Печать и выгрузка перечня поставщиков в 1С 8.3

Самый быстрый способ распечатать список поставщиков — открыть справочник Контрагенты, оставить в нём только поставщиков и нажать Еще → Вывести список. Платформа соберёт табличный документ со всеми строками, а его уже можно отправить на печать (Ctrl+P) или сохранить в Excel.

Этот приём работает во всех типовых конфигурациях на платформе 8.3 — и в Бухгалтерии, и в Управлении торговлей, и в Рознице, потому что Вывести список встроена в саму платформу, а не в конкретную программу. Ниже разберём, как отобрать именно поставщиков, как получить свой набор колонок через отчёт и что делать, когда в распечатку попадает не то, что нужно.

Отдельно оговорюсь: «поставщик» в 1С — это не отдельный справочник, а роль контрагента. Один и тот же контрагент может быть и поставщиком, и покупателем. Поэтому половина задачи — не «нажать печать», а правильно отобрать строки.

Список поставщиков чаще всего печатают для сверки расчётов, инвентаризации задолженности, передачи в юротдел или просто чтобы держать под рукой контакты и реквизиты. Под каждую из этих задач подходит свой формат вывода — от простой таблицы на лист до настраиваемого отчёта с договорами и телефонами.

Быстрый вывод списка контрагентов на бумагу

Открываем справочник контрагентов. Путь зависит от конфигурации:

Дальше одинаково для всех:

1. В открытом списке нажмите Еще (меню в правом верхнем углу командной панели).
2. Выберите Вывести список....
3. В окне настройки укажите тип вывода — Табличный документ, и отметьте галочками колонки, которые нужны на бумаге (наименование, ИНН, КПП, телефон).
4. Нажмите ОК — откроется готовый табличный документ.
5. Печать — Ctrl+P или Главное меню → Файл → Печать.

В окне вывода есть выбор между табличным и текстовым документом. Табличный документ — это таблица с границами ячеек, её удобно печатать и сохранять в Excel. Текстовый документ пригодится, когда список нужно вставить в письмо или в простой текстовый файл без форматирования. Для печати почти всегда берут табличный.

Порядок строк в распечатке повторяет сортировку списка на экране. Хотите список по алфавиту — отсортируйте колонку наименования щелчком по её заголовку перед выводом. Хотите сгруппировать по странам или видам — для этого лучше подойдёт универсальный отчёт из раздела ниже.

Вывести список берёт все строки, которые сейчас показаны в списке — с учётом установленного отбора. Если отбора нет, в документ попадут все контрагенты подряд: и поставщики, и покупатели, и прочие. Поэтому следующий шаг — отбор.

Как оставить в списке только поставщиков

Чёткого признака «поставщик» в карточке контрагента в типовой Бухгалтерии нет — программа понимает роль по документам и договорам. Отобрать поставщиков можно тремя способами, от простого к точному.

По группе справочника. Если контрагенты у вас разложены по папкам и есть группа «Поставщики» — просто встаньте на неё в дереве слева. В выводимый список попадут элементы выбранной группы.

По виду договора. Самый точный критерий поставщика — наличие договора с видом С поставщиком. Чтобы отобрать по нему, удобнее идти не от справочника контрагентов, а от списка договоров или от универсального отчёта (о нём ниже) — там вид договора доступен как поле отбора.

Быстрым поиском по списку. Если поставщиков немного и их наименования содержат общий признак, воспользуйтесь строкой поиска над списком или настройте отбор: Еще → Настроить список → Отбор. Добавьте условие по нужному реквизиту (например, по стране регистрации или по значению вашего дополнительного реквизита).

Если удобной группы ещё нет, её стоит один раз завести. Создайте в справочнике папку «Поставщики» (Создать группу в командной панели списка) и перенесите в неё нужных контрагентов — выделите строки с зажатым Ctrl, затем Еще → Переместить в группу. Дальше любой отбор и любая печать по поставщикам займут пару секунд.

Второй надёжный вариант — добавить контрагентам дополнительный реквизит-признак (например, флажок «Поставщик») через механизм дополнительных реквизитов в настройках. По такому признаку легко строить и отбор, и отчёт.

Детали по одному поставщику: карточка и реквизиты

Если нужна не вся таблица, а аккуратный лист с реквизитами одного поставщика, есть два рабочих пути.

Вывод одной строки. Встаньте на нужного контрагента в списке и так же выполните Еще → Вывести список, оставив в колонках ИНН, КПП, адрес, телефон. Получите компактную табличку по одному контрагенту.

