Печать УПД в 1С:УТ 11: статусы, PDF и электронный документ

УПД печатают из документа реализации: откройте Продажи → Документы продажи, выберите проведённую «Реализацию товаров и услуг», нажмите Печать → Универсальный передаточный документ (УПД). Если организация платит НДС и счёт-фактура зарегистрирован — программа предложит форму со статусом 1, если нет — со статусом 2.

Статус определяет, что заменяет собой УПД: статус 1 работает и за накладную, и за счёт-фактуру одновременно, статус 2 — только за накладную (или акт). От этого зависит, появится ли кнопка нужной формы и будут ли в бланке строки с НДС. Ниже — как подготовить документ, выбрать статус, сохранить бланк в PDF, отправить его контрагенту по ЭДО и что делать, когда УПД не печатается.

Что проверить в документе реализации перед печатью

УПД формируется на основе «Реализации товаров и услуг», поэтому сначала приведите в порядок сам документ. Пустые или неверные реквизиты попадут прямо в печатный бланк.

Проверьте перед печатью:

• 🟢 Документ проведён. Непроведённую реализацию программа печатать не даст либо выведет бланк с предупреждением. Нажмите Провести.
• 🟢 Организация и контрагент заполнены. Их реквизиты (ИНН, КПП, адрес) берутся из карточек в разделе НСИ и администрирование. Ошибка в карточке = ошибка в УПД.
• 🟢 Договор и условия продажи. Из договора подтягиваются основание и валюта.
• 🟢 Табличная часть «Товары». Номенклатура, количество, цены и ставки НДС. Нулевые строки и лишние позиции уберите.
• 🟢 Ответственные лица. ФИО и должности подписантов в бланке УПД заполняются из настроек организации и из поля «Руководитель / Главный бухгалтер».

Статус 1 и статус 2: какой бланк УПД выбрать

Это главный вопрос по теме. УПД — это форма, которая объединяет накладную и счёт-фактуру, но она умеет работать в двух режимах.

Статус 1 — универсальный документ с функцией счёта-фактуры. Он заменяет сразу два документа: передаточный (накладную ТОРГ-12 или акт) и счёт-фактуру. В бланке есть все реквизиты счёта-фактуры: ставка и сумма НДС, номер и дата. Такой УПД вправе выставлять только плательщик НДС, и в 1С он доступен, когда по реализации зарегистрирован счёт-фактура.

Статус 2 — только передаточный документ, без функции счёта-фактуры. Он заменяет накладную или акт, но не даёт права на вычет НДС у покупателя. Статус 2 применяют неплательщики НДС (УСН, освобождение по ст. 145 НК РФ) или когда счёт-фактура выставлен отдельным документом.

Чтобы зарегистрировать счёт-фактуру под статус 1, в документе реализации найдите внизу ссылку (или поле) «Счёт-фактура» и нажмите «Выписать / Зарегистрировать». После этого в меню Печать форма УПД будет предлагаться со статусом 1.

Если счёт-фактура не зарегистрирован, УПД статус 1 программа не сформирует — доступен будет только статус 2. Это самая частая причина вопроса «куда пропал статус 1».

Пошаговый вывод УПД на печать

Когда документ готов и статус понятен, печать занимает несколько кликов.

1. Откройте нужную реализацию в списке Продажи → Документы продажи.
2. Убедитесь, что документ проведён (значок с галочкой в шапке).
3. Нажмите кнопку Печать на верхней командной панели документа.
4. В выпадающем списке выберите «Универсальный передаточный документ (УПД)».
5. Программа откроет бланк в виде табличного документа. В шапке бланка проверьте номер статуса (1 или 2).
6. Посмотрите предпросмотр: корректны ли реквизиты, суммы, НДС, подписанты.
7. Нажмите значок принтера или Ctrl+P, выберите принтер и число экземпляров, затем Печать.

Чтобы напечатать несколько реализаций сразу, выделите их в списке Продажи → Документы продажи мышью с зажатым Ctrl, нажмите Печать над списком и выберите УПД — программа соберёт бланки в один табличный документ.

Подписи, даты и передаточная часть бланка

У УПД есть то, чего нет в обычном счёте-фактуре, — нижняя передаточная часть. Именно она превращает счёт-фактуру в документ об отгрузке, и её стоит проверять в предпросмотре отдельно.

Со стороны продавца в бланке важны три строки:

• ✍️ «Товар (груз) передал / услуги, результаты работ сдал» — должность, подпись и ФИО того, кто отпускает товар. ФИО и должность подтягиваются из настроек ответственных лиц организации.
• 📅 «Дата отгрузки, передачи (сдачи)» — фактическая дата отгрузки. По умолчанию программа ставит дату документа реализации; если товар уехал другим числом, дату правят.
• 📝 «Иные сведения об отгрузке» — сюда при необходимости вносят номер и дату транспортной накладной или иные примечания.

