Как рассчитать и начислить зарплату в 1С

Зарплата в 1С считается не кнопкой «Рассчитать», а цепочкой документов: сначала в базу попадают оклад, график и кадровые данные сотрудника, потом документ Начисление зарплаты и взносов сам считает оклад за отработанные дни, НДФЛ и взносы, а в конце формируется ведомость на выплату. Полноценный расчёт заработной платы ведётся в 1С:ЗУП 3.1; в 1С:Бухгалтерии 3.0 есть упрощённый блок зарплаты — его хватает небольшому штату без сложных начислений.

Ниже — весь порядок начисления: какие настройки задать один раз, как вводить исходные данные, как 1С рассчитывает зарплату помесячно, что удерживается, как выплатить и что сдать в налоговую. Пути меню даны для ЗУП 3.1 и БП 3.0 — выберите свою конфигурацию.

С чего начать: разовые настройки учёта зарплаты

Эти параметры задают один раз при внедрении, дальше они просто работают. В ЗУП 3.1 они собраны в Настройка → Расчёт зарплаты и Настройка → Кадровый учёт, в Бухгалтерии — в Зарплата и кадры → Настройки зарплаты.

Что проверить до первого начисления:

• 📅 Дата начала учёта. В разделе Настройка → Организации (ЗУП) указывается месяц, с которого вы считаете зарплату в этой базе. Данные за более ранние периоды в неё не попадут.
• 🧾 Виды начислений и удержаний. Оклад, премия, районный коэффициент, удержание по исполнительному листу — каждый вид привязан к своей формуле и к коду дохода НДФЛ. Стандартные виды уже заведены, добавляют только нестандартные.
• 🏢 Производственный календарь . От него зависит норма рабочих дней и часов в месяце. Календарь обновляется вместе с релизом, но перед расчётом стоит убедиться, что перенесённые праздники и сокращённые дни в нём учтены.
• 💰 Параметры налогообложения. Тариф страховых взносов организации (основной, МСП, пониженный), применение районного коэффициента, территориальные условия.

До первого расчёта обязательно заполните производственный календарь и график работы: без них 1С не определит норму времени и посчитает оклад неверно.

Ввод исходных данных: сотрудники, оклады и графики

Сумма к начислению складывается из трёх источников: кто работает, сколько ему положено в месяц и сколько дней он отработал. Всё это вводится кадровыми документами, а не прямо в расчёт.

Сотрудник и его оклад. Физлицо заводится в справочнике Кадры → Сотрудники (ЗУП) или Зарплата и кадры → Сотрудники (БП). Оклад назначается документом Приём на работу: в нём указывают должность, график и плановые начисления. Изменили оклад позже — вводят Кадровый перевод или Изменение оплаты труда, задним числом оклад в карточке не правят.

График работы. Пятидневка, сменный график, неполное время — график определяет норму дней и часов. Он назначается сотруднику в приёме и хранится в Настройка → Графики работы. Для сменной работы график заполняют вручную или по шаблону.

Отклонения от графика. Всё, что меняет отработанное время, вводится отдельными документами до начисления:

• отпуск — документ Отпуск;
• больничный — Больничный лист;
• командировка, прогул, работа в выходной — соответствующими документами раздела Кадры или Зарплата.

Как 1С начисляет зарплату: пошаговый алгоритм

Основной документ расчёта — Начисление зарплаты и взносов (ЗУП, раздел Зарплата) или Начисление зарплаты (БП, раздел Зарплата и кадры). Он закрывает месяц целиком: берёт оклады, применяет отклонения, считает НДФЛ и взносы.

Порядок работы с документом:

1. Откройте Зарплата → Начисление зарплаты и взносов и создайте документ. Укажите месяц начисления — это ключевое поле, по нему подбираются все данные.
2. Выберите организацию и, при необходимости, подразделение. Нажмите Заполнить — таблица наполнится сотрудниками с плановыми начислениями.
3. 1С сама рассчитает оклад за отработанные дни по формуле оклад / норма дней × отработанные дни, добавит премии и надбавки из плановых начислений.
4. На вкладках документа появятся вкладки НДФЛ и Взносы — суммы налога и взносов считаются автоматически по данным сотрудника.
5. Проверьте итоги и проведите документ. Для контроля откройте печатную форму Расчётный листок по любому сотруднику — в ней видно, из чего сложилась сумма.

Пример расчёта оклада. Оклад 60 000 ₽, в месяце 21 рабочий день, сотрудник отработал 18 (3 дня был в отпуске без сохранения):

60 000 / 21 × 18 = 51 428,57 ₽

Эту сумму 1С и покажет как начисление по окладу, а дни отпуска за свой счёт просто не оплатит.

Удержания и налоги: что вычитается из начисленного

Начисленная сумма — это ещё не то, что сотрудник получит на руки. Из неё удерживается НДФЛ, а сверх неё работодатель платит страховые взносы (их из зарплаты не вычитают — это расход организации).

НДФЛ. С 2025 года действует прогрессивная шкала: основная ставка 13% применяется к годовому доходу примерно до 2,4 млн ₽, свыше — повышенные ставки (15%, 18% и выше по ступеням). 1С отслеживает нарастающий доход сотрудника с начала года и переключает ставку сама. Перед расчётом убедитесь, что по сотруднику внесены стандартные вычеты на детей — документ или карточка Налог на доходы:

Вычеты применяются, пока доход с начала года не превысит 450 000 ₽.

