Печать ТОРГ-12, УПД и других накладных в 1С 8.3: от одной до сотни за раз

Чтобы распечатать накладную в 1С 8.3, откройте документ, по которому отгружали товар, — в 1С:Бухгалтерии 3.0 это Продажи → Реализация (акты, накладные, УПД). В командной панели документа нажмите Печать и выберите форму: «Товарная накладная (ТОРГ-12)», «Универсальный передаточный документ (УПД)» или «Транспортная накладная ». Откроется предварительный просмотр, где снова жмёте Печать и выбираете принтер.

Это базовый путь. Дальше — что проверить в документе до печати, как печатать сразу десятки накладных, сохранять их в PDF, отправлять покупателю почтой и что делать, если принтер печатает обрезанный лист или пустые поля.

Что проверить в документе до печати накладной

Накладная — это просто печатный вид документа. Всё, что в ней напечатается, берётся из реквизитов реализации, карточки организации и контрагента. Пустая строка в форме почти всегда значит пустое поле в базе.

Перед первой печатью пройдитесь по списку:

• 🏢 Организация. Полное наименование, ИНН/КПП, адрес и банковский счёт заполнены в карточке Главное → Организации. Там же указаны ответственные лица — руководитель и главный бухгалтер: их ФИО попадут в подписи.
• 🤝 Контрагент. Юридический адрес, ИНН/КПП, при необходимости — адрес доставки.
• 📄 Договор. От него зависит строка «Основание». Если основание нужно другое (например, номер счёта или спецификации), его можно указать в самом документе.
• 🚚 Грузоотправитель и грузополучатель. По умолчанию это продавец и покупатель. Если товар везут на склад третьего лица, укажите грузополучателя в документе явно — иначе в ТОРГ-12 попадёт адрес покупателя.
• 💰 Цены и НДС. Флаг «Цена включает НДС» и ставки в табличной части. От них зависят суммы «без НДС» и «с НДС» в каждой строке.
• 📦 Единицы измерения и коды. В ТОРГ-12 и УПД печатаются единица и её код по ОКЕИ из карточки номенклатуры.

Какую форму выбрать

Форма ТОРГ-12 не обязательна: с 2013 года организация вправе применять свои формы первички, если в них есть реквизиты из статьи 9 закона № 402-ФЗ. Но многие покупатели по-прежнему требуют именно её, поэтому в типовых конфигурациях она есть.

Печать накладной: принтер, копии, ориентация листа

Пошагово для 1С:Бухгалтерии 3.0:

1. Откройте Продажи → Реализация (акты, накладные, УПД).
2. Двойным щелчком откройте нужный документ.
3. Нажмите кнопку Печать в верхней панели и выберите форму.
4. В окне просмотра проверьте суммы, подписи и реквизиты.
5. Укажите число копий в поле рядом с кнопкой печати.
6. Нажмите Печать — откроется системный диалог выбора принтера.

В 1С:Управлении торговлей 11 путь начинается в разделе Продажи: журнал документов продажи, документ реализации, затем тот же порядок — Печать и выбор формы.

Принтер и параметры страницы

1С не хранит свой список принтеров: она берёт принтеры из операционной системы. Если нужного принтера нет в диалоге, проблема в Windows, а не в базе. Установите или переподключите его в системе и перезапустите 1С.

ТОРГ-12 по макету горизонтальная. Если лист вышел книжным и таблица уехала за край:

• откройте в окне просмотра меню Еще → Параметры страницы;
• выберите альбомную ориентацию;
• включите масштабирование по ширине страницы или уменьшите масштаб;
• проверьте поля — у некоторых принтеров минимальное поле больше, чем заложено в макете.

Настройки страницы 1С запоминает для пользователя, поэтому повторять их каждый раз не придётся.

Сколько экземпляров печатать

Обычно накладную печатают в двух экземплярах: один остаётся у продавца, второй уходит покупателю. Если товар везёт перевозчик, транспортную накладную готовят в количестве, которое нужно всем участникам перевозки.

Чтобы не набирать число копий вручную, используйте пункт Печать → Комплект документов. В нём можно отметить сразу несколько форм (например, УПД и транспортную накладную), задать каждой своё число экземпляров и сохранить набор как настройку по умолчанию.

Свои макеты и внешние печатные формы для накладных

Типовой ТОРГ-12 устраивает не всех. Кто-то хочет логотип в шапке, кто-то — дополнительную колонку с артикулом, кто-то — свою форму расходной накладной для склада. В 1С это решается тремя способами — от простого к сложному.

