Печать доверенности на получение ТМЦ в 1С: от создания документа до бланка М-2

Чтобы распечатать доверенность в 1С:Бухгалтерии, откройте Покупки → Доверенности, создайте документ или введите его на основании поступления, затем нажмите Печать и выберите бланк — М-2 или М-2а. Форма откроется на экране, оттуда её отправляют на принтер кнопкой печати (или Ctrl+P).

Если доверенность уже заведена раньше, печать идёт за два клика: находите документ в списке и жмёте Печать. Ниже — как заполнить документ без ошибок, чем отличаются М-2 и М-2а, как настроить бланк под свою организацию и что делать, когда печатная форма выходит неполной.

Какую форму доверенности выбрать: М-2 или М-2а

Обе формы утверждены постановлением Госкомстата № 71а и применяются для получения товарно-материальных ценностей у поставщика через представителя — кладовщика, экспедитора, водителя. С 2013 года унифицированные формы не обязательны, но М-2 и М-2а удобны и принимаются контрагентами, поэтому их используют по умолчанию.

Разница между бланками — в наличии корешка:

• 📄 М-2 — с отрывным корешком. Корешок остаётся в книге учёта доверенностей, на нём расписывается получатель. Подходит, когда доверенности выдают эпизодически.
• 📑 М-2а — без корешка. Выдачу регистрируют в отдельном журнале учёта выданных доверенностей. Форму берут там, где доверенности оформляют регулярно и потоком.

Если организация отказалась от унифицированных форм и утвердила свой бланк доверенности приказом по учётной политике, его тоже можно подключить в 1С отдельным макетом. Но на практике менять М-2/М-2а почти никто не стал: форма привычна поставщикам, и спорных ситуаций с ней не возникает. Для разового получения ценностей достаточно и доверенности в свободной форме на бланке организации — закон конкретный вид не навязывает.

Как создать доверенность в 1С:Бухгалтерии

Документ находится в разделе Покупки → Доверенности. Создать его можно двумя путями — с нуля или на основании документа поступления (так быстрее и без ручного ввода номенклатуры).

Вариант с нуля:

1. В списке доверенностей нажмите Создать.
2. Укажите организацию-доверителя и дату. Дата обязательна: доверенность без даты составления ничтожна по статье 186 ГК РФ.
3. Выберите контрагента — поставщика, у которого получаете ценности, и договор.
4. В поле физического лица выберите сотрудника, на которого оформляете доверенность. Если его нет в справочнике — заведите карточку с паспортными данными: они попадут в бланк.
5. В табличной части перечислите ТМЦ: наименование, единицу измерения, количество. Можно указать номер и дату документа-основания (счёт, накладная).
6. Задайте срок действия. Если поле оставить пустым, по ГК доверенность действует год со дня составления; на практике для М-2 ставят 10–15 дней.
7. Проведите документ кнопкой Провести.

Вариант на основании: откройте Поступление (акт, накладная) или Заказ поставщику, нажмите Создать на основании → Доверенность. Номенклатура и контрагент подтянутся автоматически — останется выбрать сотрудника и срок.

Несколько нюансов по заполнению:

• 📋 Перечень ТМЦ. Чем точнее описаны ценности и количество, тем меньше вопросов у поставщика. Если точное количество неизвестно, пишут «согласно счёту №…» и указывают документ-основание — тогда получают по факту отгрузки.
• 👥 Получатель — не штатный сотрудник. Доверенность можно оформить и на человека, который не в штате (например, водителя подрядчика), но тогда в карточке физлица заполняют паспортные данные вручную. Ответственность за полученные ценности в этом случае лежит на том, кто подписал доверенность.
• 🧾 Договор. Если с поставщиком работаете по нескольким договорам, выберите нужный — он попадёт в основание.

Доверенность не формирует бухгалтерских проводок: это документ-полномочие, а не хозяйственная операция. Он лишь фиксирует, кому и на что организация выдала право получить ценности. Поэтому в оборотно-сальдовой ведомости доверенность не отражается — её контролируют по списку документов и срокам, а не по счетам учёта.

Настройка печатной формы доверенности

Нажмите Печать в форме документа — 1С предложит выбрать бланк М-2 или М-2а. После выбора форма открывается в окне предпросмотра: здесь её можно проверить, отредактировать вручную и отправить на принтер.

Что настраивается в бланке и откуда берутся данные:

• 🏢 Реквизиты организации — наименование, адрес, ИНН подтягиваются из карточки Главное → Организации. Если в шапке пусто, заполните карточку организации.
• ✍️ Подписи руководителя и главбуха — из регистра Ответственные лица в карточке организации. Факсимиле и расшифровки подставятся в бланк.
• 👤 Данные получателя — ФИО, должность, паспорт берутся из карточки физического лица.
• 🏦 Банковские реквизиты нужны не всегда; для получения ТМЦ достаточно паспорта представителя.

Если в типовом бланке не хватает полей или нужен фирменный вид, печатную форму меняют не правкой встроенного макета (её затрёт обновление), а расширением конфигурации или собственным макетом в разделе Администрирование → Печатные формы, отчёты и обработки. Это сохранит изменения при переходе на новый релиз.

