Печать универсального передаточного документа в УТ 11

Чтобы распечатать УПД в 1С УТ, откройте проведённый документ «Реализация товаров и услуг», нажмите Печать в командной панели и выберите «Универсальный передаточный документ (УПД)». Отдельного документа «УПД» в программе нет — это печатная форма накладной.

Для УПД со статусом 1 (он заменяет и счёт-фактуру, и накладную ТОРГ-12) к реализации должен быть выписан счёт-фактура. Для статуса 2 счёт-фактура не нужен — его печатают неплательщики НДС.

Порядок одинаков для всех редакций 1С:Управление Торговлей 11 с интерфейсом «Такси». Дальше — настройка, оформление реализации, выбор статуса и отправка УПД через ЭДО.

Что такое УПД и когда его печатать в УТ

УПД — универсальный передаточный документ. Он объединяет в одном бланке первичный документ (накладную ТОРГ-12 или акт) и счёт-фактуру. Форму рекомендовала ФНС письмом от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96@, применять её можно по соглашению сторон.

Смысл простой: вместо двух бумаг контрагент получает одну. Это удобно при отгрузке товара, когда продавец выставляет и накладную, и счёт-фактуру одновременно. Применение УПД — право, а не обязанность: стороны фиксируют его в договоре или просто принимают форму по факту.

УПД подходит для отгрузки товаров, передачи результатов работ и оказания услуг. В 1С:Управление Торговлей печатная форма доступна из документов реализации — товаров, услуг и смешанных, где в одной накладной идут и позиции номенклатуры, и услуги.

У УПД два статуса:

• 📄 Статус 1 — работает и как счёт-фактура, и как передаточный документ. Применяют плательщики НДС на общей системе.
• 📦 Статус 2 — только передаточный документ (замена накладной), без функции счёта-фактуры. Применяют на УСН и других спецрежимах без НДС.

Статус печатается в левом верхнем углу бланка. В 1С он определяется автоматически: если к реализации выписан счёт-фактура — печатается статус 1, если нет — статус 2. Отдельного поля «выбрать статус» в документе нет.

Что настроить перед печатью УПД

Печать УПД со статусом 1 завязана на НДС. Поэтому до оформления продаж проверьте настройки организации.

1. Откройте карточку организации (НСИ и администрирование → Организации; раздел может называться «Сведения об организации»).
2. Убедитесь, что указана верная система налогообложения. Общая система даёт НДС и доступ к статусу 1; УСН — только статус 2.
3. Проверьте, что в номенклатуре и ценах заданы корректные ставки НДС — иначе в счёте-фактуре будут прочерки.

Отдельного переключателя «включить УПД» в УТ 11 нет — печатная форма доступна для любого проведённого документа реализации. Полезно заранее проверить и реквизиты: наименование организации, ИНН, КПП, адрес, а также данные контрагента и договора. Эти поля подтягиваются в бланк УПД, и пустые реквизиты придётся дозаполнять руками уже на бумаге.

Если вы работаете с несколькими организациями в одной базе, убедитесь, что в реализации выбрана та, от имени которой идёт отгрузка, — система налогообложения и право на счёт-фактуру у них могут различаться.

Оформление реализации и выписка счёта-фактуры

УПД печатается из документа продажи, поэтому сначала оформляют реализацию.

1. Перейдите в раздел Продажи → Документы продажи (все) и создайте «Реализация товаров и услуг» (или откройте уже созданную по заказу клиента).
2. Заполните контрагента, договор, склад и табличную часть с товарами и ценами.
3. Проведите документ кнопкой Провести.

После проведения внизу формы появляется ссылка для выписки счёта-фактуры. Нажмите её — программа создаст «Счёт-фактура выданный» с номером и датой, подставив их из реализации. Этот шаг нужен только для статуса 1.

Нумерация счетов-фактур в 1С ведётся отдельной сквозной последовательностью и проставляется автоматически, вручную её менять не нужно. Дату счёт-фактура берёт от реализации — за этим стоит следить, если документ реализации задним числом перепроводили.

Статус будущего УПД, повторимся, не выбирают вручную. Он вытекает из двух условий: платит ли организация НДС и выписан ли к реализации счёт-фактура. Поэтому «выбор статуса» на практике сводится к решению — выписывать счёт-фактуру или нет.

Если счёт-фактуру выписывать не нужно (вы на УСН), просто переходите к печати — получите статус 2.

Пошаговая печать УПД из документа реализации

Когда реализация проведена и при необходимости выписан счёт-фактура, печать занимает несколько секунд.

