Как в 1С ЗУП выдать сотруднику сведения из электронной трудовой книжки на бумаге

Кадровик слышит это раз в месяц: «Сделайте мне копию трудовой, в банк просят». Книжка электронная, копировать нечего — и дальше начинается поиск кнопки. Распечатать электронную трудовую книжку из 1С ЗУП можно: в программе это форма СТД-Р — сведения о трудовой деятельности, которые ведёт ваша организация. Путь в ЗУП 3.1: Кадры → Электронные трудовые книжки → Создать → Сведения о трудовой деятельности работника, СТД-Р → выбрать сотрудника → Заполнить → Печать.

Но тут есть развилка, из-за которой половину таких просьб закрывают неправильно. СТД-Р — это только ваши кадровые мероприятия: приём, переводы, увольнение в этой организации. Всю трудовую биографию человека печатает не работодатель, а СФР — такая выписка называется СТД-СФР, и в 1С её нет.

Ниже — что именно печатать под каждую просьбу, точные пути меню в ЗУП 3.1, Бухгалтерии 3.0 и ERP, как заверить бумажный экземпляр, какими отчётами проверить данные и что делать, если печатная форма вышла пустой.

Что печатают вместо электронной трудовой книжки: четыре разных документа

Сравните, прежде чем нажимать «Печать». Половина конфликтов с сотрудниками — из-за того, что человеку выдали не тот документ.

Что проверить в базе до того, как нажали «Печать»

Пустая или кривая печатная форма почти всегда объясняется этими пятью пунктами.

• 📌 Способ ведения трудовой книжки у сотрудника. Карточка сотрудника → ссылка Трудовая деятельность. Если стоит «бумажная», мероприятия в СТД-Р не подтянутся.
• 📌 Кадровые документы проведены. Черновик «Приёма на работу» или «Увольнения» в СТД-Р не попадёт.
• 📌 Заполнен код выполняемой функции по ОКЗ — пять знаков вида 2411.6 в кадровом документе или в позиции штатного расписания. Его требует и подраздел 1.1 ЕФС-1, и СТД-Р.
• 📌 Указано ответственное лицо. Настройка → Организации → карточка организации → Учётная политика и другие настройки → Ответственные лица. Без этого в форме не будет ни должности, ни фамилии подписанта.
• 📌 Актуальный релиз ЗУП. Форма СТД-Р менялась в 2023 году; на старых релизах печатается устаревший бланк.

Как распечатать электронную трудовую книжку из 1С ЗУП 3.1: по шагам

Полный путь — от журнала до подписанного бланка.

Шаг 1. Открыть журнал электронных трудовых книжек

Кадры → Электронные трудовые книжки. В журнале лежат оба типа документов: сведения для фонда (подраздел 1.1 ЕФС-1, раньше СЗВ-ТД) и СТД-Р для работника.

В ЗУП КОРП и в конфигурациях с расширенным кадровым учётом тот же журнал открывается через Кадры → Кадровый учёт → Электронные трудовые книжки.

Шаг 2. Создать документ СТД-Р

Кнопка Создать → Сведения о трудовой деятельности работника, СТД-Р. В некоторых релизах пункт называется короче — просто СТД-Р.

Заполните:

1. Организация — если в базе их несколько, выберите ту, где человек оформлен.
2. Сотрудник — строго один человек в документе. Списком СТД-Р не печатают: в одном бланке данные двух сотрудников — это утечка персональных данных.
3. Дата — день, которым вы выдаёте бумагу. Она же попадёт в поле «Сведения по состоянию на».
4. Нажмите Заполнить. Таблица мероприятий подтянется из кадровых документов.

Шаг 3. Проверить состав мероприятий

Пробегитесь по таблице глазами: приём, все переводы, изменения должности и оклада, переименование организации, увольнение. Сверьте даты с приказами.

Лишнюю строку можно удалить, недостающую — добавить вручную кнопкой Добавить, указав вид мероприятия, дату, должность, код по ОКЗ и реквизиты приказа.

Шаг 4. Записать и распечатать

Нажмите Записать, затем Печать → Сведения о трудовой деятельности (СТД-Р). Откроется печатная форма на бланке из приказа Минтруда № 713н.

Что проверить в готовой форме перед печатью:

• ✅ ФИО и СНИЛС сотрудника — без ошибок и лишних пробелов;
• ✅ наименование организации, ИНН, КПП, регистрационный номер;
• ✅ все кадровые мероприятия на месте, даты совпадают с приказами;
• ✅ должность подписанта и расшифровка подписи заполнены;
• ✅ дата заполнения — рабочая, не вчерашняя и не «на всякий случай» будущая.

Печатайте в двух экземплярах: один — сотруднику, второй с его подписью «получил» — в дело. Или фиксируйте выдачу в журнале учёта выданных документов.