Страховые взносы. Платятся по единому тарифу в СФР (Социальный фонд России, в который с 2023 года объединены ПФР и ФСС). Основной тариф — 30% на выплаты в пределах годовой предельной базы и пониженный — сверх неё. Для малого и среднего бизнеса (МСП) действует льгота: с части месячной выплаты сверх 1,5 МРОТ взносы считаются по ставке 15%. Тариф задаётся в настройках организации, пересчитывать вручную не нужно.

Прочие удержания. Алименты и долги по исполнительным листам, профсоюзные взносы, удержание за неотработанный аванс при увольнении — вводятся отдельными документами удержаний и попадают в расчёт автоматически.

Прикинуть сумму на руки, НДФЛ, взносы и полную нагрузку на фонд оплаты труда по одному сотруднику удобно калькулятором:

Формирование ведомости и выплата зарплаты

После того как зарплата начислена и проведена, деньги выплачивают ведомостью. Она списывает задолженность организации перед сотрудником и формирует данные для банка или кассы.

Куда идём: Зарплата → Ведомости в банк (на зарплатный проект), Ведомости на счета (на личные карты) или Ведомости в кассу (наличными). В Бухгалтерии — Зарплата и кадры → Ведомости в банк / Ведомость в кассу.

Порядок:

1. Создайте ведомость, укажите месяц и вид выплаты — аванс или зарплата за месяц.
2. Нажмите Заполнить — 1С подтянет сотрудников и суммы к выплате за вычетом уже выплаченного аванса.
3. Для зарплатного проекта сформируйте файл для банка (кнопка выгрузки в ведомости), для кассы — платёжную ведомость или расходные ордера.
4. Проведите ведомость. После фактической выплаты она отражает закрытие долга.

По срокам: аванс — за первую половину месяца, зарплата — за вторую. По статье 136 ТК РФ выплата производится не реже чем каждые полмесяца, не позднее 15 календарных дней со дня окончания периода, за который она начислена. Конкретные даты закрепляют в локальных актах организации и указывают в настройках выплаты.

Что сдавать после расчёта зарплаты

Расчёт зарплаты тянет за собой отчётность — её формируют из той же базы, данные уже посчитаны. Основные формы:

• 📊 6-НДФЛ — ежеквартально, по удержанному и перечисленному налогу.
• 📄 РСВ (расчёт по страховым взносам) — ежеквартально, в налоговую.
• 👤 Персонифицированные сведения о физлицах — ежемесячно, в налоговую.
• 🗂 ЕФС-1 — в СФР; разные подразделы сдаются с разной периодичностью (сведения о трудовой деятельности — при кадровых событиях, по взносам на травматизм — ежеквартально).

Все формы собираются в разделе Отчётность, справки → 1С-Отчётность (ЗУП) или Отчёты → Регламентированные отчёты (БП). Отчёт заполняется по кнопке Заполнить и отправляется напрямую, если подключён сервис сдачи отчётности.

Перед отправкой сверьте начисления с удержанным НДФЛ и взносами: для этого есть отчёты Зарплата → Отчёты по зарплате — «Анализ зарплаты по сотрудникам», «Полный свод начислений, удержаний и выплат».

Типичные ошибки при расчёте зарплаты

Большинство проблем — не в программе, а в порядке ввода данных. Самые частые:

• ❌ Отклонения ввели после начисления. Больничный или отпуск проведён позже, чем документ Начисление зарплаты, — суммы не пересчитались. Лечится повторным Заполнить в начислении.
• ❌ Не заполнен производственный календарь. Норма дней берётся неверно, оклад считается не от той базы. Проверяется в Настройка → Производственные календари.
• ❌ Оклад изменён в карточке задним числом. Так делать нельзя: изменение оформляют документом Кадровый перевод / Изменение оплаты труда с нужной датой, иначе прошлые месяцы «поедут».
• ❌ Не внесены вычеты на детей. НДФЛ удержан полностью, сотрудник недополучил. Вычеты вводятся заявлением и карточкой Налог на доходы.
• ❌ Перепутан месяц начисления. Документ создан не за тот период — суммы попадают в чужой месяц и ломают отчётность.

Автоматизация: как ускорить ежемесячный расчёт

Когда порядок отлажен, рутину сводят к нескольким действиям. Что помогает:

• 🔁 Плановые начисления. Оклад, надбавки и постоянные доплаты, заданные в приёме, подтягиваются каждый месяц сами — вводить их повторно не нужно.
• 📥 Загрузка табеля и отклонений. Если учёт времени ведётся в отдельной системе, данные можно загружать, а не вбивать вручную.
• 🏦 Зарплатный проект. Обмен с банком избавляет от ручного формирования файлов: реестр на зачисление и подтверждение зачислений ходят автоматически.
• 📈 Сервис отчётности. Прямая отправка 6-НДФЛ, РСВ и ЕФС-1 из базы с контролем форматов экономит проверку перед сдачей.

Для большого штата и сложных начислений (сдельная оплата, несколько видов премий, вахта) берут ЗУП 3.1 — в ней расчёт гибче. Небольшой фирме с окладной системой достаточно блока зарплаты в Бухгалтерии: и начисление, и отчётность ведутся в одной базе.

Если расчёт не сходится и причину не найти — сравните два расчётных листка (до и после правки) и свод начислений за месяц: расхождение всегда видно по конкретному сотруднику и виду начисления. Это быстрее, чем перепроверять документ целиком.

Частые вопросы