Личная карточка работника по форме Т-2 в ЗУП 3.1 и Бухгалтерии 3.0: от заполнения до печати

Чтобы в 1С распечатать карточку Т-2, откройте сотрудника в справочнике Кадры → Сотрудники (в ЗУП 3.1) или Зарплата и кадры → Сотрудники (в Бухгалтерии 3.0) и нажмите Печать → Личная карточка (Т-2). Программа соберёт форму из карточки физлица и кадровых документов, а вы получите готовый к печати табличный документ на четыре листа.

Типичная ситуация: инспектор или аудитор просит карточки на весь отдел к завтрашнему утру. Кадровик жмёт «Печать» — и видит пустой раздел про образование, а в приёме на работу стоит не та должность. Почти всегда дело не в форме, а в данных, которые до неё не дошли. Поэтому сначала — что проверить, потом — сама печать.

Что заполнить у сотрудника, чтобы карточка Т-2 не вышла пустой

Форма Т-2 не хранится в базе отдельно. Каждый раз при печати 1С собирает её заново из нескольких мест. Чего нет в карточке сотрудника и физического лица — того не будет и на бумаге.

Разделы формы и откуда берутся данные:

Разделы IV–VII и IX–X (аттестация, повышение квалификации, переподготовка, награды, льготы, дополнительные сведения ) программа заполняет только частично или не заполняет вовсе. Их обычно дописывают от руки или в табличном документе перед печатью — об этом ниже.

Перед печатью пройдитесь по короткому списку:

• 👤 Личные данные. ФИО полностью, дата и место рождения, пол, гражданство.
• 🪪 Документ, удостоверяющий личность. Серия, номер, кем и когда выдан. Если паспорт менялся, действующим должен быть новый.
• 🏠 Адрес. Отдельно адрес по прописке и фактический: в форме это два поля.
• 🎓 Образование. Уровень, учебное заведение, документ об образовании, специальность.
• 👨‍👩‍👧 Состав семьи. Степень родства, ФИО, год рождения родственников.
• 🪖 Воинский учёт. Для военнообязанных — все реквизиты военного билета.
• 📄 Кадровые документы проведены. Черновик приёма в раздел III не попадёт.

Как в 1С распечатать карточку Т-2 в ЗУП 3.1

В 1С:Зарплате и управлении персоналом 3.1 есть два удобных пути: из карточки сотрудника и из списка. Результат одинаковый.

Из карточки одного сотрудника

1. Откройте Кадры → Сотрудники.
2. Найдите человека поиском по фамилии и откройте карточку двойным щелчком.
3. В командной панели нажмите Печать.
4. Выберите Личная карточка (Т-2).
5. В окне предпросмотра проверьте все четыре страницы и нажмите Печать.

Из списка — сразу на несколько человек

1. В списке Кадры → Сотрудники выделите нужных людей: щелчок с зажатым Ctrl добавляет по одному, Shift — диапазон.
2. Нажмите Печать → Личная карточка (Т-2) над списком.
3. 1С сформирует одну общую печатную форму, где каждая карточка начинается с новой страницы.

Так удобно распечатывать карточки целым подразделением. Отберите список по подразделению через отбор над таблицей, выделите все строки Ctrl+A — и одна команда печати.

Если нужно несколько экземпляров, количество копий задают в окне предпросмотра перед отправкой на принтер. А если карточки нужны не на бумаге, а файлами, сохраните общую форму в PDF: каждая карточка окажется на своих страницах, и такой файл легко отправить проверяющему или в архив. Для отдела в 30 человек это около 120 страниц, поэтому проверять результат удобнее до печати.

Из документа приёма на работу

Карточку часто печатают прямо при оформлении новичка. Откройте проведённый документ приёма (Кадры → Приёмы, переводы, увольнения), нажмите Печать и выберите личную карточку в списке форм вместе с приказом Т-1 и трудовым договором.

Печать формы Т-2 в 1С:Бухгалтерии предприятия 3.0

В Бухгалтерии 3.0 кадровый учёт проще, чем в ЗУП, но личную карточку тоже можно получить.

1. Откройте Зарплата и кадры → Сотрудники.
2. Откройте карточку сотрудника.
3. Нажмите Печать → Личная карточка (Т-2).

