Окончательный расчёт с увольняемым в 1С:Бухгалтерии 3.0: отпуск, пособие, зарплата

В 1С 8.3 Бухгалтерия компенсация при увольнении считается в два приёма: в документе Увольнение указываете дату, основание и число дней неиспользованного отпуска, а саму сумму компенсации, зарплату за последний месяц и выходное пособие программа начисляет в документе Начисление зарплаты за месяц увольнения. Выходного пособия «из коробки» в Бухгалтерии нет — под него один раз создают свой вид начисления.

Типичная ситуация: сотрудника сокращают, увольнение в пятницу, а расчёт нужно выплатить в тот же день. Бухгалтеру надо успеть посчитать компенсацию за отпуск, начислить выходное пособие при увольнении, удержать НДФЛ и выдать деньги. Всё это делается тремя документами, и результат легко сверить вручную.

Какие выплаты при увольнении считает 1С:Бухгалтерия 8.3

В день увольнения работник получает всё, что ему причитается (ст. 140 ТК РФ). Набор выплат зависит от основания.

Компенсацию за отпуск 1С считает сама: берёт начисления за 12 месяцев из базы и среднедневной заработок. Выходное пособие программа сама не определяет — сумму вы рассчитываете и вносите.

Подготовка базы перед расчётом

Три проверки до того, как создавать документы. Они занимают пару минут и снимают большую часть вопросов «почему сумма не та».

1. Расчёт зарплаты ведётся в этой программе. Откройте Зарплата и кадры → Справочники и настройки → Настройки зарплаты. В разделе общих настроек должен быть выбран учёт зарплаты и кадров в этой программе. Если выбран внешний учёт, документа Начисление зарплаты в разделе не будет.
2. В базе есть начисления за 12 месяцев. Средний заработок 1С берёт только из того, что в ней проведено. Если сотрудника принимали до начала учёта в этой базе, а остатки по зарплате не переносили, средний получится заниженным. Такой случай придётся считать вручную и корректировать сумму.
3. Прошлые отпуска оформлены документами. Число дней компенсации зависит от того, сколько отпуска человек уже отгулял. Если отпуска проводились «вне программы», остаток надо пересчитать по личной карточке.

Шаг 1. Документ «Увольнение»

Список кадровых документов находится в Зарплата и кадры → Кадровые документы (в ранних релизах 3.0 он назывался «Приёмы, переводы, увольнения»). Создайте документ Увольнение.

Что заполнить:

1. Сотрудник — выберите из справочника.
2. Дата увольнения — последний рабочий день. Именно до него 1С начислит оклад.
3. Основание увольнения — статья ТК. Выберите её из списка: от основания зависит текст приказа и запись в сведениях о трудовой деятельности.
4. Компенсация за неиспользованный отпуск — число дней. Посчитайте его сами и сверьте с тем, что подставила программа. Дробные дни допустимы.
5. Проведите документ. Из него печатается приказ об увольнении по форме Т-8.

Как посчитать дни компенсации

При стандартном отпуске 28 календарных дней на каждый месяц работы приходится 28 / 12 = 2,33 дня.

• Считаются полные месяцы рабочего года (не календарные, а от даты приёма).
• Остаток меньше половины месяца отбрасывается, половина и больше округляется до полного месяца.
• Отработав 11 месяцев рабочего года, сотрудник получает компенсацию за полный отпуск — при увольнении по основаниям, где это положено.
• Из заработанных дней вычтите уже использованные.

Округлять дни разрешено только в пользу работника. Если вышло 8,64 дня, можно поставить 8,64 или 9, но не 8.

Шаг 2. Расчёт компенсации за неиспользованный отпуск: пример для сверки

Программа сделает всё сама, но проверить её полезно хотя бы раз. Вот пример с цифрами.

Исходные данные:

• оклад 60 000 ₽, других начислений нет;
• принят 10.03.2025, уволен 30.10.2026 по сокращению штата;
• за первый рабочий год отгулял 28 дней (в августе 2025);
• за второй рабочий год — 10 дней, с 13.07.2026 по 22.07.2026.

Дни компенсации. Первый рабочий год (10.03.2025–09.03.2026) закрыт полностью: заработано 28 дней. Во втором году с 10.03.2026 по 30.10.2026 прошло 7 полных месяцев и 21 день. 21 день больше половины месяца — округляем до 8 месяцев.

• заработано: 28 + 8 × 2,33 = 46,64 дня;
• использовано: 28 + 10 = 38 дней;
• к компенсации: 46,64 − 38 = 8,64 дня.

Расчётный период — 12 месяцев перед месяцем увольнения: с 01.10.2025 по 30.09.2026.

Отпускные за июль в доход расчётного периода не входят, а сами дни отпуска исключаются из расчёта. Так работает Положение о среднем заработке (постановление № 922), и 1С делает то же самое.

Шаг 3. Как в 1С Бухгалтерии 8.3 начислить выходное пособие при увольнении

Выходное пособие в Бухгалтерии оформляют своим видом начисления. Его создают один раз и потом используют для всех увольнений.

