Печать справок о доходах физлиц в 1С:Бухгалтерии и ЗУП

Справка о доходах физлица лежит в разделе Зарплата и кадры (в 1С:Бухгалтерии) или Отчётность, справки (в 1С:ЗУП 3.1). Создаёте документ, выбираете сотрудника и год, нажимаете Печать — открывается табличная форма, с которой справка уходит на принтер. Отдельного отчёта «2-НДФЛ» для налоговой в программе больше нет: с отчётности за 2021 год справки для ИФНС входят в состав 6-НДФЛ (приложение № 1).

Разберём оба случая. Когда справка нужна сотруднику на руки (для банка, кредита, нового работодателя) — это один документ. Когда нужна выгрузка в файл для налоговой — это уже годовой 6-НДФЛ. Печатаются и настраиваются они по-разному, и путаница здесь — частая причина «не могу найти 2-НДФЛ».

Где найти отчёт о доходах сотрудника

Документ, который выдают работнику на руки, называется «Справка о доходах и суммах налога физического лица». В обиходе её по-прежнему зовут 2-НДФЛ, но форма 2-НДФЛ как самостоятельный отчёт в ИФНС отменена.

Путь зависит от конфигурации:

💡 Если не видите пункт в меню, воспользуйтесь строкой поиска вверху раздела — наберите слово «доход» или «справк». В 1С:Бухгалтерии блок зарплаты доступен, только когда в программе ведётся учёт зарплаты (а не выгрузка из ЗУП).

В списке справок есть две разновидности:

• 📄 для сотрудников — та, что выдаётся на руки по заявлению работника;
• 📄 для передачи в ИФНС — устаревший вариант, сейчас заменён приложением № 1 к годовому 6-НДФЛ.

Для печати работнику создавайте документ «для сотрудников». Нажмите Создать, выберите организацию, год и физлицо. Данные заполнятся из учёта автоматически.

В журнале справки группируются по годам и организациям. Если список длинный, отфильтруйте его: щёлкните по заголовку колонки Год или воспользуйтесь кнопкой Ещё → Настроить список. Так проще найти ранее сформированную справку и распечатать её повторно, не создавая заново.

Как сформировать справку перед печатью

Печатать имеет смысл только проверенный документ — иначе придётся переделывать и перепечатывать.

1. В шапке укажите Организацию, Год и Сотрудника.
2. Нажмите Заполнить — программа подтянет доходы, вычеты, исчисленный, удержанный и перечисленный налог.
3. Сверьте итоги с расчётными листками и регистром Налог на доходы.
4. Проверьте, что заполнены ИНН и паспортные данные сотрудника — без них справка выйдет с пустыми полями.

Печать справки и выбор принтера

Когда документ заполнен и проведён, жмите кнопку Печать в командной панели. Откроется табличный документ — это предпросмотр справки на экране. Печать идёт именно отсюда, а не напрямую из документа.

Дальше порядок такой:

1. В окне табличного документа нажмите значок принтера или Главное меню → Файл → Печать (сочетание Ctrl+P).
2. В системном окне печати выберите нужный принтер из списка.
3. Задайте число копий и диапазон страниц, если справка многостраничная.
4. Нажмите Печать.

Перед выводом на бумагу стоит проверить, как справка ляжет на лист. В окне табличного документа откройте Главное меню → Таблица → Вид → Параметры страницы. Там задаются:

• 📐 ориентация листа (книжная для справки о доходах);
• 📏 поля и масштаб (если таблица не помещается по ширине — уменьшите масштаб или включите «Разместить не более чем на 1 стр. по ширине»);
• 🔁 колонтитулы, если нужны.

💡 Чтобы справка каждый раз печаталась одинаково, настройте параметры страницы один раз — 1С запоминает их для этой печатной формы.

Если справка нужна сразу на бумаге, без просмотра, в некоторых формах у кнопки Печать есть выпадающий список со строкой Печать сразу — она отправляет документ на принтер по умолчанию, минуя окно предпросмотра. Удобно, когда печатаете пачку одинаковых справок.

Если принтер в списке не появляется, проблема почти всегда вне 1С: принтер не установлен в самой операционной системе или не выбран драйвер. Печать из 1С использует те же принтеры, что видит Windows. Проверьте доступность принтера из любой другой программы (например, из Блокнота) — если и там его нет, настраивать нужно драйвер в системе, а не 1С.

Массовая печать и сохранение справок в файл

Выдавать справки по одной долго, если их десятки. Есть два пути ускорить.

Печать сразу по всем сотрудникам. Один документ «Справка о доходах» может содержать несколько физлиц. При заполнении не указывайте конкретного сотрудника — нажмите Заполнить по всем. Тогда кнопка Печать сформирует табличный документ со справками на каждого работника подряд, и они уйдут на принтер одной пачкой.

Групповая печать из списка. В журнале справок выделите нужные документы мышью с зажатым Ctrl (или Shift для диапазона) и используйте команду печати из командной панели списка. Программа соберёт выбранные справки в один табличный документ.

