Оплата поставщикам в 1С:Бухгалтерии шаг за шагом

Расчёт с поставщиком в 1С:Бухгалтерии 3.0 — это два документа: сначала Поступление (чтобы в учёте появился долг на счёте 60.01), потом Списание с расчётного счёта или Выдача наличных, которое этот долг гасит. Безналичную оплату удобнее всего создавать прямо из поступления — кнопкой Создать на основании, тогда сумма и контрагент подставятся сами.

Ниже — весь цикл: что проверить в карточке контрагента, как провести поступление, оплатить с расчётного счёта и из кассы, что делать с авансами и как сверить взаиморасчёты, чтобы не заплатить дважды.

Что проверить в карточке контрагента до первой оплаты

Открыть справочник: Справочники → Контрагенты. Если поставщик ещё не заведён, нажмите Создать и заполните карточку.

Для корректной оплаты важны три вещи:

• 🏢 ИНН и КПП — по ним программа подтянет реквизиты из ЕГРЮЛ/ЕГРИП, если подключена 1С:Контрагент. Иначе вводите вручную с карточки партнёра или из договора.
• 🏦 Банковский счёт — вкладка Банковские счета в карточке. Без него платёжное поручение придётся дозаполнять руками каждый раз.
• 📄 Договор — вид договора обязательно С поставщиком. Это не формальность: от вида договора зависит, на какой субсчёт 60 лягут суммы.

Счета учёта расчётов (60.01 — долг, 60.02 — авансы) программа подставляет автоматически по регистру Счета учёта расчётов с контрагентами. Менять их вручную в документах почти никогда не нужно.

Как отразить поступление товаров и услуг

Долг перед поставщиком появляется в учёте документом поступления, а не оплатой. Поэтому порядок такой: сначала оприходовали, потом платим (либо наоборот — аванс, об этом ниже).

Путь: Покупки → Поступление (акты, накладные, УПД) → Поступление. Выберите вид:

• Товары (накладная, УПД) — для товаров и материалов на склад.
• Услуги (акт, УПД) — для аренды, связи, подрядных работ.
• Товары, услуги, комиссия — смешанная поставка в одном документе.

Заполните контрагента, договор, склад, табличную часть с номенклатурой, ставками и суммами НДС. Если поставщик прислал УПД, указанный в нём счёт-фактуру регистрируйте внизу документа — поле Счёт-фактура № и дата, затем Зарегистрировать.

Два поля, на которых чаще всего ошибаются:

• Дата поступления должна совпадать с датой по первичке, а не с датой ввода в программу. От неё зависит, в каком периоде встанет долг и входной НДС.
• Счета учёта в табличной части. Для товаров это 41.01, для материалов — 10, для услуг — счёт затрат (26, 44.01, 20.01). Программа подставляет их из регистра Счета учёта номенклатуры; если подставился не тот — настройте регистр, а не правьте строку каждый раз.

Входной НДС попадает на субсчета 19: по товарам — 19.03, по услугам — 19.04, по основным средствам — 19.01. Эти субсчета понадобятся при сверке и формировании книги покупок, поэтому важно, чтобы вид поступления был выбран верно.

Проводки поступления зависят от того, что приходит:

После проведения долг виден в оборотно-сальдовой ведомости по счёту 60.01 как кредитовое сальдо — это и есть сумма, которую предстоит оплатить.

Оплата поставщику с расчётного счёта

Безналичный расчёт в 1С — это всегда два разных документа, и их часто путают:

1. Платёжное поручение (Банк и касса → Платёжные поручения) — распоряжение банку. Проводок не формирует, нужно только чтобы выгрузить платёж в клиент-банк или отправить через ДиректБанк.
2. Списание с расчётного счёта — вот оно и делает проводку Дт 60.01 Кт 51. Появляется после того, как банк исполнил платёж и вы загрузили выписку.

Порядок работы:

1. Создайте платёжное поручение. Вид операции — Оплата поставщику. Укажите контрагента, договор, сумму, назначение платежа (номер и дата счёта/накладной), ставку НДС.
2. Выгрузите платёж в банк: Банк и касса → Платёжные поручения → Выгрузить, либо отправьте через ДиректБанк кнопкой Отправить в банк.
3. Загрузите банковскую выписку: Банк и касса → Банковские выписки → Загрузить. Программа сама создаст документы Списание с расчётного счёта и предложит провести их.
4. Проверьте в списании поле Статья расходов и флаг Подтверждено выпиской банка.

Если банк не интегрирован, списание можно завести руками: Банк и касса → Банковские выписки → Списание, вид операции Оплата поставщику.

У платёжного поручения в списке есть колонка состояния: Подготовлено, На исполнении, Оплачено. Отметку Оплачено программа ставит, когда подтягивает платёж из выписки и связывает его со списанием. Ориентироваться в учёте только на эту отметку нельзя — проводку делает списание, а не статус платёжки.

