Расчёт зарплаты в 1С:ЗУП 3.1 — пошаговый алгоритм

Зарплата в 1С:ЗУП 3.1 начисляется одним документом — Зарплата → Начисление зарплаты и взносов. Он собирает отработанное время, плановые начисления, НДФЛ и взносы в одной форме: нажали «Заполнить» — программа подставила всех сотрудников и рассчитала суммы. Дальше остаётся проверить и провести.

Но чтобы кнопка «Заполнить» дала верный результат, до неё нужно пройти несколько шагов: закрыть табель, проверить плановые начисления и разобраться, откуда берутся цифры НДФЛ. Ниже — полный цикл одного расчётного месяца: от настроек до выплаты и сверки.

Разбираем на конфигурации 1С:Зарплата и управление персоналом 3.1 (ЗУП). В «1С:Бухгалтерии» блок зарплаты устроен проще, но логика документов та же.

С чего начать: проверка настроек учёта

Прежде чем считать первую зарплату в новой базе, загляните в Настройка → Расчёт зарплаты и Настройка → Организации. Здесь задаётся то, от чего зависят все дальнейшие суммы.

На что смотреть в первую очередь:

• 📅 Производственный календарь — Настройка → Производственные календари. Если норма часов и дней за месяц берётся неверно, окладники получат неправильную сумму. Календарь на новый год загружается автоматически при обновлении, но проверьте, что праздники и переносы подтянулись.
• 🧾 Начисления и удержания — Настройка → Начисления. Оклад, премия, доплаты — каждое должно быть в списке и настроено на нужный вид времени.
• 🏢 Учётная политика организации — ставка взносов (основной тариф или льгота для МСП, ИТ и т. п.), районный коэффициент, северные надбавки.
• 👥 Способы отражения зарплаты в учёте — чтобы начисления корректно попали в бухгалтерские проводки при синхронизации с «1С:Бухгалтерией».

Эти настройки делаются один раз и потом лишь поддерживаются. Ежемесячный цикл начинается со следующего шага.

Как внести отработанное время

1С по умолчанию считает, что сотрудник отработал всю норму месяца по графику. Поэтому для окладника, у которого не было ни отпусков, ни больничных, вводить ничего не нужно — время подставится из графика.

Отклонения вводятся документами, и важно сделать это до начисления зарплаты:

• 🏖 Отпуск — Зарплата → Отпуска (или Кадры). Создаёт дни отсутствия и считает отпускные.
• 🤒 Больничный лист — Зарплата → Больничные листы. Подтягивает данные из электронного листка нетрудоспособности.
• ➖ Прогул, отгул, командировка, простой — соответствующими документами в разделе «Зарплата».

Если на предприятии ведётся сдельный или почасовой учёт, фактические часы и выработку заносят документом Зарплата → Табель либо Данные для расчёта зарплаты. Табель в ЗУП нужен не всегда: он обязателен, когда время по факту отличается от графика и вы ведёте его детально.

Проведите все отпуска, больничные и кадровые изменения до расчёта зарплаты. Если ввести больничный после начисления, суммы придётся пересчитывать, а это лишние исправления и расхождения.

Документ «Начисление зарплаты и взносов»

Это основной инструмент расчёта — тот самый «помощник», который делает всю работу. Откройте Зарплата → Начисление зарплаты и взносов и создайте новый документ.

Порядок действий:

1. Укажите месяц начисления и организацию (если их несколько).
2. Нажмите «Заполнить». Программа подберёт всех сотрудников, у которых в этом месяце есть плановые начисления, и рассчитает суммы с учётом отработанного времени.
3. Пройдитесь по вкладкам документа — они разложены по смыслу.

Что показывают вкладки:

Если нужно пересчитать одну строку вручную — встаньте на сотрудника и нажмите «Пересчитать сотрудника». Пересчитывать весь документ из-за одного человека не обязательно.

Один документ «Начисление зарплаты и взносов» закрывает весь месяц целиком — и оклады, и премии, и налоги. Аванс (зарплата за первую половину месяца) начисляется отдельным документом Начисление за первую половину месяца.

Как программа считает НДФЛ и страховые взносы

Налоги 1С считает сама внутри документа начисления — отдельно запускать ничего не нужно. Но понимать логику полезно, чтобы поймать ошибку.

