Поступление товаров по накладной в 1С:Бухгалтерии 8.3: от ввода до проводок

Входящая товарная накладная в 1С:Бухгалтерии 8.3 проводится документом «Поступление (акты, накладные, УПД)»: откройте Покупки → Поступление (акты, накладные, УПД), нажмите кнопку Поступление и выберите вид Товары (накладная, УПД). Заполните шапку и табличную часть, нажмите Провести. Программа сделает проводки Дт 41.01 Кт 60.01 на стоимость без НДС и Дт 19.03 Кт 60.01 на сумму налога.

Одна и та же форма принимает накладную ТОРГ-12, УПД и товарную часть смешанного документа. Для проводок важны четыре вещи: дата в базе, склад, счета учета в строках и регистрация счета-фактуры. Ошибка в любой из них даёт неверный остаток или потерянный вычет НДС.

1. Создаём документ поступления по накладной поставщика

Перед вводом проверьте две вещи: в справочнике Справочники → Контрагенты есть поставщик с договором вида «С поставщиком», а товары заведены в Справочники → Номенклатура. Если чего-то нет, создать карточку можно прямо из полей документа — кнопкой выбора и командой Создать.

Порядок ввода шапки:

1. В списке поступлений нажмите Поступление → Товары (накладная, УПД).
2. В поле Накладная № и от укажите номер и дату из бумаги поставщика. Это входящие реквизиты, они попадут в книгу покупок и в сверку.
3. Поле от справа вверху — дата документа в базе. По ней формируются проводки. Ставьте дату фактического получения товара, а не дату ввода.
4. Организация — если в базе их несколько, выберите покупателя.
5. Контрагент и Договор. Договор подставится сам, если он у поставщика один.
6. Склад — куда оприходован товар. Для материалов и товаров поле обязательно.

Гиперссылка Расчеты в шапке показывает счета расчётов: обычно 60.01 для долга и 60.02 для авансов. Там же настраивается зачёт аванса. По умолчанию стоит «Автоматически»: если до поставки была предоплата, программа сама зачтёт её при проведении.

2. Заполняем табличную часть: номенклатура, количество, цены

На закладке Товары каждая строка накладной поставщика — отдельная строка документа. Колонки:

Если строк много, используйте кнопку Подбор: она открывает справочник с остатками и позволяет набрать позиции сразу с количеством. Ещё быстрее — загрузка из файла Excel через команду Загрузить над табличной частью (есть в актуальных релизах).

Как цены соотносятся с НДС, задаёт гиперссылка с типом цен над табличной частью. Там переключатель: НДС сверху или НДС в сумме. Сверьте с накладной поставщика: если итог «Всего» в 1С не совпал с бумагой, почти всегда дело в этой настройке.

Услуги в той же накладной (доставка, упаковка) вводятся на закладке Услуги. О том, когда их лучше оформить отдельно, — в разделе 4.

3. Счета учета номенклатуры и аналитика затрат

Колонку Счет учета 1С заполняет не случайно. Правила лежат в регистре Справочники → Товары и услуги → Счета учета номенклатуры. Туда же ведёт ссылка «Счета учета» из карточки номенклатуры.

Логика подбора идёт от частного к общему:

• 🎯 для конкретной номенклатуры;
• 📁 для группы номенклатуры или вида номенклатуры;
• 🏢 для организации и склада;
• 🌐 общая строка «для всех» — как правило, 41.01 для товаров и 10.01 для материалов.

Типовые счета по видам ценностей:

Если строка получила не тот счёт, есть два пути. Разово — поменяйте счёт прямо в строке документа. Системно — добавьте правило в регистр счетов учета, иначе ошибка повторится в следующей поставке.

Для услуг на закладке Услуги указывается Счет затрат (20.01, 25, 26, 44.01) и аналитика: подразделение, статья затрат, а для 20-го счёта — номенклатурная группа. Без статьи затрат документ по счетам 20, 25, 26 и 44 не проведётся.

4. НДС, счет-фактура и дополнительные расходы

Регистрация счета-фактуры

Сама накладная вычет НДС не даёт. НДС ложится на счёт 19 и ждёт счета-фактуры. Внизу документа есть поле Счет-фактура № … от … и кнопка Зарегистрировать. Введите номер и дату из счета-фактуры поставщика — 1С создаст документ «Счет-фактура полученный».

