Печать реестров в 1С: документы, платёжки и зарплата

Реестр почти всегда печатается из списка документов, а не из самого документа. Открываете нужный журнал, выделяете строки, жмёте Печать на командной панели и выбираете пункт со словом «реестр». Дальше — предпросмотр, откуда реестр уходит на принтер или в файл.

Ниже разберём три самых частых случая: реестр документов из любого журнала, реестр платёжных поручений для банка и реестр выплат в 1С:ЗУП. А заодно — как настроить колонки под себя и сохранить готовый реестр в Excel или PDF.

Что отобрать перед печатью реестра

Реестр печатает ровно то, что видно в списке. Поэтому сначала приводим список в порядок, иначе на бумагу попадёт лишнее или, наоборот, не хватит нужных строк.

• 📅 Период. В шапке списка задайте интервал дат — реестр возьмёт документы только за него.
• 🏢 Организация. Если в базе несколько юрлиц, отфильтруйте по нужной организации, иначе реестр смешает документы всех компаний.
• 🔍 Отбор. По контрагенту, складу, виду документа — через Ещё → Настроить список или быстрый отбор в шапке.
• ✅ Проведённость. Непроведённые документы (помеченные серым) тоже попадут в реестр. Решите, нужны ли они.

Проверьте сортировку. Реестр сохраняет порядок, заданный в списке: щёлкните по заголовку колонки — по дате, номеру или контрагенту. Для бухгалтерской подшивки обычно сортируют по дате.

Печать реестра документов из журнала в 1С:Бухгалтерии 3.0

Самый универсальный способ. Работает практически в любом списке — реализации, поступления, счета, акты.

1. Откройте журнал. Например, Продажи → Реализация (акты, накладные) или Покупки → Поступление (акты, накладные).
2. Задайте период и отбор, как описано выше.
3. Выделите нужные документы или не выделяйте ничего — тогда в реестр уйдёт весь видимый список.
4. На командной панели нажмите Печать.
5. В выпадающем меню выберите пункт Реестр документов.

Откроется табличный документ с реестром: порядковый номер, дата, номер документа, контрагент, сумма и итог внизу. Это и есть печатная форма реестра.

Команда Ещё → Вывести список — запасной вариант для любого журнала. Она выгружает текущий список со всеми видимыми колонками в табличный документ, который печатается как обычный реестр. В диалоге можно галочками отметить, какие колонки выводить.

Как настроить колонки и форму реестра под себя

Штатный реестр показывает базовый набор полей. Часто нужно добавить свои — например, договор, статью ДДС или комментарий.

Через настройку списка (быстрый путь). Нажмите Ещё → Изменить форму (или Настроить список). В открывшемся окне отметьте флажками колонки, которые должны быть видны. После этого печатайте реестр командой Ещё → Вывести список — он возьмёт ровно отображённые колонки.

Через параметры печатной формы. Когда реестр уже открыт в предпросмотре, у многих форм вверху есть поле выбора варианта или кнопка Настройка. Там переключают ориентацию (книжная/альбомная), масштаб по ширине страницы, повтор шапки на каждом листе.

Если нужна печатная форма, которой в типовой конфигурации нет совсем (свой набор полей, логотип, особая шапка), её делают расширением конфигурации, а не правкой типовой — тогда реестр переживёт обновление. Это задача для специалиста, но важно знать: менять типовой макет «в лоб» нельзя, обновление его перезатрёт.

Реестр платёжных поручений для банка

Отдельная история — реестр платёжек. Его печатают и для внутреннего контроля, и как приложение к выгрузке в Клиент-Банк.

1. Откройте Банк и касса → Платёжные поручения.
2. Задайте период и организацию.
3. Выделите платёжки, которые идут в реестр.
4. Нажмите Печать → Реестр платёжных поручений.

В реестре будут: номер и дата поручения, получатель, назначение платежа и сумма, с итогом по списку. Такой реестр подписывает руководитель, и он прикладывается к пачке платёжек.

Реестр при выгрузке в Клиент-Банк. Сама выгрузка в банк идёт не через печать, а через обмен. Путь: Банк и касса → Платёжные поручения → Отправить в банк (или Загрузка/выгрузка → Выгрузить). Программа формирует файл 1c_to_kl.txt в указанной папке — его забирает банковский клиент.

