Зарплата в 1С:ЗУП 3.1 за месяц: от приема сотрудника до ведомости на выплату

Расчет зарплаты в 1С 8.3 делается документом «Начисление зарплаты и взносов»: в 1С:ЗУП 3.1 он открывается через Зарплата → Начисления зарплаты и взносов. Выберите месяц и организацию, нажмите Заполнить, проверьте суммы, проведите документ, а затем создайте ведомость в разделе Выплаты. Программа сама посчитает оклад по отработанному времени, НДФЛ и страховые взносы, если до этого правильно настроены организация, сотрудники и виды начислений.

Обычная ситуация: бухгалтер впервые закрывает месяц в ЗУП, жмет «Заполнить», а половины людей в документе нет или у всех нули. Почти всегда причина не в самом расчете, а в пропущенной подготовке. Поэтому порядок такой: сначала настройки, потом кадровые документы, потом отсутствия, и только в конце итоговое начисление. Пути ниже даны для ЗУП 3.1 в интерфейсе «Такси», отличия Бухгалтерии 3.0 вынесены в таблицу.

1. Подготовка программы перед первым расчетом зарплаты

Один раз настраиваются три вещи: организация, общие параметры расчета и графики работы.

Организация. Откройте Настройка → Организации, карточку своей организации. Проверьте:

• 🏢 реквизиты и регистрацию в налоговом органе (от нее зависит, куда пойдет НДФЛ);
• 📑 учетную политику: тариф страховых взносов, ставку взносов на травматизм;
• 💳 дату выплаты зарплаты и аванса — она подставляется в документы по умолчанию.

Параметры расчета. В Настройка → Расчет зарплаты включаются нужные возможности: премии, удержания по исполнительным листам, ночные и сверхурочные часы, расчет за первую половину месяца. Пока флажок не стоит, соответствующих документов и видов начислений в программе не видно.

Графики работы. Настройка → Графики работы сотрудников. Для пятидневки на 40 часов график обычно уже есть. Его нужно заполнить на текущий год с учетом производственного календаря, иначе норма времени будет нулевой, а оклад не рассчитается.

2. Сотрудники: карточка, прием и плановые начисления

Сотрудник в ЗУП — это не только запись в справочнике. Пока не проведен кадровый документ, человек не попадает ни в табель, ни в начисления.

Порядок такой:

1. Кадры → Сотрудники → Создать. Заполните ФИО, дату рождения, ИНН, СНИЛС, гражданство и статус налогового резидента. От статуса зависит ставка НДФЛ.
2. Из карточки или через Кадры → Приемы, переводы, увольнения создайте документ «Прием на работу». Укажите дату, подразделение, должность, график работы.
3. На вкладке с оплатой труда добавьте плановые начисления: «Оплата по окладу» и сумму. Здесь же можно назначить ежемесячную премию процентом.
4. Проведите документ. В карточке сотрудника появятся текущая должность и оклад.

Если оклад меняется, карточку не правят. Для этого есть документ «Изменение оплаты труда» или «Кадровый перевод» с датой изменения. Тогда месяц, в котором поменялся оклад, программа сама посчитает двумя частями: по старой и по новой ставке.

Для работников с налоговыми вычетами на детей откройте в карточке ссылку про НДФЛ и введите заявление на вычет. Без этого НДФЛ удержится с полной суммы.

3. Виды начислений и удержаний: как устроены формулы

Список начислений открывается через Настройка → Начисления. Типовые («Оплата по окладу», «Отпуск основной», «Больничный», «Премия») уже есть, свои создаются на их основе.

У каждого начисления важны несколько настроек:

Формулы собираются из показателей. Часть из них программа знает сама: тарифная ставка, норма и отработанное время, расчетная база. Если нужен свой параметр, например процент премии или коэффициент за вредность, создайте его в Настройка → Показатели расчета зарплаты, а затем вставьте в формулу.

Удержания настраиваются отдельно, в Настройка → Удержания. Это займы, профвзносы, добровольное страхование, исполнительные листы.

4. Как рассчитать зарплату в 1С 8.3 по шагам

Когда подготовка сделана, ежемесячный цикл занимает немного времени. Важен порядок документов.

Шаг 1. Отсутствия и разовые документы

До итогового расчета введите всё, что меняет отработанное время: больничные, отпуска, командировки, прогулы, дни за свой счет. Документы лежат в разделе Зарплата. Каждый из них «вырезает» дни из оплаты по окладу.

Шаг 2. Табель (если учет не по графику)

При окладе и стандартном графике табель не обязателен: время возьмется из графика за вычетом отсутствий. Если ведете сменный учет или почасовую оплату, заполните Зарплата → Табели.

Шаг 3. Документ «Начисление зарплаты и взносов»

1. Зарплата → Начисления зарплаты и взносов → Создать.
2. Укажите месяц начисления и организацию, при необходимости подразделение.
3. Нажмите Заполнить. На вкладках появятся начисления, удержания, НДФЛ, взносы, перерасчеты.
4. Откройте строку сотрудника двойным щелчком и сверьте дни и часы с реальностью.
5. Провести и закрыть.

Пример расчета

Оклад 60 000 ₽, в месяце 22 рабочих дня, сотрудник взял 2 дня за свой счет и отработал 20.

Взносы на руки не влияют, это расходы работодателя. Ставка 30% действует в пределах единой предельной базы, сверх нее — 15,1%. Для субъектов МСП и льготных категорий тариф ниже, его выбирают в учетной политике организации.