Номер доверенности 1С присваивает автоматически при записи документа — он же печатается в бланке. Отдельно нумеровать вручную не нужно. Если по внутреннему регламенту нужна своя нумерация (например, с префиксом подразделения), её настраивают через нумераторы, а не правкой уже выданных документов: менять номер проведённой доверенности задним числом нельзя.

Печать: формат бумаги и выбор принтера

Из окна предпросмотра доверенность печатают кнопкой печати на панели или сочетанием Ctrl+P. В диалоге принтера выбирают устройство, число копий и ориентацию.

Практические моменты:

• 📐 Формат — доверенность рассчитана на A4, книжная ориентация. Если бланк не влезает по ширине, в предпросмотре уменьшите масштаб или проверьте поля.
• 🖨 Выбор принтера — по умолчанию печать идёт на системный принтер Windows. Другой выбирают прямо в диалоге печати; настраивать это в 1С отдельно не нужно.
• 📎 Сразу в PDF — вместо принтера можно сохранить бланк: в предпросмотре Файл → Сохранить как и выбрать формат PDF или выбрать в диалоге печати виртуальный PDF-принтер. Удобно, чтобы отправить доверенность по почте.
• 🔢 Копии — если нужны экземпляры доверителю и получателю, задайте количество копий в диалоге принтера.

При форме М-2 на листе печатается и корешок — не обрезайте его до внесения записи в книгу учёта.

Доверенность при получении маркированного товара

Сама доверенность для маркированных товаров (обувь, табак, вода, парфюм и прочие группы) оформляется той же формой М-2 или М-2а — отдельного бланка для маркировки нет. Доверенность подтверждает полномочия получателя, а не движение кодов маркировки.

Коды маркировки передаются не через доверенность, а через электронный документооборот: поставщик присылает УПД с кодами, покупатель принимает его в ЭДО → Текущие дела ЭДО. Право собственности и коды в системе «Честный знак» переходят по этому УПД, а не по бумажной доверенности.

На практике это значит:

• Бумажная доверенность нужна, если физическое лицо получает товар на складе поставщика лично.
• Приёмка маркированного товара и сверка кодов идут в электронной накладной (УПД) через оператора ЭДО.
• В перечне ТМЦ доверенности указывают наименования и количество — коды маркировки в доверенность не вносят.

Автоматизация: печать нескольких доверенностей и ввод на основании

Когда доверенности оформляют каждый день, ручной ввод номенклатуры убивает время. Ускорить работу помогают три приёма.

Ввод на основании. Создавайте доверенность из Заказа поставщику или Поступления через Создать на основании. Перечень ценностей и контрагент заполнятся сами.

Групповая печать. В списке Покупки → Доверенности выделите несколько документов с зажатым Ctrl, нажмите Печать и выберите бланк — 1С сформирует печатные формы по всем выделенным документам одним пакетом, их можно отправить на принтер разом.

Повтор по образцу. Для однотипных выдач одному сотруднику скопируйте прошлую доверенность клавишей F9 (Создать копированием) и поправьте дату, срок и перечень. Реквизиты получателя и организации останутся.

Отдельной «кнопки автопечати» в типовой конфигурации нет: печать всегда проходит через предпросмотр, где документ можно проверить перед выводом на бумагу. Для действительно больших объёмов выдачу автоматизируют доработкой (расширением), но для типовых задач хватает групповой печати и ввода на основании.

Учёт и хранение выданных доверенностей

Выданные доверенности регистрируют, чтобы контролировать сроки и возврат неиспользованных бланков. Способ учёта зависит от формы:

• При М-2 учёт ведут по отрывным корешкам, которые подшивают в книгу учёта доверенностей.
• При М-2а записи делают в журнале учёта выданных доверенностей — отдельной книге с нумерацией.

В 1С все выданные доверенности и так хранятся в списке Покупки → Доверенности: по нему видно, кому, когда и на что оформляли полномочия. Список можно отфильтровать по контрагенту или сотруднику и использовать как электронный журнал. Чтобы быстро найти старую доверенность, настройте в списке отбор по периоду или наберите фамилию получателя в строке поиска над таблицей.

Неиспользованную доверенность сотрудник обязан вернуть не позднее следующего дня после истечения срока. Возврат фиксируют отметкой в книге (журнале) учёта — на бумаге, в самой 1С статуса «возвращена» у документа нет. Если ценности так и не получили, бланк гасят, чтобы им нельзя было воспользоваться повторно.

Что учитывать по срокам и хранению:

• 📅 Контроль срока. Доверенность с истёкшим сроком недействительна. Если ценности не получены, бланк возвращают в бухгалтерию.
• 🗂 Срок хранения выданных доверенностей и журнала их учёта — не менее 5 лет (Приказ Росархива № 236). Считают с окончания года, в котором доверенность использована или истекла.
• 🔁 Досрочное прекращение. Доверитель может отозвать доверенность в любой момент (статья 188 ГК РФ), уведомив представителя и поставщика.

Типичные ошибки при печати доверенности

Чаще всего бланк выходит «кривым» не из-за 1С, а из-за незаполненных реквизитов. Разберём, что проверить.

Отдельная частая проблема — перепутанные формы. Если учёт у вас ведётся по журналу, печатайте М-2а (без корешка); корешок М-2 в этом случае просто лишний.

Частые вопросы