При выгрузке 1С показывает список отправляемых платёжек — это, по сути, тот же реестр на экране, и его можно распечатать до подтверждения выгрузки. Если банк подключён по технологии прямого обмена (ДиректБанк), платёжки уходят из Банк и касса без промежуточного файла, а реестр печатается так же — командой Печать.

Реестр платёжек удобно использовать для сверки с банком: распечатайте реестр за день и сверьте его итог с суммой списаний по выписке. Если суммы расходятся, в списке платёжных поручений обычно остались неотправленные или задвоенные документы — их видно по статусу обмена в колонке состояния.

Печать реестров в 1С:Зарплата и управление персоналом

В ЗУП 3.1 реестры свои — по зарплатным выплатам и пособиям.

Реестр перечислений в банк (зарплатный проект). Когда зарплата переводится по зарплатному проекту, формируется документ ведомости в банк. Путь: Выплаты → Ведомости в банк. Выделите ведомость и нажмите Печать — в меню будет реестр перечисляемых сумм с разбивкой по сотрудникам и лицевым счетам.

Реестр выплаты наличными или на карты без проекта. Для ведомостей в кассу и на счета путь аналогичный — Выплаты → Ведомости в кассу (или Ведомости на счета), кнопка Печать, нужный реестр или расчётно-платёжная форма. Такой реестр показывает сотрудника, сумму к выплате и остаток, и служит основанием для выдачи денег из кассы или подтверждением перечислений на карты.

Реестр сведений для прямых выплат (пособия). С 2021 года пособия платит фонд напрямую, работодатель передаёт сведения. С 2023 года ФСС и ПФР объединены в СФР — учтите это в названиях отчётов. Сведения для назначения пособия передаются электронно (СЭДО), и 1С:ЗУП формирует соответствующий документ; его печатную форму берут из списка документов по пособиям кнопкой Печать.

Реестр счетов-фактур и когда вместо реестра нужен отчёт

Реестр счетов-фактур часто просят налоговая и аудиторы. В 1С:Бухгалтерии он печатается из журнала учёта.

1. Откройте Продажи → Счета-фактуры выданные (или Покупки → Счета-фактуры полученные).
2. Задайте период и организацию.
3. Нажмите Печать → Реестр (в части конфигураций пункт называется «Реестр счетов-фактур» или «Журнал учёта счетов-фактур»).

В реестре будут номер и дата счёта-фактуры, контрагент, сумма с НДС и сумма налога. Для посредников (комиссия, агентские) журнал учёта счетов-фактур ведётся отдельно и печатается из своего раздела.

Когда штатного реестра нет — стройте отчёт. Если по нужным данным готовой печатной формы реестра не предусмотрено, реестр собирают отчётом. Самый гибкий вариант — Отчёты → Универсальный отчёт:

• в шапке выберите объект (документ или регистр), по которому нужен реестр;
• задайте период;
• через Настройки вынесите в строки нужный документ, а в колонки — дату, контрагента, сумму;
• сформируйте и распечатайте результат как обычный табличный документ.

Отчёт удобнее печатной формы тем, что умеет группировать (например, по месяцам или контрагентам) и считать промежуточные итоги, чего простой реестр из списка не делает.

Что делать, если реестр не печатается

Частые сбои при печати реестра и как их снять:

Если реестр в принципе формируется криво у всех пользователей — возможно, повреждён кэш клиента. Закройте программу и очистите временные файлы сеанса; при работе на сервере это делает администратор, чтобы не оборвать чужие сеансы.

Как сохранить реестр в файл: Excel, PDF и MXL

Реестр не обязательно печатать на бумагу — его удобно сохранить и отправить по почте.

Когда реестр открыт в предпросмотре (это табличный документ), нажмите Файл → Сохранить как (или Ctrl+S) и выберите формат:

Перед сохранением проверьте предпросмотр: многостраничный реестр лучше отправлять в PDF целиком, а если нужна только часть, в диалоге печати задайте диапазон страниц. При выводе в Excel каждая колонка реестра станет отдельным столбцом, с которым можно работать как с обычной таблицей — считать итоги, фильтровать, строить сводную.

Для регулярной выгрузки одинаковых реестров удобнее отчёт, а не печатная форма: его можно сохранить как вариант и выводить одним нажатием. Отметьте, что именно и в каком разрезе выгружаете:

Частые вопросы