От приёма сотрудника до выплаты: полный цикл зарплаты в 1С:Бухгалтерии 8.3

Зарплату в 1С:Бухгалтерии 8.3 начисляют один раз в месяц документом Зарплата и кадры → Все начисления → Создать → Начисление зарплаты. Кнопка Заполнить подтягивает всех принятых сотрудников, считает оклад за отработанные дни, НДФЛ и страховые взносы. Выплачивают по ведомости, а деньги списывают выпиской из банка или расходным кассовым ордером.

Документ сработает правильно, только если до него настроены учёт зарплаты, тарифы взносов и кадровые данные. Тогда начислять зп в 1С Бухгалтерия можно без ручных исправлений. Инструкция для редакции «Бухгалтерия предприятия 3.0» с интерфейсом «Такси».

Настройки программы до первого расчёта зарплаты

Откройте Зарплата и кадры → Справочники и настройки → Настройки зарплаты. Здесь решается главное: кто считает зарплату.

1. В поле порядка учёта выберите вариант «В этой программе». Если выбрано «Во внешней программе», документ начисления будет недоступен — так программа работает в связке с ЗУП.
2. Включите флажок учёта больничных, отпусков и исполнительных документов, если хотите оформлять их в Бухгалтерии. Без него больничные придётся вводить вручную как отдельное начисление.
3. Выберите, вести ли расчёты по счёту 70 по каждому работнику или сводно. Для небольшой организации берите «по каждому работнику»: так проще искать расхождения.

Затем проверьте налоговые параметры. В тех же настройках есть ссылка на настройки налогов и отчётов. Там задаются:

• 🧾 Тариф страховых взносов — общий, для МСП или льготный для вашего вида деятельности;
• ⚠️ Ставка взносов на травматизм — берётся из уведомления СФР (бывший ФСС, с 2023 года — Социальный фонд России);
• 📅 Дата начала применения — если тариф сменился с середины года, добавьте новую запись, а не правьте старую.

Способы отражения в учёте

Каждое начисление должно знать, на какой счёт затрат ложится. Для этого служит справочник «Способы учёта зарплаты» в разделе Зарплата и кадры → Справочники и настройки.

Способ указывают в карточке начисления, в подразделении или у сотрудника. Если не заполнено нигде, программа берёт способ по умолчанию из настроек зарплаты. Проверьте его один раз, иначе вся зарплата уйдёт на 26 счёт.

Ввод сотрудников и их доходов

Зарплата считается только по сотрудникам, у которых проведён кадровый документ приёма. Просто карточка в справочнике ничего не даёт.

Карточка сотрудника

Откройте Зарплата и кадры → Сотрудники → Создать. Заполните:

1. ФИО, дату рождения, пол, СНИЛС и ИНН — без СНИЛС не сформируются персонифицированные сведения.
2. Паспортные данные и адрес — нужны для 6-НДФЛ и справок о доходах.
3. По ссылке «Налог на доходы» — статус налогового резидента и стандартные вычеты.

Документ «Приём на работу»

Создайте его из карточки или через Зарплата и кадры → Кадровые документы. В документе указывают:

• 📆 дату приёма и подразделение;
• 💼 должность и вид занятости (основное место или внешнее совместительство);
• 💰 вид начисления — например, «Оклад по дням» или «Оклад по часам» — и его размер;
• 💸 аванс: фиксированной суммой или процентом от оклада.

Если условия меняются (повышение оклада, перевод), не правьте проведённый приём. Оформите Кадровый перевод с датой изменения: тогда программа сама разделит месяц на две части и посчитает каждую по своему окладу.

Доходы сверх оклада

Премии, доплаты, компенсации заводятся как отдельные начисления в справочнике «Начисления». Для каждого задайте код дохода НДФЛ, вид дохода для взносов и способ учёта. Ошибка в коде дохода всплывёт только в 6-НДФЛ, поэтому сверьте его сразу.

Пошаговый алгоритм начисления зарплаты в 1С Бухгалтерия

Перед расчётом убедитесь, что за месяц проведены все больничные, отпуска, приёмы и увольнения. Документ начисления учитывает только то, что уже есть в базе на момент заполнения.

1. Откройте Зарплата и кадры → Все начисления и создайте документ «Начисление зарплаты».
2. Укажите месяц начисления и организацию. Проверьте дату выплаты: от неё зависит, в какой период попадёт НДФЛ в отчётности.
3. Нажмите Заполнить. Программа добавит всех сотрудников, работавших в месяце, с суммами по окладу пропорционально отработанным дням.
4. Добавьте разовые начисления — премию, доплату — прямо в табличную часть, выбрав сотрудника и вид начисления.
5. Проверьте вкладки с НДФЛ и взносами: суммы пересчитываются автоматически после изменения начислений.
6. Нажмите Провести и закрыть.

После проведения появятся проводки:

Пример с цифрами

Оклад 60 000 руб., месяц отработан полностью, у сотрудника один ребёнок (вычет 1 400 руб.). Организация на общем тарифе, взносы на травматизм 0,2%.