При работе через ДиректБанк выписка приходит прямо в программу без файлов клиент-банка: Банк и касса → Банковские выписки → Загрузить из банка. Это удобнее ручной выгрузки, но принцип тот же — долг закрывает проведённое списание.

Оплата наличными из кассы

Наличная оплата оформляется расходным кассовым ордером. Путь: Банк и касса → Кассовые документы → Выдача (РКО).

Вид операции выбирайте по тому, кому и за что платите:

• Оплата поставщику — деньги выдаются напрямую представителю поставщика. Проводка Дт 60.01 Кт 50.01.
• Выдача подотчётному лицу — если сотрудник сам закупает у поставщика за наличные. Проводка Дт 71.01 Кт 50.01, а расчёт с поставщиком отражается уже авансовым отчётом.

При наличной оплате помните про лимит: по одному договору между юрлицами и ИП наличные ограничены 100 000 ₽ (предельный размер расчётов наличными установлен указанием Банка России). Платежи сверх лимита проводите через расчётный счёт.

Если касса подключена к учёту ККТ и это розничная выручка, сверяйте остаток в кассе отчётом Банк и касса → Кассовая книга.

Создание платёжных документов на основании поступления

Самый быстрый и безошибочный способ оплатить — не заводить платёжку с нуля, а породить её из документа поступления. Тогда контрагент, договор, сумма и ставка НДС подставятся автоматически, и вы не ошибётесь в реквизитах.

Как это сделать:

1. Откройте нужное поступление в списке Покупки → Поступление (акты, накладные, УПД).
2. Нажмите Создать на основании.
3. Выберите Платёжное поручение (для безнала) или Выдача наличных (для кассы).
4. Проверьте сумму — программа ставит остаток долга по этому поступлению.

Авансы поставщику и зачёт предоплаты

Когда платите до поставки, это аванс. Учёт авансов отличается субсчётом и порядком зачёта.

Схема такая:

• Оплата аванса — проводка Дт 60.02 Кт 51 (или Кт 50.01 для кассы). Программа сама определяет, что это аванс, если на счёте 60.01 нет непогашенного долга.
• Когда придёт поступление, аванс зачтётся автоматически — проводкой Дт 60.01 Кт 60.02.

Порядок зачёта задаётся в договоре и в самом документе оплаты, поле Погашение задолженности:

НДС с выданных авансов учитывается на счёте 76.ВА. Когда придёт поступление и аванс зачтётся, ранее принятый к вычету НДС восстанавливается — программа делает это автоматически при закрытии месяца и в Помощнике по учёту НДС. Поэтому не удаляйте и не перепроводите задним числом документы оплаты: нарушится цепочка аванс → зачёт → восстановление.

Если поставка так и не состоялась и вы вернули аванс, возврат отражается тем же списанием (или поступлением наличных), но с видом операции Возврат от поставщика — тогда сальдо на 60.02 закроется корректно.

Сверка взаиморасчётов и контроль долга

Чтобы не переплатить и не пропустить просрочку, расчёты с поставщиком нужно регулярно сверять. В 1С для этого два инструмента.

Оборотно-сальдовая ведомость по счёту 60. Путь: Отчёты → Оборотно-сальдовая ведомость по счёту → счёт 60. Настройте группировку по субсчетам, контрагентам и договорам (Показать настройки → Группировка):

• Кредитовое сальдо на 60.01 — вы должны поставщику.
• Дебетовое сальдо на 60.02 — поставщик должен вам (выданный аванс не закрыт поставкой).

Если по одному контрагенту одновременно висит сальдо и по 60.01, и по 60.02 — скорее всего, не сошлись договоры или не сработал зачёт аванса. Это первый признак, что пора разбираться.

Акт сверки взаиморасчётов. Путь: Покупки → Акты сверки расчётов → Создать. Выберите контрагента и период, нажмите Заполнить. Программа подтянет ваши данные; колонку По данным контрагента заполняете по акту, полученному от поставщика. Расхождения подсветятся — так ловят неотражённые накладные и задвоенные оплаты.

Частые ошибки при оплате поставщику

Эти ошибки встречаются чаще всего и легко ловятся до того, как исказят отчётность:

• 🔴 Платёжку приняли за оплату. Долг гасит только проведённое списание из выписки, а не платёжное поручение. Проверяйте по ОСВ счёта 60.
• 🔴 Оплата повисла как аванс. Если в списании стоит Не погашать или не совпал договор, деньги уйдут на 60.02 вместо закрытия долга на 60.01. Пересмотрите поле Погашение задолженности.
• 🔴 Разные договоры в поступлении и оплате. Зачёт не сработает, и по контрагенту повиснет встречное сальдо. Договор должен быть один и тот же.
• 🔴 Наличные сверх лимита. Оплата наличными свыше 100 000 ₽ по одному договору между организациями и ИП — нарушение кассовой дисциплины.
• 🔴 Не выделен НДС в оплате. Если в платеже не указана ставка НДС, аналитика по НДС с авансов будет неполной.