Как в 1С 8.3 распечатать согласие на обработку персональных данных

Согласие на обработку персональных данных в 1С 8.3 — это обычная печатная форма в карточке сотрудника или физлица, а не отдельный документ в базе. Чтобы её распечатать, откройте Кадры → Сотрудники, выберите человека и нажмите Печать → «Согласие на обработку персональных данных». Форма подставит ФИО, паспортные данные, адрес и реквизиты организации, останется отдать бумагу на подпись.

Нюанс в том, что в разных конфигурациях кнопка лежит в разных местах, а в УТ 11 и ERP готовой формы для сотрудника может не оказаться вовсе — там согласия чаще нужны по клиентам-физлицам. Ещё у формы нет «хранилища»: 1С печатает бумагу, но не ведёт учёт, кто согласие подписал, а кто отозвал.

Ниже — пути в меню по конфигурациям, массовая печать на весь штат, правка макета, учёт дат согласий и отзывов и разбор ошибок печати.

Зачем печатать согласие и когда оно действительно нужно

Распространённое заблуждение: согласие надо собрать с каждого работника «на всякий случай». По факту для кадрового учёта, расчёта зарплаты и сдачи отчётности согласие не требуется — основанием служат трудовой договор и прямые нормы ТК РФ и 152-ФЗ.

Отдельная подписанная бумага нужна там, где обработка выходит за рамки трудовых отношений:

• 📤 передача данных третьим лицам — банку для зарплатного проекта, ДМС-страховщику, НПФ, аутсорсеру по кадрам;
• 🌐 публикация фото, должности и контактов на сайте или в соцсетях компании (это уже согласие на распространение по ст. 10.1);
• 🩺 обработка специальных категорий — сведения о здоровье, инвалидности;
• 🖐 биометрия — отпечаток пальца или снимок лица для СКУД;
• 🧾 обработка данных кандидатов и уволенных сверх сроков хранения;
• 👨‍👩‍👦 данные родственников работника — для вычетов, пособий, матпомощи.

Нельзя заменить согласие строкой в трудовом договоре. Проверяющие требуют отдельный документ, из которого видно: кто, кому, какие данные, для каких целей, на какой срок и как согласие отзывается. Ориентировочная цена ошибки по ч. 2 ст. 13.11 КоАП РФ — 60 000–100 000 ₽ на организацию, при повторном нарушении суммы кратно выше.

Где в 1С лежит печатная форма согласия: по конфигурациям

Форма относится к библиотеке стандартных подсистем, поэтому в «кадровых» решениях она есть из коробки, а в торговых — не всегда.

Как в 1С 8.3 ЗУП распечатать согласие на обработку персональных данных

ЗУП 3.1 — самый частый случай, здесь всё делается без доработок.

Массовая печать на всех сотрудников сразу

Открывать 200 карточек не нужно. В списке Кадры → Сотрудники:

1. Выделите нужные строки мышью с Shift или Ctrl. Чтобы взять всех — Ctrl+A.
2. Нажмите Печать на панели списка.
3. Выберите «Согласие на обработку персональных данных».
4. 1С сформирует один табличный документ, где каждое согласие на отдельной странице.

Что подставляется в форму автоматически

Если подписант в форме не тот — проверьте Ответственные лица: там указывают руководителя, главбуха и кадровика с периодами действия. Форма берёт актуальную запись на дату печати.

Согласие на обработку ПДн в 1С:Бухгалтерии 3.0

В Бухгалтерии форма есть, но раздел Зарплата и кадры появляется только когда учёт зарплаты ведётся в этой же программе.

1. Проверьте настройку: Зарплата и кадры → Справочники и настройки → Настройки зарплаты. Переключатель «Учёт расчётов по заработной плате и кадровый учёт ведутся» должен стоять в положении «В этой программе».
2. Откройте Зарплата и кадры → Сотрудники.
3. Выберите сотрудника, нажмите Печать → «Согласие на обработку персональных данных».

Если переключатель стоит на «Во внешней программе», кадровых справочников в полном виде не будет — печатать согласия придётся в ЗУП, откуда данные загружаются в бухгалтерскую базу.

Печать согласия в УТ 11, ERP и Розница — для клиентов и контрагентов

В торговых конфигурациях персональные данные — это чаще клиенты-физлица: держатели карт лояльности, покупатели в рассрочку, участники акций. Логика другая, и готовый бланк попадается не во всех релизах.

Порядок действий:

1. Включите функционал работы с ПДн: НСИ и администрирование → Администрирование → Общие настройки. Ищите группу настроек со словом «персональн» — название блока в релизах отличается. Поиск по строке в форме настроек (Ctrl+F) помогает быстрее, чем прокрутка.
2. Откройте карточку: CRM и маркетинг → Партнёры или НСИ → Контрагенты / Физические лица.
3. Нажмите Печать и посмотрите список форм. Если «Согласия…» в нём нет — переходите к следующему разделу, его придётся добавить.

В Розница 2.3 и 3.0 согласие логично печатать в момент оформления дисконтной карты: клиент заполняет анкету, кассир вносит данные, бланк уходит на подпись вместе с картой. Если в вашей сборке формы нет, печатайте бланк из внешнего файла, а в базе фиксируйте только факт и дату согласия.

