Как в 1С 8.3 начислить отпускные: средний заработок, документ, проводки

Отпускные считает документ Отпуск, а не ручная проводка. В ЗУП 3.1 он лежит в разделе Зарплата → Отпуска, в Бухгалтерии 3.0 — в Зарплата и кадры → Все начисления. Программа сама возьмёт заработок за расчётный период, разделит на 12 и на 29,3 и умножит на число дней отпуска. Задача бухгалтера — проверить, что в базу попали нужные начисления, и исключить лишние дни.

Самое частое заблуждение: «средний дневной заработок — это оклад, делённый на количество рабочих дней». Нет. Для отпуска берут календарные дни и коэффициент 29,3, а не производственный календарь . Из-за путаницы с этими двумя способами и возникает большинство расхождений с ручным расчётом.

Ниже — как 1С собирает сумму, где посмотреть детали расчёта и что проверить перед выплатой, чтобы не пересчитывать задним числом.

Что проверить до создания документа «Отпуск»

Прежде чем заводить отпуск, убедитесь, что сотруднику начислялась зарплата за расчётный период. Если человек оформлен недавно или данные перенесены из другой базы, средний заработок программа посчитает неверно — по пустой или неполной базе.

Что стоит открыть и посмотреть:

• 📋 Начисления за 12 месяцев — в Зарплата → Начисления зарплаты должны быть документы за весь период, предшествующий месяцу отпуска.
• 🧩 Вид начисления — оклад, премии и надбавки, которые входят в расчёт среднего, должны быть с признаком участия в среднем заработке. Это настраивается в карточке начисления, флаг про включение в средний заработок для отпусков и командировок.
• 👤 Кадровые данные — в карточке сотрудника заполнены дата приёма и график. По графику 1С определяет, какие периоды считать отработанными.
• 🗓 График отпусков — если ведёте, отпуск можно создать прямо из него, тогда часть реквизитов подтянется автоматически.

Как 1С считает средний дневной заработок

Основа всего расчёта — одна формула. Средний дневной заработок для отпуска:

Средний дневной заработок = База за расчётный период / 12 / 29,3

Где база — это все учитываемые выплаты за 12 календарных месяцев перед месяцем начала отпуска, а 29,3 — среднемесячное число календарных дней (закреплено в ст. 139 ТК РФ, применяется с апреля 2014 года вместо прежнего 29,4).

Сумму отпускных программа получает умножением:

Отпускные = Средний дневной заработок × Число календарных дней отпуска

Разберём на числах. Оклад 50 000 ₽, расчётный период отработан полностью, отпуск 14 календарных дней:

• База: 50 000 × 12 = 600 000 ₽
• Средний дневной: 600 000 / 12 / 29,3 = 1 706,48 ₽
• Отпускные: 1 706,48 × 14 = 23 890,72 ₽

Чтобы увидеть, как 1С пришла к этой цифре, в документе Отпуск откройте расчёт среднего заработка — в форме есть кнопка со значком карандаша или ссылка на детали рядом с суммой начисления. Там видно базу помесячно, отработанные дни и исключаемые периоды.

Что в базу не попадает. По Постановлению № 922 из расчёта исключают суммы и дни, когда за сотрудником сохранялся средний заработок или он не работал по уважительной причине:

• отпускные за прошлые отпуска;
• больничные и пособия;
• командировки (там своя оплата по среднему);
• простои не по вине работника;
• материальная помощь и выплаты, не связанные с трудом.

1С исключает эти периоды автоматически, если они проведены правильными документами. Ручные «добавки» окладом в обход начислений программа учесть корректно не сможет.

Документ «Отпуск»: заполняем по шагам

Пути к документу различаются по конфигурации, поэтому дадим их таблицей.

Порядок заполнения:

1. Выберите организацию и сотрудника. Поля месяца начисления заполнятся по дате отпуска.
2. Укажите вид отпуска — «Ежегодный основной оплачиваемый отпуск» (28 календарных дней в год по ст. 115 ТК РФ) или дополнительный, если он положен.
3. Задайте даты начала и окончания. Число календарных дней 1С посчитает сама; праздничные нерабочие дни внутри периода отпуск не продлевают оплатой, но сдвигают дату выхода.
4. Проверьте средний заработок — откройте детализацию и сверьте базу с начислениями за период.
5. Укажите дату выплаты. По ст. 136 ТК РФ отпускные выплачивают не позднее чем за 3 календарных дня до начала отпуска.
6. Проведите документ. Сформируются начисление, удержание НДФЛ и — при ведении учёта в Бухгалтерии — бухгалтерские проводки.

После проведения из документа можно сразу напечатать записку-расчёт (форма Т-60) и приказ на отпуск (Т-6).

Проводки по отпускным и удержание НДФЛ

Отпускные — это расходы на оплату труда, поэтому проводки формируются на те же счета затрат, что и зарплата сотрудника (по его подразделению и способу отражения).

Несколько практических моментов:

• НДФЛ удерживается в момент выплаты отпускных. Отпускные входят в общую налоговую базу, к которой с 2025 года применяется прогрессивная шкала (13% — до 2,4 млн ₽ в год, далее выше). Для большинства сотрудников это по-прежнему 13%.
• Страховые взносы начисляются на всю сумму отпускных в месяце начисления, независимо от того, когда начнётся сам отпуск.
• Резерв на оплату отпусков. Организации, кроме тех, кто вправе вести упрощённый учёт, отражают оценочное обязательство на счёте 96. Тогда начисление идёт в корреспонденции Дт 96 Кт 70, а затраты на счета 20/26/44 попадают при формировании резерва. 1С ведёт резерв автоматически, если он включён в настройках учётной политики.

