Компенсация за неиспользованный отпуск при увольнении: начисляем и проводим в 1С:Бухгалтерии 8.3

Компенсацию за неиспользованный отпуск в 1С:Бухгалтерии 8.3 начисляют через документ «Увольнение»: в нём отмечают компенсацию и указывают число дней, а сумму программа считает по среднему заработку и включает в начисление зарплаты за месяц увольнения. Формула простая: средний дневной заработок × дни неиспользованного отпуска. Деньги вместе с окончательным расчётом нужно выплатить в день увольнения.

Сумма «не сходится» обычно по одной из трёх причин: неверное число дней, пустая история начислений за прошлые месяцы или выплата, проведённая позже дня увольнения. Каждую из них проще поймать до выплаты, чем исправлять потом доначислением и процентами.

Что положено уволенному сотруднику по Трудовому кодексу

При увольнении работодатель выплачивает денежную компенсацию за все неиспользованные отпуска (ст. 127 ТК РФ). «Все» — значит, и за текущий рабочий год, и за прошлые годы, если отпуск тогда не отгуляли.

Ключевые правила:

• 📅 Рабочий год считается от даты приёма, а не по календарю. Принят 10 марта — рабочий год идёт с 10 марта по 9 марта следующего года.
• 🧮 Дни за месяц. При ежегодном отпуске 28 календарных дней за каждый отработанный месяц положено 28 / 12 = 2,33 дня.
• ✂️ Округление месяцев. Остаток меньше половины месяца не учитывают, половину и больше округляют до полного месяца (п. 35 Правил об очередных и дополнительных отпусках).
• ✅ 11 месяцев и больше в рабочем году — компенсация за полный отпуск, 28 дней.
• 💰 Средний заработок — по Положению, утверждённому Постановлением Правительства № 922: выплаты за 12 месяцев до месяца увольнения делят на 12 и на 29,3.
• ⏰ Срок выплаты — день увольнения (ст. 140 ТК РФ). За задержку начисляют проценты по ст. 236 ТК РФ.

Что проверить в настройках 1С 8.3 Бухгалтерия до увольнения

Документ «Увольнение» доступен, только если в программе включён полный кадровый учёт. Проверьте это до того, как сотрудник принесёт заявление.

1. Откройте Зарплата и кадры → Справочники и настройки → Настройки зарплаты.
2. Убедитесь, что расчёт зарплаты ведётся в этой программе, а не во внешней (ЗУП или другой).
3. В блоке кадрового учёта выберите вариант полного учёта. При упрощённом учёте приёма и увольнения как отдельных документов нет — сотрудники просто заносятся в справочник.

Кроме настроек, проверьте данные самого сотрудника:

• 👤 в карточке есть дата приёма — от неё программа отсчитывает рабочие годы;
• 📄 приём оформлен документом «Прием на работу», а не только записью в справочнике;
• 🗂 все отпуска, которые сотрудник уже отгулял, проведены документами «Отпуск»;
• 📊 начисления за последние 12 месяцев есть в базе.

Если база заведена недавно, а сотрудник работает давно, прошлых начислений в базе нет. Тогда средний заработок программа посчитает по неполным данным и занизит компенсацию. Что с этим делать — в разделе про проверку суммы.

Как начислить компенсацию за неиспользованный отпуск в 1С 8.3 Бухгалтерия: пошагово

Шаг 1. Документ «Увольнение»

1. Перейдите в Зарплата и кадры → Кадровые документы.
2. Нажмите Создать и выберите «Увольнение».
3. Укажите организацию, сотрудника и дату увольнения — последний рабочий день.
4. Выберите основание увольнения по Трудовому кодексу (например, по собственному желанию).
5. Отметьте компенсацию неиспользованного отпуска и проверьте число дней.

Программа предлагает дни на основании стажа и проведённых отпусков. Это подсказка, а не истина: сверьте её с ручным расчётом (формула — в следующем разделе). Если дни не совпали, впишите правильное значение.

6. Нажмите Провести и закрыть. Из документа можно распечатать приказ по форме Т-8.

Шаг 2. Начисление зарплаты за месяц увольнения

1. Откройте Зарплата и кадры → Все начисления.
2. Создайте «Начисление зарплаты» за месяц увольнения или откройте уже созданное.
3. Нажмите Заполнить. У уволенного сотрудника появятся оклад за отработанные дни и отдельной строкой компенсация отпуска.
4. Проверьте сумму компенсации и НДФЛ. Строки начислений можно поправить вручную, если расчёт программы неверен.
5. Проведите документ.

Шаг 3. Выплата в день увольнения

1. Откройте Зарплата и кадры → Ведомости в банк (или в кассу, если платите наличными).
2. Создайте ведомость за месяц увольнения и заполните её по уволенному сотруднику.
3. Проведите ведомость, затем отразите само перечисление документом «Списание с расчётного счёта» или «Выдача наличных».

Дата выплаты должна совпадать с днём увольнения. От неё зависит дата удержания и перечисления НДФЛ.

Формулы: как программа считает компенсацию отпуска

Расчёт идёт в три действия: дни отпуска → средний дневной заработок → сумма.

Дни неиспользованного отпуска

Дни = отработанные месяцы рабочего года × 2,33 + неотгулянные дни прошлых лет.

