Печать путевых листов из 1С 8.3: от справочников до пачки бланков

Распечатать путевой лист из 1С 8.3 можно тремя способами: из документа «Путевой лист» в отраслевой конфигурации (например, 1С:Управление автотранспортом), через внешнюю печатную форму, подключённую в Администрирование → Печатные формы, отчеты и обработки → Дополнительные отчеты и обработки, или через расширение конфигурации . В типовой 1С:Бухгалтерии предприятия 3.0 отдельного документа «Путевой лист» нет, поэтому кнопка «Печать» сама его не покажет.

Типичная ситуация: в компании два служебных автомобиля, водитель утром ждёт бланк, а бухгалтер ищет путевой лист в меню и не находит. Ниже — как выбрать вариант под свою базу, подготовить данные, вывести бланк на принтер, напечатать сразу пачку за месяц и что делать, если форма не открывается или режется по краям.

Где в 1С 8.3 находится путевой лист: три варианта

Сначала определите, что у вас за база. От этого зависит весь дальнейший порядок действий.

💡 Определить конфигурацию быстро: откройте главное меню (кнопка с тремя полосками вверху слева) → Справка → О программе. В строке «Конфигурация» будет название и номер релиза.

Если там «Бухгалтерия предприятия» — путь лежит через внешнюю форму или расширение. Если «Управление автотранспортом» или другая отраслевая — документ уже есть, переходите к подготовке справочников.

Подготовка данных перед оформлением путевого листа

Печатная форма берёт данные из справочников. Пустой справочник — пустая графа на бланке, и такой лист не примут ни водитель на линии, ни налоговая при проверке расходов.

Что заполнить заранее

• 🚗 Транспортное средство: марка, модель, государственный регистрационный номер, тип (легковой, грузовой), вид топлива, норма расхода.
• 👤 Водитель: ФИО, номер водительского удостоверения. Обычно водитель — это сотрудник из справочника «Сотрудники» или «Физические лица».
• 🏢 Организация: полное наименование, адрес, телефон, ОГРН. Для бланка по приказу № 390 они обязательны.
• ⛽ Топливо: номенклатура ГСМ (АИ-92, ДТ) с единицей измерения «литр».
• 🩺 Медработник и механик: ФИО тех, кто проводит предрейсовый медосмотр и контроль технического состояния. Если эти функции на аутсорсе — данные сторонней организации.

Как создать документ

В отраслевой конфигурации порядок обычно такой:

1. Откройте журнал путевых листов (раздел с транспортом или поиск по слову «путевой» в строке поиска по меню).
2. Нажмите Создать.
3. Выберите организацию, автомобиль и водителя. Многие поля заполнятся из карточки автомобиля.
4. Укажите период действия: дату и время выезда и планового возвращения.
5. Введите показания одометра и остаток топлива при выезде.
6. После возвращения машины допишите показания при возврате, фактический расход и маршрут.
7. Нажмите Записать, затем Провести.

Если используете внешнюю форму в БП 3.0, «документом» служит тот объект, к которому её привязал разработчик: справочник «Основные средства », «Сотрудники» или своя обработка-генератор. Откройте нужную карточку — команда печати путевого листа появится в её меню «Печать».

Как распечатать путевой лист: выбор печатной формы

Во всех современных конфигурациях на 8.3 печать работает одинаково, через подсистему печати.

1. Откройте документ «Путевой лист» или карточку, к которой подключена форма.
2. Нажмите кнопку Печать на командной панели (значок принтера или выпадающий список).
3. Выберите нужную форму. В отраслевых решениях их несколько: для легкового, грузового автомобиля, автобуса, спецтехники.
4. Откроется окно с табличным документом. Проверьте данные на экране.
5. В поле «Копий» укажите количество экземпляров.
6. Нажмите Печать.

Какую форму выбирать

Унифицированные формы утверждены постановлением Госкомстата № 78 и с 2013 года не обязательны. Многие продолжают ими пользоваться по привычке, дорабатывая под новые требования.

Двусторонний бланк

Формы № 3 и № 4-С состоят из лицевой и оборотной сторон. В окне печати они идут одна за другой на разных листах.

• 🖨️ Если принтер умеет двустороннюю печать, включите её в свойствах принтера: «переворот по длинному краю» или «по короткому» — в зависимости от ориентации.
• 📄 Если не умеет — распечатайте сначала нечётные страницы, переверните пачку и допечатайте чётные.
• 💾 Чтобы отправить бланк водителю или в архив, нажмите в окне печати Сохранить и выберите формат PDF или Excel.

💡 Ориентацию и поля можно поправить прямо в окне печати: главное меню → Файл → Параметры страницы. Для формы № 4-С обычно ставят альбомную ориентацию и масштаб «по ширине страницы».

Бланк путевого листа после 1 марта 2023 года: что в нём обязано быть

С 1 марта 2023 года действует приказ Минтранса № 390. Если ваша печатная форма создана раньше, проверьте её по списку реквизитов. Старые макеты часто не содержат новых граф.

