Печать клиентской базы из 1С: список, отчёт, Excel и договоры

Быстрее всего распечатать список клиентов в 1С так: откройте справочник, нажмите Ещё → Вывести список…, отметьте нужные колонки и отправьте готовую таблицу на печать или сохраните её в Excel. Команда есть в любой форме списка платформы 8.3, поэтому работает и в Бухгалтерии 3.0, и в Управлении торговлей 11, и в ERP.

Когда нужен другой путь? Если важны адреса, телефоны и сортировка по сумме продаж — берите универсальный отчёт или оборотно-сальдовую ведомость по счёту 62. Если нужны наклейки на конверты — выгружайте таблицу в Excel и печатайте через слияние в Word.

Где в 1С найти клиентов и как подготовить список к печати

Первый шаг — открыть правильный справочник. В разных конфигурациях «клиент» хранится по-разному.

В Бухгалтерии 3.0 справочник один на всех — покупатели, поставщики, банки, налоговая. Поэтому сначала решите, как вы отличите клиентов:

• 📁 по группам — если в базе заведены папки вроде «Покупатели», печатайте содержимое папки;
• 📊 по движениям — клиент тот, у кого есть обороты по счёту 62 (способ описан ниже);
• 🔎 по отбору — например, по слову в наименовании или по виду контрагента (юрлицо/физлицо).

В УТ 11 и ERP деление уже есть: партнёр с флажком «Клиент» — ваш покупатель. Юридические реквизиты (ИНН, КПП) лежат у контрагентов, которые привязаны к партнёру.

Отбор и сортировка перед выводом

Команда «Вывести список » печатает ровно то, что сейчас показано в форме. Поэтому порядок такой:

1. Включите плоский вид. В меню Ещё → Режим просмотра выберите «Список». В иерархическом режиме выведется только текущая папка.
2. Задайте отбор. Быстрее всего — строка поиска над списком или отбор по значению в ячейке (правая кнопка мыши на ячейке).
3. Отсортируйте. Щелчок по заголовку колонки сортирует по ней, повторный щелчок — в обратном порядке.
4. Уберите помеченные на удаление. Они выводятся вместе с остальными и потом мешают в распечатке.

Печать списка клиентов через команду «Вывести список»

Это стандартная команда платформы. Она не зависит от конфигурации и не требует прав администратора.

1. Откройте список клиентов и настройте отбор, как описано выше.
2. Нажмите Ещё → Вывести список….
3. В окне снимите флажки с лишних колонок. Оставьте, например, «Наименование», «ИНН», «КПП».
4. Проверьте поле «Выводить в» — для печати нужен «Табличный документ».
5. Если выделяли строки — поставьте «Только выделенные».
6. Нажмите «ОК». Откроется таблица с клиентами.
7. Нажмите Ctrl+P или кнопку печати на панели — таблица уйдёт на принтер.

Колонки в окне вывода совпадают с колонками формы. Если ИНН в списке не виден, его не будет и в распечатке.

Как добавить недостающие колонки

Колонку добавляют через Ещё → Изменить форму…. В открывшемся окне отметьте нужное поле или нажмите «Добавить поля» и выберите реквизит справочника. После этого он появится в списке и в окне вывода.

Так можно вывести, например, «Полное наименование», «ИНН», «Основной договор», «Вид контрагента». Настройка сохраняется для вашего пользователя и не влияет на коллег.

Оформление листа перед печатью

Широкая таблица в книжной ориентации обрезается справа. Перед печатью:

• 📄 откройте предварительный просмотр через главное меню Файл → Предварительный просмотр;
• ↔️ в Файл → Параметры страницы выберите альбомную ориентацию;
• 🔍 там же задайте масштаб «по ширине страницы» — все колонки поместятся на один лист;
• 🖨 номера страниц и шапку на каждом листе задают в тех же параметрах страницы (колонтитулы и повторяемые строки).

Универсальный отчёт: список клиентов с любыми реквизитами

Когда простого списка мало — нужны группировки, итоги, отбор по нескольким условиям, — используйте универсальный отчёт. Он есть в типовых конфигурациях на БСП: в Бухгалтерии 3.0, УТ 11, ERP.

Откройте раздел Отчеты и найдите в нём «Универсальный отчет ». Дальше:

1. В поле «Тип объекта» выберите «Справочник».
2. В поле «Объект» — «Контрагенты» (в УТ 11 — «Партнеры», если нужен признак «Клиент»).
3. Источник данных — «Основные данные».
4. Откройте настройки отчёта в расширенном режиме и на вкладке полей отметьте нужные реквизиты.
5. На вкладке отборов задайте условия, например «Помечен на удаление = Нет».
6. Нажмите «Сформировать», затем печать.

