СДР в 1С: формируем справку о доходах и выводим на печать

Справку о доходах сотрудника в 1С печатают из документа 2-НДФЛ для сотрудников: в 1С:ЗУП он лежит в разделе Отчётность, справки, в 1С:Бухгалтерии — в разделе Зарплата и кадры. Создаёте документ на нужный год, заполняете по сотруднику и жмёте Печать. На бумагу выходит бланк «Справка о доходах и суммах налога физического лица» — та самая, что раньше называлась 2-НДФЛ.

Под аббревиатурой СДР в 1С понимают именно эту справку о доходах работника: её выдают на руки по заявлению — для банка, визы, субсидии или нового работодателя. Это не тот же документ, что годовое приложение к расчёту 6-НДФЛ, хотя форма у них общая. Разницу разберём отдельно.

Основание для выдачи — письменное заявление работника. Отказать в справке о доходах работодатель не вправе: это его обязанность по Трудовому и Налоговому кодексам. Так что задача сводится к технике — правильно сформировать документ в 1С и вывести его на печать без ошибок в суммах и подписанте.

Что проверить до того, как формировать справку

СДР собирает данные из проведённых документов начисления и удержания НДФЛ. Если за какой-то месяц года начисления не проведены или налог не рассчитан, справка выйдет с пропусками. Поэтому короткая ревизия перед печатью экономит повторный заход.

Что стоит глянуть перед формированием:

Отдельно про ИНН: без него справка сформируется, для выдачи сотруднику это не блокирует печать. А вот при последующей сдаче данных в налоговую пустой ИНН может дать замечание — но к печатной справке на руки это не относится.

Ещё один момент — статус налогоплательщика. Для резидента НДФЛ считается по одной ставке, для нерезидента — по другой, и в справке этот статус отражается. Если сотрудник в течение года сменил статус, проверьте, что он корректно отработан в учёте: иначе сумма налога в справке будет спорной.

Формируем и печатаем справку в 1С:ЗУП 3.1

В «Зарплате и управлении персоналом» документ живёт в журнале 2-НДФЛ для сотрудников. Порядок такой:

1. Откройте раздел Отчётность, справки → 2-НДФЛ для сотрудников.
2. Нажмите Создать.
3. Выберите организацию и год, за который нужна справка.
4. В поле сотрудника укажите физлицо. Можно сделать документ сразу на несколько человек — тогда добавьте их в список.
5. Нажмите Заполнить. Программа подтянет доходы, вычеты и суммы налога из учёта.
6. Проверьте итоговые суммы дохода и удержанного налога.
7. Нажмите Провести, затем Печать → Справка о доходах и суммах налога (2-НДФЛ).

Откроется печатная форма «Справка о доходах и суммах налога физического лица». Из окна предпросмотра её отправляют на принтер кнопкой печати или сохраняют в файл (об этом — ниже).

Если сотрудник уже уволен, он всё равно выбирается в документе — ограничений по статусу нет. Главное, чтобы за запрашиваемый год у него были проведённые начисления.

Когда справки нужны сразу на нескольких человек (например, отдел попросил перед отпуском), удобнее один документ со списком сотрудников: заполняете всех разом, а печать выдаст отдельную справку на каждого. Если же справка нужна точечно одному работнику, делайте документ на него одного — так меньше шансов случайно распечатать чужие данные.

Как распечатать справку в 1С:Бухгалтерии 3.0

В «Бухгалтерии предприятия» с ведением зарплаты порядок тот же, отличается только раздел меню. Документ 2-НДФЛ для сотрудников находится в разделе Зарплата и кадры.

Дальше всё по той же схеме: Создать → выбрать организацию и год → указать сотрудника → Заполнить → проверить суммы → Провести → Печать.

Разницу путей по конфигурациям удобно держать перед глазами:

Печатная форма в обеих конфигурациях одинаковая: это актуальный бланк справки о доходах, утверждённый ФНС. Поэтому и в ЗУП, и в Бухгалтерии сотрудник получит один и тот же документ.

Что входит в справку и как её прочитать

Прежде чем отдавать справку сотруднику, полезно понимать, что в ней записано, — так проще заметить ошибку и ответить на вопросы работника.