Если поставщик прислал УПД со статусом 1, отметьте это в документе: тогда УПД сразу заменяет и накладную, и счет-фактуру. При статусе 2 это только первичный документ, и вычета по нему не будет.

В счете-фактуре полученном есть флажок про отражение вычета в книге покупок датой получения. Если он стоит, проводка Дт 68.02 Кт 19.03 сформируется сразу. Если снят — вычет заявляется позже обработкой «Формирование записей книги покупок» при закрытии квартала.

Дополнительные расходы

Доставка от стороннего перевозчика увеличивает себестоимость товара. Оформляется она отдельным документом: в том же списке Покупки → Поступление (акты, накладные, УПД) выберите Поступление → Дополнительные расходы.

1. Укажите перевозчика, договор и сумму расходов с НДС.
2. Выберите Способ распределения: по сумме или по количеству.
3. На закладке Товары нажмите Заполнить и выберите исходное поступление товаров.
4. Проведите документ.

Получится Дт 41.01 Кт 60.01 на распределённую сумму по каждой строке и Дт 19.04 Кт 60.01 на НДС перевозчика.

Доп. расходы распределяются только на товары, которые на дату документа ещё есть на складе. Если часть уже продана, приходится корректировать себестоимость продаж отдельно, поэтому вводите доставку сразу.

Если доставку выставил сам поставщик в той же накладной, достаточно закладки Услуги в исходном документе. Но тогда сумма уйдёт в затраты (44.01), а не в стоимость товара. Для включения в себестоимость используйте документ доп. расходов.

5. Проводим документ и смотрим проводки

Кнопка Провести фиксирует документ и формирует движения. Провести и закрыть делает то же и закрывает форму. Чтобы увидеть результат, нажмите кнопку ДтКт (подсказка «Показать проводки и другие движения документа»).

Что формирует типичная накладная на 100 единиц по 1 000 руб. плюс НДС 20%:

Арифметика: 100 × 1 000 = 100 000 руб.; НДС 100 000 × 20% = 20 000 руб.; итог по накладной 120 000 руб.

Кроме бухгалтерских проводок, в окне движений есть закладки регистров: налоговый учёт (суммы по НУ), НДС предъявленный, взаиморасчёты. Если в организации стоит упрощёнка, вместо НДС-регистров появятся записи книги учёта доходов и расходов — расход признаётся после оплаты и реализации.

6. Анализ движений и исправление ошибок проведения

Документ не проводится

Сообщения об ошибках выводятся внизу формы. Частые варианты и что делать:

Документ провёлся, но с неверными суммами

Проверьте движения через кнопку ДтКт и отчёт Отчеты → Стандартные отчеты → Оборотно-сальдовая ведомость по счету по счёту 60 с отбором по контрагенту. Если ошибка в текущем открытом периоде — исправьте сам документ и перепроведите. Движения перезапишутся.

Если период уже закрыт или сдана отчётность, исходный документ не трогают. Создайте на его основании «Корректировку поступления» (команда Создать на основании). В документе выберите вид операции: исправление в первичных документах (ошибка ввода) или корректировка по согласованию сторон (поставщик выставил корректировочный счет-фактуру).

Отмена проведения

Если документ ввели по ошибке, его не удаляют сразу, а отменяют проведение: в списке выделите документ и выберите Еще → Отменить проведение. Движения исчезнут, документ останется черновиком. Удаляется он через пометку на удаление и обработку удаления помеченных объектов.

7. Права пользователей и запрет изменения проведённых документов

Чтобы кладовщик или менеджер мог только вводить накладные, а проведение и правка закрытых месяцев оставались за бухгалтерией, настройте две вещи.

Профили групп доступа. В Администрирование → Настройки пользователей и прав → Группы доступа назначьте пользователю профиль с ограниченными правами. Профиль «Бухгалтер» даёт полный доступ к учётным документам, а сокращённые роли можно собрать в своём профиле на основе поставляемого.

Дата запрета изменения. В том же разделе Администрирование → Настройки пользователей и прав включите Даты запрета изменения и задайте дату. После неё никто, кроме указанных в исключениях, не сможет перепровести или удалить документы, включая поступления.

Удобная схема для малой бухгалтерии:

Частые вопросы