Печать остатков товаров, материалов и денег в 1С 8.3

Остатки в 1С 8.3 на печать выводят не отдельной кнопкой «печатать остатки», а через отчёт: сначала формируете нужный отчёт по остаткам, затем печатаете его табличный документ. В «Бухгалтерии» это чаще всего Отчёты → Оборотно-сальдовая ведомость по счёту, в «Управлении торговлей», ERP и «Рознице» — отчёты раздела «Склад». Сам вывод на бумагу одинаков во всех конфигурациях: кнопка печати в командной панели отчёта или Ctrl+P.

Ниже — как получить и распечатать остатки товаров, материалов, готовой продукции и денежных средств, как настроить печатную форму, вывести остатки по партиям и серийным номерам и наладить автоматическую рассылку. Пути указаны для интерфейса «Такси» на актуальных релизах БП 3.0, ЗУП к теме не относится, УТ 11, ERP 2 и «Розницы».

Какими отчётами вывести остатки на печать

Отчёт зависит от конфигурации и от того, что считаем остатком — товар на складе или сальдо по счёту.

В «Бухгалтерии» для склада работают два подхода. Оборотно-сальдовая ведомость по счёту даёт остатки в деньгах и количестве по каждой номенклатуре — выбираете счёт 41 (товары), 10 (материалы), 43 (готовая продукция) или 21 (полуфабрикаты). Если нужны только цифры без оборотов, в настройках отчёта снимите вывод оборотов и оставьте сальдо на конец.

В УТ и ERP различают два разных «остатка». Ведомость по товарам на складах показывает физический остаток — то, что лежит на складе. Отчёт «Остатки и доступность товаров» показывает ещё и свободный остаток: физическое количество за вычетом резервов под заказы покупателей. Для печати фактического наличия берите первый, для ответа «сколько можем продать» — второй.

В «Рознице» для магазина обычно печатают отчёт «Остатки товаров», а для сверки с товарным отчётом по форме ТОРГ-29 — соответствующий товарный отчёт. Оба открываются из раздела Отчёты и печатаются по общему правилу.

Порядок один для любого отчёта:

1. Откройте отчёт и задайте период. Для остатков важна именно дата конца периода — на неё и считается сальдо.
2. При необходимости задайте отбор: склад, организация, группа номенклатуры.
3. Нажмите Сформировать.
4. Нажмите кнопку с изображением принтера в командной панели (или Ctrl+P), проверьте предпросмотр и отправьте на печать.

Остатки по складам, партиям и серийным номерам

Когда учёт ведётся детальнее, чем просто «номенклатура», печать остатков настраивают через группировки отчёта.

По складам. В ведомости по товарам на складах (УТ, ERP) склад уже есть в структуре. В «Бухгалтерии» в оборотно-сальдовой ведомости по счёту 41 откройте Настройки → Группировки и добавьте субконто «Склады» — тогда остатки разложатся по каждому складу отдельно.

По партиям. Партионный учёт включается в настройках учёта. Если он ведётся, в тех же настройках отчёта добавьте группировку по партии (в УТ и ERP это аналитика «Партии»). Получите остаток каждой партии с датой поступления и ценой — это нужно, например, для контроля сроков годности.

По серийным номерам. Серийные номера хранятся отдельно от количественного учёта. В УТ и ERP при включённом учёте серийных номеров используйте специализированный отчёт раздела «Склад», где серии выводятся отдельной строкой. В оборотно-сальдовую ведомость «Бухгалтерии» серийные номера не попадают — для них нужен складской отчёт конфигурации.

Как настроить печатную форму под себя

Отчёт в 1С — это табличный документ, и печатается он ровно так, как выглядит на экране. Поэтому форму настраивают до печати, а не после.

Состав колонок и группировок. Кнопка Настройки (или Ещё → Изменить вариант отчёта) открывает поля, отбор и группировки. Лишние колонки убирайте — узкая таблица помещается на страницу без масштабирования.

Параметры страницы. Перед печатью откройте предпросмотр и проверьте:

• 📄 Ориентацию — для широких ведомостей ставьте альбомную.
• 📐 Масштаб — режим «По ширине страницы» подгоняет таблицу так, чтобы колонки не обрезались.
• 🧾 Поля и колонтитулы — в колонтитул удобно вынести название организации, дату и номер страницы.
• 🔁 Повтор шапки — чтобы на каждом листе печатались названия колонок, в табличном документе задайте повторение верхних строк при печати.

Сохранение варианта. Настроенную форму не нужно собирать заново каждый раз. Сохраните её как отдельный вариант отчёта (Ещё → Сохранить вариант) — он появится в списке вариантов и останется доступным при следующем открытии. Если вариантом будут пользоваться коллеги, при сохранении откройте к нему доступ другим пользователям, а не только себе.

