Печать конвертов из 1С без сдвигов: от адреса до принтера

Чтобы распечатать конверт в 1С 8.3, откройте карточку контрагента и в меню Печать выберите команду Конверт. В открывшейся форме укажите формат конверта (DL, C4, C5 или C6), проверьте адрес получателя и адрес отправителя, сформируйте документ и отправьте его на принтер. Так это устроено в «1С:Бухгалтерии предприятия» 3.0, механизм работает на платформе 8.3 в интерфейсе «Такси».

Сама команда занимает минуту. Всё время уходит на настройку: правильный адрес в карточке, параметры страницы под размер конверта и подачу в принтер. Если хотя бы одно не совпадает, индекс уезжает за рамку, а адрес печатается поперёк клапана.

Подготовка: адрес контрагента и выбор формата конверта

1С берёт адрес получателя из контактной информации контрагента, а адрес отправителя из карточки вашей организации. Пустое или кривое поле на конверте почти всегда означает пустое или кривое поле в справочнике.

Что проверить в карточке контрагента

• 📮 Почтовый адрес. Для писем выбирайте его, а не юридический: письма часто отправляют на адрес для корреспонденции. Если почтового нет, в форме печати можно взять фактический или юридический.
• 🔢 Индекс. Он должен стоять в адресе отдельным элементом, а не внутри строки «ул. Ленина, д. 5, 620014». Адрес, введённый по адресному классификатору, хранит индекс в своём поле, и 1С выводит его в отведённое место на конверте.
• 👤 Наименование получателя. На конверт идёт наименование контрагента. Для ИП и физлиц проверьте, что там ФИО полностью, без служебных пометок вроде «(не использовать)».
• 🏢 Адрес организации. Откройте Главное → Организации, карточку вашей фирмы, и проверьте почтовый или юридический адрес. Он попадёт в блок «От кого».

Какой формат конверта выбрать

Формат в форме печати 1С и физический конверт в лотке должны совпадать. Выбрали DL, а положили C5 — поля разметки разойдутся на 5-6 см.

Параметры страницы и поля печати под конверт

Форма конверта в 1С — это табличный документ, такой же, как счёт или акт. У него есть собственные параметры страницы, и именно они решают, где окажется текст.

Открыть их можно двумя способами:

1. В сформированной печатной форме нажмите кнопку Ещё и найдите команду Параметры страницы.
2. Или через главное меню (значок ☰ в левом верхнем углу): Файл → Параметры страницы.

В окне параметров проверьте пять настроек:

1. Принтер. Тот, на котором будете печатать. Размеры полей у разных принтеров разные, поэтому сначала выбирайте принтер, потом всё остальное.
2. Размер бумаги. Выберите конверт нужного формата из списка драйвера: Envelope DL, Envelope C5, Envelope C4, Envelope C6. Если такого пункта нет, его нужно создать в Windows (см. следующий раздел).
3. Ориентация. Для DL и C5 обычно альбомная. Здесь решает принтер: часть моделей сама поворачивает конверт, и тогда в 1С нужна книжная.
4. Поля. Начните с 5 мм со всех сторон. Опускаться ниже аппаратного минимума принтера нельзя: края текста обрежутся. Минимум обычно указан в характеристиках модели, у лазерных принтеров это около 4-5 мм.
5. Масштаб. Ставьте 100%. Режим «По ширине страницы» ужимает разметку, и адрес съезжает к левому краю.

Параметры страницы сохраняются для конкретного пользователя и конкретной печатной формы. Если конверты печатает другой сотрудник или на другом компьютере, ему настраивать заново.

Принтер и драйвер: как подать конверт

Половина проблем с конвертами решается не в 1С, а в лотке принтера и в настройках драйвера.

Подача конверта

• 🖨️ Лоток ручной подачи. Конверты кладите в обходной лоток, а не в основную кассету. Там короче путь бумаги и меньше перекос.
• ↕️ Направление. На лотке или в инструкции к принтеру нарисовано, какой стороной и каким краем вставлять конверт. Отметку стоит один раз проверить пробным листом: нарисуйте стрелку на чистом листе, напечатайте и посмотрите, куда она легла.
• 📐 Направляющие. Сдвиньте их вплотную к конверту. Зазор в 2-3 мм даёт перекос строк.
• 📄 Клапан. Обычно конверт кладут клапаном вниз и клапаном к определённому краю. Печать по клапану даёт смазанный текст и замятие.

Нестандартный размер в Windows

Если в списке размеров бумаги нет нужного конверта, создайте форму вручную:

1. Откройте Панель управления → Устройства и принтеры, выделите принтер.
2. В верхней панели нажмите Свойства сервера печати. Окно также открывается командой:

rundll32 printui.dll,PrintUIEntry /s

3. На вкладке Формы включите флажок «Создать новую форму».
4. Введите имя, например Конверт DL 110x220, ширину 11 см и высоту 22 см.
5. Нажмите Сохранить форму и закройте окно.

