

Печатать сто накладных по одной незачем. В типовых конфигурациях печать работает и прямо из списка.

1. Откройте список документов, например Продажи → Реализация (акты, накладные, УПД) в Бухгалтерии.
2. Отберите нужные строки: по дате, контрагенту или организации через поиск и отборы.
3. Выделите документы: Ctrl+A — все, Ctrl+щелчок — по одному, Shift+щелчок — диапазон.
4. Нажмите Печать над списком и выберите форму.
5. Все выбранные документы откроются в одном окне просмотра, каждый с новой страницы. Отправьте их на печать одной командой.

Комплект документов

Если на одну отгрузку нужно сразу несколько форм (накладная в двух экземплярах, счёт-фактура в одном, акт в двух), используйте пункт Комплект документов в меню Печать. В окне комплекта отмечают нужные формы и задают число копий для каждой. Настройку можно сохранить, и в следующий раз комплект печатается одной кнопкой.

📦 Когда комплект особенно экономит время:

• ежедневные отгрузки постоянным покупателям с одинаковым набором бумаг;
• конец месяца, когда печатают акты и счета-фактуры по всем клиентам разом;
• склад, где кладовщик печатает пакет документов на каждую машину.

Настройка печатной формы: макет, логотип, подписи

Типовые формы можно менять без программиста, если изменения касаются оформления: шрифта, текста, расположения полей.

Где редактировать макет

Путь в Бухгалтерии 3.0, ЗУП 3.1 и УТ 11 одинаковый: Администрирование → Печатные формы, отчеты и обработки → Макеты печатных форм. Найдите нужный макет поиском по названию, откройте его, внесите правки и запишите.

Второй путь — прямо из окна просмотра: в меню Ещё есть команда перехода к изменению макета текущей формы.

🛠️ Что можно сделать в макете самостоятельно:

• изменить шрифт , размер и выравнивание текста;
• дописать постоянную фразу, например условия гарантии в счёте;
• поменять ширину колонок и высоту строк;
• убрать лишнюю строку или колонку оформления.

Изменённый макет хранится отдельно от типового. Поэтому обновление конфигурации его не затирает. Но после крупного обновления фирма может поменять форму, а у вас останется старая версия. В списке макетов изменённые помечены, и для каждого есть команда Использовать стандартный макет — так легко вернуться к типовому варианту.

Логотип, печать и факсимиле

В Бухгалтерии 3.0 логотип и изображения подписей загружают в карточку организации: Главное → Организации, раздел «Логотип и печать». После этого в меню Печать у счёта на оплату появляется вариант с печатью и подписями, удобный для отправки по почте.

Если нужна совсем другая форма

Когда меняется не оформление, а логика (новые поля, расчёты, данные из других документов), макета мало. Программист делает внешнюю печатную форму (файл .epf) или расширение конфигурации . Внешние формы подключают в Администрирование → Печатные формы, отчеты и обработки → Дополнительные отчеты и обработки. После подключения форма появится в меню Печать нужного документа рядом с типовыми.

Сохранение печатной формы в PDF и отправка по электронной почте

Распечатанный документ часто нужен в электронном виде: покупатель просит скан счёта, бухгалтер на удалёнке пересылает акт.

Сохранить в файл

1. Сформируйте печатную форму, как для печати.
2. В окне просмотра нажмите кнопку Сохранить (значок дискеты).
3. Отметьте формат: PDF, Excel (XLSX), Word (DOCX), табличный документ 1С (MXL) и другие.
4. Выберите, куда сохранить: в папку на компьютере или присоединить файл к документу в базе.
5. При массовой печати включите упаковку в архив — получите один ZIP вместо десятков файлов.

Отправить по почте прямо из 1С

Кнопка Отправить (значок конверта) в окне просмотра формирует письмо с вложением. Перед первым использованием настройте учётную запись почты: Администрирование → Органайзер, далее настройка учётных записей электронной почты. Укажите адрес, пароль приложения и серверы, которые даёт ваш почтовый сервис.

После настройки порядок такой:

1. Нажмите Отправить в окне просмотра.
2. Выберите формат вложения (обычно PDF).
3. Проверьте адрес: 1С подставит e-mail из контактной информации контрагента, если он там заполнен.
4. Допишите текст письма и отправьте.

Если e-mail у контрагента не заполнен, впишите его в карточку один раз. Дальше 1С будет подставлять его сама.

Почему 1С не печатает документ: разбор частых сбоев

Большинство проблем с печатью — не ошибки 1С, а настройки Windows, драйвера или сессии удалённого рабочего стола. Подберите свой симптом.

Если ничего не помогло

Проверьте, печатает ли эту форму другой пользователь на другом компьютере.

• 🖥️ У другого печатает — проблема в рабочем месте: драйвер, принтер по умолчанию, профиль Windows.
• 📄 Не печатает ни у кого и только эта форма — сломан изменённый макет или внешняя печатная форма. Верните стандартный макет командой Использовать стандартный макет и проверьте снова.
• 🧩 Ошибка появилась сразу после обновления конфигурации — обновите внешние печатные формы у поставщика: старая версия может не подходить к новому релизу.

Как обходной путь, сохраните форму в PDF и распечатайте её из программы просмотра PDF. Это не лечит причину, но позволяет отдать документ покупателю прямо сейчас.

Частые вопросы