Через карточку. Откройте контрагента двойным щелчком. В карточке собраны вкладки с реквизитами, адресами и договорами — их видно на экране и можно сверить перед печатью. Если в командной панели карточки есть команда печати реквизитов, воспользуйтесь ей; если нет — реквизиты удобнее забрать универсальным отчётом с отбором по одному контрагенту.

Для юридически значимой «карточки предприятия» (реквизиты вашей организации для отправки поставщику) смотрите не справочник контрагентов, а карточку своей организации в разделе настроек — это другой объект.

Универсальный отчёт: свой набор колонок и группировки

Когда штатного вывода списка не хватает — нужны договоры, суммы, контактные лица в одной таблице, — соберите отчёт под себя. Инструмент называется универсальный отчёт и строится на системе компоновки данных, то есть колонки, отборы и группировки вы задаёте сами.

Путь в Бухгалтерии 3.0: Отчёты → Универсальный отчёт. В верхней части формы выберите источник данных:

1. Тип объекта — Справочник.
2. Имя объекта — Контрагенты.
3. Таблица — основная (или табличная часть «Контактная информация», если нужны телефоны и адреса).
4. Нажмите Сформировать.

Чтобы настроить вид таблицы, откройте Настройки (или Еще → Изменить вариант):

• в полях оставьте наименование, ИНН, КПП, нужные реквизиты;
• в группировке можно разложить поставщиков по странам, видам или вашим дополнительным признакам;
• в отборах задайте условие — например, по виду договора С поставщиком.

Готовый отчёт печатается и сохраняется так же, как табличный документ. Плюс универсального отчёта в том, что настройку можно сохранить как вариант и переиспользовать каждый месяц, не настраивая заново. Сохранить вариант удобно через Еще → Сохранить вариант отчёта — задайте понятное имя вроде «Поставщики с реквизитами», и в следующий раз выберете его из списка готовых.

Небольшой пример набора колонок для списка поставщиков, который закрывает большинство задач: наименование, полное наименование, ИНН, КПП, основной договор, телефон. Если нужно, добавьте страну регистрации и юридический адрес. Лишние поля лучше убрать — узкая таблица читается и печатается лучше широкой.

Оформление тоже настраивается: в разделе Оформление можно выделить цветом или шрифтом строки по условию, но для печати на обычном принтере проще оставить стандартный чёрно-белый вид.

Выгрузка списка поставщиков в Excel

Печать на бумагу нужна не всегда — чаще список просят в файле. Любой табличный документ 1С сохраняется в Excel:

1. Сформируйте список через Вывести список или универсальный отчёт.
2. Главное меню → Файл → Сохранить как....
3. В поле типа файла выберите Лист Excel 2007-...(*.xlsx).
4. Укажите имя и папку, сохраните.

Файл откроется в Excel или в бесплатных аналогах как обычная таблица — с ней можно работать, фильтровать, отправлять контрагентам.

Если список забирает не человек, а другая программа (сайт, сервис рассылок, учётная система), сохраните его не в XLSX, а в текстовый формат с разделителями. При сохранении выберите тип Текстовый документ (*.txt) или заранее согласуйте с принимающей стороной разделитель и кодировку — чаще всего ждут UTF-8.

Обратной дороги у этой выгрузки нет: загрузить отредактированный Excel обратно в справочник штатной кнопкой нельзя. XLSX здесь — снимок для просмотра и пересылки, а не инструмент переноса данных. Для массовой правки реквизитов существуют отдельные обработки загрузки из табличного документа, но это уже другая задача.

Этикетки и адресные наклейки: что реально умеет 1С

Встроенная печать этикеток и наклеек в 1С рассчитана на товары, а не на контрагентов: ценники и этикетки печатаются из документов поступления и настраиваются в редакторе шаблонов этикеток и ценников (в Управлении торговлей и Рознице). Наклейки «на поставщика» такой механизм не делает.

Если под наклейками вы понимаете адресные ярлыки на конверты для отправки документов поставщикам, практичный путь такой:

1. Выгрузите список поставщиков с адресами в Excel (как в разделе выше).
2. В текстовом редакторе используйте слияние (почтовую рассылку) с этим файлом как источником.
3. Напечатайте адресные наклейки на листах формата для этикеток.

Так вы получите наклейки с реквизитами и адресами поставщиков, не изобретая несуществующую функцию внутри 1С.

Частые ошибки при печати списка поставщиков

Какой способ выбрать под вашу задачу

Частые вопросы