Новая форма появится в списке размеров бумаги, в том числе в параметрах страницы 1С. Если 1С её не видит, закройте и снова откройте программу.

Настройки драйвера

В свойствах принтера (кнопка Свойства рядом с выбором принтера) проверьте:

• тип бумаги: «Конверт» или «Плотная бумага» — печать идёт медленнее, тонер лучше закрепляется;
• источник бумаги: ручная подача;
• отключено «Масштабировать под размер бумаги», если такая опция есть.

Печать конверта из 1С 8.3 по шагам

Когда адреса заполнены, а принтер настроен, сама печать выглядит так:

1. Откройте Справочники → Покупатели и поставщики → Контрагенты (раздел «Справочники» в «Бухгалтерии» 3.0).
2. Откройте карточку нужного контрагента.
3. В командной панели нажмите Печать и выберите Конверт.
4. В форме печати конверта задайте:
   • формат конверта;
   • адрес получателя — выберите вид адреса из выпадающего списка;
   • организацию-отправителя и её адрес;
   • при необходимости флажок вывода логотипа или блока «От кого».
5. Нажмите Сформировать или Печать, в зависимости от формы.
6. Посмотрите макет на экране. Здесь ещё можно поправить текст ячеек вручную: например, добавить «Главному бухгалтеру Ивановой А. С.» перед наименованием.
7. Вставьте конверт в ручной лоток и отправьте печать.

Если в меню Печать у контрагента нет команды «Конверт», механизм в вашей конфигурации не предусмотрен или отключён. Тогда подходят способы из раздела про альтернативы.

Почему текст на конверте съезжает и как это исправить

Сдвиг бывает трёх видов: весь блок уехал в одну сторону, текст ужался, строки идут под углом. У каждого своя причина.

Калибровка за три прохода

1. Напечатайте конверт на листе А4 с текущими настройками.
2. Положите поверх реальный конверт и измерьте расхождение по горизонтали и вертикали в миллиметрах.
3. Поправьте левое и верхнее поля на эти значения, напечатайте ещё раз.

Обычно хватает двух-трёх проходов. Запишите итоговые поля на стикер и приклейте к принтеру: при смене картриджа или драйвера настройки иногда слетают.

Другие способы: массовая печать, Word и свой макет

Команда в карточке печатает один конверт за раз. Для рассылки на 50 адресов это неудобно.

Массовая рассылка через Word

1. Откройте список контрагентов, отберите нужных (фильтр по группе или по полю).
2. Выгрузите список: Ещё → Вывести список , отметьте колонки с наименованием и адресом, сохраните результат в Excel.
3. В Word откройте Рассылки → Начать слияние → Конверты, выберите размер конверта.
4. Подключите сохранённый файл Excel как список получателей и вставьте поля.
5. Нажмите Найти и объединить → Печать документов.

Плюс способа — Word хорошо работает с размерами конвертов. Минус — адрес выгружается одной строкой, индекс придётся выделять отдельно, если он нужен в своём поле.

Своя печатная форма

Если конверт нужен с логотипом, нестандартным расположением или из документа (например, из «Реализации», чтобы отправить акт), есть два пути:

• Изменить макет. В Администрирование → Печатные формы, отчеты и обработки → Макеты печатных форм найдите макет конверта поиском по слову «Конверт», если он там есть. Измените разметку, сохраните. Типовой макет останется в конфигурации, и его можно вернуть.
• Внешняя печатная форма. Программист пишет обработку под ваш формат, её подключают в Администрирование → Печатные формы, отчеты и обработки → Дополнительные отчеты и обработки. Она переживает обновления конфигурации без доработки.

Сервисы почты

Для регулярных заказных писем удобнее онлайн-сервисы отправки писем Почты России: они формируют конверт и опись вложения сами. В 1С остаётся вести реестр отправленных писем.

Частые ошибки при печати конвертов

• ❌ Печатать на всю пачку без пробы. Новая пачка конвертов другого производителя может отличаться на 1-2 мм и по плотности.
• ❌ Подставлять юридический адрес вместо почтового. Письмо уходит в здание, где контрагент давно не сидит, и возвращается через месяц.
• ❌ Настраивать поля под одного пользователя и ждать, что они будут у всех. Параметры страницы хранятся отдельно для каждого.
• ❌ Менять поля в 1С, когда виноват драйвер. Если в драйвере включено масштабирование, правка полей даёт непредсказуемый результат.
• ❌ Писать адрес в свободном порядке. Почтовые правила задают порядок: получатель, улица и дом, населённый пункт, район, область или край, индекс. Сортировочные машины читают индекс, и он должен быть в своём поле.

Частые вопросы