Печатная форма среднего заработка: где найти в документе, как вывести на бумагу и в Excel

Расчет среднего заработка в 1С 8.3 печатается из того документа, где средний применялся: отпуска, больничного листа, увольнения, командировки. Откройте документ, нажмите кнопку Печать в командной панели и выберите пункт «Расчет среднего заработка». Путь одинаковый в 1С:Бухгалтерии 3.0 и в 1С:Зарплате и управлении персоналом 3.1.

Отдельного справочника «Средний заработок» в программе нет. Средний каждый раз собирается заново по начислениям и отработанному времени за расчетный период. Поэтому вопрос «где найти расчет среднего заработка в 1С 8.3 Бухгалтерия» всегда сводится к одному: в каком документе он был посчитан.

Где в 1С 8.3 находится расчет среднего заработка

Средний заработок хранится внутри документа-начисления. В шапке или на вкладке «Начисления» есть поле «Средний заработок» (в больничном — «Средний дневной заработок»). Рядом с ним кнопка с карандашом: она открывает форму с помесячной расшифровкой.

Найти сам документ проще всего через журнал начислений.

В Бухгалтерии документы «Отпуск» и «Больничный лист» видны, только если зарплата ведется в этой же программе. Проверьте это в Зарплата и кадры → Настройки зарплаты: учет расчетов должен вестись в этой программе. Если зарплату считают во внешней ЗУП, в Бухгалтерию приходят только итоговые суммы. Тогда расчета среднего в БП нет, и печатать его нужно в ЗУП.

💡 В журнале «Все начисления» удобно включить отбор по сотруднику. Так за пару секунд видны все его отпуска и больничные за год, и сразу понятно, какой документ открывать.

Способ 1. Печать расчета прямо из документа

Это основной и самый быстрый вариант. Работает для отпуска, больничного, командировки и увольнения.

1. Откройте журнал начислений (путь — в таблице выше).
2. Найдите документ по сотруднику и дате, откройте его двойным щелчком.
3. Убедитесь, что документ рассчитан: поле среднего заработка заполнено, сумма начисления не нулевая.
4. Нажмите Печать в командной панели документа.
5. Выберите «Расчет среднего заработка».
6. В открывшемся окне проверьте форму и нажмите кнопку печати (значок принтера) или Ctrl+P.

В печатной форме видно:

• 📅 расчетный период — обычно 12 месяцев до месяца события;
• 💰 начисления по месяцам, которые вошли в базу;
• ⏱ отработанные дни или часы и норму по графику;
• ➖ исключенные периоды: болезнь, отпуск, простой;
• 🧮 итог: сумма заработка, количество дней и сам средний.

Пример проверки на цифрах. За расчетный период начислено 600 000 руб., все 12 месяцев отработаны полностью. Для отпуска средний дневной считается так: 600 000 / 12 / 29,3 = 1 706,48 руб. Если в форме другое число, ищите разницу в исключенных днях или в составе начислений.

Можно распечатать сразу несколько расчетов. В журнале выделите нужные документы (с Ctrl или Shift) и выберите Печать → Расчет среднего заработка. Формы откроются в одном окне, каждая с новой страницы.

Способ 2. Отчет по среднему заработку и расшифровка из формы

Иногда документ печатать не нужно. Бухгалтер хочет посмотреть средний по нескольким сотрудникам или разобраться, откуда взялась цифра.

Расшифровка внутри документа

Нажмите карандаш рядом с полем «Средний заработок». Откроется форма с таблицей по месяцам расчетного периода. В ней видно, какие суммы и дни программа взяла из базы.

В этой же форме можно поправить данные вручную. Например, добавить заработок за месяцы до начала учета в 1С. После правки документ пересчитается.

Ручные правки в форме среднего видны только в этом документе. В следующем отпуске программа снова возьмет данные из базы. Если месяцев не хватает системно, данные лучше ввести один раз, а не править каждый документ.

Отчеты в ЗУП 3.1

В ЗУП есть отчеты, которые показывают средний заработок без открытия документов. Откройте Зарплата → Отчеты по зарплате и введите в поиск по списку отчетов слово «средн». Набор отчетов немного различается от релиза к релизу, поэтому поиск надежнее, чем запоминание точного названия.

Отчет удобен, когда нужно:

• 👥 сравнить средний по нескольким сотрудникам подразделения;
• 🔍 проверить, вошла ли в базу премия или разовая выплата;
• 📊 подготовить данные для служебной записки руководителю.

В 1С:Бухгалтерии 3.0 такого отчета нет. Там расшифровку смотрят через форму документа или через Зарплата и кадры → Отчеты по зарплате → Расчетный листок, где видно начисления по месяцам.

Способ 3. Своя печатная форма для нестандартных требований

Типовая форма подходит большинству. Но иногда руководитель или проверяющий хочет другой вид: с подписью главбуха, с реквизитами организации, без лишних колонок.