Если кнопки «Согласие» нет: три способа добавить форму

Вариант 1. Создать макет на базе типового

Подходит, когда форма есть, но текст не устраивает, либо когда нужен второй бланк (например, на распространение ПДн).

1. Администрирование → Печатные формы, отчёты и обработки → Макеты печатных форм.
2. Найдите в списке «Согласие на обработку персональных данных».
3. Нажмите Изменить макет — откроется табличный документ, редактируемый как Excel.
4. Исправьте текст, сохраните. В списке появится пометка об изменённом макете.

Типовой макет при этом не теряется: кнопка Использовать стандартный макет возвращает исходный вид в любой момент.

Вариант 2. Внешняя печатная форма

Самый практичный путь для УТ 11, ERP и Розницы. Нужна обработка с расширением .epf, подготовленная программистом или взятая у франчайзи.

1. Администрирование → Печатные формы, отчёты и обработки → Дополнительные отчёты и обработки.
2. Кнопка Добавить из файла, выберите .epf.
3. В открывшейся карточке проверьте раздел Размещение — там указывают справочники, в карточках которых появится кнопка.
4. Запишите и закройте. Форма встанет в подменю Печать выбранных объектов.

Вариант 3. Без доработки вообще

Когда согласий нужно десять штук в год, разработка себя не оправдывает: выгрузите данные отчётом (Сотрудники → Ещё → Вывести список) в Excel, сделайте слияние с шаблоном Word, а подписанные сканы приложите к карточкам в 1С.

Как изменить текст согласия под свою организацию

Типовой бланк — универсальная рыба. Под реальные процессы его почти всегда дополняют. Что стоит прописать в макете:

• 🎯 Цели обработки конкретно: ведение кадрового учёта, начисление зарплаты, оформление ДМС, зарплатный проект в банке — название банка указывайте прямо.
• 📋 Перечень данных без формулировки «и иные данные» — расплывчатый перечень Роскомнадзор не принимает.
• 🏢 Получателей данных: банк, страховая, НПФ, оператор СКУД, кадровый аутсорсер.
• ⏳ Срок действия: «до истечения сроков хранения кадровых документов» или конкретный период.
• ✍️ Порядок отзыва: письменное заявление в адрес работодателя.
• 🔢 Способы обработки: с использованием средств автоматизации и без них.

Где хранить подписанные согласия и как отследить отзыв

Печать — половина задачи. Вторая половина — доказать проверяющему, что согласие получено и не отозвано.

Сканы в карточке сотрудника

В карточке физлица или сотрудника есть навигационная ссылка Присоединённые файлы (в части конфигураций — значок скрепки или Ещё → Присоединённые файлы). Загрузите туда скан подписанного бланка с понятным именем — например, Soglasie_PDn_2026-02-14.pdf. Файл ляжет в том базы или на диск, в зависимости от настроек хранения.

Даты согласия и отзыва — через дополнительные реквизиты

Отдельного регистра согласий в типовых кадровых решениях нет, но его легко заменить:

1. Администрирование → Общие настройки → Дополнительные реквизиты и сведения. Включите галку, если выключена.
2. Выберите набор Физические лица (или Сотрудники).
3. Добавьте реквизиты: «Согласие на ПДн получено» (тип Дата), «Согласие отозвано» (тип Дата), «Вид согласия» (Дополнительное значение: обработка / распространение / биометрия).
4. Заполняйте их в карточке на закладке Дополнительно.

После этого список сотрудников можно настроить так, чтобы эти колонки были видны, и сразу понимать, по кому бумаги нет.

Отчёты и способы проверить, у кого согласия нет

Инструменты в типовой 1С простые, но достаточные.

Типичные ошибки и как их избежать

Что реально ломается при печати согласий и сборе бумаг:

• ❌ Бланк печатается с пустыми полями. Не заполнены паспорт или адрес в карточке физлица. Проверяйте Личные данные и Паспортные данные до нажатия Печать.
• ❌ В форме не та организация. В базе несколько организаций, а в карточке сотрудника указано другое место работы. Правьте через кадровый документ, а не прямой заменой реквизита.
• ❌ Подписывают согласие «на всё». Общая формулировка без целей и получателей юридически слабая. Такое согласие при проверке приравнивают к отсутствующему.
• ❌ Фото работника на сайте по обычному согласию. Публикация — это распространение, нужен отдельный бланк по ст. 10.1 и Приказу РКН № 18.
• ❌ Согласие пунктом в трудовом договоре. Отдельный документ обязателен, иначе отозвать согласие работник технически не может.
• ❌ Нет учёта отзывов. Работник отозвал согласие письменно, а данные продолжают уходить в банк и страховую. Фиксируйте дату отзыва в доп. реквизите и снимайте человека из выгрузок.
• ❌ Собрали согласия, забыли Положение. Согласие без локального нормативного акта об обработке ПДн закрывает только часть требований.
• ❌ Хранят сканы в сетевой папке без прав. Паспортные данные в общедоступной папке — отдельное нарушение. Либо присоединённые файлы 1С с ограничением прав, либо закрытый каталог.

Частые вопросы