Чем отчёт лучше списка:

• ✅ можно группировать клиентов по папкам, менеджерам, видам;
• ✅ можно сохранить вариант отчёта и потом печатать в один клик;
• ✅ настройки отбора сложнее, чем в форме списка: «ИЛИ», «не содержит», «в группе из списка».

Только реальные клиенты: ОСВ по счёту 62

В Бухгалтерии 3.0 самый честный способ получить именно покупателей — взять тех, по кому есть расчёты. Откройте Отчеты → Оборотно-сальдовая ведомость по счету, укажите счёт 62 и период, например год.

В отчёт попадут все, кто покупал или платил аванс за период. Рядом — суммы оборотов и сальдо, то есть заодно видно, кто должен вам. Сортировка по оборотам даёт рейтинг клиентов по выручке.

Если нужен только перечень без сумм, в настройках ведомости оставьте показатель оборота, а лишние уберите. Таблицу печатают так же, как любой отчёт.

Свой макет печати и внешние печатные формы

У справочника контрагентов в типовых конфигурациях нет отдельной кнопки «Печать карточки клиента». Если её нужно — например, «Анкета клиента» на одну страницу, — есть два законных пути, без снятия конфигурации с поддержки.

Внешняя печатная форма. Программист пишет обработку .epf, вы подключаете её в Администрирование → Печатные формы, отчеты и обработки → Дополнительные отчеты и обработки. В обработке указывают, к какому справочнику она относится. После подключения в карточке или списке появляется команда печати.

Расширение конфигурации . Подходит, если печать нужно встроить глубже: добавить колонку в список, свою команду, свой макет. Расширение переживает обновления типовой конфигурации лучше, чем правка основной.

Для документов (счёт, реализация, акт) есть ещё один инструмент — Администрирование → Печатные формы, отчеты и обработки → Макеты печатных форм. Там редактируют готовые макеты: меняют шрифт, добавляют логотип, подпись. К списку клиентов это не относится, но часто именно туда идут, когда хотят «свою шапку».

Печать договоров с клиентами

Кроме самого списка, часто просят распечатать договоры: перечень всех действующих договоров или текст конкретного.

Перечень договоров

В Бухгалтерии 3.0 список открывается через Справочники → Покупки и продажи → Договоры. Отберите договоры с видом «С покупателем» и выведите их через Ещё → Вывести список…. Полезные колонки — «Владелец» (контрагент), «Номер», «Дата», «Срок действия».

В УТ 11 и ERP договоры привязаны к партнёру и контрагенту. Откройте карточку партнёра и перейдите по ссылке на договоры — список печатается той же командой.

Текст договора и приложения

Здесь возможны три варианта — проверьте, какой у вас:

1. В карточке договора есть кнопка «Печать» с формой договора. Значит, шаблон уже настроен — печатайте из карточки.
2. Кнопки нет, но к договору приложен файл. Значок скрепки в карточке открывает присоединённые файлы: скан или .docx. Откройте файл и распечатайте из Word.
3. Ни того, ни другого. Тогда текст договора в 1С не хранится, и печатать нечего. Можно завести шаблон договора в Word и приложить файлы к карточкам, чтобы в следующий раз всё было в одном месте.

Выгрузка клиентов в Excel для печати и этикеток

Excel нужен, когда в 1С неудобно оформлять: печать наклеек, рассылка, своя таблица для отдела продаж.

Сохранение таблицы

1. Сформируйте список через «Вывести список» или отчёт.
2. В главном меню выберите Файл → Сохранить как… (или значок дискеты на панели таблицы).
3. В поле типа файла укажите «Лист Excel 2007-… (*.xlsx)».
4. Сохраните файл и откройте его в Excel.

Колонки сохранятся как есть, числа ИНН — как текст или число. Если ИНН с ведущим нулём превратился в число без нуля, задайте для колонки текстовый формат и вставьте данные заново.

Наклейки на конверты

В 1С нет готовой печати адресных наклеек для клиентов (этикетки в торговых конфигурациях — для товаров и ценников). Рабочий приём такой:

1. Выгрузите клиентов с колонками «Наименование» и «Адрес» в .xlsx.
2. В Word откройте Рассылки → Начать слияние → Наклейки и выберите формат листа под ваши наклейки.
3. Укажите Excel-файл как список получателей.
4. Вставьте поля слияния и нажмите «Найти и объединить».

Так за несколько минут получаются листы с наклейками на 100–200 адресов.

Почему список печатается не так, как ожидалось

Типичные ситуации и что с ними делать.

Если нужного результата не дают ни список, ни отчёт — значит, данных просто нет в справочнике. Например, телефоны не заполнены у половины клиентов. Тогда сначала наведите порядок в карточках, иначе распечатка будет с пустыми ячейками.

Частые вопросы