Печать ТрН из документа отгрузки: от данных перевозчика до готовых трёх экземпляров

Транспортную накладную в 1С печатают из документа отгрузки: откройте проведённую реализацию, нажмите Печать и выберите Транспортная накладная. В 1С:Управление торговлей 11 и ERP при включённой доставке её удобнее печатать из задания на перевозку — туда уже подтянуты машина, водитель и все накладные рейса.

Сама кнопка — пять секунд. Время уходит на другое: пустые графы перевозчика, нулевая масса, не те подписи. Почти всё это лечится заранее — в документе и справочниках, а не правкой листа перед принтером.

Подготовка документа отгрузки перед печатью ТрН

Печатная форма берёт данные из документа и справочников. Пустое поле в 1С — пустая графа на бумаге. Поэтому сначала проверьте источники.

Что должно быть заполнено:

• 🏢 Организация — полное наименование, ИНН, адрес. Это грузоотправитель по умолчанию.
• 🤝 Контрагент-покупатель — наименование, ИНН и адрес доставки в контактной информации. Если адрес доставки пуст, в графу попадёт юридический адрес или ничего.
• 📦 Номенклатура — понятное наименование и единица измерения. Артикул «Т-115/2» водителю и складу на приёмке ничего не скажет.
• 🚚 Перевозчик, водитель, автомобиль — без них разделы о перевозке останутся пустыми.
• ✅ Документ проведён — печать из непроведённого документа возможна, но это черновик, а не документ для рейса.

Где указать данные перевозки

В УТ 11 и ERP задания на перевозку появляются после включения доставки: НСИ и администрирование → Настройка НСИ и разделов → Склад и доставка, флажок управления доставкой. Пока он снят, перевозку описывают прямо в реализации или вписывают в форму перед печатью.

Грузоотправитель и грузополучатель

По умолчанию грузоотправитель — ваша организация, грузополучатель — покупатель. Если товар везут со склада другой компании или на адрес третьего лица, укажите их в реализации явно. В БП 3.0 для этого есть отдельные поля грузоотправителя и грузополучателя; значение «Он же» означает «та же организация, что продавец/покупатель».

Как распечатать транспортную накладную: выбор формы и вывод на принтер

Пошагово в БП 3.0

1. Откройте Продажи → Реализация (акты, накладные, УПД).
2. Найдите нужный документ и откройте его.
3. Проверьте, что он проведён (зелёная галочка в списке).
4. Нажмите Печать в командной панели документа.
5. Выберите Транспортная накладная. Откроется форма предварительного просмотра.
6. Просмотрите лист целиком, укажите число копий в поле Копий.
7. Нажмите Печать уже в форме просмотра.

Пошагово в УТ 11 и ERP

1. Откройте раздел Склад и доставка и список заданий на перевозку.
2. Откройте задание, проверьте транспорт, водителя и перечень распоряжений.
3. Через Печать выберите транспортную накладную. Программа сформирует по листу на каждого получателя рейса.
4. Если заданий нет — печатайте из реализации: Продажи → Документы продажи, документ, Печать → Транспортная накладная.

ТрН и ТТН — не перепутать

В меню печати часто стоят обе формы. Выбирайте осознанно.

Действующая форма ТрН утверждена постановлением № 2200, она применяется с 2021 года. Старую ТрН из прежних правил перевозок не печатайте — если в меню есть вариант с пометкой старой формы, значит, нужен свежий релиз.

Сохранение вместо бумаги

В форме просмотра есть команды сохранения и отправки. Сохраните ТрН в PDF, если её надо выслать перевозчику на согласование до погрузки. Табличный формат (xlsx) удобен, когда перевозчик хочет вписать свои данные сам.

Что должно стоять в разделах транспортной накладной

ТрН состоит из пронумерованных разделов. Часть заполняет грузоотправитель, часть — перевозчик, часть заполняется от руки при погрузке и выгрузке. 1С закрывает только то, что знает учётная система.

Если графа не помещается

Длинный адрес или название груза обрезается по ширине ячейки. Варианты по порядку:

1. Сократите наименование в карточке номенклатуры или используйте поле с наименованием для печати, если оно у вас ведётся.
2. Включите редактирование в форме просмотра (кнопка с карандашом) и перенесите текст вручную.
3. Измените макет формы (см. раздел про автоматизацию).

Правки в форме просмотра действуют только на этот лист. В документ они не возвращаются.

Масса брутто и количество мест в ТрН

Раздел «Груз» требует массу брутто и число грузовых мест. Именно здесь ТрН чаще всего печатается с нулями.