Обязательные блоки

• 📌 Наименование и номер путевого листа.
• 📅 Срок действия: даты начала и окончания (лист можно оформить на один день или на срок до одного месяца).
• 🏢 Сведения о собственнике (владельце) транспортного средства: наименование, адрес, телефон, ОГРН — или ФИО и ОГРНИП для ИП.
• 🚗 Сведения о транспортном средстве: тип, марка, модель, госномер; для прицепа — отдельно.
• 👤 Сведения о водителе: ФИО и номер водительского удостоверения.
• 🔧 Предрейсовый и послерейсовый контроль технического состояния: дата, время, ФИО и подпись проводившего, показания одометра.
• 🩺 Предрейсовый и послерейсовый (если обязателен) медосмотр: дата, время, ФИО медработника, отметка о прохождении.
• 🛣️ Сведения о виде сообщения и виде перевозки: регулярная, заказная, перевозка грузов для собственных нужд и т.п.

Что делать со старой формой

1. Сравните макет с перечнем выше.
2. Если не хватает граф — запросите обновление обработки у её автора или в отраслевой конфигурации установите свежий релиз.
3. Если обновления нет — допишите графы сами через редактирование макета (следующий раздел).

Электронный путевой лист — отдельный процесс. Его подписывают электронной подписью и передают через операторов электронных перевозочных документов в ГИС ЭПД. Бумажная печать для него не нужна; если организация перешла на ЭПЛ, этот раздел про бланк к ней не относится.

Настройка макета и подключение внешней обработки печати

Подключение внешней печатной формы в БП 3.0

1. Включите возможность: Администрирование → Печатные формы, отчеты и обработки → флажок «Дополнительные отчеты и обработки».
2. Перейдите по ссылке «Дополнительные отчеты и обработки».
3. Нажмите Добавить из файла и выберите файл .epf.
4. Программа предупредит о рисках запуска внешнего файла. Подтвердите, если файл получен из надёжного источника.
5. В карточке обработки проверьте вид — «Печатная форма» — и вкладку размещения: к какому справочнику или документу она привязана.
6. Нажмите Записать и закрыть.

После этого в меню Печать у нужного объекта появится новая команда.

Правка макета без программиста

Поправить подписи, шрифт, ширину граф или добавить пустую строку можно без конфигуратора.

1. Откройте Администрирование → Печатные формы, отчеты и обработки → Макеты печатных форм.
2. Найдите макет путевого листа (поиск по слову «путевой»).
3. Нажмите Изменить макет. Откроется редактор табличного документа.
4. Внесите правки: текст ячеек, границы, размеры.
5. Сохраните. В списке у макета появится отметка «Изменён».

Чтобы вернуть заводской вид, в том же списке есть команда использования стандартного макета.

💡 Так правится только оформление. Новые поля, которых нет в данных документа (например, «время послерейсового медосмотра»), без программиста не заполнятся: в макете будет пустая ячейка, которую можно заполнить от руки.

Когда нужен программист

• 🧩 Нужно добавить новые реквизиты в документ и вывести их на бланк — делается расширением конфигурации, а не правкой типовой.
• 🔁 Нужна автоматическая нумерация путевых листов по каждому автомобилю.
• ⛽ Нужен автоматический расчёт расхода топлива по норме, пробегу и надбавкам (зимняя, городская).

Расширение не снимает базу с поддержки и переживает обновления типовой конфигурации лучше, чем правка самой конфигурации.

Массовая печать путевых листов за период

Когда машин несколько, печатать каждый лист по одному долго. Подсистема печати умеет выводить сразу несколько документов.

1. Откройте журнал путевых листов.
2. Установите отбор по периоду (кнопка выбора периода в командной панели) и при необходимости по автомобилю или водителю.
3. Выделите нужные строки: Ctrl+A — все, Ctrl + щелчок — выборочно, Shift + щелчок — диапазон.
4. Нажмите Печать и выберите форму.
5. Все листы откроются в одном окне, каждый с новой страницы.
6. Проверьте выборочно 2–3 листа и отправьте на принтер.

Заготовка бланков на месяц вперёд

Частая практика у небольших компаний: путевые листы на месяц печатают заранее, а пробег и топливо вписывают от руки.

• ✅ Создайте документы на рабочие дни месяца копированием (F9 или команда копирования в списке) и поменяйте дату.
• ✅ Проверьте, что номера идут без пропусков и повторов.
• ✅ После возвращения машины перенесите фактические показания в документ — иначе списание ГСМ в учёте не совпадёт с бланком.

Как путевые листы попадают в бухгалтерию

В БП 3.0 топливо списывают документом «Требование-накладная» (раздел Склад). Основание — данные путевых листов за период: фактический расход по каждой машине. ГСМ учитывают на счёте 10.03 «Топливо» и списывают на счёт затрат подразделения, где работает машина.

Почему путевой лист не печатается или печатается неправильно

Если ошибка повторяется на одном компьютере, а у коллег всё печатается, проблема обычно в драйвере принтера или настройках печати Windows, а не в 1С. Попробуйте сохранить бланк в PDF и распечатать уже его.

Частые вопросы