С 2025 года НДФЛ считается по прогрессивной шкале: 13% с годового дохода до 2,4 млн ₽, затем 15%, 18%, 20% и 22% по ступеням. Программа отслеживает доход с начала года сама, вручную ставку менять не нужно.

Свои цифры удобно прикинуть в калькуляторе:

Шаг 4. Аванс

Если аванс зависит от отработанных дней, включите в настройках расчет за первую половину месяца. Тогда в середине месяца создается документ «Начисление за первую половину месяца», а в ведомость попадает его результат. Если аванс фиксированный (сумма или процент оклада), отдельный документ не нужен: сумма подставится в ведомость.

Шаг 5. Отражение в бухгалтерском учете

ЗУП сам проводок не формирует. Документ Зарплата → Отражение зарплаты в бухучете собирает суммы по счетам затрат, а при синхронизации с 1С:Бухгалтерией превращается там в проводки: Дт 20 (26, 44) Кт 70 по зарплате, Дт 70 Кт 68.01 по НДФЛ, Дт 20 (26, 44) Кт 69 по взносам.

5. Премии, надбавки и доплаты: особенности расчета

Премии бывают регулярными и разовыми, и в программе они вводятся по-разному.

• 📅 Ежемесячная процентом от оклада — плановое начисление в документе приема или «Изменение оплаты труда». Считается автоматически в «Начислении зарплаты и взносов».
• 🎯 Разовая или квартальная — отдельный документ «Премия» в разделе Зарплата. Сумма вводится вручную или по формуле, указывается месяц начисления и период, за который премия.
• ➕ Надбавки (за стаж, классность, совмещение) — плановые начисления с собственным показателем. Сумму или процент вводят сотруднику, формула общая для всех.
• 🌙 Доплаты за ночные, сверхурочные и праздники — считаются по табелю, если в настройках расчета включен учет этих видов времени.

Квартальную и годовую премию программа учитывает в среднем заработке по особым правилам. Поэтому важно правильно указать в документе период, за который она начислена, а не просто месяц выплаты. Иначе отпускные и компенсация при увольнении посчитаются неверно.

6. Больничные и отпускные в ЗУП

Больничный лист

Электронные больничные приходят из СФР (до 2023 года — ФСС). В разделе Зарплата есть рабочее место обмена с СФР: там загружают ЭЛН и отвечают на запросы фонда. Из загруженного листка создается документ «Больничный лист».

Как он считается:

1. Средний дневной заработок = доход за два предыдущих календарных года / 730.
2. Процент оплаты зависит от страхового стажа: меньше 5 лет — 60%, 5–8 лет — 80%, 8 лет и больше — 100%.
3. Первые три дня болезни оплачивает работодатель, остальные дни СФР платит напрямую сотруднику.

Доход для расчета ограничен предельными базами за каждый год, а если заработок был маленьким, средний считается от МРОТ. Программа делает это сама, если в нее загружены сведения о доходах с прошлого места работы. Справку о заработке от прежнего работодателя введите в документе, иначе пособие окажется меньше.

Отпуск

Документ «Отпуск» в разделе Зарплата. Укажите даты, вид отпуска, и программа рассчитает средний заработок.

Пример: за 12 месяцев начислено 720 000 ₽, все месяцы отработаны полностью.

• средний дневной заработок: 720 000 / 12 / 29,3 = 2 047,78 ₽;
• отпуск 14 календарных дней: 2 047,78 × 14 = 28 668,92 ₽.

Отпускные нужно выплатить не позже чем за три дня до начала отпуска. Поэтому в документе выбирают выплату в межрасчетный период: деньги уходят отдельной ведомостью, не дожидаясь зарплаты.

Если отпуск захватывает два месяца, программа делит сумму по месяцам сама. В бухучете это учитывается при отражении зарплаты.

7. Ведомости и выплата зарплаты

Начисленная сумма не уходит сотруднику, пока не создана ведомость. Они собраны в разделе Выплаты, вид ведомости зависит от способа выплаты:

Порядок:

1. Создайте ведомость нужного вида, укажите месяц и что выплачиваем: аванс, зарплату, отпуск, больничный.
2. Нажмите Заполнить. Программа подставит суммы к выплате и посчитает НДФЛ к удержанию.
3. Проведите ведомость и выгрузите файл в банк или распечатайте.
4. После перечисления подтвердите выплату: в ЗУП это делается отметкой о выплате или загрузкой ответа банка.

С 2023 года НДФЛ удерживается при каждой выплате, включая аванс. Поэтому сумма аванса в ведомости уже уменьшена на налог, а при окончательном расчете удерживается только остаток.

Сроки по Трудовому кодексу: зарплату платят не реже чем каждые полмесяца, не позднее 15 календарных дней после окончания периода, за который она начислена. Конкретные даты закрепляют в правилах внутреннего распорядка, их и указывают в учетной политике.

8. Отличия в 1С:Бухгалтерии 3.0

Для небольшой компании зарплату иногда считают прямо в Бухгалтерии. Логика та же, но возможностей меньше.

В Бухгалтерии нет полноценного табеля и сложных формул. При сменных графиках или большом числе премий лучше переходить на ЗУП.

9. Ошибки при расчете и как их исправить

Еще одна частая история — двойное начисление премии. Ее ввели и плановым начислением, и отдельным документом «Премия» за тот же месяц. Для каждой премии выберите один способ.