Способ 1. Правка прямо в окне просмотра

В окне печати есть переключатель редактирования. После включения можно поправить любую ячейку — дописать фразу, исправить опечатку в адресе. Правка действует только для этого экземпляра и в базе не сохраняется. Для разового исправления этого хватает.

Способ 2. Изменение макета

Постоянные изменения вносят в макет: Администрирование → Печатные формы, отчеты и обработки → Макеты печатных форм. Найдите в списке макет нужной формы, откройте его, отредактируйте и запишите.

• Изменённый макет помечается в списке, и его всегда можно вернуть к типовому.
• После обновления конфигурации изменённые макеты стоит проверить: если в типовом макете поменялась структура, ваш может печатать данные не туда.

Способ 3. Внешняя печатная форма

Если нужна совсем другая накладная — со своими колонками, штрихкодами, расчётами, — программист делает внешнюю печатную форму (файл .epf). Подключают её так:

1. Администрирование → Печатные формы, отчеты и обработки, включите флаг «Дополнительные отчеты и обработки».
2. Откройте одноимённый список и нажмите Добавить из файла.
3. Выберите файл и на вкладке размещения укажите, в каких документах показывать форму (например, «Реализация (акты, накладные, УПД)»).
4. Запишите. Новая форма появится в меню Печать документа.

Конфигурацию при этом снимать с поддержки не нужно, обновления ставятся как обычно. Это главное преимущество внешних форм перед правкой самой конфигурации.

Пакетная печать: несколько накладных за одно действие

Когда за день проведено 40 отгрузок, открывать каждую реализацию не нужно. Печать работает прямо из списка документов.

1. Откройте журнал Продажи → Реализация (акты, накладные, УПД).
2. Отберите нужные документы: по дате, контрагенту или складу через отбор списка.
3. Выделите их: щелчок с Ctrl — по одному, щелчок с Shift — диапазон, Ctrl+A — все строки.
4. Нажмите Печать и выберите форму.

1С сформирует все накладные в одном окне просмотра, каждая с новой страницы. Дальше — одна кнопка Печать, и пачка уходит на принтер. Число копий в окне просмотра применяется ко всем документам сразу.

Через Печать → Комплект документов из списка можно напечатать сразу несколько форм на каждую реализацию: например, УПД в двух экземплярах и транспортную накладную в трёх.

Накладная в PDF и отправка покупателю по почте

Бумажная накладная нужна не всегда. Часто покупатель просит сначала скан или PDF, а оригинал — потом.

Сохранение в файл

В окне просмотра нажмите Сохранить (значок дискеты). 1С предложит выбрать формат:

• PDF — для отправки и архива, вид не меняется;
• Excel (XLSX) — если покупатель хочет загрузить строки к себе;
• Word (DOCX) — если документ ещё будут править вручную;
• MXL — табличный документ 1С, открывается только в 1С.

Можно отметить сразу несколько форматов и включить упаковку в архив. При пакетной печати каждая накладная сохранится отдельным файлом.

Отправка письмом

Кнопка Отправить в том же окне создаёт письмо с накладной во вложении. Для этого в базе должна быть настроена учётная запись электронной почты — в БП 3.0 это делается в Администрирование → Органайзер. Адрес получателя подставится из контактной информации контрагента, если он там указан.

Печать и подпись на накладной

Можно вывести в форму факсимиле подписей и оттиск печати. Картинки загружают в карточке организации, в разделе с логотипом и печатью. После этого в меню Печать появляются варианты форм «с печатью и подписями».

Если покупатель работает через ЭДО, печатать УПД вообще не нужно: документ уходит в электронном виде из той же реализации и подписывается электронной подписью.

Почему накладная не печатается: сбои и как их устранить

Ошибки печати делятся на две группы: проблемы с принтером и проблемы с данными в форме. Первые решает системный администратор, вторые — тот, кто вёл документ.

Ещё три частые ситуации

• 🔢 Суммы в накладной не совпадают со счётом. Скорее всего, в счёте и реализации разная настройка «Цена включает НДС» или округление. Сравните флаг в обоих документах.
• 🔤 Вместо текста квадраты или иероглифы. Принтер подменяет шрифт. Обновите драйвер или печатайте через PDF.
• 🐢 Пачка из сотни накладных формируется долго. Делите выборку на части по 20–30 документов, особенно в файловой базе по сети.

Частые вопросы