Откуда 1С берёт массу:

• ⚖️ В УТ 11 и ERP — из весовых характеристик номенклатуры и упаковок. Заполните вес единицы хранения и упаковки в карточке товара, и масса посчитается по количеству.
• 📝 В БП 3.0 весового учёта в номенклатуре нет в том объёме, как в УТ. Массу и места обычно вносят в форму просмотра перед печатью.

Как посчитать места:

Грузовое место — то, что грузят и пересчитывают отдельно: коробка, паллета, мешок. Отгрузили 240 бутылок в 20 коробках на 2 паллетах? Укажите тот уровень упаковки, который будете пересчитывать при сдаче. Обычно это паллеты: 2 места.

Пример расчёта массы брутто:

• 20 коробок × 12 бутылок × 0,55 кг = 132 кг товара;
• 20 коробок × 0,3 кг тары = 6 кг;
• 2 паллеты × 20 кг = 40 кг.

Итого брутто — 132 + 6 + 40 = 178 кг. Масса нетто (132 кг) в графу брутто не подходит.

Сколько экземпляров печатать и кто подписывает

Три оригинала

ТрН оформляется в трёх экземплярах-оригиналах: грузоотправителю, грузополучателю и перевозчику. В поле Копий формы просмотра ставьте 3. Если сначала нужен лист на проверку водителю — напечатайте один, а оригиналы потом.

Каждый экземпляр подписывается отдельно — это оригиналы, а не ксерокопии одного листа.

Подписанты от отправителя

Подписи в печатной форме берутся из документа и из ответственных лиц организации.

• 👤 В БП 3.0 — карточка организации , ссылка Ответственные лица: руководитель, главный бухгалтер и другие. Укажите их с датой, с которой они действуют.
• 📄 В реализации внизу формы есть поля подписантов. Если отгрузку подписывает кладовщик по доверенности, выберите его там: значение из документа важнее значения по умолчанию.

Когда ответственное лицо сменилось с 1-го числа, а запись в справочнике сделали позже, старые документы продолжат печататься с прежней фамилией. Это правильно: на дату отгрузки подписывал тот, кто был в должности.

Факсимиле и печать

В карточке организации можно загрузить изображения подписей и печати. Тогда в форме печати появится вариант с факсимиле. Для ТрН им пользуйтесь осторожно: стороны договора перевозки должны признавать такую подпись. Без договорённости печатайте без факсимиле и подписывайте вручную.

Массовая печать и автоматизация

Несколько накладных за раз

В списке реализаций выделите нужные документы: Ctrl+клик по каждому или Shift+клик для диапазона. Нажмите Печать → Транспортная накладная. Все ТрН откроются в одной форме просмотра, каждая с новой страницы. Поле Копий применится ко всем сразу: 10 накладных × 3 = 30 листов.

Отфильтруйте список по дате отгрузки и складу — так удобно печатать весь день одной командой.

В УТ 11 и ERP задание на перевозку уже собирает накладные рейса. Печать из задания даёт ТрН по каждому грузополучателю этого рейса без ручного отбора.

Свой макет транспортной накладной

Если типовая форма не устраивает — нужны другие шрифты, логотип, дополнительная графа — макет можно изменить без доработки конфигурации:

1. Откройте Администрирование → Печатные формы, отчеты и обработки → Макеты печатных форм.
2. Найдите макет транспортной накладной поиском по слову «транспортная».
3. Измените его и сохраните. В списке он станет отмечен как изменённый.

Если нужна форма с другой логикой заполнения, её подключают как внешнюю печатную форму: Администрирование → Печатные формы, отчеты и обработки → Дополнительные отчеты и обработки. После регистрации команда появится в меню Печать того документа, для которого обработка написана.

Электронная ТрН

С 1 сентября 2022 года ТрН можно оформлять в электронном виде через операторов информационных систем электронных перевозочных документов. В актуальных релизах типовых конфигураций есть обмен ЭТрН через сервис ЭДО. Для этого организация и перевозчик должны работать с оператором из реестра ГИС ЭПД, а у подписантов — электронная подпись. Если ваш перевозчик в ЭПД не работает , остаётся бумажная ТрН.

Ошибки при печати ТрН и как их убрать

Правки в форме просмотра не сохраняются в документе. Если исправили массу или адрес на листе, а через неделю понадобилась повторная печать — исправления придётся вносить снова. Поэтому ошибку источника лучше один раз исправить в справочнике.

Частые вопросы