Формирование и печать справки СТД-Р в программе 1С ЗУП

Справку СТД-Р в 1С ЗУП 3.1 формируют и печатают из журнала Кадры → Электронные трудовые книжки: нажимаете Создать, выбираете документ «Сведения о трудовой деятельности работников (СТД-Р)», указываете сотрудника и дату, проводите и жмёте Печать. Сам бланк — машиночитаемая форма с двухмерным штрихкодом, поэтому важно не только нажать кнопку печати, но и правильно настроить вывод кода.

СТД-Р — это выписка из электронной трудовой книжки для конкретного работника. Её выдают тем, кто отказался от бумажной трудовой: при увольнении — в день увольнения, а в период работы — по письменному заявлению в течение трёх рабочих дней. Форму заполняет работодатель, подписывает и отдаёт сотруднику на руки или в электронном виде.

Ниже разберём весь путь: какие данные нужно проверить до формирования, как собрать документ, настроить печатную форму, вывести штрихкод, отправить справку по email и что делать, когда печать не работает .

Когда нужна справка и что в неё попадает

СТД-Р содержит только кадровые события, которые отражаются в электронной трудовой книжке: приём на работу, переводы на другую должность, присвоение разрядов, переименование организации и увольнение с указанием статьи. Отпуска, больничные, премии и суммы доходов в неё не входят — это не справка о зарплате.

Выдать документ обязательно в двух случаях:

• 📄 при увольнении — работнику, который выбрал электронную трудовую, в последний рабочий день;
• 📝 по заявлению сотрудника в период работы — в срок до трёх рабочих дней со дня подачи заявления.

Форма едина для всех: она утверждена приказом Минтруда по сведениям о трудовой деятельности. В 1С ЗУП бланк обновляется вместе с релизами, поэтому отдельно искать актуальную версию формы не нужно — достаточно работать на свежем релизе конфигурации.

Важный нюанс по истории: электронные сведения о трудовой деятельности ведутся с 2020 года. Если за время работы у данного работодателя после перехода на электронный учёт не было кадровых событий, в справке может оказаться всего одна строка — приём или увольнение. Это нормально: более ранний стаж в СТД-Р от конкретного работодателя не попадает, полную историю работник получает выпиской в фонде или на Госуслугах. Не путайте эту выписку из фонда (её иногда называют СТД-СФР) с СТД-Р: первую выдаёт фонд по данным всех работодателей, вторую — ваша организация по своим данным.

Проверка данных перед формированием

Справка берёт сведения из кадровых документов, уже проведённых в базе. Если в них есть пробелы, в печатной форме появятся пустые графы или неверные формулировки. Поэтому перед созданием СТД-Р стоит проверить несколько вещей.

Формат трудовой книжки задаётся в карточке физлица или сотрудника. Открыть её можно из раздела Кадры → Сотрудники, далее — ссылка на оформление трудовой деятельности. Там должно стоять, что работник подал заявление о ведении сведений в электронном виде.

Отдельно проверьте регистрационный номер работодателя в фонде. Реквизиты организации находятся в Настройка → Организации (или Главное → Организация в зависимости от варианта интерфейса). Без корректного регистрационного номера машиночитаемая форма сформируется с ошибкой в заголовочной части.

Проверьте и формулировку увольнения. В СТД-Р попадает основание из приказа — статья и часть Трудового кодекса. Если в документе увольнения выбрана неточная причина, она так и напечатается в справке. Поправить потом будет сложнее, чем один раз внимательно заполнить приказ.

Если кадровые документы задним числом не проведены, справка покажет неполную историю — исправьте данные до выдачи СТД-Р, а не после.

Пошаговое формирование и печать документа

Когда данные проверены, собираем документ. Порядок действий одинаков и для выдачи при увольнении, и для выдачи по заявлению — отличается только дата и основание.

1. Откройте журнал Кадры → Электронные трудовые книжки.
2. Нажмите Создать и выберите «Сведения о трудовой деятельности работников (СТД-Р)».
3. В поле организации подставится ваша организация; при нескольких — выберите нужную.
4. Укажите дату документа. При увольнении это дата последнего рабочего дня, по заявлению — дата выдачи.
5. Добавьте сотрудника кнопкой подбора в табличной части. В одном документе можно собрать несколько человек, если выдаёте справки сразу группе.
6. Программа автоматически подтянет кадровые мероприятия по каждому работнику из электронной трудовой.
7. Проверьте, что события отобразились полностью: приём, переводы, увольнение.
8. Проведите документ кнопкой Провести.
9. Нажмите Печать и выберите печатную форму «СТД-Р».

На экране откроется заполненный бланк. Просмотрите его прежде, чем отправлять на принтер: убедитесь, что ФИО, СНИЛС и перечень мероприятий заполнены без пропусков. Печать запускается стандартной кнопкой принтера на панели табличного документа или сочетанием Ctrl + P.

Если нужно выдать справки сразу нескольким уволенным за день, удобнее создать один документ и добавить всех сотрудников — тогда печать пойдёт пачкой, каждый бланк на отдельном листе.