1. Откройте проведённый документ «Реализация товаров и услуг».
2. В командной панели нажмите Печать.
3. Выберите пункт «Универсальный передаточный документ (УПД)».
4. В окне предпросмотра проверьте статус в левом верхнем углу, номер и дату счёта-фактуры, суммы и ставки НДС.
5. Отправьте на принтер кнопкой Печать или сохраните в файл (PDF, Excel) для отправки по почте.

Чтобы распечатать УПД сразу по нескольким отгрузкам, выделите документы в списке Документы продажи, затем Печать → Универсальный передаточный документ. Программа соберёт пакет печатных форм — удобно в конце дня или при закрытии периода, когда нужно оформить сразу десяток отгрузок.

Сохранить УПД в файл тоже можно из окна предпросмотра: кнопка сохранения предложит форматы для пересылки (PDF для печати, табличный — для редактирования). Так документ отправляют по электронной почте, когда контрагент ещё не подключён к полноценному ЭДО, но готов принять скан-копию.

Статус 1 и статус 2: какой УПД выбрать

Статус зависит не от желания, а от того, платит ли продавец НДС и выписан ли счёт-фактура.

Проще говоря: есть НДС и счёт-фактура — печатаете статус 1; НДС нет — статус 2. Смешивать нельзя. Печать статуса 1 без НДС или статуса 2 с НДС — ошибка оформления.

Кроме УПД, в меню Печать документа реализации есть и раздельные формы: товарная накладная ТОРГ-12, счёт-фактура, расходная накладная , для услуг — акт. Их используют, когда контрагент принципиально работает по старой схеме «накладная + счёт-фактура» и не согласен на УПД. Печатать одновременно УПД и ТОРГ-12 по одной отгрузке не нужно — это дублирование одного и того же передаточного документа.

Как отправить УПД через ЭДО вместо бумаги

Бумажный УПД можно заменить электронным — через 1С-ЭДO прямо из той же реализации.

1. В проведённом документе нажмите ЭДО → Отправить электронный документ (или создайте электронный документ через меню ЭДО).
2. Программа сформирует УПД в действующем формате ФНС. Электронный УПД имеет функцию СЧФДОП (это аналог статуса 1) либо ДОП (аналог статуса 2).
3. Подпишите документ квалифицированной электронной подписью (КЭП) и отправьте.

Чтобы обмен прошёл, контрагент должен быть подключён к ЭДО, а между вами — принято приглашение к обмену. Проверить это можно в списке контрагентов: у подключённых к обмену стоит соответствующая отметка. Если приглашение ещё не отправлено, сделайте это из карточки контрагента и дождитесь согласия второй стороны.

После отправки электронный документооборот проходит несколько состояний: отправлен, доставлен оператору, получен контрагентом, подписан получателем. Пока покупатель не подписал свой экземпляр, документооборот считается незавершённым. Отслеживать статусы удобно в разделе «Текущие дела ЭДО» — туда попадают документы, ожидающие действия.

Электронный УПД юридически равнозначен бумажному с собственноручной подписью, печатать и хранить бумажный дубль при этом не нужно. Если же часть покупателей на ЭДО, а часть на бумаге, одни и те же реализации можно по одним контрагентам отправлять электронно, а по другим — печатать тем же порядком через меню Печать.

Частые ошибки при печати УПД и как их избежать

• ❌ Печатают ТОРГ-12 и счёт-фактуру по отдельности, хотя контрагент работает по УПД. Результат — задвоение бумаг. Решение: печатать один УПД статуса 1.
• ❌ Статус 1 без выписанного счёта-фактуры. В бланке пустые поля счёта-фактуры, покупатель не получит вычет. Сначала выпишите счёт-фактуру, потом печатайте.
• ❌ Организация на УСН печатает статус 1. НДС такая компания не выделяет — нужен статус 2. Проверьте систему налогообложения в карточке организации.
• ❌ Не совпадает дата счёта-фактуры и отгрузки. Счёт-фактуру выписывают той же датой, что и реализацию, иначе возможны расхождения в книге продаж у покупателя.
• ❌ Старый бланк после смены формы. Форма УПД обновляется вместе с релизом конфигурации. Если печатается устаревший бланк — обновите конфигурацию до актуального релиза.
• ❌ Пустые реквизиты продавца или покупателя. Адрес, ИНН, КПП подтягиваются из карточек организации, контрагента и договора. Заполните их в справочниках, а не правьте руками на распечатке.
• ❌ Печать по непроведённому документу. УПД корректно формируется только по проведённой реализации. По черновику суммы и остатки могут не соответствовать факту.

Частые вопросы