Шаг 5. Заверить бумажный экземпляр

Бумажный СТД-Р подписывает руководитель или уполномоченное лицо по доверенности либо приказу. Печать ставят, если она у организации есть. Без подписи бланк из 1С — черновик, в банке его не примут.

Как распечатать СТД-Р при увольнении, не создавая документ вручную

При увольнении есть путь короче. Откройте проведённый документ Увольнение и нажмите Печать — в списке печатных форм есть сведения о трудовой деятельности по этому сотруднику.

Так быстрее и меньше шансов разойтись в датах: форма берёт данные прямо из приказа об увольнении.

Как выдать сведения о трудовой деятельности в электронном виде

Бумага — не единственный вариант. По заявлению работника СТД-Р можно отдать файлом, подписанным усиленной квалифицированной электронной подписью организации, — если такая подпись у вас есть.

В ЗУП 3.1 из формы документа доступна выгрузка в файл: кнопка Выгрузить или Отправить по почте (название зависит от релиза и от того, подключён ли сервис отправки). Файл подписывается УКЭП и уходит на электронный адрес, который работник указал в заявлении.

Что учесть:

• 📧 адрес берите из письменного заявления, а не из переписки в мессенджере;
• 🔐 без УКЭП электронный СТД-Р юридической силы не имеет — печатайте и подписывайте бумагу;
• 🗂 факт отправки фиксируйте: дата, адрес, кто отправил.

Печать СТД-Р в 1С Бухгалтерия 3.0, КА и 1С:ERP

Логика одна, меню разные.

В Бухгалтерии 3.0 кадровый блок упрощённый: переводов внутри организации там может не быть вовсе. Если мероприятий в СТД-Р не хватает, проверьте, все ли кадровые приказы вообще вводились в эту базу.

Как распечатать выписку из подраздела 1.1 ЕФС-1

Это второй документ, который сотрудники иногда называют «распечатайте мою электронную трудовую». Он показывает ровно то, что вы отправили в фонд.

1. Откройте Кадры → Электронные трудовые книжки.
2. Найдите документ с нужным мероприятием — по сотруднику или по дате.
3. Проверьте статус отправки: сведения должны быть сданы и приняты, а не «подготовлены».
4. Нажмите Печать и выберите печатную форму подраздела 1.1.

Второй путь — через отчётность: Отчётность, справки → 1С-Отчётность → ЕФС-1 (в Бухгалтерии 3.0 — Отчёты → Регламентированные отчёты → ЕФС-1). Там же видно протокол приёма из СФР.

Сроки, которые стоит помнить при проверке:

Отчёты, которыми проверяют данные электронной трудовой книжки

Прежде чем отдавать бумагу человеку, полезно посмотреть на данные целиком.

• 📊 Кадры → Кадровые отчёты → «Движения кадров» — все приёмы, переводы и увольнения за период. Сразу видно пропущенный перевод.
• 📊 Кадры → Кадровые отчёты → «Штатные сотрудники» — актуальные должности и подразделения на дату.
• 📊 Журнал Электронные трудовые книжки с колонкой состояния — какие мероприятия ушли в фонд, какие зависли.
• 📊 Отчёт по сотруднику из его карточки — ссылка Печать → справки и сведения, чтобы не собирать пакет документов по частям.
• 📊 Протокол СФР по подразделу 1.1 — единственное доказательство, что сведения приняты.

Расхождение между СТД-Р и данными фонда — повод не печатать, а сначала досдать мероприятие корректирующими сведениями.

Типичные ошибки при печати электронной трудовой книжки из ЗУП

Ещё четыре промаха, которые встречаются часто:

• ❌ СТД-Р на нескольких сотрудников в одном бланке. Нарушение по персональным данным. Один документ — один человек.
• ❌ Выдача позже трёх рабочих дней после письменного заявления. Это нарушение трудового законодательства с риском штрафа по ст. 5.27 КоАП РФ.
• ❌ Отдали форму без подписи и печати. Такую бумагу не примут ни в банке, ни в соцзащите, человек вернётся.
• ❌ Нет подтверждения выдачи. Если работник заявит, что документов не получал, доказывать будет нечем. Собирайте подпись в журнале.

Если нужных данных в 1С нет: что делать

Бывает, что печатать просто нечего — база новая, мероприятия не вводились, организация сменила программу.

1. Поднимите кадровые приказы на бумаге и внесите мероприятия в журнал ЭТК вручную — реквизиты приказов есть в оригиналах.
2. Сверьтесь с тем, что фонд уже принял: если мероприятие ушло в СФР из прежней программы, в СТД-Р оно должно быть указано так же.
3. Если сведения вообще не подавались — сначала досдайте подраздел 1.1 ЕФС-1, потом печатайте СТД-Р. Иначе ваш бланк разойдётся с выпиской СФР.
4. Когда сотруднику нужна история до 2020 года, выдавайте заверенную копию бумажной трудовой книжки, если она хранится у вас, либо объясняйте, что оригинал на руках у него самого.

Частые вопросы