Если в выданной справке нашли ошибку. Отдельного «корректирующего» бланка для СТД-Р не предусмотрено. Поправьте кадровый документ-источник (например, неверную формулировку в приказе), заново проведите СТД-Р и распечатайте исправленный экземпляр. Ранее выданный лист с ошибкой заменяют новым — работнику выдают актуальную версию.

Настройка печатной формы и бланка

По умолчанию 1С печатает СТД-Р по утверждённой машиночитаемой форме, и менять её структуру не требуется. Но несколько настроек влияют на то, как бланк ляжет на бумагу.

Поля и масштаб. Машиночитаемая форма рассчитана на лист A4 без уменьшения. Если принтер обрезает края или двухмерный код, откройте предпросмотр и проверьте параметры страницы: поля не должны «съедать» штрихкод в углу. Масштаб ставьте 100%, автоподбор по ширине для таких бланков не используют.

Выбор формы. Если в меню печати несколько вариантов, нужна именно форма «СТД-Р» (машиночитаемая). Другие варианты — для внутренних целей и в фонд не годятся.

Собственный логотип и факсимиле. Для СТД-Р это не нужно: форма строгая, подпись и печать ставятся вручную или заверяются электронной подписью. Не добавляйте в неё логотип организации — это нарушит машиночитаемость.

Если требуется доработать вывод под нестандартный принтер или добавить служебные пометки, правильный путь — расширение конфигурации с изменённым макетом, а не правка типовой печатной формы напрямую. Так доработка переживёт обновление релиза.

Двухмерный штрихкод: почему не печатается

Машиночитаемая форма СТД-Р несёт двухмерный код (PDF417) в углу листа — в нём дублируются сведения из справки для автоматической обработки. Генерирует код специальная компонента печати штрихкодов. Если она не установлена, на месте кода будет пустой прямоугольник или ошибка.

Что проверить, когда код не выводится:

• компонента формирования штрихкодов должна быть установлена на компьютере, с которого печатаете; при первом запуске 1С обычно предлагает установить её автоматически — согласитесь (нужны права локального администратора на ПК);
• после установки компоненты закройте и снова откройте 1С, затем переформируйте печатную форму;
• в веб-клиенте для вывода штрихкода требуется установленное расширение работы с файлами — без него код тоже не появится.

Отдельно убедитесь, что бланк не уменьшен при печати: при масштабе меньше 100% сканер может не прочитать PDF417, даже если визуально код напечатался.

Компонента печати штрихкодов — это внешний модуль платформы, он ставится на рабочее место один раз и дальше работает со всеми печатными формами, где есть коды. Если 1С работает в режиме тонкого клиента с подключением к серверу, модуль всё равно нужен именно на локальном компьютере пользователя: код формируется на стороне клиента, а не сервера. Поэтому бесполезно искать настройку штрихкода в серверных параметрах — проблема почти всегда в отсутствии локальной компоненты или прав на её установку.

Выдача работнику: на бумаге и в электронном виде

Способ выдачи зависит от того, как работник получает документы. Закон допускает оба варианта, и 1С поддерживает каждый.

На бумаге. Распечатанную справку подписывает уполномоченное лицо, ставится печать организации (если она используется), и документ отдают работнику под подпись. Факт выдачи фиксируется в журнале выдачи или на втором экземпляре. Печатать второй экземпляр для себя закон не требует, но на практике это удобно: остаётся подтверждение того, что и когда было выдано.

В электронном виде. Если работник дал согласие получать документы электронно, СТД-Р можно отправить файлом. Для этого бланк сохраняют из формы печати (кнопка сохранения табличного документа → формат PDF или другой нужный) и отправляют на адрес сотрудника. Электронную СТД-Р работодатель заверяет усиленной квалифицированной электронной подписью организации — без неё электронный экземпляр не считается надлежаще оформленным.

Через 1С:Кабинет сотрудника . Если в компании подключён кадровый электронный документооборот, справку удобно разместить в личном кабинете работника: сотрудник получает уведомление и скачивает документ сам. Это снимает вопрос доставки уволенному, с которым уже нет контакта на рабочем месте.

Отправку по email напрямую из 1С настраивают один раз: в учётной записи электронной почты (Администрирование → Органайзер → Настройка почты) должен быть указан рабочий ящик организации. После этого из формы печати доступна кнопка отправки письмом с вложением.

Какой бы способ вы ни выбрали, зафиксируйте факт и дату выдачи. При бумажной передаче — подпись работника на журнале или копии, при электронной — подтверждение отправки (сохранённое письмо или отметка о получении в кабинете сотрудника). Это снимает спорные вопросы, если позже работник заявит, что справку не получал, особенно при увольнении, когда срок выдачи ограничен одним днём.

Типичные ошибки при печати СТД-Р

Большинство проблем возникает не на этапе печати, а раньше — в данных и в настройке рабочего места. Вот что встречается чаще всего и как это разруливается.

Отдельно про СФР: с 2023 года ПФР и ФСС объединены в Социальный фонд России. На содержание и форму СТД-Р это не влияет — справку по-прежнему выдаёт работодатель работнику, в фонд она не сдаётся. В фонд подаётся другой отчёт по сведениям о трудовой деятельности.

Частые вопросы