Печать УПД из документа реализации в 1С 8.3

Чтобы распечатать УПД в 1С:Бухгалтерии 8.3, откройте документ реализации, задайте в нём статус УПД (1 или 2) и нажмите Печать → Универсальный передаточный документ. Отдельного документа «УПД» в программе нет: универсальный передаточный документ — это печатная форма обычной реализации.

Ниже — как выбрать статус, настроить подписантов, распечатать сразу пачку документов, сохранить форму в PDF или Excel и что делать, когда кнопка УПД не появляется. Пути указаны для 1С:Бухгалтерии 3.0 в интерфейсе «Такси».

Готовим документ реализации к печати УПД

УПД формируется из документа Реализация (акты, накладные, УПД). Найти его можно в разделе Продажи.

1. Откройте нужную реализацию или создайте новую: заполните контрагента, договор, склад и табличную часть с номенклатурой.
2. Проведите документ кнопкой Провести. Пока реализация не проведена, печатная форма берёт данные из черновика, а движения по счетам не формируются.
3. В нижней части формы документа найдите ссылку УПД (рядом со ссылкой на счёт-фактуру). Нажмите её.
4. В открывшемся окне выберите статус УПД:
   • Статус 1 — УПД заменяет и первичный документ (накладную или акт), и счёт-фактуру. Используется плательщиками НДС.
   • Статус 2 — УПД только как передаточный документ, без функции счёта-фактуры. Подходит для продавцов на УСН и других спецрежимах без НДС.

После того как статус задан, в меню печати документа появляется пункт «Универсальный передаточный документ».

Шапка УПД заполняется автоматически: продавец берётся из организации, покупатель — из контрагента, грузоотправитель и грузополучатель — из их адресов. Если фактический грузополучатель отличается от покупателя (отгрузка на другой склад или обособленное подразделение), адрес правят в карточке контрагента до формирования печатной формы — вручную в готовом УПД этого не сделать.

Выводим УПД на печать из карточки документа

Когда статус выбран и документ проведён:

1. В командной панели реализации нажмите Печать.
2. Выберите Универсальный передаточный документ.
3. Программа сформирует печатную форму на экране. Проверьте шапку: продавец, покупатель, грузоотправитель и грузополучатель, номер и дату.
4. Нажмите значок принтера или сочетание Ctrl+P, выберите принтер и число копий, подтвердите печать.

Если нужно напечатать комплект (накладную/акт вместе со счётом на оплату и другими формами), используйте пункт Печать → Комплект документов: там отмечаются галочками нужные формы и задаётся количество экземпляров каждой.

Настраиваем подписантов и дополнительные реквизиты

Подписи в УПД (руководитель, главный бухгалтер, лицо, ответственное за оформление) подтягиваются из ответственных лиц организации, а не вводятся в самой печатной форме.

Чтобы заполнить или поменять подписантов :

• Откройте Главное → Организации, выберите свою организацию.
• Перейдите по ссылке Подписи (или Ответственные лица).
• Укажите руководителя, главного бухгалтера и, при необходимости, кассира с датами, с которых действует назначение.

Эти же данные используются во всех первичных формах, поэтому заполнять их достаточно один раз. Если сотрудник сменился, добавьте новую строку с новой датой — старые документы при перепечати сохранят прежнего подписанта по дате.

В самой форме УПД подписи раскиданы по нескольким строкам, и путать их не стоит:

• строка «Товар (груз) передал / услуги, результаты работ, права сдал» — тот, кто фактически отгрузил или оказал услугу;
• строка «Ответственный за правильность оформления факта хозяйственной жизни» — как правило, тот же сотрудник или бухгалтер;
• отдельно идёт блок счёта-фактуры с руководителем и главным бухгалтером (он заполняется только при статусе 1).

Если за отгрузку и за оформление отвечает один человек, во второй строке допустимо поставить прочерк или ту же фамилию. Главное, чтобы данные совпадали с приказом о назначении ответственных лиц.

