Одна отгрузка — две накладные: разделяем документ в 1С без потерь

Отдельной кнопки «Разбить накладную» в типовых конфигурациях 1С нет. Накладную делят так: копируют документ (F9 в списке), в копии оставляют одну часть строк, в исходном — другую, и оба документа проводят заново. В БП 3.0 это делается в списке Продажи → Реализация (акты, накладные, УПД), для входящих — в Покупки → Поступление (акты, накладные, УПД).

Звучит просто, но на этом месте легко задвоить товар, потерять счёт-фактуру или испортить уже сданный период. Главное правило: сумма и количество двух новых документов вместе должны в точности совпасть с исходной накладной.

Когда накладную в 1С стоит разделить, а когда нет

Разбивка нужна, когда одна накладная по смыслу описывает две разные хозяйственные операции. Типичные случаи:

• 🚚 Две машины или две даты отгрузки. Товар уехал частями, право собственности перешло в разные дни.
• 🏬 Разные склады. В шапке накладной один склад, а товар отпускали с двух.
• 📄 Разные договоры. Часть товара идёт по основному договору, часть — по отдельному (например, по госконтракту).
• 🔁 Покупатель принял не всё. Часть товара забрал, остальное отказался принимать в момент приёмки.
• 🏷️ Требование покупателя. Некоторые сети просят отдельный документ под каждый свой заказ.

Логика здесь бухгалтерская, а не техническая. По закону о бухучёте каждый факт хозяйственной жизни оформляют первичным документом, и дата документа должна отражать дату операции. Две отгрузки в разные дни — это два факта, значит, и документов должно быть два. Если свести их в одну накладную, выручка и списание товара попадут не в тот день, а иногда и не в тот квартал.

А вот частичная оплата — не повод делить накладную. Оплата частями отражается несколькими платёжными документами против одной реализации, зачёт аванса программа делает сама. Разные ставки НДС тоже уживаются в одном документе: ставка задаётся построчно.

Как разделить накладную вручную через копирование

Это основной способ. Он одинаково работает в БП 3.0, УТ 11, КА и Рознице, меняется только раздел, где лежит список документов.

Перед разделением сделайте резервную копию базы или хотя бы выгрузите исходный документ на печать — чтобы было с чем сверить итог.

Шаг 1. Создайте копию документа

1. Откройте список документов и выделите нужную накладную.
2. Нажмите F9 или кнопку копирования в командной панели списка.
3. Откроется новый документ с теми же контрагентом, договором, складом и всеми строками. Номер присвоится новый при записи.

Копия не проведена и не связана с исходным счётом-фактурой — это нормально.

Шаг 2. Оставьте в копии только вторую часть

1. На вкладке с товарами выделите строки, которые должны остаться в первой накладной. Несколько строк выделяют с зажатым Ctrl, диапазон — с Shift.
2. Нажмите Delete.
3. Если одну позицию делят по количеству (например, 100 коробок: 60 в первую, 40 во вторую), в копии исправьте количество на 40. Сумма пересчитается по цене.
4. Укажите нужную дату, склад или договор, если ради них и затевалось разделение.
5. Нажмите «Провести и закрыть».

Шаг 3. Уменьшите исходный документ

1. Откройте исходную накладную.
2. Удалите строки, которые ушли в копию, а у поделённой позиции поставьте 60.
3. Проведите документ.

Порядок «сначала копия, потом исходный» выбран не случайно. Если сначала урезать исходный, удалённые строки придётся набирать вручную.

Шаг 4. Разберитесь со счетами-фактурами

• 🧾 У копии счёта-фактуры нет. Внизу формы документа есть ссылка «Выписать счет-фактуру» — нажмите её, если документ облагается НДС.
• 🧾 У исходной накладной счёт-фактура остался, но сумма в нём должна совпасть с уменьшенным документом. Откройте его по ссылке внизу накладной, проверьте сумму и проведите заново.

Если делите входящую накладную

С поступлением порядок тот же, но есть два нюанса.

• 📥 Счёт-фактура поставщика. В БП 3.0 его регистрируют внизу формы поступления: номер и дату вводят вручную. Если поставщик выставил один счёт-фактуру на всю поставку, а вы разделили поступление на два документа, зарегистрируйте этот же номер и дату в обоих. Сумма НДС к вычету в сумме останется прежней.
• 💰 Себестоимость. Доставку или другие дополнительные расходы, распределённые на исходное поступление, придётся распределить заново: документ доп. расходов ссылается на конкретное поступление, а не на обе части.

Если поставщик выставил на одну поставку два документа, а вы по ошибке ввели их одним, разделение — правильный ход: учёт должен повторять первичку поставщика.

Пример с числами

Накладная на 150 000 ₽ без НДС: 100 коробок по 1 000 ₽ и 50 упаковок по 1 000 ₽. Первой машиной ушли 60 коробок, второй — 40 коробок и все упаковки.

Сумма двух документов равна исходной — это первая проверка, что ничего не потерялось и не задвоилось.

Частичная отгрузка и частичный возврат по накладной

Часто разбивку накладной в 1С путают с двумя другими задачами. Их решают иначе, и делить ничего не надо.