Сохранить справку в файл можно прямо из окна предпросмотра. В табличном документе откройте Главное меню → Файл → Сохранить как и выберите формат:

Про выгрузку в XML важно понимать разницу. XML — это формат для передачи данных в налоговую. Для справок сотрудников он не нужен: работнику выдают бумагу или PDF. XML формируется, когда вы сдаёте годовой 6-НДФЛ с приложением № 1 — это делается в разделе Отчёты → 1С-Отчётность → Регламентированные отчёты, а не через документ справки о доходах.

Для архива удобнее PDF: формат не меняется при открытии на другом компьютере, подходит для пересылки и хранения. XLSX берите, только если справку нужно дорабатывать руками — например, свести данные по нескольким сотрудникам в один файл. MXL оставляйте лишь для внутреннего обмена между базами 1С.

Чем печать отличается в 1С:Бухгалтерии и ЗУП

Форма справки одинаковая — её утверждает ФНС, а не разработчик. Различается только, откуда её открыть и как ведётся расчёт.

• В 1С:ЗУП 3.1 зарплатный блок основной, справки лежат в разделе Отчётность, справки, расчёт НДФЛ ведётся подробно (несколько организаций, обособленные подразделения, межрасчётные выплаты).
• В 1С:Бухгалтерии 3.0 зарплата доступна при небольшом штате; справки — в разделе Зарплата и кадры. Если учёт зарплаты ведётся в ЗУП и переносится в Бухгалтерию обменом, печатать справки нужно в ЗУП — в Бухгалтерии не будет первичных данных.

На ЗУП и 1С:Комплексной автоматизации печать табличной формы и выбор принтера работают так же, как описано выше: кнопка Печать → табличный документ → системное окно печати.

Ещё одно различие — реквизиты подписанта. В печатной форме фамилия руководителя подставляется из настроек организации (Главное → Организации → Подписи в Бухгалтерии либо карточка организации в ЗУП). Если в справке печатается не тот человек или пустая строка подписи, правьте не документ, а настройки организации — тогда исправление применится ко всем будущим справкам.

Решение частых проблем при печати

Ниже — ситуации, которые чаще всего мешают распечатать справку, и что с ними делать.

🔹 Кнопка «Печать» неактивна. Документ не проведён или не заполнен. Нажмите Провести, затем Печать.

🔹 Печатается пустой бланк. Не нажата кнопка Заполнить, либо данные за год отсутствуют. Заполните и проверьте, что начисления проведены.

🔹 Справка не влезает на лист, обрезается справа. Откройте Таблица → Вид → Параметры страницы, уменьшите масштаб или включите размещение по ширине на одну страницу.

🔹 Съехали поля и подписи при печати. Обычно виноват драйвер принтера или нестандартный формат бумаги. Проверьте, что выбран формат A4, и обновите драйвер.

🔹 При печати из тонкого клиента (веб) ничего не выводится. Для печати в браузерной версии нужно расширение работы с файлами 1С. Установите его по подсказке программы либо печатайте из установленного клиента 1С.

🔹 Нужна справка за прошлые годы, а данных нет. В базе может не быть расчётов за тот период (перенос, свёртка). Тогда справку выдают из архива или восстанавливают данные за нужный год.

🔹 Вместо справки печатается другая форма. Проверьте, что открыт документ «для сотрудников», а не вариант для ИФНС: у них разный набор полей. Для выдачи работнику нужен именно первый.

🔹 Фамилия или ИНН печатаются с ошибкой. Данные берутся из карточки физлица, а не из документа справки. Исправьте карточку сотрудника, затем переформируйте справку кнопкой Заполнить — иначе ошибка повторится и на бумаге.

Электронная подпись и передача справок

Справку сотруднику на руки подписывает руководитель (или уполномоченное лицо) собственноручно, живой подписью на распечатанном бланке. Печать организации проставляется при её наличии. Электронная подпись на такой справке не требуется — это документ для работника, а не для госоргана.

Электронная подпись (КЭП) нужна в другом случае — когда данные о доходах физлиц уходят в налоговую в составе годового 6-НДФЛ. Тогда отчёт подписывается квалифицированной электронной подписью руководителя и отправляется через оператора ЭДО прямо из 1С (сервис 1С-Отчётность) или выгружается в файл для стороннего оператора.

Если отчётность за организацию сдаёт представитель, а не руководитель лично, с 2023 года для этого применяется машиночитаемая доверенность (МЧД) по формату ФНС. Её оформляют заранее и регистрируют; формат задаёт налоговая, а не оператор связи.

💡 Отправить работнику справку по защищённому каналу тоже можно — например, выгрузить в PDF и передать в личном кабинете сотрудника (1С:Кабинет сотрудника), если сервис подключён. Но юридически это копия: оригинал с подписью остаётся бумажным, пока с работником не заключено соглашение об электронном кадровом документообороте.

Сколько экземпляров печатать, решает повод обращения. Банку и новому работодателю обычно достаточно одного подписанного оригинала; себе в кадровую папку стоит оставить копию с отметкой о выдаче. Количество копий задаётся в системном окне печати — не нужно формировать документ заново ради второго экземпляра.