В бланке справки о доходах есть несколько смысловых блоков:

• 📄 Данные о налоговом агенте — реквизиты вашей организации: наименование, ИНН, КПП. Берутся из карточки организации.
• 👤 Данные о физлице — ФИО сотрудника, ИНН, дата рождения, гражданство и статус налогоплательщика (резидент или нет). Из карточки физлица.
• 📅 Доходы по месяцам — помесячная расшифровка начислений с кодами доходов (зарплата, отпускные, премии и прочее идут под своими кодами).
• ➖ Вычеты — стандартные, имущественные, социальные вычеты, которые применялись при расчёте налога.
• 💰 Итоговые суммы — общая сумма дохода, налоговая база, исчисленный, удержанный и перечисленный налог.

Если по месяцам видно, что где-то доход «провалился» в ноль, значит, за этот месяц начисление не проведено — вернитесь к шагу проверки данных.

Настройка печатной формы: подпись, разбор по страницам, число экземпляров

Перед выводом на бумагу есть смысл проверить, кто подписывает справку и как она ляжет на лист.

Подписант. В печатной форме указывается ответственное лицо — обычно руководитель или уполномоченный сотрудник. Данные подписанта программа берёт из настроек организации (ответственные лица) и из самого документа. Если в справке стоит не тот человек, поправьте ответственных лиц в карточке организации и переформируйте печать.

Когда справку подписывает не руководитель, а, например, главный бухгалтер или кадровик, у него должно быть основание — приказ или доверенность. В 1С это настраивается в списке ответственных лиц организации: добавляете человека с нужной ролью, и его подпись подставляется в печатную форму. Само основание в справке не печатается, но хранить приказ на всякий случай стоит.

Печать организации. Оттиск печати на справке не обязателен: если организация работает без печати, поле просто остаётся пустым, и это законно. Подпись ответственного лица обязательна.

Несколько сотрудников. Когда документ сформирован на список людей, печать выдаёт справку по каждому — пролистайте предпросмотр, там будет несколько страниц.

Если в предпросмотре данные выглядят верно, но на бумаге съезжают поля, причина обычно в настройках принтера или масштабе, а не в 1С. Проверьте размер листа A4 и масштаб 100%.

Выгрузка справки в файл и отправка в электронном виде

Справку не обязательно печатать на бумагу — её можно сохранить файлом и отправить сотруднику по электронной почте.

Из окна печатной формы:

1. Нажмите в командной панели формы кнопку сохранения (значок дискеты) или Еще → Сохранить.
2. Выберите формат — PDF-документ для отправки сотруднику или Таблица (xls), если нужно редактировать.
3. Укажите папку и сохраните.

PDF — предпочтительный формат для пересылки: его одинаково откроют на любом устройстве и не изменят случайно.

Отдельная частая ситуация — справка нужна за неполный год. Например, банк просит сведения о доходах за последние несколько месяцев для кредита. Справка формируется за календарный год целиком, поэтому до его окончания она покажет доходы с января по последний проведённый месяц. Если банку нужен конкретный период, обычно подходит именно такая справка за текущий год плюс, при необходимости, за прошлый — их можно сделать двумя документами и отдать вместе.

Не путайте выгрузку справки для сотрудника с выгрузкой отчётности в налоговую. Для ФНС справки о доходах уходят не по отдельности, а в составе годового расчёта 6-НДФЛ (приложение №1) через 1С-Отчётность или выгрузкой файла в формате налоговой. Это другой маршрут и другой документ, хотя визуально бланк похож.

Если у вас подключена электронная почта в 1С, PDF-справку можно отправить прямо из окна печати — кнопкой отправки по почте. Иначе сохраните файл и приложите его к письму вручную. Для сотрудника такой PDF — не официальный электронный документ с подписью ФНС, а копия бумажной справки, поэтому в банк чаще просят именно распечатанный и подписанный оригинал. Уточните у работника, в каком виде справка нужна, прежде чем отправлять только файл.

Почему справка выходит с ошибками и как это исправить

Чаще всего «сломанная» справка — это не сбой программы, а непроведённые данные или не тот период. Разберём по симптомам.

Общий принцип: если цифры в справке вызывают сомнение, сначала сверяйтесь с отчётами по НДФЛ, а не правьте справку руками. Ручная правка печатной формы не меняет учёт — при следующем формировании всё вернётся как было.

Если расхождение подтвердилось и дело в учёте (пропущенный документ, неверно разнесённый вычет, ошибка в статусе), исправлять нужно первичные данные — провести недостающее начисление, поправить вычет, перепровести расчёт НДФЛ. После этого заново нажмите Заполнить в документе справки: суммы обновятся, и печатная форма выйдет уже корректной. Переделывать сам документ справки с нуля при этом не требуется.

Частые вопросы