Расчетка из 1С на бумагу, в PDF и на почту: ЗУП 3.1, Бухгалтерия 3.0 и ERP

Чтобы распечатать расчетный лист в 1С:ЗУП 3.1, откройте Зарплата → Отчеты по зарплате → Расчетный листок, укажите месяц и сотрудника и нажмите Сформировать, затем значок принтера или Ctrl+P. В 1С:Бухгалтерии 3.0 тот же отчет лежит в Зарплата и кадры → Отчеты по зарплате. Второй путь — кнопка Печать прямо в документе начисления зарплаты за месяц.

Расчетку печатают после того, как проведены начисление и ведомость на выплату. Иначе в листке не будет строки выплат, а долг на конец месяца окажется неверным.

Зачем работодателю расчетка и что в ней видно

Расчетный листок — это письменное извещение работника о том, из чего сложилась его зарплата. Обязанность выдавать его при каждой выплате прямо записана в статье 136 ТК РФ. Форму листка работодатель утверждает сам, с учетом мнения представительного органа работников, если такой есть.

В типовой расчетке 1С обычно видно:

• 💰 начисления по видам: оклад, премии, отпускные, больничные, доплаты;
• ➖ удержания: НДФЛ, алименты, профсоюзные взносы, удержания по заявлениям;
• 📅 отработанное время в днях и часах;
• 🏦 выплаты за месяц: аванс, межрасчетные выплаты, зарплата;
• 📊 долг за организацией или за работником на начало и конец месяца.

Сам отчет ничего не считает. Он собирает то, что уже записали проведенные документы: начисление зарплаты, отпуска, больничные, ведомости на выплату. Поэтому печать расчетки — последний шаг месяца, после расчета и выплаты.

Два способа распечатать расчетный лист в 1С

В программе есть два источника одной и той же печатной формы. Выбор зависит от задачи.

В 1С:ERP и 1С:Комплексной автоматизации зарплатный блок построен на той же основе, что ЗУП 3.1. Отчет называется так же и находится в группе отчетов по зарплате раздела зарплаты. Настройки и печать в нем работают одинаково.

Как распечатать расчетный лист в 1С:ЗУП 3.1 по шагам

Через отчет

1. Откройте Зарплата → Отчеты по зарплате.
2. В списке отчетов выберите Расчетный листок.
3. В шапке задайте период. Для одного месяца удобна кнопка выбора периода: отметьте нужный месяц целиком.
4. Если в базе несколько организаций, выберите нужную в поле Организация.
5. В отборе по сотруднику укажите одного человека. Пустой отбор — листки на всех.
6. Нажмите Сформировать.
7. Проверьте результат на экране и нажмите значок принтера на панели табличного документа или Ctrl+P.

Перед печатью полезно открыть Параметры страницы (через меню печати или Ещё). Там задают ориентацию, поля и масштаб. Узкая книжная расчетка часто помещается по ширине при масштабе 80–90%.

Через документ начисления

1. Откройте Зарплата → Начисления зарплаты и взносов и найдите документ за нужный месяц.
2. Откройте документ и нажмите кнопку Печать.
3. Выберите печатную форму расчетного листка.
4. Чтобы распечатать листок одного человека, сначала выделите его строку в табличной части, а потом вызывайте печать. Без выделения форма строится по всем сотрудникам документа.

В 1С:Бухгалтерии 3.0

Порядок почти такой же. Отчет — Зарплата и кадры → Отчеты по зарплате → Расчетный листок. Документ начисления — Зарплата и кадры → Все начисления, затем откройте нужное «Начисление зарплаты» и нажмите Печать.

В Бухгалтерии меньше видов начислений и нет сложных межрасчетных схем, поэтому расчетка короче. Если зарплату ведут в ЗУП, а в Бухгалтерию загружают только итоговые проводки, печатать листки нужно в ЗУП: в БП не будет данных по сотрудникам.

Расчетки на всех сотрудников одной пачкой

Распечатать листки на весь штат можно двумя способами, оба работают без обработок и доработок.

Из отчета. Оставьте отбор по сотруднику пустым. При необходимости добавьте отбор по подразделению: так проще раздавать листки по отделам. После формирования каждый сотрудник окажется в отдельном блоке, а печать уйдет одной очередью.

Из документа начисления. Нажмите Печать без выделения строк. Форма построится по всем людям в документе.

Чтобы пачку было удобно резать и раздавать:

• ✂️ подберите масштаб в Параметрах страницы так, чтобы листки не рвались между страницами;
• 🗂 сортируйте по подразделению, затем по фамилии;
• 🖨 перед печатью на 300 человек распечатайте одну страницу и проверьте, как ложатся границы.