Оформление для руководства. Когда распечатка идёт «наверх», уберите технические колонки (коды, GUID, служебные субконто) и оставьте наименование, количество и сумму. Чистая таблица из трёх-четырёх колонок читается с листа без пояснений и не требует альбомной ориентации.

Проверяйте предпросмотр перед печатью всегда: обрезанная справа колонка с количеством делает распечатку бесполезной.

Печать остатков денежных средств

Остатки денег — это сальдо по счетам учёта денежных средств, а не складской отчёт.

В «Бухгалтерии» распечатайте оборотно-сальдовую ведомость по счёту:

• 50 — касса;
• 51 — расчётные счета;
• 52 — валютные счета;
• 55 — специальные счета.

Чтобы увидеть сразу все денежные счета одной сводкой, сформируйте общую оборотно-сальдовую ведомость (Отчёты → Оборотно-сальдовая ведомость) и в ней разверните нужные счета — остатки по кассе и банку будут в строках 50 и 51.

В УТ и ERP остатки денег смотрят в разделе «Казначейство» — там есть отчёты по движению и остаткам денежных средств в разрезе касс, банковских счетов и статей ДДС. Печатаются они так же, как складские: Сформировать → кнопка печати.

Остаток кассы на дату удобно печатать вместе с кассовой книгой: лист кассовой книги (Банк и касса → Кассовые документы → Кассовая книга) выводит входящий и исходящий остаток за день и служит официальным документом, а оборотно-сальдовая ведомость по счёту 50 даёт ту же цифру для внутренней сверки.

Печать остатков на дату и другие нестандартные запросы

Чаще всего «нестандартная» печать — это остатки не на сегодня или с дополнительным разрезом.

Остатки на прошедшую дату. Задайте в периоде нужную дату окончания — отчёт пересчитает сальдо на неё. Так получают остатки на конец месяца, квартала или на день инвентаризации. Документы за выбранную дату должны быть проведены, иначе картина будет неполной.

Только ненулевые остатки. В настройках отчёта включите отбор, скрывающий позиции с нулевым сальдо. Для инвентаризации, наоборот, иногда нужны все позиции, включая нулевые, — тогда отбор снимают.

Остатки по одному контрагенту или договору. Это уже не склад, а расчёты: оборотно-сальдовая ведомость по счёту 60 (поставщики) или 62 (покупатели) с группировкой по контрагенту даёт остаток задолженности, который тоже часто называют «остатком».

Остатки в разрезе характеристик. Если товары учитываются по характеристикам (цвет, размер), добавьте характеристику в группировки — остаток разложится по каждой из них.

Остатки для инвентаризации. Чтобы распечатать остатки «как учётные данные для пересчёта», используйте документ инвентаризации : он заполняется остатками на дату и печатается типовыми формами (инвентаризационная опись , а после ввода факта — сличительная ведомость). Это точнее, чем печатать обычный отчёт, потому что данные фиксируются в документе на конкретную дату.

Печать части отчёта. Не обязательно печатать весь документ. Выделите мышью нужные строки табличного документа и в параметрах печати укажите вывод только выделенной области. Так удобно распечатать остатки по одной товарной группе, не формируя отдельный отчёт.

Автоматическая рассылка и сохранение остатков

Если остатки нужны регулярно — например, ежедневная сводка для руководителя, — настройте рассылку отчётов по расписанию. В типовых конфигурациях на базе БСП она находится в разделе Администрирование → Печатные формы, отчёты и обработки → Рассылки отчётов.

В рассылке вы:

1. Выбираете сохранённый вариант отчёта по остаткам.
2. Указываете формат вложения — PDF для чтения или .xlsx для работы с данными.
3. Задаёте получателей (список e-mail или пользователей базы).
4. Настраиваете расписание — например, каждый рабочий день в 9:00.

Более простой вариант без e-mail — сохранить вариант отчёта с нужными настройками и просто открывать его одной кнопкой, не настраивая заново. А разовую выгрузку в Excel или PDF делайте через кнопку Сохранить прямо из сформированного отчёта.

Если остатки нужны не человеку, а другой системе (сайт, маркетплейс, складская программа), ручная печать не нужна — настраивается обмен или выгрузка в файл обмена. Но для бумажного экземпляра и для согласования с руководителем рассылка по расписанию остаётся самым быстрым способом: отчёт собирается и уходит получателям без участия бухгалтера.

Почему остатки печатаются неправильно

Чаще всего проблема не в печати, а в данных отчёта. Разберём по симптомам.

Частые вопросы