• НДФЛ: (60 000 − 1 400) × 13% = 7 618 руб.
• К выплате: 60 000 − 7 618 = 52 382 руб.
• Страховые взносы: 60 000 × 30% = 18 000 руб.
• Взносы на травматизм: 60 000 × 0,2% = 120 руб.
• Затраты организации: 60 000 + 18 000 + 120 = 78 120 руб.

Проверить свои цифры можно в калькуляторе:

Удержания и вычеты без ошибок

Обязательное удержание одно — НДФЛ. Остальные программа делает только при наличии оснований в базе.

Стандартные вычеты на детей

Вычеты заводят в карточке сотрудника по ссылке «Налог на доходы». Размеры с 2025 года:

Вычет действует, пока доход сотрудника с начала года не превысит 450 000 руб. Программа следит за лимитом сама, но опять же при условии, что доходы с начала года есть в базе.

💡 Указывайте дату начала и окончания вычета. Ребёнку исполнилось 18 лет, и он не учится очно — вычет прекращается с нового года. Если дату не поставить, вычет будет предоставляться бесконечно.

Исполнительные листы и прочие удержания

При включённом учёте исполнительных документов оформите документ «Исполнительный лист»: получатель, способ расчёта (процент или фиксированная сумма), период действия. Удержание появится в документе начисления автоматически.

Помните о пределах по ТК РФ: обычно не более 20% зарплаты, по алиментам на несовершеннолетних детей — до 50%, а в отдельных случаях — до 70%. База считается после удержания НДФЛ.

Проводка удержания: Дт 70 Кт 76.41 — расчёты по исполнительным документам.

Выплата зарплаты, аванса и отчётность

ТК РФ требует платить зарплату не реже двух раз в месяц, с интервалом не больше половины месяца и не позже 15 календарных дней после окончания периода. Поэтому цикл в 1С обычно из двух выплат.

Как выплатить аванс

1. Откройте Зарплата и кадры → Ведомости в банк (или в кассу).
2. Создайте ведомость, в поле «Выплачивать» выберите аванс.
3. Нажмите Заполнить: суммы возьмутся из условий приёма — фиксированная или процент.
4. Проведите ведомость и оплатите её.

С аванса НДФЛ не удерживается — налог считается при окончательном расчёте за месяц. Исключение: если в аванс входит, например, разовая премия, налог удерживается при её выплате.

Как выплатить зарплату за месяц

1. Создайте ведомость с выплатой «Зарплата за месяц».
2. Программа покажет остаток к выплате: начислено минус НДФЛ минус удержания минус аванс.
3. Оплатите: в банке — документом Списание с расчётного счёта с видом операции «Перечисление заработной платы», в кассе — Выдача наличных с видом «Выплата заработной платы по ведомостям».

Проводка выплаты: Дт 70 Кт 51 (или 50). При оплате программа фиксирует факт удержания НДФЛ — это важно для 6-НДФЛ и уведомлений по ЕНП.

Отчётность по зарплате

Все отчёты собраны в Отчёты → Регламентированные отчёты:

• 📊 6-НДФЛ — ежеквартально;
• 📑 Расчёт по страховым взносам (РСВ) — ежеквартально в ФНС;
• 👥 Персонифицированные сведения — ежемесячно;
• 🧷 ЕФС-1 — кадровые события и взносы на травматизм в СФР;
• 📬 Уведомление об исчисленных суммах — по НДФЛ и взносам для единого налогового счёта.

Для внутренней проверки используйте Зарплата и кадры → Отчёты по зарплате: расчётный листок, анализ зарплаты по сотрудникам, свод начислений. И обязательно оборотно-сальдовую ведомость по счёту 70: по каждому работнику сальдо после выплаты должно быть нулевым.

Где расчёт зарплаты чаще всего ломается

Проблемы с зарплатой в Бухгалтерии почти всегда идут из данных, а не из алгоритма. Вот что встречается на практике.

Как ускорить ежемесячный расчёт

Сам расчёт в Бухгалтерии занимает несколько минут. Время уходит на подготовку и сверку. Сократить его помогают простые приёмы.

• ⚙️ Аванс в условиях приёма. Задайте размер аванса один раз — ведомость будет заполняться сама каждый месяц.
• 🏦 Зарплатный проект. Если банк поддерживает обмен, подключите его в настройках зарплаты. Ведомость выгружается файлом, а не вводится в банк-клиенте вручную.
• 🔁 Плановые начисления. Постоянные доплаты (за совмещение, классность) укажите в кадровых документах, а не вводите каждый месяц в документ начисления.
• 🔄 Переход на ЗУП. Когда штат растёт, переключите порядок учёта на «Во внешней программе» и настройте синхронизацию с ЗУП. Бухгалтерия будет получать готовые проводки отражения зарплаты.

Перед закрытием месяца пройдите короткий список:

Частые вопросы по начислению зарплаты в 1С