Пример. Сотрудник принят 10.03.2025, увольняется 25.09.2026. Отпуск за первый рабочий год отгулян полностью.

Средний дневной заработок

Если все 12 месяцев отработаны полностью:

СДЗ = выплаты за 12 месяцев / 12 / 29,3

Если какие-то месяцы отработаны не полностью (больничный, отпуск, приём в середине месяца), знаменатель считают иначе:

СДЗ = выплаты за расчётный период /
      (29,3 × полные месяцы + Σ 29,3 / календарные дни месяца × отработанные календарные дни)

Какие выплаты попадают в расчёт

Расчётный период — 12 календарных месяцев перед месяцем увольнения. Сотрудник увольняется 25.09.2026 — берём сентябрь 2025 – август 2026. Если он отработал меньше года, берут период с даты приёма.

Если в расчётном периоде оклады в организации повышались, выплаты до повышения индексируют на коэффициент (п. 16 Положения № 922). Это касается повышения для всей организации или подразделения, а не индивидуальной прибавки одному сотруднику. Проверьте, учла ли программа повышение: при сомнениях пересчитайте вручную.

Дни болезни, отпуска и другие периоды, оплаченные по среднему, исключают из расчёта целиком — и дни, и начисленные за них суммы. Поэтому длинный больничный в расчётном периоде не уменьшает средний заработок, а только меняет знаменатель.

Сумма компенсации

Пример 1 — все месяцы полные. За 12 месяцев начислено 600 000 ₽.

• СДЗ = 600 000 / 12 / 29,3 = 1 706,48 ₽.
• Компенсация = 1 706,48 × 16,31 = 27 832,69 ₽.
• НДФЛ 13% = 3 618 ₽ (налог округляют до рубля).
• К выплате = 27 832,69 − 3 618 = 24 214,69 ₽.

Пример 2 — один месяц неполный. 11 месяцев отработаны полностью, за них начислено 550 000 ₽. В двенадцатом месяце 30 календарных дней, сотрудник 10 дней болел и отработал 20, начислено 12 000 ₽.

• Знаменатель = 29,3 × 11 + 29,3 / 30 × 20 = 322,3 + 19,53 = 341,83.
• СДЗ = 562 000 / 341,83 = 1 644,07 ₽.

Пересчитайте свой случай калькулятором и сравните результат с суммой в начислении зарплаты:

Как провести компенсацию отпуска в 1С 8.3 Бухгалтерия: проводки и налоги

Проводки формирует «Начисление зарплаты». Счёт затрат программа берёт из способа отражения зарплаты, указанного у сотрудника или в настройках учёта зарплаты.

Если организация создаёт оценочное обязательство по отпускам, компенсацию списывают за счёт него (дебет 96). Это делается отдельной операцией и зависит от учётной политики.

Налоги с компенсации:

• 🧾 НДФЛ. Компенсация за неиспользованный отпуск при увольнении прямо названа в ст. 217 НК РФ как облагаемая. Дата получения дохода — день выплаты, налог удерживают при выплате (ст. 223, 226 НК РФ). В 1С доход отражается с кодом 2013.
• 🏛 Страховые взносы начисляют в общем порядке, как с зарплаты.
• 📉 Налог на прибыль. Компенсация входит в расходы на оплату труда.

Нестандартные случаи при увольнении

Отпуск с последующим увольнением. Если сотрудник по заявлению уходит в отпуск, а потом увольняется, компенсации за эти дни нет — платятся отпускные. Днём увольнения считается последний день отпуска (ст. 127 ТК РФ). В программе оформляют документ «Отпуск», затем «Увольнение» датой окончания отпуска без компенсации этих дней.

Отпуск взят авансом. Сотрудник отгулял больше, чем заработал к дате увольнения. За неотработанные дни отпускные можно удержать (ст. 137 ТК РФ), но не более 20% суммы к выплате (ст. 138 ТК РФ). При увольнении, например, по сокращению штата или из-за призыва в армию удерживать нельзя. В 1С это отражают уменьшением начисленных отпускных в месяце увольнения — суммы и способ согласуйте с главным бухгалтером.

Отработано меньше половины месяца. Если сотрудник проработал, например, 12 дней и уволился, по правилу округления месяц не учитывается, компенсация — 0 дней.

Дополнительный отпуск. За ненормированный день, вредные условия и северный стаж дни считают отдельно и прибавляют к основным. Ставка в днях за месяц будет другой: при 28 + 3 днях — 31 / 12 = 2,58 дня.

Увольнение внешнего совместителя. Компенсацию считают по тем же правилам, но только по этому месту работы: стаж — с даты приёма на совместительство, выплаты — начисленные в вашей организации.

Увольнение в последний день месяца. Зарплату за месяц и компенсацию можно начислить одним документом. Главное — провести выплату в день увольнения, а не вместе с общей ведомостью через неделю.

Проверка суммы и исправление ошибок

Перед выплатой сверьте три вещи: дни, средний заработок и дату выплаты. Для проверки сформируйте расчётный листок сотрудника за месяц увольнения (Зарплата и кадры → Отчеты по зарплате) — в нём видны все строки начислений и удержаний.

Частые вопросы