Расчёт компенсации за неиспользованный отпуск при увольнении в 1С

Компенсация за неиспользованный отпуск считается в документе Увольнение: в 1С:ЗУП 3.1 это раздел Кадры → Увольнения, в 1С:Бухгалтерии с модулем зарплаты — Зарплата и кадры → Увольнения. Программа сама берёт остаток дней отпуска и средний заработок — вручную суммы вбивать не нужно, но перед проведением их стоит проверить.

Компенсацию платят за все дни отпуска, которые человек не отгулял к дате увольнения (ст. 127 ТК РФ). Сумма складывается из двух величин: сколько дней осталось и какой у сотрудника среднедневной заработок. Ошибка в любой из них искажает итог, поэтому разберём обе части по порядку — от подготовки базы до проводок и удержания НДФЛ.

С чего начать: остаток отпуска и расчётный период

Прежде чем вводить увольнение, убедитесь, что в базе корректны три вещи.

• 📅 Дата приёма. От неё 1С отсчитывает отпускной стаж. Если сотрудника переносили из другой базы или заводили задним числом, проверьте приказ о приёме.
• 🏖 История отпусков. Все документы Отпуск должны быть проведены. Неучтённый отпуск завысит остаток, и компенсацию начислят за лишние дни.
• 💰 Начисления за год. Для среднего заработка нужны проведённые начисления за расчётный период. Пустые месяцы (например, из-за незакрытого периода) занизят сумму.

Расчётный период — это 12 календарных месяцев перед месяцем увольнения. Если человек отработал меньше года, берут фактически отработанное время со дня приёма.

Посмотреть текущий остаток дней отпуска удобно до увольнения — через отчёт Остатки отпусков (в ЗУП: Кадры → Кадровые отчёты или Отчёты → Кадровый учёт). Там видно, сколько дней накоплено и сколько использовано по каждому виду отпуска.

Как 1С считает число неиспользованных дней

За полностью отработанный рабочий год положено 28 календарных дней отпуска. В пересчёте на месяц это 2,33 дня (28 ÷ 12).

1С считает отпускной стаж в полных месяцах. Излишки неполного месяца округляет так: меньше половины — отбрасывает, половина и больше — считает за полный месяц. Затем умножает число полных месяцев на 2,33 и вычитает уже отгулянные дни.

Пример. Сотрудник принят 1 февраля, увольняется 31 июля — отработано ровно 6 месяцев, отпуск не брал:

6 месяцев × 2,33 дня = 13,98 ≈ 14 дней к компенсации

Если округляете дробное число дней — округляйте в пользу работника, то есть в большую сторону. Трудовой кодекс округление не предписывает, но при округлении до целого занижать нельзя (разъяснение Минздравсоцразвития). В 1С режим округления задаётся в учётной политике по зарплате; по умолчанию дни считаются с десятыми долями без округления.

Среднедневной заработок для компенсации

Для компенсации за отпуск применяется та же формула, что и для отпускных (ст. 139 ТК РФ, Постановление № 922), а не «зарплатный» средний по рабочим дням.

Среднедневной заработок = Заработок за расчётный период ÷ 12 ÷ 29,3

29,3 — среднемесячное число календарных дней. В заработок входят оклад, премии по положению об оплате труда, надбавки за квалификацию и условия труда, районные коэффициенты. Не входят отпускные, больничные, матпомощь, разовые премии к праздникам и другие выплаты, не являющиеся оплатой труда, — 1С отсекает их автоматически по виду начисления.

С премиями есть тонкость. Месячные премии учитываются по одной за каждый показатель в расчётном периоде. Годовую премию за предшествующий год включают целиком, независимо от времени её начисления. Если расчётный период отработан не полностью, премии (кроме начисленных с учётом фактической отработки) 1С пересчитывает пропорционально отработанному времени. Всё это программа делает по настройкам вида начисления — вручную вмешиваться не нужно, но при нетипичной премии стоит заглянуть в расшифровку среднего.

Отдельный случай — когда заработка в расчётном периоде не было вовсе (например, весь год сотрудник был в отпуске по уходу за ребёнком). Тогда средний заработок считают по предыдущему периоду с выплатами, а если и его нет — исходя из оклада или тарифной ставки на день увольнения. 1С разворачивает период назад автоматически; проверьте только, что в карточке указан действующий оклад.

Если какой-то месяц отработан не полностью (был больничный, отпуск), 1С пересчитывает для него календарные дни: 29,3 ÷ (дни месяца) × (отработанные календарные дни). Это снижает делитель и корректно повышает среднедневной.

Пример при полностью отработанном периоде с окладом 50 000 ₽:

Заработок за 12 мес.: 50 000 × 12 = 600 000 ₽
Среднедневной: 600 000 ÷ 12 ÷ 29,3 = 1 706,48 ₽
Компенсация за 14 дней: 1 706,48 × 14 = 23 890,72 ₽

Проверить, из чего сложился средний заработок, можно прямо из документа: в форме увольнения есть ссылка на расшифровку расчёта среднего — она показывает заработок по месяцам и формулу.

Расчёт в документе «Увольнение»: по шагам

Порядок в 1С:ЗУП 3.1:

1. Откройте Кадры → Увольнения и создайте документ по кнопке Создать.
2. Выберите сотрудника и укажите дату увольнения — последний рабочий день. От неё зависят и остаток дней, и расчётный период.
3. В поле компенсации отпуска программа подставит число дней. Если оно расходится с вашей проверкой по отчёту остатков — разберитесь в причине до проведения, а не правьте дни руками.
4. На вкладке с начислениями проверьте среднедневной заработок и сумму компенсации.
5. Проведите документ. Выплату оформите не позднее дня увольнения вместе с окончательным расчётом.