Тут есть три уровня вмешательства.

Правка в окне печати

Печатная форма в 1С — это табличный документ. В окне печати включите режим редактирования (кнопка с карандашом в командной панели формы). После этого можно дописать фразу, поменять подпись или удалить строку . Затем печатайте.

Это быстрый вариант для одной справки. В базе правка не остается.

Изменение макета

Если форму нужно менять постоянно, проверьте раздел Администрирование → Печатные формы, отчеты и обработки → Макеты печатных форм. Там лежат макеты, которые можно редактировать без программиста. Найдите макет поиском по слову «средн». Если он там есть, откройте и измените оформление.

💡 Измененный макет помечается в списке. При необходимости можно вернуться к типовому: в этом же списке есть команда использования стандартного макета.

Внешняя печатная форма

Когда нужна своя логика (другие колонки, группировка, данные из других регистров), программист делает внешнюю обработку .epf. Ее подключают в Администрирование → Печатные формы, отчеты и обработки → Дополнительные отчеты и обработки. После подключения новая форма появляется в меню Печать нужного документа.

Что влияет на цифры в печатной форме

Распечатанный расчет показывает то, что программа посчитала. Если цифра кажется неправильной, проблема почти всегда в настройках, а не в печати.

Состав начислений в базе

В карточке каждого вида начисления есть настройка, учитывается ли оно при расчете среднего заработка.

• В ЗУП 3.1: Настройка → Начисления, откройте начисление и найдите вкладку «Средний заработок».
• В БП 3.0: Зарплата и кадры → Настройки зарплаты → Начисления, откройте карточку начисления.

Типичная ситуация: создали новый вид премии и забыли отметить, что она входит в базу. Премия начислена, а в среднем ее нет.

Отработанное время

Средний зависит от того, сколько дней или часов отработано. Источник — график работы сотрудника и документы-отклонения: больничные, отпуска, прогулы.

Если в расчетный период попал больничный, но документ не введен, программа посчитает месяц полностью отработанным. Средний получится заниженным.

Индексация

При повышении окладов в организации средний для отпусков и командировок нужно индексировать (ст. 139 ТК РФ). В ЗУП индексация учитывается автоматически, если повышение оформлено соответствующим кадровым документом с признаком индексации. Проверьте строку с коэффициентом в печатной форме.

Больничные: другие правила

Для пособий по временной нетрудоспособности действуют правила 255-ФЗ:

• 📆 расчетный период — два календарных года до года болезни;
• 🔁 годы можно заменить по заявлению, если был декрет;
• 📉 средний не может быть ниже исчисленного из МРОТ;
• 📈 заработок за каждый год ограничен предельной базой для взносов.

Если сотрудник работал у другого работодателя, заработок по справке вносят в форму среднего прямо в больничном.

Как сохранить расчет среднего заработка в Excel или PDF

Иногда расчет нужно отправить по почте, приложить к служебной записке или обработать в таблице.

1. Сформируйте печатную форму «Расчет среднего заработка» (как в способе 1).
2. В окне печати нажмите кнопку сохранения (значок дискеты).
3. Выберите формат: Лист Microsoft Excel 2007 (*.xlsx) или Adobe PDF (*.pdf).
4. Укажите папку и нажмите Сохранить.

Для разовой задачи подойдет и другой путь: выделите нужные ячейки в форме, скопируйте Ctrl+C и вставьте в Excel Ctrl+V. Форматирование частично потеряется, но цифры останутся.

💡 В окне печати есть и кнопка отправки по почте. Она сработает, если в программе настроена учетная запись электронной почты.

Расчет среднего для сотрудника, суда или банка

Распечатку расчета просят не только внутри бухгалтерии. Сотрудник может запросить ее, чтобы проверить отпускные. Суд — в трудовом споре. Банк или соцзащита — для подтверждения дохода.

По запросу сотрудника

По ст. 62 ТК РФ работодатель выдает копии документов, связанных с работой, не позднее трех рабочих дней со дня письменного заявления. Расчет среднего к отпуску или больничному относится к таким документам.

Порядок:

1. Получите письменное заявление сотрудника.
2. Распечатайте расчет из нужного документа.
3. Подпишите у ответственного лица: главного бухгалтера или руководителя.
4. Если нужно, заверьте копию: надпись «Верно», должность, подпись, дата.

Для внешних организаций

Суды, банки и госорганы часто требуют справку в своей форме. Стандартная печатная форма 1С подойдет как приложение-расшифровка, но не всегда заменит справку.

• 📄 Если форма организации своя — заполните ее по цифрам из распечатки 1С.
• 🖊 Подпись руководителя и главбуха, печать — если она есть у организации.
• 🔒 Персональные данные: передавайте только то, что указано в запросе.

Для справок о доходах для банка в ЗУП обычно используют отдельные кадровые и зарплатные справки, а расчет среднего прикладывают к ним при необходимости.

Частые вопросы о расчете среднего заработка