Создаём вид начисления

1. Откройте Зарплата и кадры → Справочники и настройки → Настройки зарплаты.
2. В разделе расчёта зарплаты перейдите по ссылке Начисления и нажмите Создать.
3. Наименование — «Выходное пособие».
4. НДФЛ — укажите, что не облагается. Пособие в пределах трёх средних месячных заработков (шести — для Крайнего Севера и приравненных местностей) освобождено от налога по п. 3 ст. 217 НК РФ.
5. Страховые взносы — выберите вид дохода, не облагаемый взносами. В тех же пределах пособие освобождено по ст. 422 НК РФ.
6. Способ отражения — тот же счёт затрат, что и у оклада сотрудника (например, 26 или 44).

Если пособие вместе со средним заработком на период трудоустройства превышает лимит, заведите второй вид начисления для суммы превышения: облагается НДФЛ с кодом дохода 2014 и облагается взносами.

Считаем сумму

Для выходного пособия средний заработок считают иначе, чем для отпуска: по рабочим дням, а не по 29,3.

1. Доход за 12 месяцев делят на число фактически отработанных дней в этом периоде — получают среднедневной заработок.
2. Его умножают на число рабочих дней в месяце, следующем за днём увольнения.

Пример: среднедневной заработок по рабочим дням 2 900 ₽, в месяце после увольнения 21 рабочий день. Пособие = 2 900 × 21 = 60 900 ₽. Это меньше трёх средних месячных — налога и взносов нет.

1С:Бухгалтерия этот средний сама не рассчитывает. Сумму готовят в Excel или по записке-расчёту и вносят вручную. Держите расчёт в деле: это первый документ, который попросят при проверке.

Сохраняемый средний заработок за следующие месяцы

Выплату за второй месяц трудоустройства начисляют позже, когда бывший работник принесёт заявление и подтвердит, что не трудоустроен. Используйте тот же вид начисления «Выходное пособие» в документе Начисление зарплаты за месяц выплаты.

Шаг 4. Зарплата за последний месяц и итоговое начисление

Теперь всё собирается в одном документе.

1. Откройте Зарплата и кадры → Все начисления и создайте Начисление зарплаты.
2. Месяц начисления — месяц увольнения, дата документа — день увольнения.
3. Добавьте увольняемого сотрудника. 1С сама начислит оклад за дни до даты увольнения и строку компенсации отпуска.
4. Добавьте строку с видом начисления «Выходное пособие» и впишите сумму.
5. Проверьте НДФЛ и взносы на соответствующих вкладках, проведите документ.

Для нашего примера: оклад за октябрь — 60 000 ₽ (месяц отработан полностью), компенсация — 17 654,54 ₽, пособие — 60 900 ₽. НДФЛ считается только с оклада и компенсации: (60 000 + 17 654,54) × 13 % = 10 095 ₽ после округления до рубля. К выплате: 138 554,54 − 10 095 = 128 459,54 ₽, если аванс за октябрь не выплачивался.

Выплата

Выплату оформите ведомостью: Зарплата и кадры → Ведомости в банк (или в кассу). Выберите месяц и увольняемого сотрудника, проведите. Затем на основании ведомости создайте списание с расчётного счёта или расходный кассовый ордер .

НДФЛ 1С регистрирует в момент выплаты: дата фактического получения дохода — день, когда деньги перечислены. Налог в составе ЕНП платят в общем порядке.

Проводки и проверка результата

После проведения документов в базе появятся такие записи (счёт затрат — для примера, у вас может быть 20, 25, 26 или 44):

Если организация создаёт резерв отпусков, компенсация списывается за счёт резерва: Дт 96 Кт 70. Тогда в способе отражения начисления должен стоять счёт 96.

Где обычно ошибаются

• ❌ Пособие с НДФЛ. Новый вид начисления по умолчанию облагается. Не переключили настройку — налог удержится лишний.
• ❌ Не тот месяц в ведомости. Выплата попадает в другой месяц, и по счёту 70 за месяц увольнения долг перед работником остаётся висеть.
• ❌ Документ Увольнение проведён после начисления. 1С начислит оклад за весь месяц. Порядок всегда такой: сначала Увольнение, потом Начисление зарплаты.
• ❌ Компенсация «забыта» при нуле дней. Если в увольнении стоит 0 дней, строки компенсации не будет. Проверьте остаток отпуска до проведения.

Для сверки откройте Зарплата и кадры → Отчёты по зарплате. Расчётный листок покажет, из чего сложилась сумма к выплате. Оборотно-сальдовая ведомость по счёту 70 по сотруднику после выплаты должна дать нулевое сальдо.

Документы для уволенного и отчётность

В день увольнения сотруднику выдают:

• 📘 трудовую книжку, если она ведётся на бумаге, или выписку о трудовой деятельности — по заявлению;
• 📄 справку о сумме заработка за два календарных года для расчёта пособий — по действующей форме (прежняя справка 182н отменена с 2023 года);
• 📄 справку о доходах и суммах НДФЛ — по заявлению;
• 📄 копию приказа об увольнении — по заявлению.

Справки о доходах и о заработке формируются в Зарплата и кадры → Отчёты по зарплате.

Отчётность, на которую влияет увольнение:

С 2023 года отчёты о стаже и трудовой деятельности сдают в Социальный фонд (СФР), который заменил ПФР и ФСС. Сведения ЕФС-1 о кадровом мероприятии создаются в разделе Зарплата и кадры и заполняются по документу Увольнение.

Частые вопросы