НДФЛ. Налог исчисляется с каждого дохода на дату его получения. С 2023 года НДФЛ удерживается и с аванса, и с зарплаты за вторую половину месяца — в момент фактической выплаты. Программа применяет вычеты (на детей, имущественные, стандартные), если они заведены в карточке сотрудника, и считает налог по действующей прогрессивной шкале — базовая ставка 13%, повышенные ставки включаются при превышении годовых порогов дохода.

Проверить вычеты и статус налогоплательщика можно на вкладке «НДФЛ» документа и в Налоги и взносы → Все документы по НДФЛ. Важно различать два момента: налог исчисляется в документе начисления, а удерживается в момент выплаты — то есть в ведомости. Поэтому в отчётность 6-НДФЛ суммы попадают по дате фактической выплаты, а не по месяцу начисления.

Страховые взносы. С 2023 года ПФР и ФСС объединены в Социальный фонд России (СФР), а взносы считаются по единому тарифу: 30% в пределах единой предельной базы и 15,1% сверх неё. Для малого и среднего бизнеса (реестр МСП) действует льгота: с части зарплаты в пределах МРОТ — 30%, с суммы сверх МРОТ — 15%.

Чтобы программа применила льготный тариф, в учётной политике организации должен стоять соответствующий вид тарифа. Ошибка в тарифе — одна из самых частых причин неверной суммы взносов.

Прикинуть, как распределится начисленная сумма между «на руки», НДФЛ и взносами, удобно калькулятором:

Ведомости и выплата зарплаты

После того как зарплата начислена и проведена, её нужно выплатить. Начисление и выплата — разные документы: начисление создаёт обязательство, ведомость фиксирует факт выдачи денег.

Выберите ведомость под ваш способ выплаты — раздел Выплаты:

• 🏦 Ведомость в банк — для перечисления на карты. Формирует реестр для зарплатного проекта.
• 💵 Ведомость в кассу — выдача наличными.
• 📄 Ведомость на счета — перечисление на личные счета сотрудников не через зарплатный проект.
• 🧍 Ведомость через раздатчика — редкий случай выдачи через доверенное лицо.

Порядок такой же логичный: указываете месяц, нажимаете «Заполнить», программа подставляет суммы к выплате с учётом уже выданного аванса. Ведомость заполняется на разницу между начисленным и уже выплаченным.

В ведомости же удерживается НДФЛ к перечислению — при проведении документа формируется запись о том, какую сумму налога нужно заплатить в бюджет и в какой срок.

Аванс программа умеет считать двумя способами, и это задаётся в карточке сотрудника или в настройках организации:

• Процентом от оклада — фиксированный процент (часто 40–50%) без учёта фактически отработанных дней первой половины месяца. Проще, но при отпуске в начале месяца возможна переплата.
• Расчётом за первую половину месяца — программа считает аванс по реально отработанному времени с 1-го по 15-е число. Точнее, но требует закрытого табеля к середине месяца.

Для организаций с почасовым и сдельным учётом второй способ предпочтительнее — он исключает ситуацию, когда аванс выдан за дни, которые сотрудник не отработал.

Проверка результата перед закрытием месяца

Прежде чем считать месяц закрытым, сверьте цифры отчётами. Это защищает от ошибок, которые потом всплывут в отчётности в СФР и налоговую.

Минимальный набор для проверки (раздел Зарплата → Отчёты по зарплате):

• 📊 Расчётный листок — что начислено и удержано по конкретному сотруднику. Первое, что показывают работнику при вопросах.
• 📋 Полный свод начислений, удержаний и выплат — сводная картина по организации.
• 💰 Анализ зарплаты по сотрудникам — разложение сумм по видам начислений.
• 🧮 Анализ взносов в фонды и Сводная справка по НДФЛ — чтобы цифры налогов совпали с тем, что уйдёт в отчётность.

Проверьте, что суммы «Начислено», «Удержано НДФЛ» и «К выплате» складываются логично: начислено минус НДФЛ минус прочие удержания = к выплате. Если разница не бьётся — ищите незаполненный вычет, лишнее удержание или не проведённый больничный.

Отдельно стоит глянуть ведомости: все ли сотрудники попали в выплату и нет ли «зависших» сумм, которые начислены, но не выданы.

Частые ошибки при расчёте зарплаты

Чаще всего суммы «едут» не из-за программы, а из-за порядка действий. Типичные промахи:

Главное правило: сначала проводим все отклонения (отпуска, больничные, кадровые изменения), потом считаем зарплату. Тогда «Заполнить» даёт корректный результат с первого раза.

Частые вопросы