Расчёт и начисление пеней в 1С: налоги, неустойка, зарплата

Пени в 1С считают по разным правилам — всё зависит от того, что просрочено: налог, страховой взнос или оплата по договору. Частая ошибка — относить налоговые пени на счёт 91.02 и уменьшать на них прибыль. Так нельзя: пени по налогам идут на счёт 99, в расходах по налогу на прибыль они не участвуют.

Рассчитать пени можно двумя путями. Сумму по налогам и взносам начисляет налоговая на едином налоговом счёте (ЕНС) — вы лишь отражаете её в учёте по данным сверки. А договорную неустойку и компенсацию за задержку зарплаты вы считаете и начисляете сами.

Разберём каждый случай отдельно: нормативную базу, формулу, пути в БП 3.0 и ЗУП 3.1 и проводки.

Какие бывают пени и чем они различаются

Под словом «пени» в учёте скрываются три разных вещи с разным основанием, разной ставкой и разными счетами. Прежде чем считать — определите, с каким случаем имеете дело.

Дальше по каждому виду — отдельный порядок действий. Налоговые пени и пени по взносам считаются одинаково, поэтому они в одном разделе.

Пени по налогам и взносам: отражаем начисление с ЕНС

С переходом на единый налоговый счёт логика поменялась. Налоговая начисляет пени не по конкретному налогу, а на общее отрицательное сальдо ЕНС. Пока сальдо отрицательное — идут пени; как только вы погасили долг и сальдо стало нулевым или положительным, начисление прекращается.

Это значит: вручную «придумывать» пени по каждому налогу в 1С не нужно. Вы берёте фактическую сумму из справки о сальдо ЕНС и отражаете её одной операцией.

Пени на ЕНС капают ежедневно, но вести учёт по дням смысла нет. Достаточно отразить начисление на отчётную дату — на конец месяца или квартала, когда сверяете сальдо с налоговой. Так в учёте будет ровно та сумма, которую инспекция уже выставила.

Порядок в 1С: Бухгалтерии 3.0:

1. Запросите в налоговой справку о сальдо ЕНС (через 1С-Отчётность) и посмотрите сумму начисленных пеней.
2. Откройте раздел Операции → Единый налоговый счёт. Здесь есть операции по счёту, которыми отражают начисленные инспекцией суммы.
3. Отразите начисление пеней: по кредиту — счёт ЕНС 68.90, по дебету — счёт 99 (субсчёт для налоговых санкций).
4. При уплате долга пени закроются вместе с недоимкой за счёт средств на ЕНС.

Проводка начисления выглядит так:

Если вы сами нашли недоимку и доплачиваете налог до требования инспекции — пени тоже нужно посчитать и уплатить добровольно. Для этого пригодится формула из раздела о ручном расчёте ниже.

Неустойка и пени по договору с контрагентом

Договорная неустойка — это уже не налоги, а гражданско-правовые отношения. Счёт 99 здесь ни при чём: неустойка идёт через прочие доходы и расходы. Направление проводки зависит от того, кто кому должен.

Если неустойку начисляете вы (контрагент просрочил оплату или поставку):

• Дт 76.02 «Расчёты по претензиям» Кт 91.01 — признан прочий доход.

Если неустойку предъявили вам:

• Дт 91.02 Кт 76.02 — признан прочий расход.

В 1С обе проводки удобнее всего вводить документом Операции → Операции, введённые вручную. Типового документа «начисление неустойки» в БП нет — сумма разовая, её проще ввести вручную с нужной аналитикой по контрагенту и договору.

Размер неустойки берут из договора: обычно это процент от суммы долга за каждый день просрочки. Например, при ставке 0,1% в день и долге 500 000 ₽ за 20 дней просрочки неустойка составит 500 000 × 0,001 × 20 = 10 000 ₽. Если в договоре ставка не прописана, применяют законную неустойку по ст. 395 ГК РФ — по ключевой ставке ЦБ.

Основанием для проводки служит документ, подтверждающий признание долга: подписанный акт сверки, ответ на претензию, соглашение сторон или решение суда. Его реквизиты удобно указать в комментарии к ручной операции — так проще связать сумму с первичкой при проверке.

Признавать неустойку в учёте нужно не на дату просрочки, а на дату, когда должник её признал или когда вступило в силу решение суда (ПБУ 9/99 и ПБУ 10/99). До этого момента проводки не делают.

Компенсация за задержку зарплаты в 1С: ЗУП

Если работодатель выплатил зарплату, отпускные или иные выплаты позже срока, он обязан доплатить работнику компенсацию по ст. 236 ТК РФ. В быту её тоже называют «пенями», хотя юридически это другая выплата — и считается она по своей ставке.