Отгрузка частями по заказу (УТ 11, КА, ERP)

Если работаете с заказами клиентов, не создавайте сразу одну большую реализацию. Оформляйте документ продажи на основании заказа под фактически отгруженное количество. Неотгруженный остаток останется в заказе, и вторую реализацию создадут на основании того же заказа, когда уедет вторая партия.

Так у каждой отгрузки своя накладная, а заказ показывает, что ещё осталось отгрузить. Ручное копирование тут только мешает: связь с заказом в копии нужно проверять отдельно.

Покупатель вернул часть товара

Исходную накладную не трогают. Возврат оформляют отдельным документом:

1. В БП 3.0 откройте исходную реализацию.
2. Через «Создать на основании» выберите «Возврат товаров от покупателя».
3. В табличной части оставьте только возвращённые позиции и их количество.
4. Проведите документ и при необходимости зарегистрируйте полученную корректировку или счёт-фактуру от покупателя.

Список таких документов в БП 3.0 — Продажи → Возвраты товаров от покупателей. Возврат поставщику делается так же, на основании поступления.

Покупатель изменил количество после подписания

Если отгрузка признана, а потом стороны договорились уменьшить количество или цену, используют «Корректировку реализации» на основании исходного документа. Она отражает изменение и формирует корректировочный счёт-фактуру. Переделывать проведённую накладную в закрытом периоде нельзя.

Как проверить учёт после разбивки накладной

После разделения документа стоит потратить пять минут на сверку. Что смотреть в БП 3.0:

• 📊 Оборотно-сальдовая ведомость по счёту 62 (или 60 для входящих) по контрагенту за период. Оборот должен совпасть с суммой исходной накладной.
• 📦 ОСВ по счёту 41 или 43 по номенклатуре. Списание поделённой позиции — 100 единиц в двух документах, а не 140 или 160.
• 🧾 Книга продаж за квартал: два счёта-фактуры, сумма НДС — как в исходном документе.
• 🔗 Структура подчинённости каждого документа: кнопка в командной панели формы покажет, какие оплаты и счета-фактуры к нему привязаны.
• ✅ Экспресс-проверка (Отчеты → Анализ учета → Экспресс-проверка) — найдёт документы без счетов-фактур и расхождения по НДС.

Если оплата уже была зачтена против исходной накладной, проверьте расчёты по документам. При ведении расчётов «по документам» платёж может остаться привязанным к первой накладной, а вторая повиснет как неоплаченная. Тогда откройте платёжный документ и распределите сумму по двум реализациям.

Дробление накладной при загрузке данных

Когда документ приходит не руками, а из файла или по ЭДО, разделение планируют заранее.

Загрузка из Excel

В табличной части товаров документов БП 3.0 и УТ 11 есть команда загрузки из файла (кнопка «Загрузить» над таблицей или в меню «Ещё»). Программа не делит строки по документам сама, поэтому:

1. Разбейте исходный файл на столько файлов, сколько нужно накладных: по складу, дате или заказу.
2. Создайте пустой документ, заполните шапку.
3. Загрузите в него свой файл и сопоставьте колонки.
4. Повторите для следующей части.

Если такие загрузки идут каждый день, имеет смысл внешняя обработка, которая читает файл и создаёт документы по группировке, например по колонке «Склад». Её пишет программист; в типовой поставке такой обработки нет.

Входящие документы по ЭДО

Входящий УПД из 1С-ЭДО загружается в один документ поступления. Делить его не стоит: учётный документ должен совпадать с тем, что подписал поставщик. Если поставщик ошибочно объединил две поставки, попросите его отозвать документ и выставить два.

Обмен между базами

При обмене УТ → БП реализация переносится как есть, одним документом. Делите её в базе-источнике и перезапускайте обмен. Если разделить только в БП, при следующей синхронизации исходный документ может прийти заново и перезаписать ваши правки.

Разбивка документов в 1С:Розница

В Рознице приём делится тем же копированием: список поступлений находится в разделе Закупки, перемещения — в разделе Склад. Порядок «копия → удалить строки → провести → уменьшить исходный» не меняется.

Отличия связаны с кассой и складом:

• 💳 Чек ККМ разделить нельзя. Пробитый чек уже ушёл в ОФД. Если покупателю нужны два чека, делают чек возврата на всю сумму и пробивают два новых.
• 📦 Ордерная схема на складе. Если склад работает с приходными ордерами, после разделения поступления проверьте, что ордера совпадают с новыми документами по составу.
• 🏷️ Маркированный товар. Коды маркировки в каждой части должны соответствовать её строкам. Перенесите коды вместе с позициями, иначе при проверке или выводе из оборота возникнут расхождения.
• 🏬 Перемещение между магазинами. Если товар уехал в два магазина, создайте два перемещения, а не одно с последующим делением.

Ошибки при разделении накладной и как их исправить

Ещё одна частая промашка — разные номера в первичке и счёте-фактуре. Копия получает следующий свободный номер, а не «исходный с буквой». Если покупатель ждёт определённую нумерацию, согласуйте её до разделения, а не после печати.

Частые вопросы