Неполный период, премии и повышение окладов

Полный расчётный период — редкость. Разберём ситуации, где сумма отличается от «оклад × 12 / 29,3».

Неполностью отработанный месяц. Если в каком-то месяце были больничный, отпуск или сотрудник не отработал его целиком, календарные дни этого месяца пересчитываются:

Дни месяца для расчёта = 29,3 / Календарные дни месяца × Отработанные календарные дни

Например, в 30-дневном месяце отработано 20 календарных дней: 29,3 / 30 × 20 = 19,53 дня. Именно эта величина, а не 29,3, попадёт в знаменатель за этот месяц. 1С делает перерасчёт сама — важно лишь, чтобы неотработанные дни были проведены больничным или отпуском, а не «вырезаны» вручную.

Премии. Учитываются по правилам Постановления № 922 и зависят от вида:

• ежемесячные премии — не более одной за каждый показатель на каждый месяц периода;
• годовая премия за предыдущий год — учитывается, даже если начислена после периода;
• премии за неполностью отработанный период — пересчитываются пропорционально.

Чтобы премия попала в средний заработок, у её вида начисления должен стоять соответствующий признак. Если премию провели «не тем» начислением, в базу она не войдёт.

Повышение окладов (индексация). Когда в организации повысили оклады всем сотрудникам подразделения, заработок за месяцы до повышения индексируется на коэффициент роста. 1С применяет индексацию, если повышение оформлено документом изменения оплаты труда по всему подразделению, а не точечно одному человеку.

Отпуск авансом и перерасчёт при отзыве. Если сотрудника отозвали из отпуска или он уволился, не отработав отгулянные авансом дни, излишне выплаченные отпускные сторнируются. Это делается отдельным документом перерасчёта или при увольнении, а не правкой исходного «Отпуска».

Как проверить расчёт: отчёты и ручная сверка

Прежде чем выплачивать, сверьте сумму. Два надёжных способа.

Детализация в самом документе. Откройте расчёт среднего заработка внутри Отпуска — там помесячная база и отработанные дни. Пройдитесь глазами: нет ли месяца с нулём там, где человек работал, и не попал ли в базу больничный.

Зарплатные отчёты. Для контроля начислений и удержаний подойдут:

• Зарплата → Отчёты по зарплате → Расчётный листок — видно отпускные, НДФЛ и сумму к выплате по сотруднику;
• Анализ зарплаты по сотрудникам — сводка начислений за период;
• печатная форма записка-расчёт Т-60 прямо из документа — официальный бланк с развёрнутым расчётом среднего.

Ручная контрольная проверка занимает минуту: сложите базу за 12 месяцев, разделите на 12 и на 29,3 (или на фактическое число дней при неполном периоде), умножьте на дни отпуска. Расхождение в пределах копеек — это округление, всё в порядке. Расхождение в тысячи — ищите лишний или потерянный месяц в базе.

Ошибки, из-за которых сумма отпускных «уезжает»

Почти все расхождения сводятся к нескольким причинам.

• ❌ В базу попал больничный или прошлый отпуск. Проверьте, что эти документы проведены, — тогда 1С исключит их автоматически.
• ❌ Премия не учтена в среднем. У вида начисления не стоит признак включения в средний заработок, или премию провели не тем документом.
• ❌ Неполный месяц посчитан как полный. Неотработанные дни «вырезали» вручную окладом вместо больничного/отпуска — программа считает месяц полным.
• ❌ Не применена индексация. Повышение окладов оформили приказом вне базы, 1С о нём не знает.
• ❌ Дата выплаты позже срока. Отпускные поставили к выплате за 1–2 дня до отпуска — нарушение ст. 136 ТК РФ (не позднее чем за 3 календарных дня).

Что ускоряет оформление отпусков

Если отпусков много, ручное создание каждого документа — лишняя работа. ЗУП 3.1 умеет брать данные из графика отпусков.

• Отпуск из графика. Ведите График отпусков на год — из запланированной строки документ Отпуск создаётся с уже подставленными датами и сотрудником. Остаётся проверить средний заработок и провести.
• Контроль остатка дней. Программа отслеживает, сколько дней отпуска сотрудник уже отгулял и сколько осталось. Это видно в карточке сотрудника и в отчёте об остатках отпусков — удобно, чтобы не уйти в минус.
• Планирование выплат. Поставленная дата выплаты попадает в ведомость, поэтому отпускные легко выдать вовремя, не вспоминая про трёхдневный срок по каждому человеку.

Главный принцип автоматизации — не считать средний вручную в стороннем файле, а довести данные в базе до порядка. Если все начисления, больничные и кадровые движения проведены корректно, документ Отпуск посчитает сумму без ручных правок, и её не придётся сверять построчно.

Отдельно оцените, нужен ли резерв отпусков. Для организаций, которые не вправе вести упрощённый учёт, это не опция, а требование: оценочное обязательство на счёте 96 формируется ежемесячно, и 1С делает это автоматически при включённой настройке.

Частые вопросы