Когда в УПД нужно вывести поле, которого нет в типовой форме (например, номер заказа покупателя или пометку о способе доставки), включите механизм дополнительных реквизитов:

• Администрирование → Общие настройки → Дополнительные реквизиты и сведения — поставьте флажок.
• В документе реализации в меню Ещё появится возможность заполнить добавленные реквизиты.

Дополнительные реквизиты выводятся в строку «Иные сведения» УПД, предусмотренную формой для любой нужной продавцу информации.

Печатаем сразу несколько УПД из списка

Когда нужно распечатать УПД за день или за месяц, не открывайте каждый документ по отдельности.

1. Откройте список Продажи → Реализация (акты, накладные, УПД).
2. Отфильтруйте список по контрагенту или периоду, если документов много.
3. Выделите нужные строки: щёлкайте по ним с зажатым Ctrl (выборочно) или Shift (диапазоном).
4. Нажмите Печать → Универсальный передаточный документ.
5. Программа сформирует все выбранные УПД в одном окне печати — одной командой отправите их на принтер.

Есть нюанс: в пакет попадут только те документы, у которых задан статус УПД. Реализации без выбранного статуса программа в УПД не выведет — проверьте это перед массовой печатью.

Для регулярной отгрузки одному покупателю удобнее настроить отбор в списке и сохранить его: тогда перед печатью достаточно открыть сохранённый отбор, выделить всё (Ctrl+A) и отправить на печать.

Перед массовой печатью бегло просмотрите сформированное окно. В нём все УПД идут подряд, разделённые разрывами страниц, поэтому легко заметить документ без подписей, с пустой датой или с нулевой суммой. Исправлять такие документы проще до печати, чем перепечатывать пачку заново.

Электронный УПД, подписи и статусы в ЭДО

Бумажный УПД подписывают от руки — распечатали, поставили подписи и печать. Но УПД всё чаще передают электронно, через оператора ЭДО (1С-ЭДО, 1С-Такском и другие).

Ключевое отличие электронного УПД:

• Для статуса 1 (с функцией счёта-фактуры) квалифицированная электронная подпись обязательна. Счёт-фактуру закон разрешает подписывать только КЭП.
• Для статуса 2 (только передаточный документ) стороны могут договориться о подписании и неквалифицированной подписью, но на практике используют ту же КЭП.
• Формат электронного УПД задаёт ФНС, а не оператор. Оператор только обеспечивает обмен и фиксирует даты отправки и получения.

Отправить электронный УПД можно прямо из документа реализации: кнопка ЭДО → Отправить. Документ уйдёт контрагенту, а в карточке будет отображаться текущее состояние обмена — отправлен, доставлен, подписан получателем. Распечатывать электронный УПД для архива не обязательно: достаточно сохранить его из ЭДО вместе с протоколом подписания.

Сохраняем и выгружаем УПД в файл

Готовую печатную форму можно не печатать, а сохранить в файл — отправить по почте, приложить к письму или положить в архив. Это выручает, когда у покупателя нет ЭДО, но бумага ему срочно не нужна: отправили PDF на согласование, а оригинал подписали позже.

В открытой печатной форме УПД:

1. Нажмите кнопку Сохранить (значок дискеты) или Ещё → Сохранить.
2. Выберите формат:

3. Укажите папку и имя файла, нажмите Сохранить.

Чтобы сразу отправить УПД письмом, в форме печати нажмите кнопку с конвертом (Отправить): программа вложит форму в письмо выбранным форматом, если в 1С настроена учётная запись электронной почты.

Что делать, если УПД не печатается

Разберём случаи, когда форма не выводится или выходит не такой, как нужно.

Если пункт УПД пропал после обновления конфигурации, проверьте, что реализация относится к виду, поддерживающему УПД (товары, услуги, работы). По некоторым специфическим операциям универсальный передаточный документ не формируется — тогда печатаются раздельно накладная (или акт) и счёт-фактура.

Частые вопросы