Выгрузка расчетного листка в Excel, PDF и Word

Сформированная расчетка — обычный табличный документ 1С. Его сохраняют в файл так же, как любой отчет.

1. Сформируйте отчет или откройте печатную форму из документа.
2. Нажмите значок дискеты Сохранить на панели табличного документа или Ctrl+S.
3. Выберите тип файла и папку.

При выгрузке пачки на всех сотрудников в один PDF получится единый файл. Если нужен отдельный файл на каждого человека, формируйте отчет с отбором по сотруднику или используйте рассылку из следующего раздела.

Что можно поменять в форме расчетки

Без программиста: настройки отчета

В отчете есть кнопка Настройки. В обычном режиме там задают период, отборы и набор показателей. Переключение в расширенный вид открывает больше возможностей:

• 📌 группировка: по подразделениям, по сотрудникам;
• 📌 сортировка внутри группы;
• 📌 какие поля и показатели выводить;
• 📌 условное оформление, например, выделение отрицательного долга цветом.

Удачную настройку сохраните как свой вариант отчета через меню Ещё командой сохранения варианта отчета. Тогда при следующем открытии не придется собирать ее заново. Вариант можно сделать доступным другим пользователям.

В ЗУП 3.1 часть содержания листка управляется и из настроек расчета зарплаты: какие показатели выводить в расчетку, как показывать время. Состав этих флажков меняется от релиза к релизу, поэтому смотрите раздел Настройка → Расчет зарплаты в своей базе.

С программистом: логотип, реквизиты, своя верстка

Добавить логотип, реквизиты организации в шапку, подпись бухгалтера или перекроить форму настройками отчета нельзя. Для этого есть три законных пути:

1. Расширение конфигурации . Программист меняет макет или формирование листка в расширении. Типовая конфигурация остается на поддержке, обновления ставятся без проблем.
2. Внешняя печатная форма. Отдельный файл .epf, который подключают в Администрирование → Печатные формы, отчеты и обработки → Дополнительные отчеты и обработки. После этого новая команда появляется в меню Печать документа начисления.
3. Пользовательский макет. В Администрирование → Печатные формы, отчеты и обработки → Макеты печатных форм правят макеты типовых печатных форм. Работает только для тех форм, которые построены на макете. Расчетка в ЗУП формируется отчетом, поэтому ее так обычно не меняют.

Если меняете утвержденную форму расчетного листка, оформите новую форму приказом. Это требование ТК РФ, а не программы.

Отправка расчетных листков сотрудникам по почте

Бумага не обязательна. Расчетку можно выдавать в электронном виде, если такой порядок закреплен в локальном акте организации и сотрудник сообщил адрес для получения. Есть три рабочих варианта.

Разовая отправка из печатной формы

В печатной форме документа есть команда отправки по почте (значок конверта). Перед первой отправкой в программе должна быть настроена учетная запись электронной почты: это делают в разделе Администрирование, в настройках почты и учетных записей электронной почты. Программа прикрепит файл к письму, адрес вводите вручную.

Для пяти сотрудников этого хватает. Для пятидесяти — нет.

Массовая рассылка из ЗУП

В актуальных релизах ЗУП 3.1 есть рассылка расчетных листков: программа берет адреса из контактной информации сотрудников и отправляет каждому только его листок. Найти ее проще всего через поиск по разделу Зарплата, вбив слово «рассылка».

Что подготовить:

• 📧 настроенная учетная запись почты организации;
• 👤 личный e-mail в контактной информации физического лица каждого сотрудника;
• 🔐 решение по защите: передавать файл в архиве с паролем или через защищенный канал.

Кроме того, в БСП есть универсальные Рассылки отчетов. Их включают в Администрирование → Печатные формы, отчеты и обработки. Рассылка отправит отчет по расписанию, но для персональных листков удобнее специальная рассылка ЗУП: универсальная шлет один отчет списку получателей.

Личный кабинет сотрудника

Сервис 1С:Кабинет сотрудника публикует расчетки в личный кабинет. Работник видит листок в браузере или телефоне, а бухгалтер ничего не печатает и не рассылает. Сервис подключают через Администрирование → Интернет-поддержка и сервисы, он платный и требует договора ИТС.

Почему расчетный лист выходит пустым или с ошибкой

Отдельный случай — исправление прошлого месяца. Если в октябре сделали перерасчет за сентябрь, сумма доначисления появится в октябрьском листке отдельной строкой. Сентябрьская расчетка, напечатанная раньше, не меняется сама. При переформировании за сентябрь будут видны уже новые данные. Если сотруднику нужен листок за прошлый месяц в старом виде, сохраняйте PDF в момент выдачи.

Частые вопросы