💡 Если сотрудник, наоборот, отгулял отпуск авансом, 1С в этом же документе рассчитает удержание за неотработанные дни отпуска — сумма пойдёт со знаком минус и уменьшит окончательный расчёт. Удержать можно не больше 20% от выплаты; остаток работник может вернуть только добровольно.

В 1С:Бухгалтерии 8.3 с включённым расчётом зарплаты путь аналогичный: Зарплата и кадры → Увольнения. Если организация ведёт зарплату в отдельной ЗУП и переносит в бухгалтерию сводными проводками, увольнение оформляют в ЗУП, а в БП попадёт только результат.

Неполный рабочий день и неполный год

Два случая вызывают больше всего вопросов — разведём их, потому что путают часто.

Неполное рабочее время (неполный день или неполная неделя) на число дней отпуска не влияет. Отпуск всё равно 28 календарных дней в год, значит и накопление — 2,33 дня в месяц. Отличается только средний заработок: он считается от фактически начисленной (меньшей) зарплаты, и компенсация выходит ниже пропорционально.

Неполный отработанный год. Здесь всё решает отпускной стаж в месяцах. Отдельный ориентир по сроку работы:

• отработал 11 месяцев и более — по сложившейся практике компенсацию платят как за полный год (28 дней), если год так и не был использован;
• отработал от половины месяца до 11 месяцев — пропорционально, по 2,33 дня за каждый полный месяц;
• отработал меньше половины месяца — этот месяц в стаж не входит.

Есть и обратная ситуация — совместители. Внешнему и внутреннему совместителю компенсация за неиспользованный отпуск при увольнении положена наравне с основными работниками: отпуск им предоставляется те же 28 дней, а средний заработок считается от выплат по этой должности. В 1С совместительство оформляется отдельной кадровой позицией, и увольнение вводится по ней — программа возьмёт заработок именно по совмещаемой работе.

Срок работы в сезонных или временных договорах до двух месяцев считается иначе: там отпуск предоставляется из расчёта два рабочих дня за месяц. Это редкий случай, и в типовой карточке он задаётся соответствующим графиком и видом договора.

НДФЛ и страховые взносы с компенсации

Компенсация за неиспользованный отпуск облагается НДФЛ и страховыми взносами полностью — льготы для неё нет.

• НДФЛ удерживается по ставке 13% (15% с суммы годового дохода свыше порога). Это прямо следует из ст. 217 НК РФ: компенсация за неиспользованный отпуск названа исключением из необлагаемых выплат.
• Страховые взносы начисляются по единому тарифу и уплачиваются в Социальный фонд России (СФР — так с 2023 года называется объединённый ФСС и ПФР). Взносы на травматизм (на случай производственных травм) тоже начисляются.

Частая путаница: от взносов в пределах трёхкратного среднего заработка освобождается выходное пособие при увольнении. На компенсацию за неиспользованный отпуск это освобождение не распространяется — она облагается взносами с первого рубля.

Для примера выше (компенсация 23 890,72 ₽):

НДФЛ 13%: 23 890,72 × 0,13 = 3 105,79 → 3 106 ₽
К выплате: 23 890,72 − 3 106 = 20 784,72 ₽
Взносы по единому тарифу 30%: 23 890,72 × 0,30 = 7 167,22 ₽

НДФЛ с компенсации перечисляют в общие сроки по уведомлению, взносы — до 28-го числа следующего месяца. 1С рассчитывает удержания в том же документе увольнения, отдельно вводить ничего не нужно.

Проводки и отражение в бухучёте

Компенсация — часть расходов на оплату труда, поэтому и проводки те же, что для зарплаты. Счёт затрат зависит от того, где занят сотрудник: производство — 20, общехозяйственные — 26, торговля — 44.

В 1С:Бухгалтерии проводки формирует документ Отражение зарплаты в бухучёте (или сразу начисление зарплаты, если учёт ведётся в БП). Чтобы расходы легли на нужный счёт, у сотрудника и подразделения должен быть настроен способ отражения зарплаты в учёте — проверьте его в настройках, если проводки ушли не на тот счёт.

Проверить итог по сотруднику удобно расчётным листком (Зарплата → Отчёты → Расчётный листок): в нём видно начисление, удержанный НДФЛ и сумму к выплате.

Частые ошибки в расчёте

Перечисленное ниже всплывает при проверках и пересчётах чаще всего.

• ❌ Не проведён один из отпусков. Остаток завышается, компенсацию платят за дни, которых нет. Лечится сверкой с отчётом остатков до увольнения.
• ❌ Незакрытый месяц в расчётном периоде. Если начисления за какой-то месяц не проведены, средний заработок занижается. Проверьте, что закрыты все 12 месяцев.
• ❌ В средний заработок попала матпомощь или больничный. Такие суммы в расчёт не входят. Если они повлияли — скорее всего, у начисления неверно настроен признак включения в средний заработок.
• ❌ Взносы не начислены, потому что спутали с выходным пособием. Напомним: компенсация за отпуск облагается взносами полностью.
• ❌ Неверная дата увольнения. Сдвиг даже на день меняет и стаж, и расчётный период. Указывайте последний рабочий день.

Частые вопросы