Формула компенсации за задержку:

Компенсация = Сумма к выплате × Дни задержки × 1/150 × Ключевая ставка ЦБ

Дни считают со следующего дня после установленного срока выплаты по день фактической выплаты включительно. Ставка 1/150 — это минимум; коллективный или трудовой договор может установить больше.

Пример. Задержали выплату 40 000 ₽ на 12 дней, ключевая ставка — 21%:

40 000 × 12 × 1/150 × 0,21 = 40 000 × 12 × 0,0014 = 672 ₽.

В 1С: ЗУП 3.1 компенсацию начисляют отдельным видом начисления с назначением «Компенсация за задержку выплаты зарплаты». Создаёте такое начисление в настройках, указываете сумму (её удобно посчитать калькулятором ниже) и включаете в ведомость или документ начисления.

Компенсацию начисляют независимо от вины работодателя — даже если деньги задержал банк. Это безусловная обязанность, и отсчёт идёт с первого дня просрочки до дня фактической выплаты, включая выходные и праздники.

Пени за просрочку уплаты самих страховых взносов — это уже не компенсация работнику, а санкция по ст. 75 НК РФ. Они начисляются на ЕНС и отражаются в бухгалтерской программе так же, как налоговые пени (см. раздел про ЕНС).

Формула и ручной расчёт пеней по налогам

Даже когда сумму считает инспекция, бухгалтеру полезно проверить её самому — например, чтобы доплатить пени добровольно вместе с недоимкой. Для организаций действует двухступенчатая шкала.

Первые 30 календарных дней просрочки:

Пени = Недоимка × Дни × 1/300 × Ключевая ставка

С 31-го дня просрочки:

Пени = Недоимка × Дни × 1/150 × Ключевая ставка

Для ИП и физлиц ставка одна на весь период — 1/300.

Если за время просрочки ключевая ставка менялась, период делят на отрезки и каждый считают по своей ставке — результаты складывают. Недоимку берут в рублях без копеек по сальдо ЕНС, а итоговые пени округляют до копеек.

Разберём на числах. Недоимка — 100 000 ₽, ключевая ставка — 21%, просрочка — 40 дней.

• Первые 30 дней: 100 000 × 30 × 1/300 × 0,21 = 2 100 ₽.
• Дни с 31-го по 40-й (10 дней): 100 000 × 10 × 1/150 × 0,21 = 1 400 ₽.
• Итого: 3 500 ₽.

Рассчитать сумму под свою ставку и период можно прямо здесь:

Если ваш расчёт разошёлся с данными инспекции — в учёт ставьте сумму из сверки с ФНС, а собственный расчёт используйте только для самопроверки и добровольной доплаты.

Как пени попадают в бухгалтерскую отчётность

После начисления пени нужно корректно показать в отчётности — и здесь снова всё зависит от вида санкции.

• Пени и штрафы по налогам (счёт 99) в Отчёте о финансовых результатах показывают по строке 2460 «Прочее» — после строки с текущим налогом на прибыль.
• Договорная неустойка идёт в составе прочих доходов и расходов: полученная — по строке 2340, уплаченная — по строке 2350.

Разниц по ПБУ 18/02 по налоговым пеням не возникает: они отражаются на счёте 99, то есть уже после формирования прибыли до налогообложения. Договорная неустойка признаётся и в бухгалтерском, и в налоговом учёте (как внереализационный доход или расход), поэтому постоянных разниц по ней тоже нет.

Для самопроверки перед закрытием периода посмотрите оборотно-сальдовую ведомость по счетам 68.90, 76.02, 91 и 99 — суммы начисленных и отражённых пеней должны сходиться с данными сверки и с договорами. Если по счёту 76.02 зависло сальдо по контрагенту, по которому неустойка уже оплачена или прощена, его нужно закрыть, иначе отчётность покажет несуществующий долг.

Частые ошибки при начислении пеней

Большинство проблем с пенями — это не арифметика, а неправильный выбор счёта и основания.

• ❌ Налоговые пени на 91.02 с уменьшением прибыли. Их место — счёт 99, в расходах по прибыли они не признаются.
• ❌ Путаница счетов. Неустойку по договору ведут через 76.02 и 91, а налоговые пени — через 99 и 68.90. Это разные механизмы, смешивать нельзя.
• ❌ НДС на неустойку без оснований. За просрочку оплаты НДС, как правило, не начисляют.
• ❌ Компенсацию за задержку зарплаты считают по 1/300. По ст. 236 ТК РФ ставка — не ниже 1/150, и это отдельная от налоговых пеней выплата.
• ❌ Ручное начисление пеней по каждому налогу. После перехода на ЕНС пени идут на общее сальдо счёта, а не по отдельным КБК.
• ❌ Неверный подсчёт дней. Отсчёт идёт со следующего дня после срока уплаты до дня погашения долга.