Строки покупателя — «Товар (груз) получил» и дату получения — чаще оставляют пустыми: их заполняет и подписывает контрагент при приёмке. Строку «Ответственный за правильность оформления» обычно подписывает бухгалтер.

Подписантов задают один раз — в карточке организации (руководитель, главный бухгалтер) и в настройках ответственных лиц. Тогда при печати любой реализации ФИО встанут в бланк сами. Если данные подписантов пустые, в УПД появятся прочерки — проверяйте это до отправки документа контрагенту.

Правка прямо в открытом табличном документе возможна, но она останется только на бумаге или в PDF и не сохранится в базе. Чтобы изменения были постоянными, меняйте данные в карточке организации или в самом документе реализации, а не в готовом бланке.

Сохранение УПД в PDF и другие форматы

Часто бланк нужен не на бумаге, а файлом — отправить по почте или приложить к письму. Из открытого бланка это делается без принтера.

1. Сформируйте УПД как описано выше — откроется табличный документ.
2. Нажмите Сохранить (значок дискеты) или меню Ещё → Сохранить.
3. В поле «Тип файла» выберите «Документ PDF (.pdf)».
4. Укажите имя и папку, нажмите Сохранить.

Кроме PDF доступны форматы Excel (.xlsx), табличный документ 1С (.mxl) и Word. Для отправки контрагенту берите PDF: он открывается на любом устройстве и не «съезжает» при открытии.

Электронный УПД по ЭДО

PDF — это картинка документа, он не имеет юридической силы счёта-фактуры при передаче по электронной почте. Полноценный электронный УПД отправляют через оператора ЭДО (например, 1С-ЭДО), и он подписывается электронной подписью.

Что нужно, чтобы отправить электронный УПД из УТ 11:

• 🔌 Настроенный обмен ЭДО с оператором и действующая электронная подпись.
• 🤝 Приглашение, принятое контрагентом (вы должны быть в списке его партнёров по ЭДО).
• 📄 Проведённый документ реализации.

После настройки электронный УПД формируется из самой реализации: кнопка ЭДО → Создать электронный документ (или через рабочее место Продажи → Сервис → Текущие дела ЭДО). Программа соберёт электронный УПД, подпишет его и отправит оператору. Статус отправки виден в «Текущих делах ЭДО»: отправлен, доставлен, подписан получателем.

При электронном обмене бумажный бланк и PDF обычно не нужны вовсе — обе стороны хранят подписанный электронный экземпляр.

Сравнение форм: что выбрать под ситуацию

Когда непонятно, какую печатную форму взять, помогает сводка.

Все эти формы доступны из одного меню Печать в документе реализации — выбор зависит только от того, платите ли вы НДС и что ждёт получатель.

Почему УПД не печатается или печатается неправильно

Если бланк не выводится или выглядит не так, причина почти всегда в данных документа или в настройках, а не в самой печати.

Нет пункта «УПД статус 1» в меню «Печать». Не зарегистрирован счёт-фактура по реализации или организация не является плательщиком НДС. Зарегистрируйте счёт-фактуру через ссылку «Счёт-фактура» внизу документа — либо используйте статус 2.

Бланк формируется пустым или с нулями. Документ не проведён или в табличной части нет строк. Проверьте проведение и состав товаров.

Неверные ИНН, КПП, адрес, подписанты. Данные берутся из карточек организации и контрагента в разделе НСИ и администрирование. Исправьте карточку — и перепечатайте УПД, изменения подтянутся автоматически.

В бланке неверная ставка или сумма НДС. Ставка берётся из табличной части реализации и из карточки номенклатуры. Проверьте колонку «% НДС» в строках товаров и при необходимости пересчитайте документ, затем сформируйте УПД заново.

Принтер печатает не весь бланк, колонки обрезаны. Задайте область печати (Ещё → Область печати → Задать) и проверьте масштаб в параметрах страницы табличного документа. Для широкого бланка помогает альбомная ориентация и масштаб «по ширине страницы».

Нужно подправить сам бланк (добавить логотип, изменить макет). Штатно печатную форму меняют через настройку макетов: НСИ и администрирование → Печатные формы, отчёты и обработки → Макеты печатных форм (название раздела может отличаться по релизу). Для сложных правок бланк дорабатывают в расширении конфигурации, чтобы не трогать типовой макет и не потерять изменения при обновлении.

Частые вопросы