Чтобы раздел про приём и переводы заполнился, в базе должны вестись кадровые документы. Это зависит от настройки Зарплата и кадры → Справочники и настройки → Настройки зарплаты:

Отпуска в Бухгалтерии 3.0 тоже оформляются документом, и раздел VIII заполняется, если такие документы проведены. Если в организации большой штат и карточки нужны регулярно, имеет смысл вести кадровый учёт в ЗУП: там карточка собирается полнее.

Как отредактировать печатную форму Т-2 перед печатью или навсегда

Есть три уровня правки — от разовой до постоянной. Выбирайте самый лёгкий, который решает задачу.

Разовая правка в предпросмотре

Сформированная карточка — обычный табличный документ. Включите режим редактирования кнопкой в командной панели формы печати — и в ячейки можно щёлкнуть и дописать текст, как в Excel.

Затем распечатайте или сохраните результат кнопкой с дискетой: удобно в PDF для отправки и в XLSX для дальнейшей правки. В базу эти изменения не попадут — при следующей печати карточка будет собрана заново.

Изменение макета для всех сотрудников

1. Откройте Администрирование → Печатные формы, отчёты и обработки → Макеты печатных форм.
2. Найдите макет личной карточки поиском по слову «Т-2» или «карточка».
3. Нажмите изменить, внесите правки и запишите.
4. Изменённые макеты в списке помечаются отдельно. Вернуть стандартный можно командой использования стандартного макета.

Перед правкой макета выгрузите его в файл — так вы сможете вернуться к своей версии, если обновление конфигурации изменит стандартный макет и потребует пересмотра.

Внешняя форма или расширение

Если нужно, чтобы программа сама подставляла, например, сведения о повышении квалификации из ваших документов, макетом не обойтись. Программист делает внешнюю печатную форму и подключает её через Администрирование → Печатные формы, отчёты и обработки → Дополнительные отчёты и обработки или дорабатывает печать в расширении конфигурации. Типовую конфигурацию при этом снимать с поддержки не нужно.

Карточка уволенного сотрудника и история изменений

Т-2 хранят 50 лет для работников, у которых кадровые документы оформлены с 2003 года, поэтому карточку уволенного запрашивают постоянно: для архива, по запросу бывшего работника, при проверке.

Как найти уволенного

По умолчанию список сотрудников показывает только работающих. Включите отображение уволенных отбором над списком, найдите человека по фамилии и печатайте так же, как для действующего. В разделе XI окажется дата и основание увольнения из проведённого документа.

Что с историей переводов

Раздел III строится по проведённым кадровым документам в хронологическом порядке. Отсюда два практических вывода:

• 📅 Переводы до начала работы в 1С в карточку не попадут, если при переходе в программу кадровую историю не перенесли. Раздел начнётся с даты начальной расстановки.
• 🔁 Исправленный документ перепечатывает историю: если задним числом поправили приказ о переводе, новая печать покажет уже исправленные сведения.

Если старые переводы нужны в карточке, есть два пути: ввести кадровую историю документами (это делается один раз и выручает при каждой следующей печати) или дописать строки вручную в табличном документе перед печатью.

Как зафиксировать вариант карточки на дату

Т-2 в 1С всегда отражает текущее состояние данных. Изменился паспорт или адрес — изменится и печать. Если важно сохранить бумажную карточку в том виде, в каком она была подписана, сохраните её в PDF и приложите файлом к сотруднику или положите в личное дело.

Почему карточка Т-2 печатается с ошибками и как это исправить

Ошибки печати почти всегда упираются в одну из пяти причин. Найдите свой симптом:

Ещё одна частая неприятность — двусторонняя печать. Бланк Т-2 традиционно печатают с двух сторон: четыре страницы помещаются на два листа, а в личном деле карточка выглядит как один документ. Если принтер не умеет печатать с двух сторон сам, сначала выведите нечётные страницы, переверните пачку и выведите чётные — выбор страниц есть в окне печати Windows.

Перед массовой печатью на весь отдел пробно распечатайте одну карточку. Так вы сразу увидите, правильно ли легли поля, не сместился ли текст на обороте и хватает ли строк в разделе III для сотрудников с длинной историей переводов.

Частые вопросы